Важность определения критериев приемки проекта

Однажды мы с моей командой работали над проектом на основе SharePoint для налоговой команды одного из наших клиентов. Последние несколько месяцев проекта были для всей команды настоящими американскими горками. Было несколько случаев, когда проект задерживался из-за непредвиденных рисков и проблем. Некоторые из проблем включали конфликты с советом по управлению изменениями, конфликты с командой поддержки сервера и операционные проблемы с командой поддержки сети и оборудования.

Однако, несмотря на эти трудности, мы смогли успешно выполнить проект в рамках запланированного графика и бюджета. Мы внедрили некоторые из лучших практик в управлении проектами и разработке программного обеспечения, включая четко определенный документ с требованиями и четко определенный набор критериев приемки, одобренных заказчиком.

Во время окончательного утверждения решения, когда мы вычеркивали один результат за другим в нашем контрольном списке, мы были рады, что приложили немало усилий для определения критериев приемки проекта до того, как мы начали проект. В этой статье мы рассмотрим, что такое критерии приемки, и важность подготовки четко определенного набора критериев приемки для управления проектами.

Однако, несмотря на эти трудности, мы смогли успешно выполнить проект в рамках запланированного графика и бюджета, внедрив некоторые из лучших практик в управлении проектами и разработке программного обеспечения. Помимо других лучших практик, они включали подготовку четко определенного документа с требованиями и четко определенного набора критериев приемки, который был одобрен Мэнди. Во время окончательного утверждения решения, когда Мэнди вычеркивала один результат за другим в своем контрольном списке, мы были рады, что приложили немало усилий для подготовки определенного набора критериев приемки проекта перед началом нашего проекта.

В этой статье мы рассмотрим следующие темы, которые дадут вам более широкое представление о важности подготовки четко определенного набора критериев приемки для ваших проектов:

• Каковы критерии приемки проекта?
• Как вы документируете критерии приемки проекта?
• Важность четко определенного набора критериев приемки

Каковы критерии приемки проекта?

Критерии приемки проекта — это критерии, которые включают требования к производительности и существенные условия, которые должны быть выполнены до принятия результатов проекта (Руководство PMBOK®). Они устанавливают конкретные обстоятельства, при которых пользователь примет конечный результат проекта. Это критерии, которые мы можем измерить, достичь и доказать нашим клиентам, что наша работа завершена.

Примеры критериев приемки проекта

1. Тестирование резервного копирования и восстановления завершено успешно.

2. Тестирование на приемлемость для пользователей (UAT) завершено, и старший руководитель по работе с пользователями/проектами утвердил результаты тестирования на приемлемость для пользователей.

3. Все требования официально одобрены.
4. План обеспечения непрерывности бизнеса (BCP) предназначен для использования в ситуациях, когда ИТ-система по какой-либо причине недоступна.

Как документировать критерии приемки проекта?

Согласно Руководству PMBOK®, 4-е издание, критерии приемки документируются в документе требований и в Заявлении о содержании проекта. Критерии приемки часто также считаются важной частью договорных соглашений по внешним проектам.

Какую ценность приносит вашим проектам четко определенный набор критериев приемки?

1. Установите уровень ожиданий клиента

Успех или неудача ваших проектов зависит от того, насколько команда соответствует задокументированным или воспринимаемым критериям приемки клиентов. Имея четко определенный набор критериев приемки, вы сможете установить уровень ожиданий клиента и заложить основу для его восприятия готового продукта. Неточные или отсутствующие критерии приемки могут привести к низкому уровню удовлетворенности клиентов, срыву сроков поставки и перерасходу средств на разработку.

Например, в проекте, о котором мы упоминали ранее, одним из критериев приемки, над которым мы работали, было то, проводилось ли тестирование производительности для оценки приложения SharePoint на соответствие согласованным критериям производительности. Это проверяло, было ли достигнуто ожидаемое время отклика или нет. Время отклика приложения SharePoint резко сократилось за последние несколько лет, несмотря на незначительное увеличение числа пользователей по всему миру.

Бизнес-пользователи также жаловались на разное время отклика в разных частях земного шара, где клиент настраивал свои бизнес-операции. Поэтому для нас было очень важно включить это в качестве одного из критериев приемки — и установить уровень ожиданий клиента относительно времени отклика приложения и предоставить ему диапазон значений в секундах, например, 1–2 секунды для обновления страницы и т. д.

