Создание и ведение словаря WBS

В Project Scope Management базовый уровень охвата объединяет три основных компонента: заявление о масштабе проекта, Work Breakdown Structure и Work Breakdown Structure Dictionary. В то время как заявление о масштабе проекта и WBS обычно обсуждаются, WBS Dictionary часто вызывает многочисленные вопросы на экзамене по сертификации PMP. Получение всестороннего понимания WBS Dictionary необходимо для успешной сдачи экзамена по сертификации PMP и улучшения возможностей управления проектами.

Что такое словарь WBS?

Словарь WBS или словарь структуры декомпозиции работ — это подробный документ, который предоставляет информацию о каждом элементе в структуре декомпозиции работ (WBS) проекта. WBS описывает область проекта на более мелкие, более управляемые части, а словарь WBS расширяет это, предлагая описания, подробные результаты, действия и информацию о расписании для каждого элемента или задачи.

Ключевые компоненты словаря WBS обычно включают в себя:

1. Код WBS: уникальный идентификатор для каждого элемента в WBS.
2. Имя элемента: Имя задачи или компонента.
3. Описание работы: Подробное объяснение сути задачи и ее объема.
4. Результаты: Конкретные результаты или продукты, которые будут получены в результате выполнения задачи.
5. Ответственная сторона: лицо или группа, ответственные за выполнение задачи.
6. Оценки: Оценки времени и стоимости выполнения задачи.
7. Даты графика: начальная и конечная даты, когда ожидается завершение задачи.
8. Требуемые ресурсы: персонал, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задачи.
9. Зависимости: связи с другими задачами, указывающие, должна ли задача предшествовать или следовать за другой.

Словарь WBS является критически важным инструментом в управлении проектами, поскольку он предоставляет подробную информацию, необходимую для планирования, выполнения, мониторинга и контроля проектов. Он помогает гарантировать, что все заинтересованные стороны проекта четко понимают задачи, обязанности и ожидания. Эта ясность помогает предотвратить расползание границ, эффективно управлять ресурсами и достигать целей проекта в рамках заданных ограничений.

Зачем нам нужен словарь WBS?

Словарь WBS является важным компонентом управления проектами по нескольким причинам, предоставляя глубину информации, которая дополняет структуру разбиения работ (WBS). Вот почему он нужен:

1. Уточняет объем работ: предлагает подробные объяснения каждого компонента в WBS, гарантируя, что все участники проекта понимают объем работ. Эта ясность уменьшает двусмысленность и предотвращает расползание объема работ, когда объем работ выходит за рамки первоначального плана без корректировки времени, стоимости и ресурсов.
2. Улучшает коммуникацию: Предоставляя общий язык и подробную справку для заинтересованных сторон проекта, словарь WBS улучшает коммуникацию. Он гарантирует, что все, от членов команды до внешних заинтересованных сторон, имеют одинаковое понимание того, что влечет за собой каждая задача, ее результаты и требования.
3. Облегчает планирование: Подробные описания задач и требования облегчают руководителям проектов планирование ресурсов, планирование мероприятий и точную оценку затрат. Они также помогают определить необходимые навыки, материалы и оборудование для выполнения каждой задачи в рамках WBS.
4. Улучшает подотчетность: Словарь WBS повышает подотчетность в проектной группе, указывая ответственных лиц для каждой задачи. Знание того, кто отвечает за какую часть проекта, помогает отслеживать прогресс и решать проблемы более эффективно.
5. Помощь в управлении рисками: Подробная информация может помочь выявить потенциальные риски в конкретных задачах или результатах. Эта ранняя идентификация позволяет использовать проактивные стратегии управления рисками, а не реактивные ответы.
6. Поддержка управления качеством: Словарь WBS поддерживает усилия по управлению качеством, четко описывая работу и результаты для каждой задачи. Он устанавливает стандарты и ожидания относительно результатов проекта, облегчая измерение и контроль качества.
7. Позволяет измерять производительность: подробно описывая ожидаемые результаты и ресурсы, необходимые для каждой задачи, словарь WBS закладывает основу для измерения производительности проекта. Он предоставляет базовую линию, с которой можно сравнивать фактическую производительность работы, помогая выявлять отклонения и внедрять корректирующие действия.
8. Помощь в управлении интеграцией: помогает интегрировать различные аспекты управления проектами (объем, график, стоимость, качество и т. д.), предоставляя подробную разбивку того, что должно быть достигнуто, кем, с какими ресурсами и в какие сроки.

Руководство по созданию и ведению словаря WBS

Создание и поддержка словаря WBS включает в себя подробный процесс, который обеспечивает ясность, полноту и полезность документа на протяжении всего жизненного цикла проекта. Вот некоторые рекомендации, которым следует следовать при создании и поддержке словаря WBS:

1. Начните с полной WBS

Убедитесь, что структура разбиения работ (WBS) полностью разработана и утверждена. Словарь WBS дополняет WBS, предоставляя подробные описания и информацию для каждого элемента WBS.

