Типы и способы управления затратами на проект

«Этот фильм стоил 31 миллион долларов. С такими деньгами я мог бы вторгнуться в какую-нибудь страну». – Клинт Иствуд

Ну, теперь мы знаем, что думает Клинт Иствуд о контроле затрат на производство фильмов. Для менеджеров проектов управление затратами также является основной должностной функцией, которая остается в центре внимания на каждом этапе жизненного цикла проекта. Наряду с управлением объемом, качеством и временем, это одна из трех основных функций управления проектами.

Вот видео о Введении в обучение сертификации PMP®. Надеюсь, оно будет вам полезным.

Для тех, кто стремится сдать популярную сертификацию Project Management Professional (PMP)®, понимание разницы между типами затрат проекта имеет решающее значение. В этой статье мы создали обзор типов затрат проекта и того, как они применяются, а также различные примеры вопросов, которые помогут вам подготовиться к экзамену на сертификацию PMP.

Подробнее: Вот что вам следует знать об изменениях в экзамене PMP

Что такое управление стоимостью проекта?

Управление стоимостью проекта — это процесс, обеспечивающий эффективное использование бюджета проекта.

Роль менеджера проекта в этом процессе заключается в обеспечении эффективного использования бюджета проекта, в том, чтобы проект не выходил за рамки выделенного бюджета, что позволит избежать траты денег на предметы или мероприятия, которые не являются необходимыми для завершения проекта.

Менеджер проекта отвечает за жизненный цикл проекта от начала до конца. Управление стоимостью проекта является важным аспектом работы, который необходимо выполнять хорошо, чтобы избежать осложнений.

Процесс управления затратами заключается не только в оценке и мониторинге затрат; он включает в себя и другие аспекты, такие как анализ рисков, бюджетирование и прогнозирование.

Что такое управление затратами в управлении проектами?

Управление затратами является важнейшим аспектом управления проектами, который помогает контролировать бюджет проекта. Понимая элементы затрат проекта, как они соотносятся друг с другом и как они меняются со временем, управление затратами может помочь гарантировать, что проект останется в рамках своего бюджета. Существует три основных процесса управления затратами: оценка затрат, контроль затрат и отчетность по затратам.

Чтобы понять, что такое управление затратами, необходимо сначала понять, что такое проект. Проект можно определить как временное начинание с определенным началом и концом, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Управление затратами — это часть управления проектами, которая занимается контролем затрат проекта.

Виды затрат

• Постоянные затраты:

  Фиксированные затраты остаются неизменными и не меняются на протяжении всего жизненного цикла проекта. Примерами фиксированных затрат являются затраты на установку, расходы на аренду и другие сопутствующие затраты.

• Переменные затраты:

  Переменные издержки — это издержки, которые изменяются в зависимости от объема работы, связанной с проектом. Примерами переменных издержек являются почасовая оплата труда, стоимость материалов, стоимость поставок, топливо для бульдозеров и т. д.

• Прямые затраты:

  Прямые расходы — это расходы, которые выставляются на счет непосредственно по проекту. Примерами прямых расходов являются командировочные расходы команды, заработная плата команды, расходы на признание и награды для сотрудников и т. д.

• Косвенные расходы:

  Косвенные расходы — это расходы, которые распределяются между несколькими или всеми проектами. Примерами служат дополнительные льготы и налоги. Другим примером косвенных расходов может служить зарплата архитектора или менеджера проекта, которая частично распределяется между многими проектами. Зарплаты членов их команды будут прямыми расходами, поскольку каждый из них напрямую работает над определенным проектом, и их зарплата — это прямые расходы на проект. Но поскольку менеджер проекта распределяется по нескольким проектам, расходы, понесенные на его зарплату, являются косвенными расходами на проект.

• Невозвратные затраты:

  Невозвратные издержки — это издержки, которые были понесены в ходе проекта, но не принесли никакой ценности для достижения целей проекта. Подумайте о невозвратных издержках как о пролитом молоке. Если они не подлежат восстановлению, то их следует рассматривать как не имеющие значения. Например, предположим, что вы нанимаете внештатного разработчика для разработки вашего веб-сайта на Java. Однако, проработав некоторое время на этой работе, разработчик увольняется по личным причинам. Когда вы нанимаете другого разработчика на эту работу, он убеждает вас, что сможет выполнить работу лучше с использованием .NET технологийи вы следуете его совету разработать веб-сайт с помощью NET. В таком случае расходы, которые вы понесли на внештатного разработчика Java, можно рассматривать как невозвратные издержки.

Подробнее: Как распорядиться временем во время экзамена PMP®

Как управлять расходами проекта?

