Взаимодействие с заинтересованными сторонами Что нового в PMBOK 5

Часто в реальном мире сообщается, что проекты предоставляют неоптимальные результаты. Многие оценки и исследования оценивают уровень неудач ERP до 60%. Существует бесчисленное множество опубликованных статей, в которых приводятся основные причины неудач ERP. Отсутствие поддержки руководства, сопротивление изменениям, неадекватные определения требований, нереалистичные ожидания и т. д. указаны здесь как некоторые из основных причин неудач.

Подготовка к PMP® Сертификация? Пройдите этот тест, чтобы узнать, где вы находитесь!

В ходе моей профессиональной карьеры я столкнулся с одной и той же ситуацией в двух совершенно разных организациях в совершенно разных вертикалях. Внедрение ERP было признано проваленным. Все вложенные деньги были практически невозвратными, и никто, казалось, не знал, что такое ERP. Оглядываясь назад на эти ситуации, можно увидеть ряд параллелей. Для академического интереса, при выполнении RCA как событий, так и Анализ Парето (правило 80-20)стало очевидно, что одной из основных причин неоправданных ожиданий стала совершенно неадекватная стратегия управления заинтересованными сторонами при внедрении проекта ERP.

Все неудачи ERP действительно происходят из-за неадекватных программ взаимодействия с заинтересованными сторонами. Управление заинтересованными сторонами является одной из фундаментальных областей управления проектами, и уровень внедрения может эффективно создать или разрушить ваш проект. Институт управления проектами принял это во внимание и включил «Управление заинтересованными сторонами проекта» в качестве отдельной области знаний в V-е издание Руководство PMBOK®В предыдущем издании управление заинтересованными сторонами проекта было частью управления коммуникациями проекта.

Одним из ключевых процессов «Управления заинтересованными сторонами» является определение и разработка эффективного Плана взаимодействия с заинтересованными сторонами. В процессе определения заинтересованных сторон выполняется картирование заинтересованных сторон, а сила/влияние/воздействие заинтересованных сторон должным образом отмечается и регистрируется. Необходимость усиления взаимодействия с заинтересованными сторонами в стремлении к успешной реализации проектов неоднократно подчеркивалась в различных проектах по всему миру. В этом контексте важно классифицировать уровень взаимодействия с заинтересованными сторонами. Такие уровни взаимодействия классифицируются как

• Неосведомленность – Если приложено достаточно усилий для определения заинтересованных сторон, в идеале ваши проекты не должны иметь заинтересованных сторон, которые не осведомлены о проекте или его потенциальных выгодах и воздействиях. Возможно, что в проектах внедрения ИТ / ERP рядовые сотрудники в организации могут быть осведомлены о проекте, но не о его потенциальных выгодах в более широкой схеме вещей. Менеджер проекта в такой ситуации может проводить кампании; использовать внутренние журналы и т. д. для распространения информации о проекте.

• Устойчивые — эти заинтересованные стороны знают о проекте, о его потенциальных последствиях, но сопротивляются изменениям. Заинтересованные стороны, классифицированные на этом уровне вовлеченности, могут серьезно поставить под угрозу результаты проекта. Это тем более проблематично, если заинтересованные стороны на этом уровне также имеют высокую власть или влияние на проект. Это одна из главных причин неудач ERP. Необходимо принять эффективные стратегии управления изменениями, чтобы поднять уровень вовлеченности таких заинтересованных сторон до более желаемого уровня. Необходимо разработать соответствующие системы вознаграждения и признания.

• Нейтральный – Заинтересованные стороны, имеющие этот уровень вовлеченности, знают о проекте, но не поддерживают и не сопротивляются. В большинстве сценариев здесь не потребуется делать многого, за исключением случаев, когда Заинтересованные стороны, попадающие под этот уровень, были идентифицированы как имеющие высокую Власть или Влияние на Проект. В таких случаях следует приложить усилия, чтобы вывести таких Заинтересованных сторон на более желаемый уровень вовлеченности.

• Поддерживающий – Заинтересованные стороны знают о Проекте и поддерживают Изменения. Это должен быть желаемый уровень вовлеченности большинства заинтересованных сторон.

• Лидерство – Заинтересованные стороны осведомлены о проекте и его потенциальных воздействиях и активно участвуют в обеспечении успеха проекта. Заинтересованные стороны с высоким влиянием на проект должны в идеале достичь этого уровня вовлеченности.

Управление заинтересованными сторонами заключается в создании и поддержании отношений с заинтересованными сторонами проекта с целью достижения соответствующих уровней вовлеченности заинтересованных сторон*. Как видно из вышеизложенного, коммуникации и сотрудничество формируют основу эффективной стратегии управления заинтересованными сторонами, которая может потенциально привести к достижению всех желаемых целей проекта.

PMBOK является зарегистрированной торговой маркой Project Management Institute, Inc.