Руководство для начинающих по матричной организационной структуре

Повышенная операционная производительность, эффективный процесс принятия решений, более быстрое завершение проектов и оптимальная последовательность являются результатом хорошо продуманной организационной структуры. От планирования ресурсов до распределения задач и общего управления — проекты включают в себя множество видов деятельности, которые повышают потребность в гибкой и эффективной организационной структуре. Матричная организационная структура является одной из таких структур, часто используемых в управлении проектами, поскольку она объединяет как продукт проекта, так и функции руководства, производящие его. В следующем руководстве представлена ​​информация об этом типе организационной структуры, о том, как она работает, а также о ее плюсах и минусах в управлении проектами.

Что такое матричная организационная структура?

Организационная структура описывает иерархию организации и определяет, как обязанности и деятельность направляются для достижения целей развития бизнеса.

Матричная структура — это тип организационной структуры отчетности, построенной как матрица или сетка. В отличие от традиционной иерархии, в которой сотрудники подчиняются начальнику, в матричной организации сотрудники подчиняются функциональному менеджеру и менеджеру по продукту/проекту.

Традиционные иерархии пришли в упадок, главным образом, из-за недопонимания. Сообщения интерпретировались по-разному от менеджера к руководителю и сотруднику. Кроме того, поскольку принятие решений было централизованным и люди на вершине цепочки не знали о мельчайших деталях выполняемого действия или работы, это значительно снижало производительность.

С увеличением сложности проектов, проблем и линеек продуктов возник спрос на гибкую среду для совместной работы, что привело к возникновению организационной структуры матричного типа.

Типы матричных организационных структур

Баланс сил между менеджером проекта и функциональным менеджером приводит к возникновению следующих трех типов матричных организационных структур:

Слабая матричная организация

• Функциональный менеджер курирует все области управления проектом. Они являются высшим органом в процессе принятия решений по проекту.
• Руководитель проекта имеет гораздо меньшие полномочия. Они подчиняются функциональному руководителю.

Сбалансированная матричная организация

• Менеджер проекта имеет больше полномочий в сбалансированной матричной организации, чем в слабой матричной организации.
• Функциональный менеджер выступает в качестве основного управленческого органа.

Сильная матричная организация

• Менеджер проекта имеет равные или большие полномочия, чем функциональный менеджер.
• Менеджер проекта контролирует управление задачами и планирование ресурсов.

Матрица двух начальников: как работает организационная структура матрицы?

Использование матричной организационной структуры требует точного планирования и инструментов совместной работы. Они работают, способствуя сотрудничеству между командами, а также совместному планированию ресурсов в рамках проектов. Он реорганизует компании для повышения их производительности, используя при этом две цепочки подчинения для более динамичного подхода.

Он группирует ресурсы и сотрудников по функциям и проектам/продуктам. Например, сотрудник проектного отдела может быть назначен в проектную команду и должен будет отчитываться перед несколькими начальниками в зависимости от количества проектов, над которыми ему поручено в определенное время.

В сбалансированной матричной организационной структуре разные люди имеют двух начальников. В отличие от отношений, построенных по пунктирной линии в традиционных структурах, здесь установлены прочные отношения отчетности. В то время как сплошные линии соединяют менеджеров с их непосредственными подчиненными, пунктирные линии указывают на менее важные отношения между персоналом и подотчетностью. В матричной организации руководитель проекта не является штатным сотрудником. Они пользуются равным авторитетом с функциональными менеджерами. Таким образом, у персонала проекта есть два начальника.

Надо отметить, что матрица временная. Матричная организация признает, что функциональные отделы постоянны, тогда как проект временен. Таким образом, он рассчитан только на период действия проекта.

Преимущества матричной организационной структуры

Ключевые преимущества матричной организационной структуры заключаются в следующем:

1. Обеспечивает межведомственное общение.

