Управление содержанием проекта и его важность в 2024 году

Управление содержанием проекта относится к набору процессов, которые обеспечивают точное определение и отображение содержания проекта. Методы управления содержанием позволяют менеджерам и руководителям проектов распределять правильный объем работы, необходимый для успешного завершения проекта, что касается, прежде всего, контроля над тем, что входит в объем проекта, а что нет.

Посмотрите это видео, чтобы понять суть управления проектами всего за 5 минут. Готовы повысить квалификацию сегодня?

Что такое управление содержанием проекта?

Управление содержанием проекта определяет и описывает всю работу, включенную в проект, например, цели, задачи, результаты и сроки.

Управление содержанием проекта определяет и документирует все цели, задачи, результаты, сроки и бюджеты проекта в процессе планирования. Модификации распространены в управлении проектами, особенно в крупных проектах.

Для менеджера проекта область знаний имеет решающее значение, и Институт управления проектами (PMI)® подчеркивает это.

Что такое объем проекта?

Под объемом понимается подробный набор результатов или особенностей проекта. Эти результаты вытекают из требований проекта. PMBOK® определяет объем проекта как «работу, которую необходимо выполнить для предоставления продукта, услуги или результата с указанными характеристиками и функциями».

Ниже приведены три процесса управления содержанием проекта:

• Планирование

  Процесс планирования – это попытка зафиксировать и определить работу, которую необходимо выполнить.

• Контроль

  Процессы контроля и мониторинга сосредоточены на документировании отслеживания, расширения объема, отслеживания и отклонения/одобрения изменений проекта.

• Закрытие

  В заключительном процессе закрытие включает в себя аудит результатов проекта и оценку результатов по сравнению с первоначальным планом.

Важность управления содержанием проекта

Если вы управляете проектом, отслеживание ожиданий заинтересованных сторон и клиентов может оказаться одной из самых сложных задач. Но при наличии четкого объема и установленных сроков менеджеру проекта будет легче обеспечить соблюдение сроков и эффективное использование времени на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Управление содержанием проекта помогает избежать ряда распространенных проблем, таких как:

• Напоминание о том, что фактический результат оказался меньше ожидаемого
• Регулярно меняющиеся требования
• Измените направление проекта, когда вы пройдете примерно половину пути.
• Пересмотр обсуждения бюджета
• Не соблюдаем сроки проекта

Управление содержанием является необходимостью для долгосрочного управления проектом. Это позволяет оценить, сколько времени, труда и денег потребуется для реализации проекта. Объем является важнейшим компонентом управления проектом; он устанавливает параметры для изменяющихся аспектов жизненного цикла проекта.

Заявление о содержании проекта

Объем проекта — это четкое определение работы, необходимой для успешного завершения или реализации проекта. Одна из обязанностей менеджера проекта — гарантировать, что будет выполнена только необходимая работа (объем) и что каждый из результатов может быть завершен в отведенное время и в рамках бюджета.

Документация по объему проекта будет объяснять границы проекта, устанавливать обязанности каждого члена команды и устанавливать процедуры проверки и утверждения завершенной работы. Эту документацию можно называть описанием объема работ, техническим заданием или техническим заданием.

Шаги, необходимые для управления содержанием проекта

Как менеджеру проекта вам необходимо определить объем проекта независимо от того, какую методологию вы выберете. Вот один из примеров систематического процесса сбора, определения и мониторинга объема.

1. Определить потребности проекта

   Определение потребностей проекта — это первый шаг к установлению графика проекта, распределению ресурсов проекта и постановке целей проекта. Только с помощью этих определенных шагов вы сможете понять, какую работу необходимо выполнить, то есть необходимо определить объем проекта. Как только это будет сделано, членам команды можно будет распределить задачи и дать указания по реализации проекта в заданные сроки и бюджет.

2. Понять цели проекта

   Чтобы определить масштаб проекта, важно сначала установить цели проекта, которые могут включать новый продукт, создание новой услуги внутри организации или разработку новой части программного обеспечения. Есть несколько целей, которые могут быть центральными в проекте; руководитель проекта обеспечивает достижение командой результатов в соответствии с заданными характеристиками или функциями.

3. Определите объем проекта

   Ресурсы и работа, необходимые для создания продукта или услуги, по сути, определяют масштаб проекта. Объем обычно определяет цели, которые будут достигнуты для достижения удовлетворительного результата.

