Тройные ограничения управления проектами: время, объем и стоимость

В современных корпоративных условиях треугольник управления проектами, или железный треугольник, состоит из трех ограничений, к которым обычно «привязан» проект. Эти три элемента тройных ограничений управления проектами находятся в пропорциональной зависимости, где корректировка одного из них также приведет к изменению двух других ограничений. Теория тройных ограничений — не новая концепция; менеджеры проектов используют ее уже не менее 50 лет.

Каковы тройные ограничения управления проектами?

Тройные ограничения управления проектами служат моделью ограничений, которые сопутствуют управлению проектами. Эти три ограничения:

• Стоимость: бюджет проекта, который служит финансовым ограничением в проекте.
• Область действия: Действия, необходимые для достижения целей проекта.
• Время: график проекта, на основании которого проект будет завершен.

Согласно Тройным ограничениям управления проектами, стоимость, время и масштаб проекта влияют на его успех. Менеджер проекта может контролировать тройные ограничения, уравновешивая эти три ограничения с помощью компромиссов.

Хотя тройные ограничения управления проектами необходимы для любого успешного проекта, они не определяют его успех. Проекты состоят из нескольких компонентов, гораздо больше, чем три, которые составляют тройное ограничение. Чтобы лучше отразить наиболее важные элементы проекта, некоторые эксперты по управлению проектами включили в модель следующие дополнительные ограничения:

• Качество: Каждый проект имеет критерии качества, независимо от того, имеет ли конечный результат материальный или нематериальный результат. Для контроля качества менеджерам проектов требуется план управления качеством.
• Риск: Риск — неизбежная часть любого проекта. Менеджерам проектов необходимо оценить и составить план управления рисками, который оценивает и подробно описывает, как риски будут управляться.
• Выгода: Различные типы выгод извлекаются из проектов. Менеджер проекта обеспечивает наилучшие финансовые выгоды для участников проекта.

Заработайте 60 PDU: выберите один из 6 курсовПрограмма магистратуры PMP® PlusЗарегистрируйтесь сейчас!

Почему тройное ограничение важно для успеха проекта

Треугольник — это простая техника оповещения заинтересованных сторон о расползании границ. Он также подчеркивает, как можно и нужно рассматривать компромиссы. Модель треугольника также позволяет менеджерам проектов рассчитывать влияние внешних факторов и влияний на одну или несколько «ног».

Эта панель может быть настроена в соответствии с потребностями практически любого проекта и может помочь менеджерам проектов отслеживать сроки, бюджет и объем своих проектов. Помня о тройных ограничениях управления проектами, менеджеры/руководители проектов могут предупреждать о том, что проект окажется под угрозой. Панель должна измерять три основных элемента, которые можно настроить, чтобы обеспечить наилучшее качество проекта, чтобы быть полезной.

Как работает тройное ограничение?

Внедрение тройных ограничений теории управления проектами несложно. Все сводится к успешному пониманию того, как справляться с компромиссами трех ограничений.

Треугольник служит визуальным напоминанием о том, что действия, предпринимаемые в отношении ограничений, повлияют на другие. Менеджеры проектов знают, что им всегда нужно будет управлять бюджетом, графиком и объемом каждого проекта. Однако отдельное управление любым из них невозможно, поскольку каждое решение, принимаемое в отношении одного, влияет на другое.

Вот несколько шагов, которые могут помочь менеджерам проектов успешно сбалансировать тройные ограничения управления проектами:

Шаг 1: Работа с клиентом

Чтобы понять, чего клиент ожидает от проекта, для начала определите, есть ли у него бюджет, объем и сроки.

Если принятие решения о руководящих принципах проекта кажется недостижимым, используйте тройное ограничение для анализа вариантов и изучения потенциальных компромиссов. Даже если вы знаете, что по ходу дела могут потребоваться изменения, начинать с достижимой и справедливой цели имеет решающее значение.

Шаг 2: Сообщите о масштабе проекта

Чтобы обеспечить успех вашего проекта, все вовлеченные должны понимать его масштаб, роли и обязанности. Кроме того, они должны понимать каждый компонент плана и ожидаемые результаты.

Область действия помогает всем участникам достичь соглашения о том, что будет поставлено. Однако клиенты или члены команды должны сначала понять, как это повлияет на треугольник, если они хотят внести изменения. Любые изменения также должны быть задокументированы в официальных документах проекта, чтобы гарантировать, что все в курсе.

