Управление временем: секрет достижения карьерных целей в 2024 году

Сима Сахай была приглашенным ведущим мастер-класса по карьере Simplilearn под названием «Управление временем: секрет достижения ваших карьерных целей в 2024 году». Она — тренер по безопасности и развитию карьеры, проработавшая 18 лет в сфере образования и коммуникаций. В этом вебинаре она сосредоточилась на основах управления временем и на том, что могут сделать современные специалисты, чтобы эффективно использовать важность времени для достижения своих карьерных целей.

Сахай начала свою презентацию с вопроса о новогодних решениях. Она отметила, что все мы стремимся давать себе эти непоколебимые обещания, но в итоге эти решения часто заканчиваются хныканьем. Что идет не так, спрашивает она? Дело не в том, что у людей нет карьерных целей, мотивации или стремления к успеху. Дело в том, что нам часто не хватает одного важного навыка: управления своим временем.

Как гласит китайская пословица: «Дюйм времени стоит дюйма золота, но вы не можете купить дюйм времени за дюйм золота». Даже бесконечно малое количество времени, говорит она. Управление временем должно быть разбито на небольшие выполнимые цели, и если все сделано правильно, это может стать мантрой № 1 для успешных людей.

Сахай раскрывает три основных принципа управления временем, а также три практических действия, которые можно предпринять для достижения каждого из них.

#1: Время — это приоритет

Первая мантра в управлении временем — расстановка приоритетов. Мы должны научиться расставлять приоритеты в наших ежедневных задачах, и самые важные из них должны быть выполнены в первую очередь. Требования к вашему времени можно классифицировать в матрице 2×2, которую популяризировал Стивен Кови. Она фокусируется на важных и неважных задачах, а также на срочных и несрочных.

В первом квадранте находятся вещи, которые мы просто не можем игнорировать. Они охватывают все: от медицинских или финансовых кризисов, проектов с жесткими сроками или неотложных проблем, которые становятся срочными, потому что вы не готовы или откладывали дела на потом. Если вы живете в этом первом квадранте, вы всегда находитесь под постоянным давлением и можете выгореть.

В квадранте II находятся важные, но не срочные дела, такие как долгосрочное планирование, карьерные цели и жизненные цели. Сюда входит то, как вы инвестируете в себя, например, в свое здоровье, упражнения и полезные привычки. Мы должны проводить максимальное количество времени в квадранте два, говорит она, чтобы повысить себя и достичь своей цели. Чем больше времени мы проводим в квадранте 2, тем меньше времени проводим в квадранте I.

Квадрант III охватывает отвлекающие факторы в нашей жизни, такие как телефонные звонки, текстовые сообщения, электронные письма или непродуктивные встречи. Некоторые из них могут казаться срочными в данный момент, но не продуктивны. Сюда входит втягивание в проблемы других людей (например, слишком много помогать в чужие сроки), поэтому вам нужно научиться устанавливать четкие границы и научиться (дипломатично) говорить «нет».

Наконец, квадрант IV содержит виды деятельности, которые тратят время впустую, такие как досуг, долгие обеды, затягивание, мобильность, общение и т. д. Вопрос, который мы должны себе задать: «добавляют ли они нам ценность и производительность?» И ответ — «нет».

Практические советы по расстановке приоритетов

• Совет № 1: Начните с того, что вы считаете конечным результатом, и подумайте о долгосрочных последствиях того, что вы делаете. Спросите себя, поможет ли это мне или помешает позже, скажем, через год или больше? Всегда принимайте во внимание будущую временную перспективу.
• Совет №2: Помните о «принципе 4 D»: сделать, отложить (или задержать), делегировать, удалить (или отбросить). Например, для дел, которые требуют вашего внимания, либо сделайте, либо делегируйте. Если они вообще не нужны, отложите или просто удалите из списка приоритетов.
• Совет №3: Не чувствуйте вины. Не всегда возможно оставаться в квадрантах 1-3, поэтому не стоит чувствовать вину за время, проведенное в квадранте 4. Мы идем туда, чтобы временно подзарядиться, набраться сил и обновиться. Мы все люди, а не автоматы, поэтому, когда вам нужен перерыв, просто сделайте его и не беспокойтесь об этом.

