Закрытие проекта: анализ содержания продукта, индексирование и документация

Многие думают, что закрытие проекта не является важным процессом в управлении проектами, но это не так. Закрытие проекта так же важно, как и другие процессы в управлении проектами. До тех пор, пока ваш проект не будет закрыт с соблюдением запланированных процедур, он официально не представляет никакой ценности для организации.

Возможно, вы уже выполнили поставленные задачи, но это не означает, что ваш проект завершен. Игнорирование этого процесса приводит к неполному управлению проектом со стороны менеджера проекта. Поскольку закрытие проекта так же важно, как и его начало, давайте рассмотрим действия, выполняемые на этапе закрытия проекта.

Что такое закрытие проекта?

Последний этап проекта называется закрытием проекта. Менеджеры проектов используют этот термин, чтобы указать, что заказчик, заинтересованная сторона или клиент одобрили результаты проекта для использования. Должен существовать план непрерывного обслуживания проекта или продукта.

Чтобы обеспечить успешное завершение любого начинания, его руководство будет проводить тщательную оценку проекта. На этом этапе команда менеджеров будет участвовать, предоставляя наблюдения и комментарии, которые будут объединены в документ под названием «Извлеченные уроки». Это послужит основой для будущих усилий.

Вот видео Simplilearn о введении в сертификационный тренинг PMP®. Надеюсь, вы найдете это полезным.

Закрытие проекта предполагает нечто большее, чем просто очистку всей документации, заключение контрактов с поставщиками и освобождение команды для работы над новыми проектами. Завершающий анализ проекта гарантирует, что все цели проекта были достигнуты и все оставшиеся проблемы, такие как риски, решены.

Каковы различные типы закрытия проекта?

Существует несколько причин, по которым руководитель проекта может решить прекратить работу над проектом. Существует множество причин, по которым руководитель проекта решает завершить проект. Среди них соблюдение сроков проекта и досрочное завершение проекта. Проекты также могут быть прекращены, продолжаться бесконечно или полностью рухнуть.

Почему закрытие проекта важно?

Культура команды и организации может определяться тем, насколько хорошо выполнен проект. Клиенты становятся счастливее и удовлетвореннее, когда проекты выполняются вовремя и в рамках бюджета.

Результатом проекта является значительный объем обучения. В результате этой процедуры будущие предприятия выиграют. Если вы неправильно завершите проект, заказчик все равно будет иметь доступ к результатам, но вы не сможете проанализировать, что сработало, а что нет. Анализ вашей работы и обучения имеет решающее значение. Для каждого члена команды или компании в целом выясните, как эти новые знания могут помочь группе.

Процесс закрытия проекта имеет решающее значение, поскольку он позволяет вам:

Вы уже представили результаты проекта заказчику, но также предоставляете внутренний отчет. Обязательно убедитесь, что все соглашения оформлены, выставлены счета и завершены. Проверьте свою производительность и уложились ли вы в сроки и бюджет. Передать физические помещения, электронное оборудование и ресурсы соответствующим департаментам. Эти технологические особенности закрытия проекта позволяют вам аккуратно завершить проект и легко вернуться к обычному ритму работы вашей организации.

• Подведите итоги своих знаний:

Открыто рассказывайте об уроках, которые вы извлекли за жизненный цикл проекта. Поставьте на этом точку. Хорошей идеей будет создать список, график или другое визуальное представление хода реализации проекта от его начала до окончательной доставки заказчику. В рамках этой процедуры необходимо провести анализ бюджета проекта и фактических затрат.

• Продолжайте с сильным чувством достижения:

Закрытие проекта дает понять каждому участнику группы, что затея стоила усилий и что задача выполнена. Закрытие проекта положит конец любым незакрепленным нитям и позволит вам оценить извлеченные уроки. Для менеджера проекта эти процедуры также дают эмоциональное завершение.

• Архивируйте обучение проекта на благо команды и организации:

После завершения проекта заявление о закрытии проекта должно быть окончательно оформлено и заархивировано для будущего использования всеми заинтересованными сторонами. Чтобы провести официальную презентацию высшему руководству, очень важно, чтобы члены команды знали, где можно найти отчет.

Этапы закрытия проекта

Если вы долго работали над проектом, пришло время подвести итоги. Если вы хотите получить максимальную отдачу от опыта и убедиться, что вы освоили все необходимые основы, выполните следующие семь шагов.