Шаг 3: Установите сроки

Крайне важно поддерживать ход выполнения проекта в соответствии с графиком. Создание временной шкалы, которая легко доступна и понятна членам команды, должно быть установлено в хорошо видимой области для справки. Например, несколько инструментов содержат обширную коллекцию шаблонов, включающую диаграммы Ганта и календари, которые могут помочь вам в создании визуальных временных шкал, которые можно просматривать в любое время и в любом месте в качестве визуальной справки.

Шаг 4: Распределение ресурсов

Распределение людей с соответствующими навыками по соответствующим задачам важно для эффективного распределения ресурсов. Кроме того, обеспечение того, чтобы команды имели необходимое оборудование и финансирование, приведет вас к успеху.

Шаг 5: Контролируйте проект и вносите необходимые изменения и коррективы.

Четко определенные планы необходимы для успеха проекта. Однако стратегия будет бесполезной, если вы не отслеживаете ее прогресс. Мониторинг позволяет вам вносить небольшие корректировки, сохраняя баланс трех ограничений. Теория тройных ограничений позволяет вам корректировать, сохраняя при этом ваши цели разумными и достижимыми.

Вам следует скорректировать два других, если вы измените одно из трех ограничений. Сообщите о любых изменениях членам команды как можно скорее, чтобы убедиться, что все находятся на одной странице.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Как управлять тройным ограничением?

Это может показаться простым, но каждую из трех частей треугольника можно исследовать, чтобы раскрыть более глубокое значение:

Расходы

На финансовые обязательства проекта влияют несколько аспектов. Во-первых, задействованы ресурсы, от людей до материалов, все из которых подразумевают затраты.

В любом проекте необходимо оценивать как переменные, так и постоянные затраты, например, рабочую силу или оборудование. Это особенно важно при аутсорсинге или использовании контрактных работников.

Чтобы держать расходы под контролем, менеджеры проектов могут сделать следующее:

• Определить затраты на все работы, включенные в объем проекта.
• На основе ожидаемых затрат проекта составьте бюджет проекта.
• Используйте бюджетный план в качестве исходного уровня затрат для контроля затрат на протяжении всего выполнения проекта.
• Контролируйте все расходы по проекту, чтобы оставаться в рамках бюджета проекта.
• При необходимости скорректируйте бюджет проекта.

Объем

Объем проекта относится ко всем работам, необходимым для завершения проекта. Управление такими задачами имеет решающее значение для успеха проекта. Поэтому вы должны расставить приоритеты для своих задач, чтобы эффективно планировать и распределять ресурсы при управлении объемом.

Для управления объемом работ менеджеры проектов выполняют следующие действия:

• Используйте план управления объемом работ, чтобы обозначить, какие мероприятия проекта будут выполнены.
• План должен быть доведен до сведения всех, чтобы все были в курсе событий.
• Используйте заказы на внесение изменений, чтобы избежать расширения объема работ и отслеживать все изменения, вносимые в объем работ по проекту.
• Управляйте ожиданиями заинтересованных сторон, чтобы проект продолжался.
• Отслеживайте все мероприятия проекта в рамках проекта, используя инструменты и методологии управления задачами.

Менеджеры проектов должны выполнять эти действия по управлению областью действия, поскольку количество времени, которое займет каждое действие, имеет решающее значение для стоимости и качества конечного результата. Таким образом, это может существенно повлиять на график и расходы, особенно если проект имеет большой масштаб.

Возможности управления задачами инструмента управления проектами упрощают назначение, организацию и расстановку приоритетов для ваших задач. Они позволяют делегировать все ключевые действия по проекту соответствующему персоналу, избегая ужасного расширения области действия. Кроме того, предоставляя общий доступ к файлам и комментарии к задачам, мы обеспечиваем совместную работу.

Время

График проекта, в его самой базовой форме, это ожидаемый график, указанный для завершения проекта или предоставления конечного результата. Обычно это определяется путем предварительного расчета того, сколько времени займет каждая деятельность проекта.

Все задачи проекта определяются с помощью структуры разбиения работ (WBS). Затем менеджер проекта может установить всю продолжительность проекта, используя различные методологии планирования, такие как диаграммы PERT или метод критического пути.

График проекта можно контролировать, используя приведенные ниже советы:

• Для визуализации временной шкалы проекта укажите последовательности задач и отслеживайте длительность каждой задачи с помощью диаграммы Ганта.
• Создавайте политики, процессы и документацию для планирования, выполнения и мониторинга проектов.
• Используйте график ресурсов для их правильного распределения.
• Чтобы проверить, идет ли проект по графику, сравните фактический прогресс с базовым планом.

