Значение проектной документации в управлении проектами в 2024 году

Руководителям управления проектами часто задают распространенный вопрос: в чем важность проектной документации и как я могу гарантировать, что выполняю функцию правильно. Нет сомнений, что проектная документация является важной частью обучения управлению проектами. Это подтверждается двумя основными функциями документации: убедиться, что требования проекта выполнены, и установить прослеживаемость относительно того, что было сделано, кем это сделано и когда это было сделано.

Вы с нетерпением ждете возможности оставить след в области управления проектами? Если да, зарегистрируйтесь на программу сертификации PMP прямо сейчас и станьте на шаг ближе к своей карьерной цели!

Что такое проектная документация?

Проектная документация состоит из набора документы, которые создает менеджер проекта в процессе разработки проекта. Ожидается, что команда проекта будет следовать определенным процедурам, спецификациям и инструкциям для таких документов, включая план проекта, график и бюджет.

Документация должна заложить основу для качества, прослеживаемости и истории как для отдельного документа, так и для всей проектной документации. Также важно, чтобы документация была хорошо организована, легко читалась и была адекватной.

Проектная документация использует

Опытные менеджеры проектов преуспевают в создании и следовании стандартным шаблонам для своих проектных документов. Они повторно используют успешные планы проектов, бизнес-кейсы, листы требований и отчеты о статусе проекта, чтобы сосредоточиться на своей основной компетенции управления проектом, а не на балансировке неуправляемой бумажной работы.

Управление проектами обычно состоит из основных этапов: инициация, планирование, контроль и закрытие.

Подробная информация об этапах документирования проекта

Отчет о целесообразности

Целью отчета о выполнимости является исследование и демонстрация требований к задачам, а также определение того, является ли проект стоящим и выполнимым. Выполнимость проверяется пятью основными факторами: технология и система, экономика, юридическая сторона, эксплуатация и график. Вторичные факторы выполнимости включают рыночные, ресурсные, культурные и финансовые факторы.

Устав проекта

Устав проекта иногда также называют обзорным заявлением проекта. Устав проекта включает в себя высокоуровневые компоненты планирования проекта, закладывая основу для проекта. Он действует как якорь, удерживая вас на целях проекта и направляя вас как навигатора через вехи. Это официальное одобрение проекта.

Спецификация требований

Документ спецификации требований представляет собой полное описание разрабатываемой системы. Он содержит все взаимодействия пользователей с системой, а также нефункциональные требования.

Проектная документация

Проектный документ демонстрирует высоко- или низкоуровневые компоненты дизайна системы. Проектный документ, используемый для высокоуровневого дизайна, постепенно развивается, включая детали низкоуровневого дизайна. Этот документ описывает архитектурные стратегии системы.

План работ/Смета

Рабочий план определяет фазы, действия и задачи, необходимые для выполнения проекта. Сроки, необходимые для выполнения проекта, а также ресурсы и вехи также показаны в рабочем плане. Рабочий план постоянно ссылается на протяжении всего проекта. Фактический прогресс ежедневно проверяется на соответствие заявленному плану и, следовательно, является наиболее важным документом для успешной реализации проектов.

Матрица прослеживаемости

Матрица прослеживаемости — это таблица, которая прослеживает требование к тестам, необходимым для проверки того, что требование выполнено. Полезная матрица прослеживаемости обеспечит обратную и прямую прослеживаемость: требование можно проследить к тесту, а тест — к требованию.

Трекер проблем

Трекер проблем управляет и ведет список проблем. Он помогает добавлять проблемы, назначать их людям и отслеживать статус и текущие обязанности. Он также помогает разрабатывать базу знаний, содержащую информацию о решениях распространенных проблем.

Вот 200+ шаблонов и документов по управлению проектами.

Документ по управлению изменениями

Документ управления изменениями используется для фиксации прогресса и записи всех изменений, внесенных в систему. Это помогает связать непредвиденные неблагоприятные последствия изменения.

Тестовый документ

Тестовый документ включает в себя план тестирования и тестовые случаи. Тестовый случай — это подробная процедура, которая тщательно тестирует функцию или аспект функции. В то время как план тестирования описывает, что тестировать, тестовый случай описывает, как выполнить конкретный тест.

Технический документ

Технический документ включает в себя определение и спецификацию продукта, проектирование, производство/разработку, обеспечение качества, ответственность за продукт/систему, презентацию продукта, описание характеристик, функций и интерфейсов, безопасное и правильное использование, обслуживание и ремонт технического продукта, а также его безопасную утилизацию.

Функциональный документ

Функциональные спецификации определяют внутреннюю работу предлагаемой системы. Они не включают спецификацию того, как будет реализована функция системы. Вместо этого эта проектная документация фокусируется на том, что могут наблюдать различные другие агенты (например, люди или компьютер) при взаимодействии с системой.

Руководство пользователя

Руководство пользователя представляет собой стандартную рабочую процедуру для системы.

План перехода/развертывания

План внедрения включает в себя подробные инструкции по как внедрить систему в организации. Он состоит из схематического планирования этапов и фаз развертывания. Он также описывает план обучения для системы.

Документ о передаче

Документ о передаче представляет собой краткое описание системы с перечнем всех результатов ее работы.

Закрытие контракта

Закрытие контракта относится к процессу завершения всех задач и условий, которые упоминаются как подлежащие выполнению и невыполненные при первоначальном составлении контракта. Это применимо только в случаях аутсорсинговых проектов.

Выберите правильную программу

Повысьте уровень своих навыков управления проектами с помощью комплексных курсов Simplilearn. Получите практические знания, отраслевые знания и всемирно признанные сертификаты. Возьмите под контроль свою карьеру и достигните успеха в проекте с Simplilearn!

Извлеченные уроки

Уроки, извлеченные из проектной документации, используются в середине проекта и по его завершении для каталогизации новых важных знаний, полученных в результате проекта. Они используются для создания базы знаний для организации и для установления истории лучших и худших практик в реализации проекта и отношениях с клиентами.

Надлежащая проектная документация, несомненно, является обязательным элементом управления проектами, но она также чрезвычайно полезна для поддержания быстрого темпа проектов, обеспечения максимальной информированности всех заинтересованных сторон и помощи организации в улучшении будущих проектов. Мы надеемся, что эта информация была для вас полезной, и желаем вам удачи в вашем пути к сертификации PMP.

PMP® и PMI® являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.