#2: Время — это самоуправление

Управление временем сводится к управлению действиями по отношению к вашему времени. Ключ в том, чтобы оптимизировать время для любой задачи. Примером может служить измерение уровня вашей энергии. Если у вас больше энергии утром, чем вечером, то делайте больше утром, чтобы оптимизировать свое время, когда уровень энергии высок.

Практические советы по самоуправлению

• Совет № 1. Принцип DRY: не повторяйтесь. Избегайте повторяющихся вещей, таких как излишние встречи или звонки, и автоматизируйте свои задачи и процессы, чтобы избежать повторения, например, используя шаблоны электронных писем с помощью приложений для управления своим расписанием.
• Совет №2. Метод Pomodoro: Это второй по популярности метод управления временем (после 4 квадрантов). Разделите свой рабочий день и задачи на 25-минутные отрезки (pomodoro). Сосредоточьтесь на чем-то одном, затем переходите к следующему после 5-минутного перерыва. Завершите четыре отрезка для цикла Pomodoro. Это поможет вам сконцентрироваться (у вас есть только 25 минут на выполнение) и устранит все отвлекающие факторы (чтобы вы могли выложиться по полной).
• Совет № 3. Блокировка времени: разделите каждый час бодрствования и запишите все свои действия в получасовые или часовые блоки. Заполните свое время действиями, даже такими вещами, как завтрак, чтобы вы могли видеть, где есть пробелы. И не переоценивайте: дайте себе меньше времени, чтобы двигаться вперед быстрее.

#3: Время — деньги

Думайте о времени как о банковском счете. На вашем счете есть кредит в 24 часа (или 86 400 секунд); это много времени! Самое важное — как вы его используете, и оно пополняется каждый день. Используйте по максимуму каждый период времени и не тратьте его попусту. Все дело в создании ценности из вашего времени.

Практические советы по созданию ценности

• Совет № 1. Увеличьте свой собственный капитал: подумайте, сколько вы стоите сегодня и сколько вы хотите стоить через два года. Ваш собственный капитал со временем увеличивается, поэтому подумайте о своей собственной ценности и о том, как ее повысить, например, стремясь к повышению. Помните, что «самостоятельное инвестирование — лучшее время для инвестиций». Вы становитесь более ценным для себя и для своей организации.
• Совет № 2. Проведите аудит времени: Только 20 процентов людей проводят ежемесячный аудит времени, чтобы просмотреть и отследить, как они тратят и управляют своим временем. Мы часто чувствуем, что не контролируем ситуацию на работе, поэтому исходите из предпосылки ставить цели, которые увеличат ваш чистый капитал.
• Совет №3. Приравнивайте внимание к деньгам: сотрудники тратят два часа в день на отвлекающие факторы на работе. Так что не тратьте свое время. Отключите уведомления и не проверяйте телефон; они истощают ваше внимание. Проводите короткие и целенаправленные встречи. И цените свое время, научившись говорить «нет».

Вы профессионал, который стремится стать менеджером проекта? Тогда ознакомьтесь с нашей программой курса сертификации PMP® прямо сейчас!

Заключительные мысли об управлении временем

Sahay предлагает последнюю мысль Джима Рона: «Или вы управляете своим днем, или ваш день управляет вами». Каждый может научиться управлять своим временем на рабочем месте и быть более продуктивным с соответствующим повышением квалификации. Курсы Simplilearn по управлению проектами включают магистерскую программу Digital Project Manager и обучение на получение сертификата PMP. Ваше время ценно, поэтому начните сегодня и используйте его по максимуму!