Шаги по определению объема проекта

1. Цели проекта
2. Цели
3. Подэтапы
4. Задачи
5. Ресурсы
6. Бюджет
7. Расписание

Чтобы определить масштаб проекта, определите вышеуказанные параметры.

После того как эти параметры установлены, необходимо уточнить ограничения проекта и определить аспекты, которые не должны быть включены в проект. Благодаря этому масштаб проекта прояснит заинтересованным сторонам, высшему руководству и членам команды, что будет, а что не будет включено в конечный продукт или услугу.

Кроме того, масштаб проекта должен иметь осязаемую цель для организации, реализующей проект. Это является неотъемлемой частью масштаба проекта, поскольку оно будет играть жизненно важную роль в том, как методологии проекта будут применяться для его завершения.

Процессы управления содержанием проекта

1. Управление объемом плана

Это первый процесс в процессе управления содержанием проекта. В Руководство PMBOK®, пятое издание, добавлено несколько процессов, позволяющих отделить первоначальные действия по планированию от других действий. В результате этого процесса создается план управления содержанием. План управления содержанием описывает содержание проекта и документирует, как он будет в дальнейшем определяться, проверяться и контролироваться.

В таблице ниже показаны входы, инструменты и методы, а также результаты процесса управления содержанием плана.

План управления содержанием проекта описывает, как объем будет определяться, проверяться и контролироваться. Он также включает информацию о предотвращении или устранении расползания объема, обработке запросов на изменения, пути эскалации любых разногласий по элементам содержания между заинтересованными сторонами, процессе создания описания содержания, WBS и о том, как результаты будут приняты.

2. Соберите требования

Этот процесс включает документирование потребностей заинтересованных сторон с заявленным намерением достижения целей проекта. В этом процессе менеджеры используют несколько методов и инструментов для сбора требований проекта от заинтересованных сторон. В процессе предпринимается попытка не оставить камня на камне, в результате чего составляется подробный список требований к проекту. Если этот процесс выполняется тщательно и правильно, это может значительно снизить вероятность неприятных сюрпризов по мере продвижения проекта к завершению.

В таблице ниже показаны входные данные, инструменты и методы, а также выходные данные процесса сбора требований.

3. Определите область действия

Этот процесс включает в себя подготовку подробного описания проекта и его основных результатов. В объемах четко указано, чего проект должен достичь, а чего он не может достичь. Подтверждающие документы проверяются, чтобы гарантировать, что проект будет выполнять работу в соответствии с заявленными целями. Полученный результат определяет потребности заинтересованных сторон и сообщает ожидания относительно эффективности проекта.

В таблице ниже показаны входы, инструменты и методы, а также результаты процесса определения содержания.

4. Создайте иерархическую структуру работ (WBS)

Структура иерархии работ (WBS) является важным элементом процесса управления содержанием, и PMI® уделяет большое внимание этому аспекту — многие менеджеры проектов часто пропускают этот шаг, что приводит к неточному планированию. WBS предоставляет менеджеру проекта и команде возможность разбить описание содержания высокого уровня на более мелкие, управляемые единицы работы, называемые рабочими пакетами. Полученная WBS должна содержать полный список всех пакетов работ, необходимых для завершения проекта.

В таблице ниже показаны входы, инструменты и методы, а также результаты процесса создания иерархической структуры работ.

5. Проверка объема

Процесс проверки содержания фокусируется главным образом на принятии клиента. Это когда заказчик проекта официально принимает все результаты проекта. Этот процесс происходит в конце каждой фазы. В процессе работы заказчик дает отзыв о проделанной работе.

В таблице ниже показаны входные данные, инструменты и методы, а также выходные данные процесса проверки содержания.

6. Объем контроля

Контроль содержания — это последняя группа процессов управления содержанием проекта. Процесс управления объемом включает в себя мониторинг состояния проекта и управление изменениями объема.

В таблице ниже показаны входы, инструменты и методы, а также результаты процесса контроля содержания.

Этот процесс включает в себя оценку дополнительных требований заказчика или упреждающее упущение из виду объема проекта. Менеджеры сравнивают рабочий продукт с базовым планом содержания, чтобы гарантировать, что проект идет по графику, а все запрошенные изменения и рекомендуемые корректирующие или предупреждающие действия обрабатываются в рамках интегрированного процесса управления изменениями.