Матричная структура облегчает межведомственное сотрудничество и общение, позволяя нескольким отделам работать вместе. Это делает организацию более динамичной, создавая более открытую рабочую среду.

2. Сочетает функциональные структуры и структуры управления проектами.

Сочетание управления проектами и функциональной структуры управления повышает эффективность организации и помогает адаптироваться к меняющимся рынкам, обеспечивая при этом быстрое реагирование на рыночный спрос.

3. Сотрудничество между различными отделами

Он объединяет квалифицированных специалистов из разных отделов, что позволяет организации извлекать выгоду из своих ресурсов, а не искать где-то еще специалистов и нанимать новых членов команды для проекта.

4. Способствует развитию новых навыков

Он предлагает сотрудникам прекрасную возможность улучшить свои коммуникативные и межличностные навыки, сотрудничая более чем с одним менеджером. Более того, сотрудники, работающие за пределами традиционной структуры, расширяют свой набор навыков и добавляют ценный опыт в свое портфолио.

5. Менеджеры и члены команд сохраняют свои функциональные роли.

Проекты могут приходить и уходить. Таким образом, в матричной организации менеджеры и члены команды просто принимают на себя свои функциональные роли после завершения проекта, а не ищут новых.

Проблемы матрицы: недостатки матричной организационной структуры

Среда, в которой разные менеджеры обладают равным превосходством над членами общей команды, также может привести к определенным осложнениям. Некоторые из распространенных недостатков использования матричной структуры заключаются в следующем:

• Неясные управленческие и командные роли

Среди менеджеров, участвующих в проектах, описанных в матрице, часто возникает путаница. Нечеткое определение динамики власти между проектом и функциональным менеджером приводит к двусмысленности конкретных управленческих ролей.

Кроме того, разделение обязанностей между функциональными и проектными ролями сотрудника часто размыто.

• Медленный процесс принятия решений

Поскольку в матричной структуре участвуют два менеджера, принятие решений, требующих одобрения обоих, иногда может занять больше времени. Кроме того, решения, требующие нескольких шагов, например, в области обеспечения качества, часто замедляются в матричной организационной структуре.

Иногда это может привести к перегрузке членов команды, когда рабочая нагрузка по проекту выходит за рамки их функциональных обязанностей. Свайные работы могут ухудшить их качество или привести к задержке поставок.

• Измерение производительности сотрудников становится трудным

Внедрение матричной структуры может затруднить оценку эффективности работы сотрудников по проекту, поскольку члены команды могут выполнять функциональные обязанности, а также задачи в рамках проекта. К счастью, технологические достижения помогли решить эту проблему.

Организация с двумя параллельными линиями власти может столкнуться с противоречивыми указаниями и инструкциями.

Заставить матрицу работать

Изучая проблемы работы в матричной организации, можно предположить, что они непреодолимы. Итак, как же компании заставить функционировать эту сложную матричную организационную структуру?

Успех операции полностью зависит от действий участников. Сложность требует наличия следующих факторов:

• Высшее руководство должно обеспечить немедленную и реальную поддержку матрицы – четкого устава проекта, в котором излагаются цели проекта и определяются полномочия и ответственность менеджера проекта.
• Руководство должно максимально полно указывать взаимоотношения руководителя проекта с функциональными руководителями.
• Функциональное управление должно проявлять гибкость и изменять свои управленческие и операционные процедуры, чтобы матрица работала. Им придется внести существенные изменения в определение своих приоритетов, при этом проект должен стоять на первом месте.
• Руководство проектом должно использовать опыт ведения переговоров. Поскольку основные решения принимаются на основе консенсуса участвующих функциональных менеджеров, менеджер проекта будет иметь сильную позицию для реализации решений и достижения желаемых целей.
• Наконец, персонал проекта должен адаптироваться к сценарию с двумя начальниками.

Кто настоящий босс?

В каждом сценарии с двумя боссами возникает логичный вопрос: кто настоящий босс?

