Важность рабочих пакетов в управлении объемом проекта (обновлено)

Если вы готовитесь к экзамену по профессиональному управлению проектами, вы, вероятно, знаете, что вам предстоит многому научиться. Когда дело доходит до управления объемом проекта, концепция рабочих пакетов является ключевой темой для изучения. Рабочие пакеты важны при подготовке Структуры разбиения работ (WBS) для любого проекта.

Что такое рабочий пакет?

Пакет работ — это наименьшая единица Структуры разбиения работ. При подготовке Структуры разбиения работ с использованием техника разложениярезультаты работы обычно разбиваются на более мелкие и более управляемые этапы.

Этот процесс деконструкции продолжается до тех пор, пока результаты не станут достаточно малыми, чтобы считаться пакетами работ. Каждый из этих пакетов должен быть достаточно малым, чтобы помочь менеджеру проекта оценить продолжительность и стоимость. Пакеты работ можно планировать, оценивать стоимость, отслеживать и контролировать.

Что входит в рабочий пакет?

Каждый набор данных по управлению проектами имеет массив связанных с ним более мелких фрагментов, называемых рабочими пакетами.

Бюджет

Бюджет необходим для учета того, сколько денег было выделено на этот пакет. Также необходимо отслеживать цены и следить за тем, чтобы проект не превышал бюджет.

Сроки

Это даст менеджеру проекта точку отсчета для оценки хода работ.

Риски

Вам необходимо определить риски и сформулировать план управления рисками, чтобы предотвратить проблемы до их возникновения. Вам также необходимо отслеживать прогресс, чтобы вы могли остановить любые потенциальные проблемы до того, как они выйдут из-под контроля.

Приоритет задачи

Структурируя свою работу в соответствии со структурой разбивки работ, вы можете установить приоритеты для каждой задачи, информируя команды о специфике их задач и четко давая им понять, на чем им следует сосредоточиться. С одной стороны, заинтересованные стороны должны знать обо всех деталях, но с другой стороны, они также должны быть в курсе общего хода проекта.

Характеристики рабочего пакета

Когда человек завершает пакет работ, он или она, как правило, может иметь общий набор характеристик. Например, они могут включать тип выполняемой работы и то, выполняется ли этот тип работы на основе маркетинга, программирования или другого набора навыков.

Конечно, вам нужно выяснить, какие задачи вы собираетесь выполнять в этом рабочем пакете, когда они будут происходить и сколько времени это займет. Для выполнения этих задач также могут потребоваться ресурсы; некоторые из них могут быть технологическими или материальными.

Каждый проект должен иметь назначенного руководителя группы, а также заинтересованных лиц, которые глубоко вовлечены в этот конкретный проект. Ваша обязанность — получить их контактную информацию и держать их в курсе хода работ.

Почему важны рабочие пакеты?

Разбивка проекта на рабочие пакеты упрощает разработку структур декомпозиции работ, а менеджеры проектов получают более точный уровень контроля над заданиями.

Другие преимущества включают в себя:

• Рабочие пакеты позволяют выполнять одновременную работу над различными компонентами проекта параллельно несколькими командами. Каждая команда следует задачам, определенным для рабочего пакета, и завершает их к указанному сроку.
• После того, как команды завершат свои индивидуальные рабочие пакеты, весь проект объединяется с бесшовной интеграцией. Завершение рабочего пакета чаще всего контролируется конкретным лицом: менеджером, супервайзером, руководителем группы или назначенным членом группы.
• Несмотря на то, что затраты оцениваются на уровне деятельности, эти оценки затрат агрегируются на уровне пакета работ, где они измеряются, управляются и контролируются.
• Для каждого пакета работ мы можем определить прямые затраты на рабочую силу, прямые затраты на материалы, оборудование, поездки, договорные услуги и другие неличные ресурсы, а также косвенные затраты, связанные с каждым из этих пакетов работ.

Затем отдельные затраты на все пакеты работ суммируются для получения утвержденного базового уровня затрат или утвержденного бюджета проекта.

5 основных советов по рабочим пакетам в управлении проектами

Вот несколько советов по управлению проектами, которые помогут вам с выполнением рабочих заданий.

1. Чтобы создать структуру разбиения работ, не забудьте привлечь к процессу свою команду. Ваша команда находится на передовой работы. Они — ваш лучший ресурс, когда вы должны быть уверены, что у вашего проекта есть необходимое время и бюджет, а также когда вы оцениваете потенциальные риски.
2. Два замечательных преимущества системы рабочих пакетов заключаются в том, что она может обеспечить точную оценку времени и стоимости, а также позволяет легче увидеть, какие части проекта составляют большую часть целого.
3. Рекомендуется назначить одного человека для выполнения каждой работы и отчитываться перед руководителем проекта. Это обеспечит подотчетность и позволит эффективнее управлять рабочими нагрузками.
4. В каждом рабочем пакете WBS должно быть что-то, что может произвести только этот рабочий пакет, и этот рабочий пакет не должен повторяться где-либо еще.
5. Ограничьте свой проект так, чтобы он был выполним в течение короткого периода времени; то есть не более двух недель максимум. Вы хотите выполнить кампанию в то же время, что и ваш график отчетности.