Официальное подписание договора с клиентом

Вы предоставили результаты (продукты, услуги или результаты); однако это не означает, что ваш проект завершен. Вам необходимо получить официальное подтверждение от клиента о доставленных результатах. Если клиент подписывает соглашение, проект может быть объявлен завершенным или объявлено время закрытия проекта.

Например, представьте себе худший сценарий. Допустим, клиент получает результаты и указывает, что работа не на должном уровне, и вам необходимо выполнить некоторые доработки — это повлечет за собой дополнительные затраты. Еще одной серьезной проблемой может стать необходимость повторной перегруппировки команды проекта. Таким образом, формальное подписание имеет важное значение для закрытия проектов.

Окончательный анализ объема продукта

На этапе планирования всегда следует анализировать объем вашего продукта, как и планировалось, независимо от того, соответствует ли он требованиям или нет. Примечание. Характеристики объема продукта должны соответствовать 100%. Только после выяснения этого проект следует считать завершенным.

Закупки или другое закрытие контракта

Если над проектом работал сторонний поставщик или субподрядчики, эти контракты необходимо закрыть. Как только они подготовили результаты и вы доставили их конечному потребителю, контракты должны быть закрыты; эти контракты не имеют смысла после того, как результаты были приняты.

Документация по извлеченным урокам

После того как вы получили официальное одобрение от вашего клиента, вам следует заняться документированием уроков, извлеченных из этого проекта, которые можно использовать в качестве справочной информации для будущих проектов. Такую документацию можно использовать повторно; тогда вам не придется работать над этой документацией снова и снова.

С учетом извлеченных уроков можно оценить обстоятельства запросов на изменения, которые были приняты или отклонены, историю контроля графика и контроля затрат. Он служит важным документом в случае закрытия проекта. Вам следует вовлечь в этот процесс все заинтересованные стороны.

Управление проектом — это не только задачи, ресурсы, деньги и сроки; это опыт, который вы всегда можете улучшить. Когда проект завершен, это хороший момент, чтобы поразмышлять над тем, что вы узнали, без искушений и перерывов, которые могли бы помешать.

Примите участие в открытом обсуждении того, что сработало, а что нет. Настаивайте на своей правдивости. Каталог, который вы создаете, записывая неудачи и триумфы проекта, послужит хранилищем исторической информации. Можно вернуться и просмотреть предыдущий материал, чтобы увидеть, есть ли какие-либо закономерности.

Проекты не существуют в вакууме; они являются частью более крупной системы, детали которой могут меняться со временем, но основные принципы остаются неизменными. Любой проект, который подходит к концу, генерирует множество информации.

Существует множество документов, созданных по проектам. Заинтересованным сторонам необходимо будет подписать и утвердить эти документы. Единственный способ доказать, что эти формы были заполнены на законных основаниях, — это подписать их. На данный момент все ваши партнеры по контракту и поставщики, а также другие ресурсы должны быть прекращены.

Все просроченные платежи должны быть решены в рамках этого процесса. Вы хотите быть абсолютно уверены в том, что все ваши счета, комиссии, сборы, бонусы и т. д. оплачены. Рассчитайте все расходы, связанные с предприятием.

Когда вы собрали команду проекта, пришло время ее отпустить. В результате они могут свободно перейти к следующей работе. Проекты выигрывают от наличия команд с разным опытом и опытом. Это означает, что на членов команды, с которыми вы хотели бы работать, влияет тип проекта, над которым вы работаете, и его уникальность.

Это касается как внутренних, так и внешних ресурсов. Например, вы могли заключить договор с третьей стороной на определенный период времени. После завершения убедитесь, что им всем заплатили и они могут идти. Но внутренние ресурсы сохраняются, поэтому имейте в виду, что их срок полномочий в проекте ограничен и что вы можете препятствовать инициативам других команд, если не освободите их.

Поскольку вы можете извлечь уроки из прошлых инициатив, важно часто встречаться со своей командой и анализировать достигнутый прогресс. Из-за неадекватной организации и управления любая полученная вами информация будет потеряна, если у вас действительно не будет архива, из которого можно было бы извлечь предыдущие документы. Не тратьте всю свою тяжелую работу на создание тщательной проектной документации.

Прежде чем проект подойдет к концу, сделайте резервную копию всех документов, заметок и информации, связанных с ним. Хотя, если вы никогда не просматриваете его, важно сохранить записи о своей работе на благо других сотрудников компании. Даже ваши преемники могут быть включены в эту группу. Вспомнить, как что-то делалось в прошлом, может пригодиться в какой-то момент в будущем. Думайте об этом как о запасах еды на зимние месяцы.