1. Планирование ресурсов

Планирование ресурсов является одним из важнейших аспектов управления затратами. Для контроля затрат важно четко понимать, какие ресурсы необходимы и сколько они будут стоить. В проекте может использоваться множество различных типов ресурсов, каждый из которых имеет свою стоимость. Например, затраты на рабочую силу могут варьироваться в зависимости от вида работы, которую необходимо выполнить.

Существует множество способов контролировать стоимость проекта, но одним из самых важных является планирование ресурсов. Понимая ценность ресурсов проекта и планируя, как эти ресурсы будут использоваться, менеджеры по расходам могут помочь сохранить проект в рамках бюджета. Для управления расходами проекта при планировании ресурсов можно предпринять несколько шагов:

• Определите все ресурсы проекта и поймите их стоимость.
• Определите, как эти ресурсы будут использоваться на протяжении всего проекта.
• Составьте план ресурсов, в котором подробно описано, как и когда будут использоваться ресурсы.
• Контролируйте и корректируйте план ресурсов по мере необходимости, чтобы гарантировать, что проект остается в рамках бюджета.

2. Оценка стоимости

Важно понимать процесс оценки стоимости для управления затратами проекта. Оценка стоимости — это процесс прогнозирования стоимости проекта на основе его масштаба и сложности. Для оценки стоимости проекта можно использовать несколько методов, и каждый из них имеет свои преимущества и недостатки. Самое главное, что следует помнить при оценке стоимости проекта, — это быть максимально точным.

3. Составление сметы расходов

При управлении затратами на проект необходимо учитывать несколько факторов. Во-первых, необходимо разработать бюджет затрат. Этот бюджет будет включать все расходы, связанные с проектом, от материалов до рабочей силы. Важно быть максимально точным при составлении бюджета, так как это гарантирует, что проект будет идти по графику и в рамках бюджета.

Управление затратами на проект является важнейшей частью успешного бюджетирования затрат. Существует несколько способов сделать это, но самое главное — четко понимать все затраты, связанные с проектом, с самого начала. Это включает прямые затраты на материалы и рабочую силу, а также косвенные затраты на накладные расходы и другие расходы. Как только эти затраты известны, их гораздо легче контролировать и поддерживать проект в нужном русле.

4. Контроль затрат

Большинство менеджеров проектов используют систему контроля затрат для отслеживания расходов по проекту и обеспечения того, чтобы проект оставался в рамках своего бюджета. Существует несколько различных систем контроля затрат, но все они имеют одну общую цель: держать расходы проекта под контролем. Наиболее распространенным типом системы контроля затрат является система «затраты плюс». В системе «затраты плюс» менеджер проекта устанавливает бюджет для проекта, а затем возмещает расходы проекта до этой суммы.

Почему управление затратами важно в управлении проектами?

Управление затратами имеет важное значение в управлении проектами, поскольку оно помогает менеджеру проекта контролировать расходы проекта. Система контроля затрат позволяет менеджеру проекта отслеживать расходы проекта и помогает гарантировать, что проект остается в рамках своего бюджета. Контролируя расходы проекта, менеджер проекта может гарантировать, что проект будет завершен вовремя и в рамках бюджета. Отслеживая сборы проекта, менеджер проекта может гарантировать, что он находится в рамках бюджета. Управление затратами также имеет важное значение, поскольку оно помогает менеджеру проекта контролировать расходы проекта. Зная, куда тратятся деньги проекта, менеджер проекта может гарантировать, что его расходы находятся в рамках своего бюджета.

Преимущества управления стоимостью проекта

1. Предотвращает перерасходы: Управление затратами имеет решающее значение в управлении проектами, а управление затратами позволяет избежать перерасходов и гарантирует, что проект останется в рамках своего бюджета. Это, в свою очередь, предотвращает задержки проекта и гарантирует, что проект будет завершен вовремя и в рамках своего бюджета.
2. Избегает риска: Управление затратами имеет решающее значение в управлении проектами, поскольку может помочь предотвратить проблемы. Риски могут включать перерасход средств, что приводит к задержкам проекта и увеличению расходов. Управление затратами может помочь сохранить проект в рамках графика и бюджета, избегая перерасхода средств.
3. Помощь в будущем планировании: Управление затратами в управлении проектами имеет несколько преимуществ. Одним из преимуществ является то, что оно помогает в будущем планировании. Это связано с тем, что управление затратами предоставляет информацию, которая может помочь менеджерам предсказать будущие затраты проекта. Эту информацию можно использовать для создания более точных бюджетов и принятия более обоснованных решений о распределении ресурсов.

