Учебник по асанам для начинающих: как начать заниматься асанами

В эту эпоху растущих требований клиентов, возросшей конкуренции и разбросанности команд по всему миру компании не могут позволить себе упустить момент. Проекты должны выполняться гладко, а сроки должны соблюдаться. Однако, когда удаленные сотрудники живут на другом конце света, производительность труда снижается как никогда легко. Когда это происходит, производительность падает, а репутация бизнеса оказывается под ударом.

Вот тут-то и появляются инструменты управления проектами, такие как Asana. Asana — один из самых популярных инструментов управления проектами и совместной работы, на который полагаются такие компании, как Pinterest, Uber и Airbnb. Он предлагает множество отличных функций и идеально подходит для команд любого размера. Однако первое знакомство с Asana может оказаться пугающим. Несмотря на всю свою мощь, он также может быть немного запутанным для тех, кто впервые использует это программное обеспечение.

В этом руководстве по Asana для начинающих мы поможем вам начать свой путь в Asana как профессионал. Прочитайте это руководство по Asana, чтобы ознакомиться с некоторыми из лучших функций Asana и узнать, как эффективно их использовать.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Что такое асана?

Asana — это облачное программное обеспечение для управления работой, которое позволяет оптимизировать рабочий процесс и сотрудничать с командой с любого устройства. Это эксклюзивный инструмент для совместной работы, ориентированный на выполнение задач, который позволяет менеджерам планировать, назначать, отслеживать и выполнять проекты совместно с членами своей команды в запланированные сроки. Это подходящий выбор для малых и средних традиционных и гибких предприятий, а также для локальных и удаленных команд.

Asana позволяет интегрировать в себя несколько сторонних приложений и программного обеспечения, что делает его хитом среди руководителей команд. Он позволяет вам приглашать людей в рабочее пространство, где команда может визуализировать свои задачи и предстоящие проекты. Они сотрудничают для выполнения задач вместе как единое целое. Asana имеет адаптивный пользовательский интерфейс. Это защищенная платформа, где вы можете безопасно хранить информацию вашей компании относительно проектов, клиентов и сотрудников.

Хотя Asana существует уже некоторое время и пользуется массовой популярностью по разным причинам, ее пользовательский интерфейс может быть немного пугающим для новичков. В этом руководстве по Asana разобраны основные шаги и упрощены функции, чтобы вы могли максимально использовать платформу.

Как начать использовать асаны?

Asana — это платформа, которая обеспечивает несколько видов просмотра проектов, в отличие от многих программных инструментов на рынке. Это дает вам свободу выбора наиболее специфичного для вашей работы/проекта варианта. Пользователи могут воспользоваться различными вариантами просмотра, такими как доска Kanban, списки, календари, портфолио, временные шкалы и рабочие нагрузки, чтобы помочь им планировать и разрабатывать стратегию действий так, как им удобнее. Вы можете просматривать задачи в списке, разделенном на разделы, или на доске Kanban, разделенной на столбцы. Календарь и временная шкала показывают задачи по дате.

Визуализация плана рабочего процесса может оптимизировать производительность не только сотрудников, но и их менеджеров. Asana позволяет руководителям проектов переключаться между представлениями, чтобы получить более полную картину проекта — кому что поручено, сроки выполнения, ход выполнения задач и статус завершения. Панели управления проектами Asana настраиваются и могут обновляться в режиме реального времени.

Управление задачами — важнейший элемент любого проекта, независимо от его масштаба или объема. Оно подразумевает эффективное планирование, распределение задач, приоритизацию задач, управление временем и анализ времени. Система задач Asana переполнена и может показаться устрашающей для новичков.

Однако у вас есть прерогатива разделить задачи на разделы, озаглавленные по отделу, статусу завершения, дате публикации и т. д. Asana обладает большим количеством функций, и от навыков пользователя во многом будет зависеть, как он использует эти многозадачные функции для достижения наилучшего результата. Пользователи могут свободно редактировать и добавлять пользовательские поля в своих проектах.

Меню задач может помочь с большей рационализацией и организацией, чтобы сократить беспорядок на работе. Для доски Kanban это может быть так же просто, как щелчок и перетаскивание, но в большинстве других представлений вам придется редактировать и изменять раздел, чтобы переместить задачу.

• Подзадачи и зависимости

Эти функции отлично подходят для сложных задач, которые необходимо упростить. Подзадачи могут быть такими же исчерпывающими, как и сама задача, и могут иметь отдельных исполнителей и сроки выполнения. Щелкните ссылку «добавить подзадачу», и она загрузит свою страницу, позволяя вам редактировать.

Однако, чтобы установить зависимую задачу, щелкните меню с тремя точками и выберите опцию «сделать зависимой». Функция зависимостей позволяет программному обеспечению отправлять уведомления исполнителям подзадач, сообщая, когда основная задача выполнена или когда сроки выполнения смещены, чтобы зависимые задачи оставались в хронологическом порядке, когда выполняется какое-либо редактирование первой задачи.

Подзадачи и зависимости позволяют сохранять рабочую нагрузку четкой и свободной от стресса.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

• Автоматизация и интеграция

Одной из самых важных особенностей Asana является то, что она может легко интегрироваться с многочисленными другими программными приложениями, чего не предлагают ее конкуренты.

Чтобы создать новую интеграцию, перейдите к стрелке рядом с названием вашего проекта и нажмите на опцию меню «добавить приложения». Здесь у вас есть выбор: просмотреть каталог Asana или добавить приложение по вашему выбору. Для вашего удобства каталог Asana был дополнительно разделен на определенные категории. Процесс интеграции представляет собой набор шагов, которые необходимо выполнить для настройки.

