Важность коммуникации в управлении проектами

Каждый человек в команде вносит свой вклад в ход проекта. Менеджер проекта отвечает за организацию их усилий. Коммуникация является ключом к организации и координации, что подразумевает сбор и распространение информации в зависимости от нескольких факторов. Отсутствие коммуникации может привести к избыточности, недопониманию, неправильному распределению или непрактичным ожиданиям. Давайте разберемся, насколько важна коммуникация в управлении проектами.

Что такое коммуникация в управлении проектами?

Коммуникация — это обмен информацией, идеями и предложениями, результатом которого являются эффективные и действенные проекты. Это метод передачи желаемых результатов от участников проекта и ожиданий их руководителей и организации. Коммуникация помогает в оценке возможностей членов команды, а также планирования и рабочего процесса, разработанного менеджерами проектов и руководителями.

Почему важна коммуникация в управлении проектами?

Эффективная коммуникация с мудро подобранными словами имеет потенциал для достижения вех, в то время как неэффективная может дать плохие результаты, ухудшая качество. Последнее может произойти из-за наличия ресурсов с различными наборами навыков и требованиями в проекте. Неспособность указать требования или неспособность членов команды понять потребности дадут нежелательные результаты, ведущие к несоответствию и провалу всего проекта и команды.

Типы коммуникаций в управлении проектами

Наиболее предпочтительным типом коммуникации является устная и письменная коммуникация из-за прозрачности и надежности метода. Ясность устраняет неопределенность и далее ведет к соответствующим действиям. Значимость предпочтительных коммуникаций описывается далее.

Встречи

Собирая интеллектуалов с идеями и полномочиями принимать решения, мы выдвигаем на обсуждение обоснованные аргументы, достойные аргументации. Такая эффективная коммуникация является лучшим методом для достижения вывода или решения относительно новых идей, проектов или проблем, с которыми приходится сталкиваться в ходе проектов.

Электронная почта

Электронная почта — еще один официальный источник коммуникации в управлении проектами, который полностью надежен. Он может использоваться как для формальной, так и для неформальной сегрегации информации и является предпочтительным источником из-за простоты доступа, немедленного охвата независимо от географических границ и возможности прикреплять надлежащие и бесчисленные ссылки в соответствии с требованиями.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Телефонные звонки

Телефонные звонки привносят больше ясности в темы, чем письменные электронные письма, благодаря спонтанному обмену словами. Прямое приведение людей к предметному разговору также обеспечивает возможность проведения конференций, которые можно использовать как синоним встреч. Однако отсутствие личного общения может быть не совсем надежным. Отсутствие справочных материалов во время обсуждения часто приводит к недопониманию.

Доски обсуждений

Доски обсуждений или групповые чаты являются отличной платформой для взаимодействия с пожилыми людьми, руководителями групп и их членами. Предоставляя возможность понять таланты друг друга, отношение к работе и преданность делу, доски обсуждений помогают обмениваться информацией и позволяют сближаться между участниками. Кроме того, сотрудничество и помощь на доске обсуждений помогают в решении проблем, принятии решений и понимании скрытых навыков членов.

Опросы

Основанные на невербальной коммуникации, опросы направлены на сбор информации об общественном мнении по определенным вопросам или темам. Затем, принимая мнение различными методами, организация использует данные для лучшего понимания, чтобы решать проблемы или предлагать новую идею на основе текущих тенденций и потребностей. Будучи полностью анонимными, они также используются внутри организации для справедливого решения относительно проекта или людей.

Презентации

Использование таких технологий, как презентация, обеспечивает детальное понимание производительности и эффективности с четким указанием моментов, требующих улучшения. Метод оставляет место для предложений и вопросов, которые вносят больше ясности в идеи и мнения. Простота обмена и общения, независимо от способа, делает его широко используемым способом общения.

Заметки

Меморандумы используются для очень коротких сообщений, как правило, касающихся обновленной информации. Передаваемые по электронной почте или офлайн на листке, они содержат очень краткие пункты, направляющие целевых лиц на задачу.

Планы проекта

Основным документом организации является план проекта, который выступает в качестве руководства для выполнения проекта. Он обеспечивает направление и требует регулярных обновлений для надежности. Кроме того, в планах проекта содержится подробная информация о целях, рабочем процессе и ресурсах, включая человеческие и материальные ресурсы.

Как обеспечить эффективную коммуникацию в управлении проектами?

Эффективная коммуникация начинается с планирования проекта и заканчивается эффективной коммуникацией и соответствующим планированием.

1. План проекта

Участие и коммуникация участвующих лиц обеспечивают:

• Платформа для разнообразных идей
• Чувство причастности
• Лучшее понимание возможностей

Выполнение этого с самого начала, то есть с этапа планирования проекта, является методом эффективной коммуникации. Детали и обсуждение шагов каждого метода могут быть определены с его помощью.

2. Установите метод общения

После того, как обязанности распределены, необходимо также разработать метод общения. Несколько режимов общения помогают разделить каналы на основе типов информации. Например, групповые чаты и письменное общение эффективны для обсуждения, взаимодействия и распространения информации. Встречи и телефонные звонки отлично подходят для детального или очень короткого технического взаимодействия.

3. Поделитесь целями проекта

Обновление последних целей проекта на основе предыдущих достижений делает цели ясными. Более того, это делает эффективный способ общения, поскольку он предоставляет возможность для предложений, чтобы предоставить более эффективные методы членами команды.

4. Прислушивайтесь к своей команде.