Теоретически кажется возможным поровну разделить ответственность и полномочия между менеджерами проекта и функциональными менеджерами. Однако на практике все может усложниться и обычно различается для разных сотрудников.

Например, сотрудники обычно считают менеджера по дисциплине настоящим начальником по следующим причинам:

• Поскольку менеджер дисциплины символизирует дисциплинарный дом, в который сотрудники возвращаются после завершения проекта.
• Дисциплинарный менеджер имеет преимущество в оценке производительности и продвижении по службе.

Напротив, некоторые сотрудники, которые тесно связаны с проектом в целом, воспринимают менеджера проекта как настоящего начальника.

Короче говоря, не существует одного настоящего босса. Вместо этого матричная организационная структура свидетельствует о постоянно меняющемся балансе сил.

Проект/Функциональный интерфейс

Секрет успешной матричной организационной структуры заключается не только в чистом балансе сил, но и в результате взаимодействия между функциональными менеджерами и менеджерами проектов.

Крайне важно обсуждать каждое действие и решение проекта через этот интерфейс. В зависимости от преданности своему делу и личных качеств двух менеджеров, эти отношения взаимодействия могут быть либо ожесточенным конфликтом, либо беспрепятственным сотрудничеством. Диктаторская личность не является решением, потому что такой менеджер может выиграть локальную стычку, но вскоре оттолкнет всех участников проекта. Более того, произвольные решения любого из менеджеров могут только усилить возможность конфликта.

В матричной организации у менеджера проекта есть два важных интерфейса — функционального и высшего руководства. Доступ к высшему руководству и хорошие рабочие отношения с функциональным руководством необходимы для устранения препятствий и решения крупных проблем.

Сотрудничество, консультации, переговоры и постоянная поддержка необходимы менеджерам проекта и функциональным менеджерам для достижения гармонии в деятельности, несмотря на их противоречивые роли и цели.

Стоит ли вашему малому бизнесу использовать матричную организационную структуру?

Как и любая другая система управления проектами, матричная организационная структура имеет как критиков, так и сторонников. Несмотря на сложность, некоторые организации могут получить от этого пользу, даже если сотрудники подчиняются двум менеджерам.

Когда имеет смысл выбирать матричную структуру?

Зачастую малые предприятия испытывают нехватку денежных средств, и наем квалифицированных специалистов для создания усердной проектной команды оказывается дорогостоящим мероприятием. Таким образом, матричная организационная структура позволяет малому бизнесу максимизировать имеющиеся ресурсы. Распределение ресурсов и сотрудников между подразделениями по разработке новых продуктов помогает им создать более сильную и разнообразную проектную команду.

Когда следует выбрать другую организационную структуру?

Определенные ситуации могут оказаться неблагоприятными для гибкости матричной структуры команды, например:

• Когда определенные наборы навыков имеют решающее значение для бизнес-функции, набор людей из отдела в проектные команды может снизить их полезность.
• Если есть вероятность, что проект будет продолжаться в долгосрочной перспективе, лучше сформировать специальную команду, а не распределять людей и ресурсы через матричную систему.

Лучшее программное обеспечение для управления проектами для матричной организационной структуры

Использование эффективных инструментов управления проектами, несомненно, может помочь организациям максимизировать выгоды от матричной организационной структуры. Вот некоторые из лучших вариантов программного обеспечения для управления проектами, которые могут помочь сделать матричное управление полезным для вашей команды:

1. Написать

Лучше всего подходит для: планирования ресурсов.

Крайне важно следить за тем, чтобы вы не использовали недостаточно и не выгорали людей при совместном использовании людей и ресурсов. Поэтому инструмент управления проектами с оптимальными функциями планирования ресурсов жизненно важен для успеха.

Wrike помогает вам отслеживать, что делают все члены вашей команды, позволяя менеджерам проектов эффективно реагировать на запросы, распределять задачи и балансировать рабочую нагрузку членов команды.