Нажмите на опцию меню «правила» над любым представлением. Правила состоят из набора триггеров и действий, которые приводятся в действие после активации. Правила помогают автоматизировать задачи в проектах. Например, эти «правила» немедленно уведомят всех членов команды о любых изменениях в проекте. Чем более уточнена или сложна задача, тем больше потребность в «правилах».

Формы заполняются третьими лицами для добавления задач в проект; они также могут заполнять формы по ссылке для заполнения запросов или отправки отзывов.

Для обмена нажмите кнопку «share form link» в правом верхнем углу вашего проекта. Однако убедитесь, что вы делитесь формами только с теми, у кого есть законная потребность в отправке запросов.

• Создайте свой первый проект

Нажмите кнопку «Создать проект»; выберите, как сопоставить ваш проект; назовите ваш проект и выберите вид по умолчанию. Вы закончите, создав свой первый проект с описанием.

Организация задач устранит весь беспорядок и путаницу, придав вашему проекту более чистый и доступный вид. Организация проекта будет означать добавление соответствующих разделов в проект нажатием кнопки «добавить разделы». Вы можете разделить свои задачи на «to-dos», «doing» и «done». Вы также можете переместить существующие задачи в новые разделы, нажав на задачу в списке. В разделе «Projects» нажмите «untitled section», который представит раскрывающийся список с вашими вариантами.

Как руководитель проекта, вы будете постоянно работать над несколькими проектами одновременно. Без организатора может быть полный хаос (читайте эффективные инструменты управления проектами, такие как Asana).

Asana позволяет добавлять задачи в несколько разнообразных проектов, чтобы избежать дублирования. Также в ней есть необходимые функции, которые позволяют держать всех в курсе. У вас есть возможность назначать задачи членам команды с указанием сроков, чтобы было понятно, кто за что отвечает и к какой дате ожидается сдача проекта.

Изучите основные навыки эффективного лидерстваПрограмма принципов исполнительного лидерстваИзучите программу

Как организована Асана

Asana — это мощный инструмент для совместной работы, который объединяет менеджеров и сотрудников на одной доске, объединяя всех в едином пространстве. Более крупные и сложные бизнес-проекты далее разделяются на команды с назначенными задачами и подзадачами. Asana обеспечивает эффективное распределение задач и высокую производительность сотрудников, гарантируя качественную и быструю работу.

Наши ученики также спрашивали

1. Как лучше всего использовать асаны?

Вы можете использовать комбинацию функций, чтобы максимально эффективно использовать Asana. Некоторые из них включают в себя: распределение задач между исполнителями, четкое определение сроков выполнения, использование цветовых кодов, визуализацию расписаний, преобразование писем напрямую в задачи, использование расширений Chrome, шаблонов проектов, настраиваемых полей, создание разделов, определение подзадач, интеграция Asana с другими инструментами, общение в рамках задач, работа с тегами приоритетов, определение целей как вех, обновление статуса проекта и отметка выполненных задач.

2. Сложно ли выучить асаны?

Asana невероятно проста в освоении, даже если поначалу она может немного сбивать с толку новичков. Как только вы освоитесь, вы поймете, что это стоило усилий. Она гибкая и чрезвычайно удобная в обращении и является одним из лучших инструментов для совместной работы и повышения производительности команды.

3. Для чего не подходят асаны?

Интерфейс Asana может быть немного сложным и пугающим для новых пользователей. Именно для этого им рекомендуется посмотреть видеоуроки Asana для начинающих, которые могут послужить полезным руководством, чтобы помочь им лучше ориентироваться в программном обеспечении. Более того, Asana имеет ограниченное назначение, что означает, что руководители проектов не могут назначать нескольких человек на одну и ту же задачу, они будут вынуждены создавать несколько задач в событии. Asana также не является программным обеспечением для отслеживания времени, что является серьезным недостатком.

4. Как проецироваться в асане?

Нажмите «Проекты» и введите название и описание проекта. Выберите команду/участника, которому вы хотите назначить проект. Настройте параметры конфиденциальности проекта. Выберите список, временную шкалу или макет календаря. После того, как вы закончите добавлять детали, вы закончите настройку нового проекта.

5. Чем Asana отличается от Jira?

Asana — это инструмент для совместной работы по управлению проектами общего назначения, который не предлагает готовую поддержку Agile, как программное обеспечение Jira. Jira имеет предопределенные рабочие процессы, которые помогут вам быстро приступить к работе. Дюжина действенных идей может помочь оценить производительность команды на каждом этапе в Jira. Он предлагает функцию безопасности более высокого уровня, чем Asana.

Хотите построить карьеру в самой быстрорастущей отрасли? Присоединяйтесь к нашей программе последипломного образования по управлению проектами. Зарегистрируйтесь сейчас!

Заработайте 146 PDU | В 8 раз больше живого взаимодействия | Несколько проектов Capstone

Заключительные мысли

Вы не можете представить себе ни один бизнес или компанию без проекта. Это означает, что обученные и компетентные менеджеры проектов востребованы везде и всегда. Масштаб и объем проекта различаются в зависимости от таких отраслей, как мода и одежда, строительство, архитектура, компьютерные науки, робототехника и т. д. Это ваш шанс сделать захватывающую и многогранную карьеру в управлении проектами.

В Simplilearn мы предлагаем индивидуальные курсы по управлению проектами как для новичков, так и для профессионалов. Содержание курса курируется экспертами отрасли и доступно по гибким ценам. Зарегистрируйтесь, чтобы начать сегодня!