Управление тройным ограничением с помощью программного обеспечения для управления проектами

Использование тройного ограничения в сочетании с программным обеспечением для управления проектами станет лучшим способом управления вашим проектом и его успешной реализации. Они упрощают управление тройными ограничениями, используя данные в реальном времени, предоставляемые облачным программным обеспечением.

Расходы

Программное обеспечение для управления проектами помогает вам отслеживать расходы по проекту, чтобы убедиться, что вы не тратите слишком много. Вводя почасовые ставки для всех ресурсов, создавая бюджеты и включая расходы по проекту, панель мониторинга в реальном времени отслеживает и сообщает о цене и пяти других переменных по всему проекту в легко читаемых диаграммах и графиках. Это простой способ отслеживать ваши расходы и убедиться, что вы следуете своему бюджету. Кроме того, это позволяет вам выявлять проблемы с бюджетом до того, как они станут огромной проблемой.

Время

Эти программы управления проектами облегчают отслеживание вашего расписания. При изменении задач изменения немедленно отражаются во всем программном обеспечении. Это означает, что ваша панель управления и отчеты актуальны. Полоса длительности на диаграмме Ганта помогает следить за ходом выполнения отдельных задач.

Табели учета рабочего времени синхронизируются с командными задачами, что упрощает выбор и ввод заданий для членов команды. Это вносит их время в табели учета рабочего времени, которые затем можно просмотреть и одобрить в течение нескольких секунд.

Объем

Инструменты управления проектами достаточно гибкие, чтобы меняться в соответствии с изменениями в области. Вы можете переключаться между представлениями проекта, такими как диаграмма Ганта и доска kanban, чтобы получить наглядное представление о своей работе. Приоритетный обзор задач на карточках kanban меняется по мере изменения релевантности.

Доски Kanban будут предоставлять задания членам команды только тогда, когда появятся необходимые для их выполнения мощности и ресурсы. Затем доска подстраивается под изменение объема.

Страница рабочей нагрузки включает цветные диаграммы, иллюстрирующие, кто обременен работой, а кто доступен. В результате менеджеры могут быстро сбалансировать рабочую нагрузку, когда команды перегружены или недораспределены.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Лучшие практики управления теорией тройных ограничений

При управлении тройными ограничениями в управлении проектами можно учитывать следующие советы:

Придерживайтесь плана

Придерживайтесь структуры тройного ограничения, как только клиент согласовал правила, чтобы ваш проект не сбился с пути. Не полагайтесь на треугольник тройного ограничения, чтобы вносить частые изменения.

Знай свои приоритеты

Чтобы принимать более обоснованные решения, необходимо определить наиболее важные ограничения проекта, что поможет сохранить равновесие треугольника.

Добавьте ограничения, если необходимо

При необходимости вы можете добавить ограничения, такие как риски и качество, чтобы обеспечить эффективное и успешное завершение проекта.

Проконсультируйтесь с членами команды и заинтересованными сторонами

Прежде чем вносить какие-либо изменения в тройные ограничения управления проектами, проконсультируйтесь с другими заинтересованными сторонами. Мнения с другой точки зрения или перспективы могут помочь вам достичь надлежащего баланса всех переменных. Например, руководители и начальники отделов могут помочь определить, как изменения повлияют на их команды и что необходимо изменить для компенсации.

Учитесь у экспертов, которые помогут вам сдать экзамен после регистрации на курс обучения PMP от Simplilearn. Зарегистрируйтесь сегодня на курс обучения сертификации PMP®!

Заключение

Ограничения проекта являются частью управления проектами и всегда будут существовать. Как менеджер проекта, вы несете ответственность за общение и сотрудничество с заинтересованными сторонами, клиентами и членами команды, чтобы гарантировать, что железный треугольник остается сбалансированным, а ограничения, если одно из них изменяется, должны быть синхронизированы с двумя другими.

Хотите улучшить свои навыки управления проектами и продвинуться по карьерной лестнице? Simplilearn предлагает две высоко оцененные программы сертификации: PMP® Certification Training и PGP Project Management Certification. С PMP® Certification Training вы получите всесторонние знания основных принципов и практик управления проектами, в то время как PGP Project Management Certification предлагает специализированное обучение в определенных областях, таких как Agile-методологии и коммуникация с заинтересованными сторонами. Обе программы предоставляют ценные знания и навыки, которые помогут вам планировать, выполнять и доставлять успешные проекты. Начните свой путь к становлению сертифицированным специалистом по управлению проектами с Simplilearn уже сегодня.