Члены команды находятся в непосредственном контакте с проблемами, с которыми сталкиваются, и могут продемонстрировать наилучшие аналитические и навыки решения проблем. Таким образом, слушание их является важной частью общения. Когда их слышат и принимают их предложения, это побуждает членов команды предлагать больше таких решений, облегчая задачу и помогая прогрессу.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

5. Держите всех в курсе

Регулярные обновления имеют важное значение для эффективного прогресса и экономии времени и труда человеческих ресурсов. Обновление любых методов, процедур, политик, рисков и проблем имеет решающее значение. Кроме того, это способствует вовлечению, тем самым делая каждого ответственным, а не играя в игры с обвинениями.

6. Контролируйте эффективность работы сотрудников

Это помогает понять проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники. С помощью общения проблемы могут быть рассортированы, или ответственность может быть передана членам с различными наборами навыков. В этом смысле общение повышает преданность членов команды и помогает менеджерам в принятии решения о новых подходящих ролях на основе талантов каждого члена. Причина неспособности достичь цели также может быть проанализирована, и недостаток общения может быть дополнительно устранен таким образом.

Преимущества плана коммуникаций по управлению проектами

План коммуникации управления проектами содержит стратегию коммуникации. Простота внедрения и наращивание доверия — вот некоторые преимущества, перечисленные выше.

1. Это помогает вашей команде устанавливать четкие ожидания

Ясные указания на обработанные обязанности делают человека ответственным. Человек понимает ожидания и должен реагировать с помощью процедур в соответствии с ними. Предварительное сообщение о неспособности в таком сценарии может быть полезным для перераспределения ответственности, не препятствуя статусу работы. Органы власти могут принимать справедливые решения на основе назначенных и выполненных обязанностей.

2. Это упрощает планирование проекта

План коммуникации будет отвечать за надлежащее завершение, обновление статуса и требований, а также за ход проекта. Кроме того, конкретная информация о времени не оставит места для ненужных последующих действий и встреч, что в итоге оказывается пустой тратой времени (что практически наблюдается в большинстве организаций).

3. Улучшает коммуникацию с клиентами и заинтересованными сторонами

Эффективный план коммуникации необходим для предоставления обновлений клиентам и заинтересованным сторонам. Им нужны короткие, точные и аккуратные последующие действия на кратких встречах, а не мелкие детали. Поэтому план коммуникации должен включать детали, разработанные в соответствии с их релевантностью, и сообщать их им посредством встречи с ответственным и подотчетным лицом, чтобы ответить на каждый из их запросов.

4. Он создает документ, на который ваша команда всегда может ссылаться

Надежный и официальный источник информации для разрешения конфликтов. С каждой конкретной задачей и подробностями о ходе работы и обязанностях отдельных лиц, он может быть использован в качестве справочного материала для заблудших членов и участвующих лиц.

Как создать план коммуникаций по управлению проектами?

Стратегию создания плана коммуникаций по управлению проектами можно разработать в пять этапов.

Шаг 1: Поставьте перед собой определенную цель(и)

Не вдаваясь в подробности, необходимо установить определенную цель(и) для коммуникации. Цели должны указывать, что и кому необходимо сообщать в общих чертах. Они также могут включать причину коммуникации для простоты понимания. Вот несколько примеров: представление каналов коммуникации участникам проекта, уведомление заинтересованных сторон о проблемах и изменении плана, а также информирование клиента о преимуществах с его точки зрения.

Шаг 2: Выберите формат, который поможет визуализировать план

Презентация является частью коммуникации и должна быть разработана очень тщательно, поскольку она может изменить весь смысл отображаемой информации. Разделение и назначение целей могут быть полностью основаны на предложениях. Тем не менее, включение визуальных элементов в виде временных шкал, диаграмм, таких как диаграммы Ганта, и досок Канбан, указывающих долю каждого человека, облегчает нагрузку на каждого. Равное и справедливое разделение заставит людей чувствовать себя способными и правильно использовать свои навыки.

Шаг 3: Добавьте свою временную шкалу, каналы, роли и любые другие важные детали.

После определения целей и визуальных элементов представления начните добавлять конкретные детали в план коммуникации. Формат должен включать ключевые детали с заголовками, такими как, кого необходимо обновить, а также качество и частота обновлений. Также решите, кто будет обновлять и его регулярность, основываясь на категории целей, таких как члены, заинтересованные стороны и метод обновления.

Метод обновления имеет решающее значение для передачи сообщения. Знание того, какой участник (члены команды, заинтересованные стороны) активен на какой платформе (групповой чат, электронная почта) обеспечит прямую коммуникацию. Аналогичным образом, способ коммуникации определяет платформу для встреч, которую необходимо разработать заранее. Например, участники проекта представляют свои встречи и делятся контролем, в то время как заинтересованные стороны только слушают и вносят предложения. Таким образом, платформа должна быть выбрана соответствующим образом.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Шаг 4: Общайтесь с заинтересованными сторонами

Один проект может включать в себя различных заинтересованных лиц, требующих конкретную информацию на основе их предпочтений. На основе уровня экспертизы, частоты необходимых обновлений и предпочитаемого канала связи каждого, должна быть установлена ​​коммуникация.

Шаг 5: Поделитесь своим планом коммуникации со всей командой

Поделитесь планом коммуникации, чтобы проинформировать каждого человека о том, какие обновления и как часто они должны ожидать, а также возложите на них ответственность за предоставление необходимых подробностей. Обязательно приветствуйте обратную связь для гибкости и эффективности коммуникации.

Сделать карьеру в управлении проектами еще никогда не было так просто! Запишитесь на нашу программу последипломного образования по управлению проектами, чтобы начать сегодня!

Заключение

Коммуникации в управлении проектами определяют успех или неудачу проекта. Изучите все важные факторы, которые могут повлиять на ваш проект, с помощью нашего курса PGP Project Management. Посещайте интерактивные онлайн-занятия, мастер-классы от UMass Amherst, тематические исследования Harvard Business Publishing и выпускные проекты!