Измерение производительности рабочего пакета с помощью управления освоенным объемом

Эффективность пакета работ можно измерить с помощью метода измерения управления заработанной стоимостью, широко используемой метрики измерения эффективности. Он объединяет масштаб проекта, стоимость и показатели графика, чтобы помочь команде управления проектом оценить и измерить эффективность и прогресс проекта. Он требует подготовки интегрированной базовой линии, по которой можно измерить эффективность пакетов работ на протяжении всего проекта.

1. Измерение освоенного объема разрабатывает и отслеживает три ключевых параметра для каждого пакета работ.

2. Планируемая стоимость: Планируемая стоимость — это утвержденный бюджет, выделенный на работу, которая должна быть выполнена в рамках пакета работ.

3. Освоенный объем: Освоенный объем — это стоимость выполненной работы, выраженная в виде утвержденного бюджета, выделенного для пакета работ.

4. Фактическая стоимость: Фактическая стоимость — это общая стоимость, фактически понесенная и учтенная при выполнении работ по пакету работ.

Также отслеживаются отклонения от утвержденного базового уровня.

Измерение производительности рабочего пакета: другие показатели

Отклонение стоимости

Это мера выполнения графика по проекту. Это разница между заработанной стоимостью и фактическими затратами. Связь с определением отклонения по стоимости: CV = EV – AC

Индексы эффективности также полезны для определения статуса проекта.

Индекс эффективности затрат

Индекс эффективности затрат (CPI) — это мера стоимости выполненной работы по сравнению с фактической стоимостью или прогрессом, достигнутым по проекту.

Соотношение: ИПЦ = EV / AC

Значения CV и CPI для рабочих пакетов документируются и доводятся до сведения заинтересованных сторон.

Выполнение графика проекта можно измерить на уровне пакета работ.

Отклонения в графике можно измерить для каждого пакета работ.

Отклонение от графика

Это мера выполнения графика по проекту. Она равна освоенному значению минус запланированное значение. Соотношение: SV = EV – PV

Индексы выполнения графика также могут быть определены для каждого пакета работ.

Индекс производительности расписания

Индекс выполнения графика — это мера достигнутого прогресса относительно запланированного прогресса проекта.

Соотношение: SPI = EV / PV

Значения SV и SPI для каждого рабочего пакета документируются и доводятся до сведения заинтересованных сторон.

Рабочие пакеты позволяют членам команды четко понимать свои роли и обязанности с помощью организационных диаграмм и других вспомогательных средств. Существуют различные форматы для документирования ролей и обязанностей членов команды. Большинство из этих форматов делятся на три типа: иерархические, матричные и текстовые.

Например, матрица распределения ответственности (RAM) — это матричная диаграмма, которая используется для иллюстрации взаимосвязи между рабочими пакетами или действиями и членами команды проекта. В более крупных проектах RAM более высокого уровня может использоваться для определения того, за что группа или подразделение команды проекта несет ответственность в рамках каждого рабочего пакета. Кроме того, RAM более низкого уровня может использоваться в группе для обозначения ролей, обязанностей и уровня полномочий для определенных действий.

Рисками можно управлять на уровне пакетов работ в структуре декомпозиции работ.

Структура декомпозиции работ является критически важным вкладом в определение рисков, поскольку она облегчает понимание потенциальных рисков как на микро-, так и на макроуровне. Риски могут быть выявлены и впоследствии отслежены на уровне рабочих пакетов.

Как подготовить рабочий пакет: рекомендации

При разбиении WBS на уровень рабочих пакетов узлы WBS могут быть разложены на чрезвычайно мелкие уровни, что приведет к потере времени и фактически сделает проект сложным для понимания, управления и изменения. При принятии решения о том, насколько глубоко разложить WBS или как лучше всего создать рабочий пакет, следует учитывать множество факторов, но есть несколько важных факторов, которые следует учитывать:

1. Пакеты работ должны быть достаточно небольшими, чтобы их можно было оценить по времени и стоимости.
2. Менеджер проекта и проектная группа должны быть уверены в том, что текущий уровень детализации на уровне рабочего пакета предоставляет достаточно информации для продолжения последующих действий.
3. Рабочие пакеты должны быть достаточно небольшими, чтобы их можно было поручить одному человеку или группе, которые могут нести ответственность за результаты.
4. Хотя это может отличаться от проекта к проекту, большинство менеджеров проектов сходятся во мнении, что правило 8/80 может применяться для измерения рабочего пакета. Это правило гласит, что ни один рабочий пакет не должен быть короче 8 часов и длиннее 80 часов.
5. Рабочие пакеты могут находиться на разных уровнях иерархии WBS. Руководители проектов не должны искусственно втискивать свои WBS в структуру, где все рабочие пакеты находятся на одном уровне иерархии WBS. Это приводит к проблемам по мере продвижения проекта, таким как вынужденная детализация (где вы могли бы отслеживать и контролировать определенные части работы на более высоком уровне) или недостаточный контроль там, где он действительно нужен.

Для углубленного изучения рабочих пакетов, управления содержанием проекта и многого другого ознакомьтесь с нашим аккредитованным курсом сертификации PMP. Если вы начинаете карьеру в качестве менеджера проектов, ознакомьтесь с популярной программой послевузовского образования Simplilearn по управлению проектами. PMP является зарегистрированной торговой маркой Project Management Institute, Inc.