2. Используйте стандартизированный формат

Принять стандартизированный формат или шаблон для словаря WBS, чтобы обеспечить согласованность всей проектной документации. Это включает стандартные заголовки и разделы, такие как код WBS, название задачи, описание, результаты, ответственные стороны, оценки и т. д.

3. Будьте подробны и понятны

Предоставьте четкие, краткие описания для каждого элемента. Включите то, что должно быть сделано, как это вписывается в общий проект, его связанные результаты и любые другие соответствующие детали. Избегайте технического жаргона, для понимания которого всем заинтересованным сторонам может потребоваться помощь. Стремитесь к ясности, чтобы гарантировать, что все участники имеют одинаковое понимание.

4. Распределите ответственность

Определите лицо или команду, ответственных за каждую задачу. Это облегчает подотчетность и гарантирует, что для каждой задачи будет назначена точка контакта.

5. Включить оценки

Предоставьте подробные оценки времени, стоимости и ресурсов каждой задачи. Эти оценки должны основываться на исторических данных, экспертных оценках или других надежных методах оценки.

6. Определите результаты

Укажите ожидаемые результаты для каждой задачи, включая требования к качеству и критерии приемки. Это помогает управлять ожиданиями и оценивать результаты проекта.

7. Определите зависимости

Обратите внимание на любые зависимости между задачами. Понимание этих взаимосвязей имеет решающее значение для точного планирования и избежания задержек проекта.

8. Регулярно обновляйте

Словарь WBS должен быть живым документом, регулярно обновляемым по мере продвижения проекта. Изменения в объеме, графике или ресурсах должны быть отражены в документе, чтобы поддерживать его точность и релевантность.

9. Обеспечьте доступность

Убедитесь, что словарь WBS доступен всем заинтересованным сторонам проекта, которым он нужен. Используйте программное обеспечение для управления проектами или общие диски для облегчения доступа и обновлений.

10. Просмотреть и утвердить

Попросите ключевых заинтересованных лиц просмотреть и одобрить словарь WBS. Это гарантирует, что все согласятся с объемом работ и подробностями каждой задачи до того, как проект будет реализован.

11. Сообщите об изменениях

Сообщайте об этих изменениях всем заинтересованным сторонам всякий раз, когда обновляется словарь WBS. Убедитесь, что все знают и понимают обновления, чтобы избежать недоразумений и сохранить проект на верном пути.

12. Интеграция с другими проектными документами

Словарь WBS должен быть интегрирован с другими документами по управлению проектами: графиком проекта, бюджетом и планом качества. Это обеспечивает согласованность и соответствие всем аспектам управления проектами.

Создание словаря структуры разбиения работ (WBS) требует сочетания программного обеспечения для управления проектами, шаблонов и инструментов для совместной работы. Эти инструменты помогают эффективно организовывать, документировать и сообщать подробные элементы проекта. Вот некоторые из основных инструментов, необходимых для создания словаря WBS:

1. Программное обеспечение для управления проектами

• Microsoft Project предлагает надежные функции для создания WBS и словарей WBS, включая списки задач, расписания, распределение ресурсов и подробную информацию о задачах.
• Primavera P6 — это комплексное программное обеспечение для управления проектами, которое позволяет осуществлять детальное планирование, составление графиков и контроль проектов, что делает его пригодным для создания сложных словарей WBS.
• Smartsheet — это универсальный инструмент управления проектами с интерфейсами, подобными электронным таблицам, который можно использовать для создания WBS и сопутствующих словарей. Он также предлагает функции совместной работы.
• Wrike — это инструмент для управления проектами и совместной работы, который предоставляет функциональные возможности для разбиения проектов на задачи и подзадачи, полезные для создания словаря WBS.

2. Инструменты для совместной работы и документирования

• Google Docs/Sheets — это веб-приложения, которые позволяют осуществлять совместную работу в режиме реального времени и полезны для создания, совместного использования и обновления словарей WBS среди членов команды.
• Microsoft Excel/Word широко используется для создания словарей WBS благодаря их гибкости в форматировании и возможностям расчетов для оценки бюджета и ресурсов.
• Confluence — это инструмент для совместной работы с контентом, позволяющий документировать и управлять словарями WBS. Он предлагает редактирование расширенного текста и интеграцию с другими инструментами управления проектами.

3. WBS и шаблоны словаря WBS

Шаблоны, доступные в программном обеспечении для управления проектами или загружаемые из ресурсов и сообществ по управлению проектами. Эти шаблоны предоставляют структурированный формат для документирования элементов WBS, описаний, результатов и других необходимых деталей.