2. Определите разницу между получением оплаты или ее отсутствием в проектах, где клиент платит за результаты

Критерии приемки обычно используются для проектов, где клиент платит за результаты или завершение фаз проекта. Вы должны убедиться, что разработанные критерии приемки соответствуют результатам, являются бинарными (приемлемыми или неприемлемыми), измеримыми или осязаемыми (когда это возможно) и привязаны к платежам (когда это уместно).

Известно, что клиенты отказываются подписывать результаты по двум законным причинам: либо результаты проекта не соответствуют их потребностям, либо они сами не были уверены в своих потребностях. Работая над четко определенным набором критериев приемки до начала работы над результатами, вы защитите себя, свою проектную команду и свою компанию.

Поскольку спонсор проекта является лицом, ответственным за утверждение конечного продукта, он также несет ответственность за утверждение критериев приемки. При прочих равных условиях, если критерии приемки соблюдены, не должно быть никаких причин, по которым спонсор не должен одобрять и принимать конечный продукт.

Вы с нетерпением ждете возможности оставить след в области управления проектами? Если да, зарегистрируйтесь на Программу сертификации по управлению проектами прямо сейчас и станьте на шаг ближе к своей карьерной цели!

3. Избегайте недопонимания во внутренних проектах

Если клиент внутренний, вы сможете избежать политических маневров и недопонимания, разработав четко определенный набор критериев приемки. Несколько лет назад у меня была возможность управлять проектом разработки приложений для горизонтали тестирования в нашей организации. Веб-приложение было создано для помощи клиентам и высшему руководству, с большим количеством релевантной информации относительно бизнеса этой конкретной горизонтали. Одной из самых больших проблем в этих проектах было управление коммуникациями с географически распределенной командой, базирующейся в центрах разработки в разных городах.

Большинство заинтересованных сторон в этом проекте (включая меня) добровольно согласились на этот проект в дополнение к нашим обычным обязанностям. В результате многим заинтересованным сторонам было трудно вносить вклад в проект параллельно с их повседневной работой. Поэтому было сложно достичь общего, ясного и общего понимания среди заинтересованных сторон по нескольким вопросам в проекте, включая сбор требований.

Это было одной из причин, по которой нам потребовался почти месяц, чтобы собрать четкий набор требований и критериев приемки, а затем получить одобрение от вице-президента, который также был спонсором проекта. Другая проблема заключалась в том, что все основные заинтересованные стороны, включая бизнес-аналитиков, экспертов по тестированию и менеджеров по тестированию, имели разные представления о конечном продукте.

По мере разработки приложения мне пришлось организовать множество сеансов передачи знаний для моей команды с бизнес-аналитиками и экспертами по тестированию. Мне было довольно сложно достичь консенсуса по требованиям среди этих заинтересованных сторон. Но как команда мы настойчиво продолжали наши усилия по сбору четкого набора требований и критериев приемки и смогли добиться их одобрения. Это очень помогло нам сократить время, необходимое для кодирования и разработки, и избежать других конфликтов, которые в конечном итоге возникли бы, если бы этого не было сделано.

Заключение

Критерии приемки представляют собой конкретный и определенный список условий, которые необходимо выполнить, прежде чем проект можно будет считать завершенным, а результаты проекта приняты клиентом.

Наличие четко определенных критериев приемки может помочь команде проекта во многих отношениях, в том числе:

• Формирование ожиданий клиента относительно конечного продукта
• Измерение, достижение и доказательство вашим клиентам того, что работа завершена
• Получение официальных одобрений от клиента по результатам проекта
• Защитите себя и свою компанию от таких проблем, как неплатежи со стороны клиентов.

Четко определенные критерии приемки также могут помочь вам избежать недопонимания и политических маневров во внутренних проектах. Теперь вы понимаете, почему они включены в качестве части договорного соглашения с клиентами, а также в описание объема проекта и документы требований.

Simplilearn предлагает обучение по различным дисциплинам сертификации по управлению проектами, включая PMP®, PRINCE2® и CAPM®.

Посмотрите это видео — оно познакомит вас с введением в обучение по сертификации PMP®.

PMP и PMBOK являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.