Руководство по обучению и применению в корпоративной сфере

Microsoft Inc имеет различные программные приложения, которые могут использоваться для различных корпоративных целей. Каждое из них имеет разные версии и разные новые функции, которые помогают в управлении проектом. Одной из таких версий является Microsoft Project, которая помогает в создании проекта систематически и на длительный срок. Возможно, вы отвечаете за важный долгосрочный проект для своей компании и вам нужна программа, которая поможет в разработке плана проекта легко и систематически. Для многих профессионалов Microsoft Project является новым, и им сложно начать с ним работать.

Microsoft Project — новейшее программное обеспечение для управления проектами на рынке, позволяющее пользователям разрабатывать и управлять планами, графиками и ресурсами проектов, отслеживая при этом время с помощью таких инструментов, как календари проектов, доски канбан, диаграммы Ганта и многое другое.

Что такое Microsoft Project?

Проще говоря, Microsoft Project — это программное приложение, разработанное и продаваемое корпорацией Microsoft, предоставляющее инструменты для управления проектами. Программное обеспечение поставляется в различных версиях:

• Понимание и контроль графиков и финансов проекта.
• Передача и представление информации о проекте.
• Организуйте работу и людей так, чтобы обеспечить завершение проектов в срок.

Если вы руководите проектной группой и одновременно работаете над несколькими проектами и используете общие ресурсы, то MS Project поможет вам в ведении электронных таблиц и других диаграммных представлений проекта.

Обзор проекта Microsoft

Первоначально Microsoft приобрела это приложение у другой компании и добавила функции, чтобы выпустить его в 1985 году и назвать его Microsoft Project. Главной особенностью этого инструмента приложения является то, что он позволяет менеджеру проекта вводить задачу и разбивку соответственно, чтобы назначить ее команде. Приложение также предоставляет функциональность для создания отчетов по проекту.
Сразу после выпуска Microsoft выпустила различные версии, добавляя новые функции, дающие больше возможностей для использования в проекте. Однако в последней версии Microsoft Project 2013 использование приложения стало проще, так что даже неспециалист может им пользоваться. Ниже приведен краткий обзор версий:

• Project Standard 2013: этот инструмент позволяет одному пользователю создавать отчеты с оценкой прогресса и подробностями, которые можно передавать членам команды.
• Project Professional 2013: Он хорошо совместим со стандартом проекта и имеет возможность начать проект в ближайшее время. Эта версия интегрирует Lync 2013 для звонков или обмена мгновенными сообщениями с членами команды из Project Professional.
• Project Pro для Office 365: это приложение обновляется автоматически, и пользователи могут работать с любого компьютера, транслируя клиентский рабочий стол с помощью Project on Demand.
• Project Online: Разработано для гибкого использования онлайн-решения для управления портфелем проектов (PPM). Project Online позволяет расставлять приоритеты в инвестициях портфеля и обеспечивать ценность бизнеса.
• Project Server 2013: локальное решение для PPM. Используя эту версию, участники проекта и лица, принимающие бизнес-решения, могут начать работу с PPM. Однако для этой версии требуется SharePoint 2013, который продается отдельно.

Включен ли Microsoft Project в Microsoft 365?

Планы Microsoft 365 не включают Microsoft Project; однако отдельные лица могут добавить эту услугу извне. MS Office и Teams по умолчанию подключены к Microsoft Project.

Просмотры проекта Microsoft

Microsoft Project предоставляет несколько представлений для надлежащего взаимодействия между менеджерами проектов и командой.

• Представление временной шкалы: для планирования задач на временной шкале проекта используется типичная диаграмма Ганта.
• Вид сетки: позволяет пользователям управлять проектами с помощью списка задач.
• Вид доски: это канбан-доска, которая помогает контролировать статус проекта и рабочий процесс.

Возможности проекта Microsoft

Microsoft Project предоставляет ряд функций, которые позволяют менеджерам проектов сотрудничать с командами для эффективного завершения проекта.