Если вам это кажется смешным, вы не выполняете свои обязанности. Нет ничего безумного в том, чтобы платить своим сотрудникам за успешно выполненную работу, чтобы выразить свою признательность. Помимо обеспечения завершения, что является целью этого этапа отчета, он также дает росток, который расцветет в будущих проектах, когда вы сотрудничаете с членами прежней команды.

Что такое мероприятия по закрытию проекта?

Закрытие проекта означает завершение работы, сохраняя при этом профессиональное поведение. В список также входят празднование успехов и разработка новых стратегий.

После этапов существует несколько вариантов закрытия проекта:

• Убедитесь, что все незавершенные дела решены, а извлеченные уроки пересматриваются на собраниях команды. Как группа, вы приложили усилия для создания высококачественной продукции. Чтобы завершить свой проект простым и эффективным способом, вы вернулись вместе, как одна команда.
• Организуйте встречи с членами команды один на один, чтобы выявить области роста и развития для каждого члена.
• Проведите аудит всех контрактов с поставщиками и обязанностей, связанных с человеческими ресурсами, чтобы убедиться, что все обязательства выполняются и все получают вознаграждение.
• Следует проводить собрания команд для обсуждения направления обучения проекта и всех результатов обучения, которые помогут организации и будущим проектным командам.
• Организуйте встречу между менеджером проекта и руководством проекта для официального завершения проекта. Во время этой встречи члены команды могут представить свой индивидуальный вклад и навыки.
• Дайте четкие указания о том, как общаться, и делегируйте обязанности по устранению незавершенных дел другим.
• Пригласите своих сотрудников на вечеринку, чтобы отметить их достижения и поблагодарить их за тяжелую работу. В соответствии с ценностями вашей компании и ваших коллег, обязательно хорошо проводите время. Каждый член команды, а также начальство соседних отделов или отделов должны быть отмечены за их усилия.
• Этот отчет должен включать содержание каждого этапа проекта, начиная с его начала и заканчивая его завершением. Очень важно учесть отзывы команды, когда руководитель проекта пишет этот отчет.

Лучшие практики закрытия проектов

Для успешного завершения проекта все части головоломки должны сочетаться друг с другом. На этом решающем этапе любого проекта не бойтесь использовать свои лучшие технические знания и жизнерадостную личность, ориентированную на человека!

Вот список отличных практик закрытия проекта:

• Интерактивность должна быть в центре внимания

Пришло время создать инклюзивную проектную среду, в которой каждый член команды сможет раскрыть свои лучшие качества. Не забудьте признать ценность вклада каждого человека в общий успех проекта. Независимо от того, работаете ли вы над техническими или когнитивными этапами проекта или над его завершением, ориентированным на человека, каждый член команды усиливает свои обязанности и гарантирует, что проект имеет цель от начала до конца.

Завершение проекта требует профессионализма, а не жесткости или просто постановки галочек. Убедитесь, что команде комфортно обсуждать и вносить свой вклад в каждый этап закрытия проекта. При работе над групповым проектом важно сохранять открытыми каналы связи и позволять каждому участвовать в нем так, как ему наиболее удобно. Очень важно помнить, почему вы это делаете, особенно когда вы анализируете, что сработало и что, по мнению команды, можно улучшить, особенно на протяжении всего периода обучения. Другими словами, дело не в вас. Целью является укрепление и создание будущего.

• Освободите место для выступлений лучших членов команды

Лучший способ закрыть проект — это на длительный период времени. Все может быть завершено через неделю или несколько дней. Заключительная фаза каждого проекта должна быть отделена от предыдущей периодом эмоционального спокойствия. Каждый член команды должен высказать новые мысли, которые не будут ни поспешными, ни сбивающими с толку, выполняя этот шаг перед совещанием. Если ваша команда более продуктивна утром, рассмотрите возможность планирования этапов закрытия проекта еженедельно в разное время дня.

• Осознайте важность инклюзивности

Важно убедиться, что удаленные члены команды получают тот же уровень внимания и участия, что и те, кто работает в том же месте. Кроме того, вы наверняка обнаружили, что каждый член отряда обладает уникальным стилем. Отмечая, что некоторые члены команды могут не осознавать, что они начинают отдавать предпочтение переговорам или соревноваться за фокус, в то время как другие могут предпочесть отложить дело, вы можете обеспечить место для всех как можно более одинаково.

