Заинтересованные стороны в управлении проектами и их роль

Заинтересованные стороны — это те, кто может положительно или отрицательно повлиять на результаты проектов. Для эффективного менеджера проектов очень важно определить имена заинтересованных сторон на этапе инициации проектов. Заинтересованные стороны могут быть как внешними, так и внутренними.

Примерами заинтересованных сторон могут служить заказчики, клиенты, члены проектной группы, функциональные менеджеры, менеджеры по работе с клиентами, операционные менеджеры, продавцы, покупатели, спонсоры и т. д. Менеджер проекта обязан определять заинтересованных лиц и управлять их ожиданиями на протяжении всего жизненного цикла проекта(ов).

Внутренние заинтересованные стороны включают других менеджеров и сотрудников и являются теми, кто находится внутри компании и влияет на ежедневную рутину проекта. Внешние заинтересованные стороны являются теми, кто не связан напрямую с проектами, но может влиять на деятельность проекта различными способами. К ним относятся правительство, соседи, группы давления, политические группы, местные советы и окружающие сообщества.

Определить заинтересованных лиц

В идеале, менеджер проекта должен определить заинтересованных лиц на начальных этапах, поскольку это будет стоить очень дорого, если вы упустите каких-либо ключевых заинтересованных лиц в течение этого периода. Согласно PMI®, это процесс инициации в области знаний о коммуникации.

Влияние заинтересованных сторон на проекты

Это может быть очень затратно, если вы проигнорируете ожидания любого из заинтересованных лиц, и это может оказать огромное негативное влияние на проект, например, задержку поставок. Предположим, вам нужны ресурсы для выполнения проекта по плану, и если вы успешно справились с ожиданиями менеджера по персоналу, то вы наверняка получите мягкую поддержку от своего менеджера по персоналу, потому что вы справились с его/ее ожиданиями на начальном этапе, и результат может быть обратным, если вы изначально не справились с его/ее ожиданиями.

Кроме того, менеджер проекта должен управлять влиянием всех заинтересованных сторон в отношении требований проекта, чтобы обеспечить требуемый результат. Менеджер проекта должен заботиться об интересах заинтересованных сторон, уравновешивая требования проекта.

Важность управления заинтересованными сторонами

Управление заинтересованными сторонами, несомненно, является важной частью эффективных проектных отношений. Управление заинтересованными сторонами подразумевает установление здоровых отношений и понимание всех заинтересованных сторон и того, как их работа способствует общему успеху проекта. Вы должны всегда помнить об этом — заинтересованные стороны могут предоставлять ограничения или требования, основанные на информации из их опыта, прошлых проектов и поставок. С другой стороны, управление вашими заинтересованными сторонами также поможет вам раскрыть потенциальные подводные камни и риски для вашего проекта.

Координация с глобальной командой

Если вы работаете с командой, которая географически расположена, то в этом случае вы должны знать, какие способы общения с этой командой являются лучшими, чтобы вы могли работать эффективно. И эти вещи должны быть составлены на начальном этапе проекта, который должен быть сообщен им заранее на требуемом языке. Таким образом, вы можете управлять командой глобально без каких-либо проблем. Вы можете сэкономить огромное количество времени в вашем проекте с помощью этого.

Способ эффективной коммуникации с заинтересованными сторонами

Менеджер проекта должен знать способ и время общения (в случае виртуальной команды) всех выявленных заинтересованных сторон. Хорошо обсужденный формат отчета (MS-Word, MS-Excel, Power Point) может значительно уменьшить проблему общения. Таким образом, менеджер проекта должен знать правильный формат, который требуется заинтересованным сторонам для просмотра отчета о ходе выполнения, статуса работы, отчета о тенденциях и т. д. Многие противоречия могут быть уменьшены путем принятия этих систем отчетности.

Преимущества управления ожиданиями заинтересованных сторон

Это всегда плюс для вашего проекта, если вы успешно определили внутренних и внешних заинтересованных лиц. В идеале вы должны вовлекать ваших ключевых заинтересованных лиц, начиная с контрактов, SOW, создания устава проекта (если это делает менеджер проекта), и он/она должны участвовать в эффективных этапах планирования. Как менеджер проекта, вы должны регулярно отслеживать их ожидания, чтобы вы могли согласовать требования проекта с их требованиями. В то же время вы должны поддерживать даты ваших контрольных точек, планирование качества, бюджетирование затрат в целом, ваши базовые показатели производительности, уравновешивая ожидания заинтересованных лиц. Если вы управляете всем этим — ваш проект в порядке во всех аспектах. Вы можете сэкономить время и деньги, если вы эффективно управляете ожиданиями заинтересованных лиц.

Недостатки отсутствия управления ожиданиями заинтересованных сторон

Ваш проект может быть эффективно затруднен, если вы упустили каких-либо ключевых заинтересованных лиц и их ожидания. Заинтересованные лица известны как скелет любого проекта. Вы не можете гладко запустить свой проект без их участия. В любом случае, если вы упустили ключевых заинтересованных лиц, вы навлекли на свой проект неприятности. Они могут создать много нежелательных проблем в вашем проекте. Они могут потребовать неприемлемого изменения объема, что может повлиять на ценообразование, сроки и график. Поэтому, разумно определите объем, включив ключевых заинтересованных лиц, чтобы вы могли эффективно контролировать объем в соответствии с базовым планом объема. Это точно, если вы не смогли определить и управлять заинтересованными лицами, ваш проект будет перерасходован и отстанет от графика.

Учитесь у экспертов, которые помогут вам сдать экзамен после регистрации на курс обучения PMP от Simplilearn. Зарегистрируйтесь сегодня на курс обучения сертификации PMP®!

Заключение

Хотите улучшить свои навыки в управлении проектами и стать сертифицированным профессионалом PMP® или PGP? Simplilearn предлагает комплексные программы обучения, которые помогут вам достичь ваших целей. Наша программа обучения по сертификации PMP® разработана для подготовки к экзамену PMP® и оснащена знаниями и навыками для эффективного управления проектами. Наша программа сертификации по управлению проектами PGP обеспечивает целостный подход к управлению проектами, охватывая такие важные темы, как управление рисками, управление заинтересованными сторонами и управление проектами. Зарегистрируйтесь в наших программах сегодня и станьте опытным менеджером проектов, который может уверенно управлять заинтересованными сторонами и успешно реализовывать проекты.