Роль планирования в успешной структуре управления проектами

Ничто в этой вселенной невозможно без планирования. Вы согласны? Смотрите, если вам нужно купить новый телевизор или новый холодильник, вы сначала планируете – сколько это будет стоить? Где вы купите? Какую марку вы купите? Все, что вы делаете, это просто планируете покупку нового комплекта телевизора и холодильника. На основе ваших требований вы исполняете свое желание. То же самое относится и к вашему проекту. Получение новых проектов от клиента – это нечто иное, чем планирование и реализация полученного проекта. Планирование – это то, что нужно делать с первых дней проекта. Смотрите, ваши родители заботятся о вас с самого детства – о вашей еде, обучении, экзаменах и почти обо всем с идеальным планированием, имея в виду ваше будущее. Точно так же вам нужно заботиться о своем проекте. Вы родители своего проекта. Вы – наилучший возможный человек, чтобы защитить престиж проекта.

На основе высокоуровневой информации в уставе проекта вам необходимо спланировать свой проект. Поскольку на начальном этапе проекта у вас ограниченная информация; вам необходимо спланировать проект на основе имеющейся на тот момент информации. Такое планирование известно как планирование методом набегающей волны. Поскольку планирование не является одноразовой работой, оно обязательно будет меняться, когда работа переходит на следующий уровень. Это означает, что планирование носит прогрессивно-детализированный и итеративный характер. Менеджер проекта должен эффективно управлять изменениями в проекте.

Кто должен участвовать в планировании?

Вы не можете сказать, что как менеджер проекта вы достаточно хороши, чтобы планировать свой проект. В общем, вы можете сказать, что каждый должен вносить вклад в планирование. Хотя нижеперечисленные лица должны в основном участвовать в процессе планирования:

• Руководитель проекта
• Другие руководители проектов
• Команда управления проектом
• Команда проекта (заранее назначенная)
• Клиент
• Спонсор проекта
• Высшее руководство
• Третья сторона (субподрядчик), если это решено на более ранней стадии проекта
• Другие МСП
• Другие заинтересованные стороны

Всегда предполагается, что менеджер проекта должен планировать проект на основе фактических требований проекта. Менеджеру проекта крайне важно собрать важную информацию о требованиях проекта для достижения целей проекта, прежде чем перейти к этапу планирования.

Сертификация PMP Согласно PMBOK, этап планирования следует за этапом инициации. Обычно планирование выполняется только после того, как этап инициации был выполнен менеджером проекта, т. е. разработка устава проекта в области управления интеграцией проекта и определение заинтересованных сторон в области знаний управления коммуникациями. Перед планированием требуются оба процесса, поскольку вы будете планировать на основе высокоуровневой информации из устава проекта, и, что наиболее важно, участие заинтересованных сторон в основном требуется, поскольку они могут предоставить вам важную информацию о планировании проекта. При планировании очень важно учитывать соображения заинтересованных сторон. Планирование практически недействительно без вмешательства заинтересованных сторон. Вы не должны игнорировать вклад заинтересованных сторон при планировании своего проекта. В противном случае на более позднем этапе проекта это может оказаться дорогостоящим, если вы пропустите вклад любой заинтересованной стороны.

Планирование — это большая задача для менеджера проекта. Уделите немного времени планированию… не переходите сразу к выполнению проекта. Планируйте гладко, работайте гладко; это способ правильной работы. Планирование очень важно, поскольку оно затрагивает все области знаний, начиная от интеграции и качества и заканчивая человеческими ресурсами и закупками.. Ниже приведены некоторые подпроцессы, которые вы выполняете на этапе планирования в каждой области знаний:

• Управление интеграцией

  Здесь мы разрабатываем общий план управления проектом, принимая в качестве входных данных информацию из устава проекта, а также активы организационного процесса и факторы среды предприятия. Здесь мы составляем общий план управления проектом, объединяя и артикулируя все входные данные планирования из каждой области знаний.

• Управление областью действия

  Основная задача — сбор информации от различных заинтересованных сторон, определение объема работ и, наконец, создание WBS (структуры декомпозиции работ).

• Управление заинтересованными сторонами

  Здесь мы размещаем информацию о требованиях заинтересованных сторон, касающихся цели проекта, и о том, как вы управляете их ожиданиями для достижения общей цели проекта.

• Управление временем

  Определение видов деятельности, их последовательности, принятие решения о ресурсах и продолжительности их выполнения, а также разработка графика.

• Управление затратами

  На основании информации о графике вы оцениваете и определяете бюджет всего проекта с учетом непредвиденных расходов и управленческих резервов.

• Управление качеством

  Принятие решения и планирование матриц качества и работа над контрольными списками качества, такими как измерение качества, назначение ответственности за проверку качества, выбор инструмента контроля качества, который вы будете использовать для этого проекта, и многое другое.

• Управление человеческими ресурсами

  Составление и работа над общим планом кадрового обеспечения для данного конкретного проекта — определение структуры отчетности, ролей и обязанностей, а также работа над системой вознаграждений и признания для проектов.

• Управление коммуникациями

  Важная задача для менеджера проекта — принятие решения о том, как взаимодействовать с другими членами команды, разработка стратегий по методам коммуникации, способам общения с другими заинтересованными сторонами и многое другое.

• Управление рисками

  Здесь требуется много работы — планирование риска, поиск профессионалов, которые его идентифицируют, составление плана смягчения, работа над качественным и количественным риском и создание плана реагирования на риск. Определение риска и планирование реагирования на риск — это не разовая работа. Это работа на весь жизненный цикл проекта. Риск может возникнуть где угодно и когда угодно.

• Знания в области закупок

  Принятие решения о том, как приобрести другие услуги, необходимые для вашего проекта, — как выбрать субподрядчиков, как решать, принимать или приобретать решения и контролировать их работу.

Заключение

В целом, ответственность руководителя проекта — точно составить план управления проектом. Опять же, это своего рода начальная догадка, основанная на имеющейся информации (например, уставе проекта). Будьте бдительны — в планировании управления проектами не допускается никаких дополнений. На основе вашего плана управления проектом вам необходимо выполнить проект. Работая над проектом, вы должны эффективно управлять изменениями в проекте. Тесно работайте с базовыми планами проекта (базовыми планами объема, базовыми планами расписания и базовыми планами затрат и производительности). Хорошо планируйте — хорошо работайте и хорошо выполняйте работу для клиента. Кто знает, может быть, вы привлечете новый бизнес для своей организации.

Хотите стать менеджером проектов? Получите все навыки и знания, необходимые для того, чтобы стать опытным менеджером проектов, пройдя курс «Управление проектами».