Управление портфелем корпоративных проектов: преимущества, проблемы, процесс и показатели

Компании понимают важность управления портфелем проектов предприятия, но связанные с этим детали обычно требуют более детального понимания. Поэтому в этой статье рассматриваются преимущества, а также проблемы и необходимая информация о методологии.

Что такое управление портфелем корпоративных проектов (EPPM)?

Управление портфелем проектов предприятия контролирует соответствие различных проектов в компании ее общим целям, методам повышения эффективности и эффективному использованию имеющихся ресурсов и усилий сотрудников. С другой стороны, оно использует бизнес-стратегию для категоризации и фильтрации подходящих проектов для целей компании.

Как построить процесс управления портфелем корпоративных проектов?

Процесс должен быть построен со стратегией. Вот шаблон для справки, который можно настроить в соответствии с потребностями.

Создать инвентарь проекта

Вам необходимо иметь детали того, что вы хотите организовать. Этот шаг включает в себя определение и перечисление всех проектов и обзор их деталей. Затем организуйте проекты на основе приоритета и целей компании.

Обсудите важные вопросы

Критические вопросы определяют критерии приоритета и соответствия целям. Вопросы могут основываться на приоритете и значимости проекта относительно целей, финансовой состоятельности проектов, анализе рисков и неэффективных проектах. Вопросы также должны основываться на методах улучшения, поощрении сотрудников и управлении затратами.

Развивайте свой EPMO

Офис управления портфелем проектов предприятия следует создать в месте стратегического планирования для облегчения доступа к нескольким проектам и программам.

Согласуйте свои проекты

Выбранные проекты следует еще раз согласовать со стратегией и целями организации для эффективной оценки распределения бюджета и планирования.

Назначьте свои проекты

Каждый проект должен иметь менеджера проекта для подотчетности. После согласования и расстановки приоритетов проектов настало время назначить менеджера проекта.

Назначить команду по внедрению

Команда по внедрению управляет проектом и обновляет различные отделы соответствующей информацией. Она включает в себя менеджера проекта, менеджера портфеля, заинтересованных лиц, членов команды EPPm и менеджера программы.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Запустите свой EPPM

Реализуйте или запустите EPPM, предназначенный для отслеживания текущих проектов, получения показателей их успешности и получения актуальной информации о внешних и внутренних ресурсах проекта и достигнутых целях.

Мониторинг исполнения и соответствия

Первичным действием EPPM будет мониторинг статуса проекта и управление им для любых запросов. Обновления должны быть направлены заинтересованным сторонам.

Получайте полезные бизнес-идеи

EPPM должен быть разработан для предоставления обзора ролей и обязанностей, выполняемых каждым членом, для отслеживания индивидуального статуса прогресса. Он также освещает различные проблемы, с которыми приходится сталкиваться, и требования перераспределения.

Настройте шаблоны прослеживаемости

Traceability понимает основы проектов относительно назначения, времени и действий. Таким образом, чтобы избежать пробелов в коммуникации и потерь, настройте систему EPPM соответствующим образом.

Создайте документ для извлеченных уроков

Необходимо создать эффективный документ с подробным анализом и мозговыми штурмами с участниками проекта. Достижения, неудачи и рекомендации, отмеченные в ходе извлеченных уроков, имеют решающее значение для новых проектов и общей организации.

Признаки того, что ваша организация готова к EPPM

Готовность организации к EPPM можно определить с помощью вопросов по этим трем темам:

Выбор проекта

Достаточно ли члены команды осведомлены о стратегии организации, чтобы свободно говорить о ней? Кроме того, понимают ли они значимость своей работы относительно бизнес-стратегии организации?

Приоритезация проекта

Затрачивается ли время на реализацию проекта, и был ли у вас опыт успешного завершения проектов?

Реализация проекта

Могут ли руководители организации практически реализовать проекты? Кроме того, если текущие проекты основаны на нескольких бизнес-подразделениях? Также, возможно ли уже реализовать критически важные для бизнеса проекты?

Отрицательный ответ на два или более вопросов указывает на необходимость ЭПМП.

Чем корпоративный PPM отличается от традиционного PPM?

Enterprise PPM касается всех проектов, программ и портфелей в организации, в то время как традиционный PPM сосредоточен на уровне бизнес-единиц. В результате традиционный PPM больше сосредоточен на отдельных командах или бизнес-единицах, улучшая общую поставку работ. Enterprise PPM проверяет релевантность проектов и программ в соответствии с бизнес-целями и вовлекает кросс-функциональные команды и заинтересованных лиц.

