Советы по составлению отчетов, которые помогут избежать отклонения заявок

Если вы являетесь специалистом по управлению проектами и готовы подать заявку на сертификацию Project Management Professional (PMP®), вы должны быть соответствующим образом подготовлены заранее. Процесс подачи заявки может быть довольно сложным. Вы должны быть в состоянии предоставить весь свой соответствующий профессиональный опыт, всегда помня о том, что вводящая в заблуждение информация может привести к отклонению вашей заявки.

Мы разработали это краткое руководство по подготовке для претендентов на степень PMP, следуя которому, вы сможете убедиться, что соответствуете всем необходимым требованиям для подачи заявления на получение степени PMP® и справитесь с работой с первого раза.

Критерии квалификации PMP

Чтобы иметь право на получение сертификата PMP®, вы должны соответствовать определенным требованиям к образованию и профессиональному опыту. Некоторые из основных требований следующие.

Минимальный опыт

Весь опыт управления проектами должен быть накоплен в течение последних восьми последовательных лет до момента подачи заявки.

Среднее образование (диплом средней школы, степень младшего специалиста или эквивалент) И не менее пяти лет/60 месяцев уникального непересекающегося профессионального опыта управления проектами, в течение которого не менее 7500 часов было потрачено на руководство и управление задачами проекта

ИЛИ

Четырехлетнее высшее образование (степень бакалавра или ее международный эквивалент) И не менее трех лет/35 месяцев уникального непересекающегося профессионального опыта управления проектами, в течение которого не менее 4500 часов было потрачено на руководство и управление задачами проекта.

Хотите улучшить свои навыки управления проектами? Пройдите наш курс сертификации по управлению проектами сегодня и выведите свою карьеру в управлении проектами на новый уровень.

Группы процессов PMP

У вас должен быть опыт во всех пяти группах процессов по всему вашему опыту управления проектами, представленному в заявке. Однако в одном проекте вам не обязательно иметь опыт во всех пяти группах процессов.

Количество месяцев опыта управления проектами

За каждый месяц, в течение которого вы работали над несколькими пересекающимися проектами, вы можете засчитать время, потраченное только на ОДИН из этих проектов, для выполнения ваших требований к участию.

Количество часов, в течение которых вы руководили или направляли проект

Рассмотрите все проекты, над которыми вы работали, и определите, сколько часов вы потратили на руководство и управление проектом. В этом разделе заявки, если вы работали над несколькими проектами одновременно, все часы засчитываются в общую сумму.

Количество часов для каждого проекта

Проблема, с которой сталкиваются многие кандидаты, — это необходимость вспомнить количество часов, потраченных на каждый этап процесса PM. У вас может быть достаточно опыта работы, чтобы соответствовать требованиям PMI®, но это не поможет вам, если вы не будете помнить точное количество часов, потраченных на каждую деятельность по управлению проектами.

• Разбейте усилия проекта по видам деятельности в группе процессов управления проектами. Пожалуйста, обратитесь к разделу ссылок для получения рекомендуемого формата.
• Исторический план/график проекта: если вы работали в одной и той же организации, это не должно быть большой проблемой. Обратитесь к репозиторию проектов организации за старыми графиками/планами проектов. Вы должны быть в состоянии извлечь подробную информацию об усилиях, так как большинство проектов, над которыми вы работали, должны были следовать определенному расчету разбивки усилий.
• Если вы не можете получить графики проектов, но помните их продолжительность и предварительные оценки, то этого должно быть достаточно, чтобы помочь вам рассчитать усилия по группам процессов.
• Не обязательно приобретать опыт во всех группах процессов в каждом проекте.
• Большинство ИТ-проектов в офшорных локациях выполняются за рубежом. Менеджеры проектов назначаются в конце процесса инициации.
• Не обязательно добавлять усилия по каждому виду деятельности в группе процессов, поскольку некоторые виды деятельности могут не входить в проект или каждый проект может быть адаптирован под требования проекта.
• Наличие только должности руководителя проекта в описании проекта недостаточно для соответствия требованиям PMI®. Обязательно предоставьте подробные описания проекта/результаты в 500 символов или менее для каждого проекта. Результаты проекта должны включать в себя обобщенное резюме задач, которые вы возглавляли и направляли в проекте (например, Инициирование: разработка устава проекта и т. д. Планирование: определение области действия и т. д.)
• Заявки выбираются для аудита в случайном порядке, поэтому вам может не повезти, и вас проведут аудит. Убедитесь, что вы получили данные от своего менеджера по отчетности по каждому проекту с правильными контактными данными. Сообщите им об этом заранее, чтобы избежать неожиданных звонков от PMI.