Советы по управлению содержанием проекта

Некоторые распространенные проблемы с управлением содержанием проекта могут привести к проблемам после начала проекта. Мы рекомендуем просмотреть всю документацию по управлению содержанием, обращая внимание на:

• Двусмысленность

  Неясность в сфере охвата часто приводит к ненужной работе и путанице. Чтобы избежать этого, сфера применения должна быть четко определена и точна.

• Неполное определение

  Неполные объемы работ приводят к срывам графика, что приводит к перерасходу средств. Чтобы избежать этого, объем данных должен быть полным и точным.

• Быстротечность

  Временные объемы работ приводят к их расползанию — основной причине задержек с поставками и «бесконечности» проектов. Чтобы избежать этого, документ об объеме работ должен быть доработан и оставаться неизменным на протяжении всего проекта.

• Несовместная сфера действия

  Объем, который не подготовлен совместно, приводит к неправильному толкованию требований и проектов. Чтобы избежать этого, документ о содержании должен быть доступен всем заинтересованным сторонам на каждом этапе процесса определения содержания.

• Понимание процесса управления содержанием проекта

Первое, что касается управления областью действия, — это не сама область действия. Существует пять этапов планирования управления объемом. Чтобы даже начать работу над своим проектом, лучше всего иметь хорошее представление о том, каким он будет.

Ваш клиент захочет знать, какие процессы вы будете использовать и как вы будете реализовывать свой проект. Есть разница между этим и вашим планом проекта.

Если вы не совсем уверены в пяти шагах управления содержанием проекта, запишите их сейчас.

1. Сбор требований
2. Определить область действия
3. Создание иерархической структуры работ
4. Проверка объема
5. Область управления

Хорошее понимание и внимание к этим шагам при управлении объемом имеет важное значение для эффективного завершения проекта.

• Методично собирайте требования к проекту

Итак, теперь, когда вы знаете шаги, давайте начнем с основ. Очевидно, что это важная идея, и ее не следует игнорировать. Чтобы начать проект, вы должны понять требования. Знание требований проекта является ключом к реализации успешных проектов. И без этого никто не сможет реализовать успешные проекты. С другой стороны, сбор требований к проекту может оказаться сложной задачей. Я уверен, что после долгой работы менеджером проекта вы это уже знаете.

Спросите, чего именно они желают. Исследуйте те животрепещущие вопросы, которые у вас есть, и делайте подробные заметки. Однако не расстраивайтесь, если ваша первая встреча с клиентом не предоставит вам всей информации, необходимой для реализации проекта, потому что это маловероятно.

• Попросите свою команду изучить требования проекта

Если вы начнете свой проект с расплывчатым представлением о том, что собираетесь делать, у вас будет меньше шансов принять какое-либо конкретное решение, поэтому потратьте некоторое время на то, чтобы спланировать, что вы хотите сделать, прежде чем что-либо говорить своему клиенту. .

Вернувшись в офис, найдите время, чтобы задокументировать все, что вы знаете о проекте. Закончив, поделитесь своими мыслями с коллегами и получите отзывы о своих ожиданиях и целях проекта.

Чтобы составить окончательное проектное предложение, набросайте приблизительный набросок и составьте список своих ожиданий. Понятно, что это большой объем работы, поэтому делегируйте как можно больше своей команде и ставьте перед ней задачи, чтобы они могли исследовать для вас различные задачи и делиться с вами ответами.

• Проконсультируйтесь, затем проконсультируйтесь еще раз

Хорошим первым шагом для большинства любого проекта является привлечение заинтересованных сторон с самого начала, даже до того, как вы окончательно определите содержание проекта. Содержание проекта закладывает основу для вашего предложения и определяет ожидаемый результат вашего проекта.

• Определите масштаб вашего проекта

Как только вы почувствуете уверенность в конкретных потребностях вашего проекта, следующим шагом будет определение его масштаба. В этом разделе вы должны подробно описать, что принесет ваш проект. В нем также должно быть указано, что не будет доставлено, а также бюджет и график.

• Всегда уточняйте объем проекта у клиента

Когда вы закончите разработку содержания проекта, презентуйте его своему клиенту. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы обсудить ожидаемые результаты и ориентиры вашего проекта. Поделитесь ожидаемым бюджетом и графиком проекта.