4. Средства коммуникации

Такие инструменты, как Slack, Microsoft Teams или Zoom, облегчают общение между членами команды при создании и обновлении словаря WBS. Они помогают прояснить обязанности, обсудить оценки и решить вопросы или проблемы.

5. Системы обмена файлами и контроля версий

Dropbox, Google Drive, OneDrive и GitHub (для контроля версий документов) необходимы для обмена документами между членами команды и поддержания последней версии словаря WBS. Они гарантируют, что каждый имеет доступ к самой актуальной информации.

Хотите изучить все концепции управления проектами с нуля? Запишитесь на наш курс управления проектами, получите сертификат и получите работу и зарплату, которых заслуживаете!

6. Инструменты визуального картирования

MindMeister, Lucidchart или XMind: Эти инструменты полезны для визуального отображения структуры WBS перед ее детализацией в словаре. Они помогают вам с первого взгляда понять объем и структуру проекта.

Рассмотрение интеграции и совместимости

При выборе инструментов для создания словаря WBS важно учитывать их интеграционные возможности, чтобы обеспечить бесперебойный рабочий процесс и согласованность данных на протяжении всего жизненного цикла управления проектами. Совместимость с существующими в организации фреймворками и стандартами управления проектами также имеет решающее значение для эффективного внедрения и принятия.

Пример словаря WBS

Проект: Разработка нового программного приложения

Код СДР: 1.2.3

Название задачи: Разработка пользовательского интерфейса

Описание: Задача включает проектирование пользовательского интерфейса (UI) нового программного приложения. Это включает создание макетов, схем потоков пользователей и прототипов интерактивного интерфейса приложения. Процесс проектирования должен соответствовать последним передовым практикам UI/UX и соответствовать требованиям, указанным в проектной документации.

Результаты:

1. Макеты пользовательского интерфейса
2. Диаграммы потоков пользователей
3. Интерактивные прототипы
4. Документ со спецификациями проекта

Ответственная сторона:

Команда UI/UX-дизайна

Дата начала: ГГГГ-ММ-ДД

Дата окончания: ГГГГ-ММ-ДД

Предполагаемая продолжительность: 4 недели.

Предполагаемая стоимость: 8000 долларов США

Требуемые ресурсы:

1. UI/UX-дизайнеры (2 эквивалента полной занятости)
2. Программное обеспечение для графического дизайна (например, Adobe XD, Sketch)
3. Инструменты пользовательского тестирования

Зависимости:

• 1.2.2 (Сбор требований): Проектирование пользовательского интерфейса не может начаться до тех пор, пока требования пользователя и системы не будут полностью документированы.
• 1.2.4 (Цикл обратной связи): Первоначальные проекты будут рассмотрены заинтересованными сторонами проекта для получения отзывов.

Предположения:

1. Требования к пользователям и системе должны быть ясны и окончательно определены до начала проектных работ.
2. Доступность заинтересованных сторон для проведения обзорных сессий и получения отзывов.

Ограничения:

1. Проектирование должно быть завершено в течение 4 недель, чтобы избежать задержек проекта.
2. Бюджетные ограничения ограничивают масштабы пользовательского тестирования и итераций.

Одобрение:

(Имя), Менеджер проекта

(Дата)

Этот пример иллюстрирует, как запись словаря WBS предоставляет исчерпывающие сведения о конкретной задаче в рамках проекта, включая то, что необходимо сделать, кто несет ответственность, а также требуемые ресурсы и время. Она служит важным инструментом для планирования, выполнения, мониторинга и контроля проекта, гарантируя, что все заинтересованные стороны проекта четко понимают объем и требования каждой задачи.

Заключение

Создание и поддержка словаря WBS являются важнейшими шагами в сложном пути управления проектами. Он служит не только планом того, что должно быть выполнено, но и инструментом коммуникации и согласования, который гарантирует, что каждый член команды, заинтересованная сторона и партнер понимают ожидания, обязанности и результаты проекта. Благодаря детальному планированию, регулярным обновлениям и эффективному использованию инструментов и программного обеспечения, хорошо составленный словарь WBS может значительно повысить ясность, эффективность и успех проекта.

Получение сертификата PMP — стратегический шаг для профессионалов, стремящихся углубить свое понимание принципов управления проектами, включая тонкости создания и ведения словаря WBS. Сертификация обогащает вашу базу знаний и снабжает вас инструментами, методами и передовыми методами для более эффективного управления проектами. Мы рекомендуем вам изучить курс сертификации PMP, предлагаемый Simplilearn. Этот комплексный курс разработан, чтобы провести вас через основные концепции управления проектами, подготовив вас к успешной сдаче экзамена PMP и далее.

Вот видео нашего курса «Введение в подготовку к сертификации PMP®»