Заработайте 60 PDU: выберите один из 6 курсовПрограмма магистратуры PMP® PlusЗарегистрируйтесь сейчас!

Преимущества управления портфелем корпоративных проектов

Подробно описаны многочисленные преимущества:

Выравнивание

Согласование проекта включает в себя отделы, бюджеты, ресурсы, наборы навыков и графики. Это обеспечивает эффективные результаты.

Предсказуемость

Имея на руках информацию о различных аспектах проекта, можно легко предсказать проблему. Например, неправильное распределение ресурсов и бюджетные ограничения можно предсказать на основе текущих потребностей и использования денег.

Планирование, а не реагирование

Прогнозируемый риск несет в себе неопределенность. Реагирование на такие сценарии может привести к беспорядку и дезорганизации. Таким образом, планирование и наблюдение в таких обстоятельствах являются лучшим вариантом.

Лучшая видимость и контроль

Это помогает в управлении рекомендуемыми изменениями в установленных процессах. Многократные запросы на одобрение дают время для размышления над требованиями запроса.

Метрики портфеля корпоративных проектов

В этом разделе рассматривается соблюдение критериев для измерения успешности EPPM. Критерии могут быть финансовыми, качественными данными или основанными на роли. В частности, метриками могут быть удовлетворенность сотрудников, затраты, количество дней для завершения проекта, суммы к оплате и получению и несколько счетов-фактур. Кроме того, в качестве метрик могут использоваться стоимость доли рынка, ключевые показатели эффективности, окупаемость инвестиций, количество пользователей и другие точки.

Основные проблемы управления портфелем корпоративных проектов

Поскольку EPPM базируется на организационном уровне, проблемы имеют сложность и требуют тактического подхода к их решению. Поэтому некоторые из них перечислены:

Строгий финансовый менеджмент

Финансы — это то, к чему руководство должно быть очень придирчиво. Таким образом, для повышения окупаемости инвестиций и эффективности требуются хорошо спланированные элементы управления.

Отсутствие специальных управленческих навыков

Недостаток определенных управленческих навыков можно компенсировать путем обучения и эффективного выбора уже имеющихся навыков.

Выбор инструментов EPPM

Инструменты EPPM должны выбираться с большой долей логики и обоснования, чтобы избежать необходимости их замены по истечении определенного времени.

Перегрузка КПЭ

Поскольку важны лишь немногие показатели, сосредоточьтесь только на ключевых показателях эффективности, касающихся значимых показателей.

Почему офис по управлению корпоративным портфелем важен для организаций?

Офис управления портфелем предприятий управляет системой управления портфелем проектов предприятий. Они отвечают за выполнение установленных процессов EPPM путем установления правил и положений для различных категорий.

Что такое ЭПМО?

ЭПМО распределяет ресурсы, устраняет дублирование ресурсов, управляет командами, ведя их к достижению целей, оценивает их работу, рекомендует улучшения и принимает решения на основе приоритетных задач.

Какова роль EPMO?

На основе портфелей предприятий EPMO контролирует работу отделов и взаимодействует с руководителями.

Зачем нужны ЭПМО?

На создание EPPM можно положиться частично; скорее, для внедрения требуется EPMO. EPMO не привязаны к какому-либо отделу и требуют поддержки со стороны руководителей. Они должны повышать осведомленность о проектах, расставлять их по приоритетам, показывать их значимость для целей организации, а также связывать и контролировать отделы.

Сделать карьеру в управлении проектами еще никогда не было так просто! Запишитесь на нашу программу последипломного образования по управлению проектами, чтобы начать сегодня!

Заключение

EPPM имеет решающее значение для определения взаимосвязи значимости проектов относительно целей и задач компании. Поэтому он расставляет приоритеты проектов на основе последних и устанавливает правила, а также осуществляет централизованное управление подразделениями организации, что приводит компанию к успеху.

Станьте лидером проекта, получив знания о лучших инструментах, навыках и концепциях управления проектами. Запишитесь на наш курс сертификации по управлению проектами PGP в сотрудничестве с UMass Amhrest. Вы сможете посещать живые занятия и мастер-классы экспертов UMass. Наряду с этим, курс охватывает кейсы Harvard Business Publishing и выпускные проекты.