• Планирование проектов: программное обеспечение использует доски канбан и диаграммы Ганта для планирования задач.
• Совместное редактирование: облегчает сотрудничество между заинтересованными сторонами и членами команды для обновления графиков и списков задач.
• Коммуникация: члены команды могут работать над проектами вместе.
• Отчетность: автоматизированные отчеты помогают пользователям отслеживать ресурсы, портфели и ход реализации проектов.
• Управление ресурсами: менеджеры могут назначать задачи и эффективно управлять ресурсами.
• Дорожная карта: с ее помощью можно отслеживать портфель проектов и программы.
• Табели учета рабочего времени: облегчают выставление счетов и расчет заработной платы за счет сбора данных о проектном и внепроектном времени.

Microsoft Project использует

MS Project имеет несколько важных применений, в том числе

Он имеет общие инструменты планирования, которые менеджеры могут использовать для составления списка и назначения задач, а также для настройки важной информации, такой как дата и продолжительность. Различные представления помогают менеджерам проектов контролировать графики. Microsoft Project упрощает совместную работу команд, заинтересованных сторон и менеджеров и позволяет им эффективно завершать проекты и программы.

Microsoft Project может управлять несколькими программами, проектами и портфелями одновременно с вводными данными, указывающими, какая инициатива должна быть приоритетной. Это помогает компаниям оценивать свои цели и определять наилучший путь для получения более высокой ценности.

Это помогает командам заранее предвидеть узкие места, управлять требованиями к ресурсам и их использованием, а также обеспечивать своевременную доставку проектов. Менеджеры проектов могут назначать задачи, запрашивать ресурсы и определять проектные группы. Автоматизированные отчеты помогают менеджерам отслеживать прогресс ресурсов.

Планы и цены

Пользователи могут выбрать один из трех ежемесячных планов:

• План проекта 1: $10 за пользователя в месяц. Простые функции управления проектами, достаточные для членов команды.
• План проекта 3: $30 за пользователя в месяц. Расширенные функции управления проектами для менеджеров проектов. Исключает управление портфелем.
• План проекта 5: $55 за пользователя в месяц. Включает все функции MS Project.

Как использовать Microsoft Project, чтобы уложиться в сроки?

Итак, мы подошли к основному разделу, который объяснит, как использовать Microsoft Project для вашего корпоративного дедлайна. У каждого проекта есть свой дедлайн, который нужно соблюдать и который нужно делать систематически. Но использование его прямо из базовых функций может в конечном итоге помочь в правильном выполнении проекта. В MS Project есть различные этапы, через которые проект может быть запланирован систематически.
Начиная с Критического пути, он контролирует дату окончания проекта и является самой длинной последовательностью задач в проекте. Если Критический путь задерживается, весь проект может задержаться. Это происходит потому, что задача, запланированная на пути, напрямую влияет на проект.
Итак, чтобы найти путь самостоятельно, просто найдите задачу с самой поздней датой окончания, а затем проследите ее до ее предшественников, пока не начнется проект. Каждая задача, направленная на этот критический путь, называется критической задачей.
Slack Time — еще одна функция, которая представляет собой количество времени, на которое задача может быть перемещена в другую часть проекта. Free Slack — это общая задача, которая может быть перемещена без ущерба для последующих задач. Total Slack, с другой стороны, — это время, в течение которого задача может быть перемещена без ущерба для завершения проекта.

Двойная проверка графика, чтобы не повлиять на проект

Бывает, что в расписании вашего проекта могут быть ошибки, независимо от того, сколько раз вы его проверяете. Более того, когда вы перестраиваете расписание, вы обязательно сделаете ошибки, которых раньше не было. Поэтому используйте функции MS Project, чтобы точно настроить расписание и следить за ошибками. При составлении расписания проекта с помощью графика или любым другим способом обратите внимание на следующие пункты:

• Запланированная вручную задача, которая должна была перейти в режим автоматического планирования
• Длительность, которая кажется слишком короткой или слишком длинной
• Задачи рабочего пакета без назначения ресурсов
• Избыточное распределение ресурсов

Кроме того, дважды проверяя расписание, убедитесь, что вы включили задачу и время пропущенных работ, таких как встречи, связанные с проектом, и обзоры работы. Также убедитесь, что вы включили время для людей, просматривающих документ проекта, прежде чем он будет одобрен.