Проблемы управления стоимостью проекта

1. Нехватка ресурсов: одной из проблем управления затратами является нехватка ресурсов. Когда компания пытается сэкономить деньги, ей может потребоваться больше денег для инвестирования в новые технологии или найма дополнительного персонала. Это может усложнить отслеживание всех различных факторов, которые входят в управление затратами. Кроме того, управление затратами может быть сложным, поскольку требует тщательного жонглирования многими другими факторами.
2. Неточная оценка: Самая сложная задача управления затратами — точная оценка. Это может быть сложно по нескольким причинам, но часто первопричиной является необходимость лучшего понимания того, что входит в поставляемый продукт или услугу. В других случаях это просто недостаток опыта у оценщика. Независимо от причины, неточная оценка может привести к значительному перерасходу средств и задержкам в графике.
3. Устаревшие технологии: Одна из проблем управления затратами заключается в том, что устаревшие технологии могут привести к неточным оценкам. Это связано с тем, что устаревшие технологии могут требовать точного учета всех факторов, которые входят в поставляемый продукт или услугу. В результате оценщику может потребоваться полное понимание того, что входит в конечный продукт или услугу, что может привести к значительному перерасходу средств.

Кто отвечает за управление стоимостью проекта?

Менеджер проекта обычно отвечает за управление затратами, но эта ответственность может быть делегирована инженеру по затратам или другому члену команды. Менеджер проекта следит за тем, чтобы проект оставался в рамках бюджета и чтобы все затраты были учтены. Менеджер проекта также может отвечать за переговоры с поставщиками и продавцами для получения максимально возможной цены за проект.

Ответственность за управление затратами обычно ложится на менеджера проекта. Менеджер проекта отвечает за то, чтобы проект оставался в рамках бюджета. Это включает в себя выявление и управление рисками, которые могут привести к перерасходу средств. Менеджер проекта также работает с командой проекта, чтобы гарантировать, что проект будет завершен вовремя и в рамках бюджета.

Менеджер проекта обычно отвечает за управление затратами, но сметчик также играет важную роль. Сметчик отвечает за создание точных оценок затрат проекта. Это включает в себя понимание всех факторов, которые входят в конечный продукт или услугу. С точными оценками менеджер проекта может эффективно управлять бюджетом проекта.

Примеры вопросов и ответов

1) Джон работает менеджером проекта в ABD Consultants Pvt. Ltd. Он почувствовал необходимость организовать специальное обучение навыкам для членов своей команды для этого проекта. Какие расходы он понесет в рамках проекта для этого обучения?

A.Прямой
B.ЧПС
C.Косвенный
D.Исправлено

Ответ: A. Обучение навыкам с целью повышения их квалификации напрямую связано с данным конкретным проектом, поэтому оно считается прямыми затратами.

2) Бобу необходимо проанализировать стоимость проекта, чтобы найти способы снижения общих затрат на проект. Бобу было бы полезно сосредоточиться на:

А. Переменные затраты и постоянные затраты
Б. Постоянные затраты и косвенные затраты
C. Прямые затраты и переменные затраты
D. Косвенные затраты и прямые затраты

Ответ: C. Прямые затраты и переменные затраты — это затраты, которые напрямую относятся к проекту или которые изменяются в зависимости от объема выполненной работы. Поэтому Боб мог бы проанализировать эти затраты, чтобы найти способы повысить эффективность и сократить их.

3) Различные помещения в здании сдаются в аренду для размещения группы рабочих во время проекта. Эти расходы на аренду помещений являются примером:

А. Переменные затраты
Б. Постоянные затраты
C. Накладные расходы
D. Альтернативные издержки

Ответ: Б. Расходы на аренду помещения считаются постоянными расходами.

Выберите правильную программу

Раскройте свой потенциал управления проектами с помощью комплексного обучения Simplilearn. Получите навыки и знания, необходимые для успешного руководства проектами, повышения эффективности и превышения целей. Выберите правильный курс управления проектами сегодня и уверенно продвигайтесь по карьерной лестнице.

Заключение

При составлении смет по проекту менеджеры проектов должны в основном понимать типы понесенных затрат. Экзамен на получение сертификата PMP® наверняка будет содержать много вопросов по этой теме, поэтому убедитесь, что вы рассмотрели каждый тип стоимости проекта и сможете определить, какой тип стоимости используется в различных сценариях.

Зарегистрируйтесь на наш курс обучения по сертификации PMP® и дайте своей карьере правильный толчок. Вы также можете ознакомиться с нашей более углубленной программой последипломного образования по управлению проектами, которая поможет вам начать свой путь в управлении проектами.

PMBOK®, PMP® и PMI® являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.