Важность хорошей коммуникации и повествования

Управление коммуникациями проекта

Управление коммуникациями проекта играет решающую роль в поддержании взаимопонимания между всеми членами команды управления проектом. Без коммуникации между всеми членами команды и заинтересованными сторонами проекта может произойти сбой в процессах, что может оказать негативное влияние на конечный продукт.

• Наибольшую угрозу для многих проектов представляет отсутствие коммуникации.
• В нашей культуре ИТ-специалисты не считаются хорошими коммуникаторами.
• Исследования показывают, что ИТ-специалисты должны уметь эффективно общаться, чтобы добиться успеха на своей должности.

Или основная цель коммуникации — поделиться сообщениями или информацией с заинтересованными сторонами. Это особенно касается коммуникации с членами команды проекта. Задача эффективное общение придерживаться единой точки зрения и менять подачу и ритм, чтобы не стать скучным. Возможно, вам придется рассказывать истории, чтобы гарантировать, что ключевые заинтересованные стороны получат сообщение. Великие коммуникаторы рассказывают истории, чтобы наладить связь с людьми, и позвольте мне сказать вам, что создать историю не составляет труда. При рассказе истории еще одним ключевым элементом является завершение на высокой ноте. Великие истории не исчезают.

Важность повествования историй

Одной из целей первой встречи является выработка понимания конечных бизнес-потребностей клиента. Это начинается с того, что вы слушаете своего клиента, прежде чем предлагать какие-либо решения; ИТ-персонал быстро перегружает своего клиента слишком большим количеством технических инструментов и решений, прежде чем полностью понять, что нужно его клиенту. И часто клиенты чувствуют, что они должны сообщать о своих потребностях на техническом языке или иметь в виду технический стек, приходя на эту встречу. Как ИТ-специалист, мы должны начать с основ и узнать бизнес-потребности клиента, определенные в терминах неспециалиста. Рассказывание историй является эффективным методом сообщения этих потребностей. Начните с того, что попросите своего клиента рассказать вам историю о том, что привело его за этот стол в первую очередь. Это может быть история о потенциальном клиенте, который не смог найти интересующий его продукт на веб-сайте организации и в итоге ушел в другую организацию.

Это может быть история о бесчисленных потерянных часах, потраченных администратором на поиск бумажных записей, когда он мог бы заниматься своей «настоящей работой» — помогать бизнесу контролировать свой бюджет. Это реальные проблемы, определяемые как потребности бизнеса и человека, а не технические термины. Это истории, изложенные на языке, который клиент чувствует себя комфортно. Эти истории позволяют ИТ-персоналу услышать реальные проблемы пользователей, не переходя к техническим решениям. Вам не нужно говорить конкретно: «Расскажите мне историю», чтобы ваши клиенты объяснили свою ситуацию. Есть несколько вопросов, которые вы можете задать своему клиенту, чтобы получить полезные истории:

• Попросите их объяснить проблемы, с которыми они в настоящее время сталкиваются.
• Попросите их описать, как они видят, как все должно работать в будущем.
• Спросите своего клиента, слышал ли он или видел ли он какие-либо примеры в других компаниях, которые, по его мнению, могли бы послужить прототипом решения его проблемы, и, наконец,
• Спросите своего клиента, слышал ли он или видел ли он какие-либо технические инструменты, которые, по его мнению, могли бы решить его проблему, и

Вы задаете вопросы, и истории возникают сами собой. Рассказывание истории помогает расставить приоритеты и приблизить вас к решениям. Во многих случаях разочарованная организация может подойти к столу с просьбой о «совершенно новом веб-сайте», и ИТ-специалисты могут присоединиться к вам, предложив разработать новый сайт с нуля, что может занять сотни часов.

С помощью сторителлинга вы можете услышать реальный бизнес. Выслушав сначала проблемы, вы можете определить, что несколько незначительных исправлений в каталоге веб-сайта могут решить проблему клиента более эффективно, чем полная переделка сайта. Сторителлинг — это отличный опыт для клиентов. Они часто чувствуют, что могут лучше выразить свои собственные потребности своими словами, чем если бы их заставляли спотыкаться на техническом языке перед полной комнатой ИТ-персонала. Они чувствуют, что являются частью процесса решения своей проблемы или выполнения своего запроса, и поэтому, как правило, более удовлетворены результатами.

Кроме того, ИТ-персонал получает гораздо лучшее понимание потребностей клиента и может предложить лучшие решения. Еще лучше, ИТ-персонал может быть готов внедрить определенное технологическое решение, предложенное клиентом.