Управление процессами мониторинга и контроля проекта (обновлено)

В настоящее время эффективно контролировать и управлять проектом — сложная задача. Я уверен, что каждый из нас использует множество методологий, чтобы сохранить контроль над проектом. Но помимо этого контроля почти 70% проектов с треском проваливаются. И если проект завершен успешно — либо вы потратили больше денег на его завершение (т. е. превысили бюджет), либо потратили больше времени на его завершение (т. е. отстали от графика). Обе ситуации плохи для менеджера проекта. Итак, суть в том, что должен сделать менеджер проекта, чтобы спасти эту плохую ситуацию в проекте? Нелегко контролировать ценообразование, график и объем проекта. Эти три ограничения проекта всегда будут создавать проблемы для вашего проекта. Будьте бдительны! Если вы хорошо поддерживаете эти три базовых уровня (базовые уровни объема, базовые уровни расписания и базовые уровни производительности затрат), то вы отлично справляетесь.

Итак, как поддерживать эти базовые показатели? Как эффективно контролировать проект, чтобы вы могли завершить проект в рамках базовых показателей? Руководство PMBOK® (Свод знаний по управлению проектами) рекомендует некоторые стандартные процессы для успешного контроля и мониторинга проекта. Позвольте мне вкратце объяснить вам шаги мониторинга и контроля проекта.

Важность мониторинга и контроля проекта

Мониторинг проекта и контроль бесперебойного выполнения задач, а также помогает повысить эффективность и производительность проекта. Мониторинг позволяет контролировать проект, включая его своевременное завершение.

Своевременный сбор данных позволяет менеджерам принимать обоснованные решения и использовать возможности, а любые необходимые изменения можно внести заранее, что значительно сокращает потери времени.

Метод мониторинга и контроля

Процесс мониторинга и контроля проекта позволяет менеджерам устанавливать эффективные сроки проекта, включая объем, бюджет и график. Затем эта информация может использоваться для мониторинга хода проекта на протяжении всего его жизненного цикла.

Хорошим методом мониторинга и контроля является структура разбиения работ (WBS), которая разбивает большой проект на задачи и подзадачи, что упрощает управление и оценку проекта. Это также облегчает менеджеру обнаружение любых проблем, которые могут поддерживать и контролировать проект более эффективно.

Структура декомпозиции работ выглядит примерно так:

Методы мониторинга и контроля

Существует множество методов мониторинга и контроля, которые могут использовать менеджеры проектов, в том числе:

Матрица отслеживания требований (RTM)

RTM позволяет менеджерам отображать или отслеживать требования и результаты проекта. Он сопоставляет отношения между двумя базовыми документами. Он делает задачи более наглядными и не позволяет добавлять новые задачи без одобрения.

Контрольная карта

Контрольная карта отслеживает качество проекта. Существует две основные формы контрольной карты — одномерная контрольная карта и многомерная карта. Одномерная контрольная карта показывает только одну характеристику проекта за раз, тогда как многомерная контрольная карта показывает несколько характеристик.

Обзорные и статусные совещания

Этот метод позволяет менеджерам и заинтересованным сторонам оставаться на одной странице и анализировать проект, чтобы выделить основные изменения или любые возникающие проблемы. Они также могут выделить любые проблемы, которые могут возникнуть на более поздних этапах.

Почему важно отслеживать и контролировать проекты?

Во время проекта происходит много событий, включая множество неожиданных изменений и возникающих проблем. Любой хороший менеджер проекта может сказать вам, что, хотя соблюдение сроков важно, понимание проекта от начала до конца гораздо важнее.

Мониторинг и контроль — эффективный способ понять, на какой стадии в данный момент находится проект, какие изменения он претерпевает, какие проблемы необходимо решить немедленно, а также какой контроль качества необходимо осуществить.

Имея обновленную информацию на каждом этапе, менеджеры могут принимать обоснованные решения для исправления проблем в самом начале и даже избегать любых потенциальных проблем, которые могут возникнуть в будущем. Они также могут гарантировать, что проект достигнет идеального баланса между стоимостью, качеством и сроками.

Мониторинг и контроль работы над проектом, а также комплексное управление изменениями

После планирования проекта, вы должны начать работать над проектом в соответствии с планированием, и теперь вам пора проверить, работаете ли вы так, как планировалось. Поскольку изначально вы запланировали свой проект в соответствии с имеющейся информацией (Планирование набегающей волны), очевидно, что в ходе работы в проекте будут происходить изменения (вот почему планирование носит итеративный характер и постепенно детализируется). Хорошие менеджеры проектов всегда стремятся избегать изменений и эффективно их контролируют, если они происходят, уравновешивая базовые показатели. Обсудите с консультантами, другими МСП, высшим руководством или любыми другими заинтересованными сторонами проекта, включая вашего клиента, и попытайтесь найти решение. Изменения требуются, но не всегда обязательны. Не рассматривайте запрос на изменение, который не имеет ничего общего с требованиями проекта.

Проверка области действия и контроль области действия

Проверка объема работ обычно выполняется после выполнения контроля качества. Когда ваш проектный результат принимается из контроля качества, он переходит на стадию проверки объема работ. Ваш заказчик проверит объем работ, соответствует ли результат всем требованиям, и если на этом этапе все правильно, результат будет передан на площадку заказчика. Если нет, то, опять же, результат необходимо пересмотреть на стадии производства. Как руководитель проекта, вы должны контролировать объем работ на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это не то, что когда результат готов, только вы начинаете контролировать продукт; это постоянный процесс. Вы должны быть особенно осторожны, чтобы требования к объему работ не выскользнули из ваших рук.

Контроль графика и контроль стоимости

С помощью Earned Value Management (EVM) вы должны контролировать график и стоимость вашего проекта. Вы знаете свой CPI (индекс эффективности затрат) и SPI (индекс эффективности графика), и на основе результатов CPI и SPI вы можете контролировать и управлять проектом. Если ваш CPI положительный или больше 1, вы хорошо справляетесь с затратами на проект, а если SPI положительный или больше 1, вы хорошо справляетесь с графиком (см. Область знаний по управлению затратами, Руководство PMBOK®).

Осуществлять контроль качества

Прежде чем доставить продукт клиенту, вам необходимо перепроверить, поставляете ли вы продукт с качеством, требуемым клиентом. Для этого вы можете обратиться за помощью к множеству инструментов или процессов качества, таких как анализ первопричин, диаграмма Парето, контрольная диаграмма, гистограммы и т. д.

Отчет о производительности

Поскольку вы управляете крупным проектом с несколькими заинтересованными сторонами, вам необходимо обновить статус проекта для каждой ответственной заинтересованной стороны. В основном вам необходимо обновить отчет о ходе проекта, например, на какой стадии вы находитесь в ходе проекта? Что будет прогнозом для вашего проекта?

Контроль риска

Риск может быть в любое время и в любом месте вашего проекта. Как менеджер проекта, вы не можете сказать, что будете проверять риск только на этапе мониторинга и контроля. Очевидно, нет!!! Риск следует измерять сразу после начала проекта. Это постоянная задача для менеджера проекта.

Администрирование закупок

Если вы передаете какой-либо процесс на субподряд другой стороне, вам также необходимо своевременно контролировать их работу. На основе их работы может быть решена судьба проекта. Поэтому не относитесь к этому легкомысленно. Это исключительная обязанность руководителя проекта контролировать и выполнять работу субподрядчиков.

Simplilearn предлагает лучшую в своем классе подготовку к экзамену PMP®, которая поможет вам успешно сдать экзамен с первой попытки.