• Целенаправленное и четко определенное общение

Четкая коммуникация необходима для обеспечения успешного завершения проекта и всех его этапов. Убедитесь, что все члены команды понимают, что такое заключительный этап, насколько он важен и как он будет достигаться на протяжении каждого этапа. Напишите краткое описание целей закрытия проекта и шагов, которые вы предприняли для их достижения. Поскольку вы эффективно и уважительно общались на протяжении всего проекта, вы смогли объединить команду и заручиться ее поддержкой. Чтобы гарантировать максимальные потенциальные результаты для команды, вас и компании, закрытие проекта требует такого же уровня осторожности и внимания.

• Дайте членам команды ответственность за последние шаги

Управление проектом не обязывает вас выполнять все задачи по закрытию проекта. По своей природе команды готовы к сотрудничеству. Поддерживайте сильный дух сотрудничества в проекте на заключительных этапах его завершения: распределяйте обязанности, заручайтесь помощью членов команды, чтобы следить за ходом проекта, и делайте шаг назад, позволяя другим поощрять диалог о завершении проекта. . В конце концов, существуют различные методы расширения возможностей вашей команды.

• Достигните организационного успеха, создав прочную базу

Когда над проектом работает отличная команда, работа выполняется быстро и без усилий. Если у других команд возникают трудности при совместной работе, это может быть связано с техническими проблемами, находящимися вне их контроля. Проекты на различных стадиях разработки могут иметь обе характеристики. Вы всегда должны напоминать команде о том, почему вы здесь и чего достигли, а также о том, как закрытие проекта может помочь, предвидеть и, возможно, предотвратить будущие проблемы. Этот метод может помочь обеспечить долгосрочное процветание фирмы и счастье ее клиентов.

• Радуйтесь возможности признать и повысить выдающиеся достижения

Являясь ведущим голосом, полезный менеджер проекта всегда прислушивается к мнению руководителя каждого члена команды. Расскажите коллегам и высшему руководству о том, что вы узнали о каждом члене команды и о том, как их работа повлияла на результат(ы) проекта. Возможно, руководитель предложил этого человека для выполнения задания, поскольку уже знал о его или ее способностях. Этот вклад оценят проактивные менеджеры, которые будут использовать его для определения методов повышения своих способностей. В результате вы улучшили ситуацию для сотрудников, подразделений и компании в целом. Чтобы поощрить будущее участие в высококачественных проектах, вы также включили повышение морального духа.

• Не концентрируйтесь на менеджере проекта

Когда проект подходит к концу, это шанс проявить себя у каждого, а не только у руководителя проекта. Следует делиться хорошим и плохим, имея в виду, что в следующий раз ситуация станет лучше. Не должно быть никаких сомнений в том, что последнее слово остается за менеджером проекта, но лучшие менеджеры проектов делают это в доступной и прозрачной манере, сохраняя акцент на том, что было изучено, какие методы были использованы и почему информация важна.

Контрольный список закрытия проекта

Чтобы убедиться, что ваш проект закрыт правильно, используйте этот контрольный список в качестве руководства.

• Чтобы иметь четкое представление о масштабах вашего проекта, просмотрите документ о содержании вашего проекта.
• Прежде чем двигаться дальше, заинтересованные стороны должны утвердить и утвердить все результаты.
• Вся другая проектная документация, такая как договорные отношения с поставщиками и другими подрядчиками, должна быть одобрена соответствующей стороной.
• Документы должны быть обработаны и оплачены после их официального одобрения всеми сторонами, участвующими в проекте.
• Все документы, включая окончательные отчеты по проекту, должны быть собраны вместе и заархивированы как исторические данные для использования в будущем.
• Для будущих проектов важно записывать и выявлять любые ошибки, допущенные на протяжении всего проекта, а также любые комментарии заинтересованных сторон.
• Должно быть назначено лицо, осуществляющее поддержку при перенастройке, для наблюдения за завершением проекта после его завершения.
• Ваша команда и любой другой персонал проекта, а также любое арендованное оборудование или объект могут быть освобождены или переназначены.
• Программное обеспечение для управления является обязательным, если вы никогда раньше им не пользовались, поскольку оно помогает не только в жизненном цикле проекта, но и в процедуре его завершения.
• Обязательно порадуйтесь вместе со своей командой в конце проекта. Они вкладывают время и усилия и заслуживают признания и предоставления перерыва до начала следующей работы.

Заключение

Как вы теперь знаете, закрытие проекта является важным шагом в любом проекте. Simplilearn предлагает множество учебных курсов по управлению проектами и пути обучения, которые могут помочь начинающим менеджерам проектов получить необходимое им образование — не только для сдачи таких экзаменов, как сертификация PMP, но и для получения практических знаний, полезных для любой карьеры в области управления проектами.