Отображение критического пути в проекте

В MS Project стандартная диаграмма Ганта не отображает критический путь или резерв времени в исходной базе. Все, что вы можете видеть, это синяя полоса задач. Поэтому в разделе «Стили полос» включите флажок «Критическая задача и резерв времени». В диаграмме Ганта критическая задача отображается красным цветом, а резерв времени — узкими черными полосами, которые находятся в правом конце полос задач. Кроме того, критический путь отображается красной меткой в ​​представлении «Отслеживание Ганта», и чтобы получить его, выполните этот шаг (представление задач, щелкните стрелку вниз, а затем выберите «Отслеживание Ганта»). Диаграмма отслеживания Ганта отображает серые полосы задач для базового графика, тогда как синие полосы задач для некритических задач. Но в подробностях Гант отображает полосы задач некритического пути синим цветом, а полосы критического пути — красным.

Плюсы и минусы Microsoft Project

Каждое программное обеспечение для управления проектами имеет свои преимущества и недостатки.

Преимущества

• Интеграция: легко интегрируется с другими продуктами Microsoft, такими как Skype, Office 365 и другими.
• Интерфейс: MS Project имеет типичный интерфейс Microsoft.
• Разработано: Программное обеспечение было разработано с целью улучшения и расширения его услуг с течением времени.

Недостатки

• Требуется обучение: может быть сложно использовать и изучать. Менеджерам проектов и командам сначала нужно научиться использовать его, что значительно увеличивает время реализации проектов.
• Дорого: Цены указаны на человека за месяц, что делает MS Project дорогим. Расходы складываются, поскольку его нужно покупать для каждого члена команды для совместных целей.
• Ограниченная возможность совместного использования: поскольку программное обеспечение сохраняет файлы в проприетарном формате, у не пользователей возникают трудности с доступом к ним. В сочетании с дорогой лицензией на просмотр совместное использование файлов становится проблемой.

Топ-3 альтернативных программных решений Microsoft Project

На рынке доступно несколько программ для управления проектами, если Microsoft Project вам не подходит. Вот три лучших:

• GanttPRO: популярная альтернатива MS Project, основанная на диаграммах Ганта.
• Workzone: простое в использовании программное обеспечение, используемое как новичками, так и всей командой для успешного завершения проектов.
• ActiveCollab: программное обеспечение для совместного управления проектами, доступное как в облаке, так и на серверах.

Заключение

Microsoft Project — это превосходный инструмент для руководителей проектов и команд, позволяющий им совместно управлять ресурсами, временем, затратами, планами и другими параметрами, чтобы гарантировать успешное завершение проекта и достижение организацией своих целей.

Ознакомьтесь с обучающим курсом Simplilearn по получению сертификата PMP®, который не только поможет начинающим менеджерам проектов получить необходимое им образование (не только для сдачи сертификационных экзаменов, таких как PMP®), но и получить практические знания, полезные для любой карьеры в сфере управления проектами.

Часто задаваемые вопросы

1. Является ли Microsoft Project бесплатным?

Нет, MS Project не бесплатный. Физические лица должны платить ежемесячную подписку, выбрав один из трех планов MS Project.

2. Включен ли Microsoft Project в Office 365?

Нет, он не входит ни в один из пакетов Office 365. MS Project продается отдельно, и поскольку он является частью пакета Office, его можно интегрировать с Office извне.

3. Для чего используется Microsoft Project?

Microsoft Project — это программное обеспечение для управления проектами, предлагающее различные инструменты, позволяющие пользователям организовывать, оценивать, управлять, планировать и отслеживать ресурсы, стоимость, задачи и сроки проекта, а также отчитываться и сообщать о ходе выполнения проекта заинтересованным сторонам и членам команды.

4. Работает ли MS Project на Mac?

Нет, настольная версия MS Project не работает на Mac, поскольку она специально оптимизирована для Windows.