5 за эффективное управление содержанием проекта

1. Четко определите объем проекта: подробно определите объем проекта и убедитесь, что все его участники понимают его. Это должно включать в себя то, что включено в проект, что не включено, а также результаты, которые будут произведены.
2. Создайте структуру иерархии работ (WBS). Разбейте проект на более мелкие, управляемые задачи с помощью WBS. Это помогает определить все задачи, которые необходимо выполнить, и эффективно распределить ресурсы и время.
3. Установите процесс контроля изменений. Разработайте процесс контроля изменений для эффективного управления изменениями содержания. Этот процесс должен включать этапы запроса изменений, оценки влияния изменений, а также утверждения или отклонения изменений.
4. Установите реалистичные сроки проекта. Установите реалистичные сроки завершения проекта на основе определенного объема работ. Убедитесь, что график включает время на случай непредвиденных событий и задержек.
5. Мониторинг и контроль объема: постоянно отслеживайте и контролируйте объем проекта, чтобы гарантировать, что проект продвигается в соответствии с планом. Определите любые изменения в объеме, которые могут повлиять на сроки, бюджет или качество проекта, и при необходимости примите корректирующие меры.

Зачем менеджерам проектов необходимо управление объемом?

Эффективное управление содержанием проекта требует четкого общения, чтобы гарантировать, что заинтересованные стороны и члены команды понимают масштаб проекта, одновременно договариваясь о том, как будут достигнуты цели проекта.

Управление объемом помогает избежать проблем, с которыми может столкнуться проект из-за раздувания объема и неупорядоченного списка требований. Объем проекта четко определяет, что включено в проект, а что нет, и контролирует, что добавляется или удаляется по мере выполнения проекта. Управление содержанием устанавливает механизмы контроля для устранения факторов, которые могут привести к изменениям в течение жизненного цикла проекта.

Без определения масштаба проекта невозможно оценить стоимость и время, которое потребуется на реализацию проекта. Иногда из-за отсутствия связи может потребоваться изменить объем работ. Это напрямую влияет на стоимость и нарушает график реализации проекта, вызывая убытки.

Заключение

Управление содержанием проекта реализовать несложно; однако это требует усилий, времени и терпения. Инвестиции того стоят, поскольку правильное управление содержанием поможет вам четко определить объем работ и реализовать проект с минимальным перерасходом средств.

Если вы готовитесь к экзамену PMP, рассмотрите онлайн-обучение по сертификации PMP от Simplilearn. Мы предлагаем широкий выбор курсов по управлению проектами, таких как последипломная программа по управлению проектами, которую преподают сертифицированные преподаватели с опытом работы в отрасли не менее 10 лет.

Часто задаваемые вопросы

1. Какова важность управления проектами в будущем?

Управление проектами будет оставаться решающим в будущем, поскольку организации стремятся эффективно реализовывать проекты вовремя и в рамках бюджета. С ростом сложности проектов управление проектами обеспечивает структурированный подход к планированию, выполнению и мониторингу проектов, гарантируя их успех и максимизируя бизнес-результаты.

2. Каковы 5 основных процессов управления содержанием проекта?

Пять основных процессов управления содержанием проекта:

1. Сбор требований — сбор и документирование потребностей и ожиданий заинтересованных сторон.
2. Определить объем — создание подробного описания содержания проекта, в котором описываются результаты, цели и границы проекта.
3. Создайте структуру разбивки работ — разбейте объем проекта на более мелкие и более управляемые компоненты.
4. Проверка объема — получение согласия заинтересованных сторон на результаты проекта.
5. Control Scope — мониторинг и контроль содержания проекта, включая изменения и их влияние на проект.

3. В чем важность управления содержанием проекта?

Управление содержанием проекта важно для обеспечения того, чтобы проект был реализован вовремя, в рамках бюджета и соответствовал потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон. Он обеспечивает основу для определения объема проекта, его разбиения на управляемые части и проверки его заинтересованными сторонами. Это помогает предотвратить расползание масштабов, которое может вызвать задержки, перерасход средств и недовольство заинтересованных сторон. Эффективное управление содержанием также помогает выявить потенциальные риски и возможности, позволяя команде проекта принимать обоснованные решения и при необходимости адаптироваться к изменениям. В целом, управление содержанием проекта имеет важное значение для обеспечения успеха проекта и достижения его целей.