Wrike также обеспечивает видимость общего статуса проекта в режиме реального времени, позволяя менеджерам улучшать процесс и своевременно корректировать персонал.

2. понедельник

Лучше всего подходит для: Управление бюджетом

Хорошо структурированный план управления рисками проекта имеет жизненно важное значение на этапе планирования проекта, а составление бюджета — это один из потенциальных рисков, на который должен обращать внимание каждый менеджер проекта.

Используя monday.com, вы можете устанавливать бюджеты и даже создавать панели управления бюджетом. Вы можете установить бюджеты для каждого действия, человека или события. Кроме того, столбец формул понедельника поможет вам использовать расширенные формулы типа Excel, которые облегчают отслеживание бюджета.

3. Подиум

Лучше всего подходит для: общения и сотрудничества.

Процесс управления проектом в матричной структуре во многом опирается на открытое общение и командное сотрудничество. Ожидается, что менеджер проекта создаст план коммуникации, подходящий для всех заинтересованных сторон на протяжении всего жизненного цикла проекта.

С Podio ваша команда получает доступ к централизованному рабочему пространству для комментариев, обновлений и файлов. Менеджеры могут загрузить свой план проекта или необходимые документы в Podio, и команда получает легкий доступ по требованию по мере необходимости.

Кроме того, его система каналов, подобная социальной сети, держит каждого члена команды в курсе событий. Podio также помогает быстро планировать встречи, использовать интегрированные чаты и персональные информационные панели.

Советы по использованию матричной организационной структуры

Внедрение матричной организационной структуры требует от вас продумать, как учесть ключевые детали, возникающие при определении ролей менеджера и команды. Некоторые важные советы по созданию эффективной матричной организационной структуры заключаются в следующем:

• Уточните ожидания руководства

Менеджеры должны обозначить четкие ожидания для каждого члена команды, например, сроки выполнения конкретных этапов.

• Управляйте ожиданиями от разных менеджеров

Высшее руководство должно изложить ожидания различных менеджеров, участвующих в проекте. Например, менеджеру проекта, возможно, придется отчитываться об общем ходе проекта, в то время как от менеджера по маркетингу можно ожидать отчета о результатах.

• Привлекайте персонал к ответственности за свою работу

В матричной структуре вы должны рассмотреть методы повышения вовлеченности сотрудников и привлечения сотрудников к ответственности за свою работу. Например, сотрудникам можно предложить заполнить шаблон еженедельного отчета и отметить выполненные задачи в проекте.

• Эффективное поддержание связи

Для более бесперебойной работы рассмотрите возможность установления четких критериев общения между менеджерами и членами команды. Например, еженедельные чаты с помощью коммуникационного инструмента или приложения могут помочь получить быстрый обзор хода проекта от различных участвующих отделов.

• Содействие более здоровым отношениям между департаментами

Рассмотрите возможность предоставления возможностей для сотрудничества между участвующими отделами, чтобы каждый менеджер и команда лучше понимали, как им следует работать вместе для достижения конкретной цели.

• Обеспечьте сотрудников необходимыми ресурсами

Автоматизация задач во избежание дублирования — один из лучших методов эффективного управления проектами. В матричной организационной структуре, где сотрудники выполняют разные обязанности, необходимо рассмотреть возможность использования правильных инструментов, которые помогут эффективно выполнять задачи. Кроме того, устранение заблуждений сотрудников относительно всего, что влечет за собой проект, является обязательным, чтобы уменьшить их общее бремя.

Вы профессионал, стремящийся стать менеджером проекта? Тогда ознакомьтесь с учебной программой курса сертификации PMP® прямо сейчас!

Заключение

Матричная организационная структура — один из многих разумных шагов для эффективного управления проектами и повышения общей организационной эффективности. Погрузитесь глубже в управление проектами и поднимите свою карьеру на новый уровень. Запишитесь на онлайн-курсы мирового класса Simplilearn по обучению управлению проектами и добавьте сертификат PMP в свое резюме.