Руководство по отчетности по проекту

Ниже приведены некоторые категории, которые вы можете использовать для составления отчетов о часах по процессу.

Инициирующий процесс

• Использовать методы отбора проектов для оценки осуществимости новых продуктов или услуг.
• Определите ключевых заинтересованных лиц и проведите анализ, чтобы заручиться их поддержкой и требованиями для успеха проекта.
• Определите масштаб проекта на основе потребности организации в удовлетворении ожиданий заказчика по проекту.
• Разработайте устав проекта и рассмотрите его с ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы подтвердить масштаб проекта, риски, проблемы, предположения и ограничения, а также получить одобрение устава проекта от спонсора проекта.
• Выявляйте и документируйте риски, предположения и ограничения высокого уровня, используя исторические данные и экспертные оценки.

Процесс планирования

• Определите ключевых членов команды проекта и определите роли и обязанности для создания организационной структуры проекта и разработки плана коммуникаций.
• Создайте вместе с командой структуру декомпозиции работ для разработки планов затрат, графика, ресурсов, качества и закупок.
• Определите риски проекта, чтобы определить стратегии управления рисками и разработать план управления рисками.
• Получите одобрение плана проекта от заказчика и проведите установочное совещание со всеми ключевыми заинтересованными сторонами.
• Определите и зафиксируйте подробные требования, ограничения и допущения проекта совместно с заинтересованными сторонами для установления результатов проекта.
• Разработайте план управления изменениями, чтобы определить, как будут обрабатываться изменения для управления тройными ограничениями.

Процесс обучения

• Управляйте распределением ресурсов проактивно, гарантируя, что соответствующие ресурсы и инструменты назначаются задачам в соответствии с планом проекта.
• Выполнять задачи, определенные в плане проекта, для достижения целей проекта.
• Обеспечьте общее понимание и сформулируйте ожидания посредством коммуникаций, чтобы согласовать действия заинтересованных сторон и членов команды.
• Повышайте эффективность работы команды путем повышения ее сплоченности, руководства, наставничества, обучения и мотивации для содействия сотрудничеству, обеспечения эффективности проектов и повышения морального духа.
• Внедрить план управления качеством, чтобы гарантировать выполнение работ в соответствии с требуемыми стандартами качества.
• Внедрить утвержденные изменения в соответствии с Планом управления изменениями.
• Получить ресурсы проекта в соответствии с планом закупок.
• Реализовать утвержденные действия и обходные пути, необходимые для минимизации влияния рисков проекта.

Мониторинг и контроль

• Измеряйте эффективность проекта, используя соответствующие инструменты и методы.
• Проверять и управлять изменениями в объеме проекта, графике проекта и стоимости проекта, как определено в плане управления изменениями.
• Контролируйте статус всех выявленных рисков, выявляйте любые новые риски, принимайте корректирующие меры и обновляйте план реагирования на риски.
• Обеспечить соответствие результатов проекта стандартам качества, установленным в плане качества проекта.

Процесс закрытия

• Оформите и получите окончательное одобрение проекта.
• Выявлять, документировать и сообщать извлеченные уроки.
• Архивируйте и сохраняйте записи проекта, историческую информацию и документы (например, график проекта, план проекта, извлеченные уроки, опросы, журналы рисков и проблем) для сохранения организационных знаний, соблюдения установленных законом требований и обеспечения доступности данных для потенциального использования в будущих проектах и ​​внутренних/внешних аудитах.
• Добейтесь финансового, юридического и административного закрытия проекта (например, окончательных платежей, гарантий, подписания контракта).
• Высвободите все ресурсы проекта и предоставьте обратную связь по результатам.
• Составьте и распространите итоговый отчет по проекту.
• Измерьте удовлетворенность клиентов по окончании проекта.

Приятного обучения! Надеемся, эти предложения и рекомендации окажутся для вас полезными, и желаем вам удачи в получении сертификата PMP!

Вы с нетерпением ждете возможности оставить след в области управления проектами? Если да, зарегистрируйтесь на Программу сертификации по управлению проектами прямо сейчас и станьте на шаг ближе к своей карьерной цели!

PMP® и PMI® являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.