Разница между оценкой ROM и окончательной оценкой

Чтобы добиться успеха в области управления проектами, жизненно важно уметь оценивать стоимость проекта. Если вы менеджер проекта, который оказался в самом пекле и изо всех сил пытается составить точные, реалистичные оценки, вам будет полезно полностью понять две наиболее важные оценочные метрики, которые вы можете начать применять к своим проектам прямо сейчас: грубый порядок величины и окончательный.

Менеджер проекта может помочь подготовить более точные оценки; для начала, жизненно важно правильно указать все входные данные при расчете стоимости. Некоторые менеджеры проектов используют исторические данные при расчете стоимости проекта; хотя это может работать в определенных ситуациях, в долгосрочной перспективе это приведет к более высоким колебаниям в предполагаемых и окончательных затратах.

По сути, существует два способа оценки стоимости проекта. Один из наиболее часто используемых методов — оценка ROM или оценка грубого порядка величины. Другой способ оценки стоимости проекта — использование окончательной оценки.

Способ оценки затрат отличается в обоих методах, и любому специалисту по управлению проектами важно понимать, как работают обе эти оценки. В зависимости от используемого метода компания будет иметь большую или меньшую терпимость к отклонениям от оценки.

Давайте подробнее рассмотрим эти две техники.

Что такое приблизительная оценка порядка величины (ПМ)?

Оценки грубого порядка величины, также известные как ROM, являются оценками усилий и затрат, необходимых для завершения проекта. Процесс оценки ROM происходит на ранних этапах жизненного цикла проекта и служит руководством при выборе стратегий и вариантов планирования.

Грубые оценки порядка величины — это общие оценки усилий и затрат, связанных с проектом. Метод обычно используется для оценки бюджетов проектов без особых подробностей. Обычно этот шаг выполняется при выборе и утверждении проекта.

Оценка грубого порядка величины (ROM) обычно выполняется на одном из первых этапов проекта. В общем, когда компания или бизнес хотят получить стоимость ROM, они ищут приблизительную цифру вместо точной.

Разница между предполагаемыми и фактическими затратами при приблизительной оценке порядка величины может легко составлять плюс или минус пятьдесят процентов. Любой, кто готовит приблизительную оценку порядка величины, должен обязательно указать, что точность оценки может значительно варьироваться, особенно если это ранние стадии проекта.

Как подготовить оценку ROM?

Хотя существует более приемлемая вариация с оценкой Rough Order of Magnitude, все равно жизненно важно, чтобы профессионал по управлению проектами выполнил работу, чтобы сделать оценку максимально точной. Существуют пределы того, что приемлемо в отношении вариации цен.

Часто проекты завершаются в течение нескольких лет. Может быть сложно прогнозировать и планировать стоимость сырья или рабочей силы на многолетний период. Однако есть известные входные данные, которые менеджер проекта обязательно получит правильно. Как правило, чем больше временной горизонт для проекта, тем больше возможный разброс в окончательной цене.

Например, если кто-то оценил строительство нового дома в $200 000, а окончательная стоимость составила $1 000 000, уровень вариации будет неприемлемым. При подготовке смет расходов с использованием этого метода наиболее важным аспектом является правильное определение известных факторов.

На рынке представлено несколько удобных инструментов, которые помогут руководителям проектов дать приблизительные оценки порядка величины. ПРОВИДЕЦ представляет собой совместимый набор продуктов, который может помочь руководителям проектов на многих этапах пути, включая программные решения, помогающие как с ROM, так и с окончательными оценками.

Также есть шаблоны ROM, например, этот от Доктонический это поможет составить карту всех переменных, которые следует учитывать.

Что такое окончательная оценка?

Окончательная смета сильно отличается от оценки ROM. Во-первых, допустимый уровень отклонения между прогнозируемой стоимостью и окончательной стоимостью обычно составляет от -10% до +10%. Компания или клиент, запрашивающий окончательную смету, обычно имеет гораздо меньше возможностей для ошибки, чем тот, кто примет цену Rough Order of Magnitude.

Любой, кто достаточно долго работал в сфере управления проектами, знает, насколько сложной может быть подготовка окончательной сметы для долгого или сложного проекта. Это означает, что человек, который готовит сметы расходов для проекта с использованием окончательной сметы, должен провести значительный объем исследований, чтобы получить такую ​​низкую вариацию.

Окончательная оценка также может оказаться неверной, поскольку она, скорее всего, основана на довольно большом количестве предположений, включая факторы, находящиеся вне чьего-либо контроля. Изменение оценок — это общепринятый факт жизни, и единственный способ противостоять неопределенности в оценках — регулярно их обновлять: чем больше неопределенности, тем чаще их нужно пересматривать. Это единственный способ снизить риски. ПМБОК называет это «планированием набегающей волны».

Как подготовить окончательную смету?

Метод подготовки окончательной сметы должен быть более подробным, чем оценка ROM. Кроме того, при подготовке окончательной сметы должны быть более надежные данные. Компания или бизнес не могут ожидать, что будет подготовлена ​​точная окончательная смета, если не предоставлены надлежащие точки данных. Как правило, существуют договорные документы и объем работ, которые предоставляются для подкрепления заявлений о смете. Окончательная смета должна быть подготовлена ​​на основе полностью разработанных планов с различными сценариями, которые можно спроецировать.

Любые прямые расходы, связанные с проектом, такие как строительные материалы и рабочая сила для дома, должны быть детализированы. Непредвиденные расходы также должны быть включены в окончательную смету, которая может покрыть расходы менеджера проекта в случае изменения рыночных условий. Если использовать пример строительства дома, если цена кирпича внезапно вырастет на пятьдесят процентов, было бы неразумно, чтобы предполагаемая стоимость кирпича в доме была такой же, как и окончательная стоимость. Чтобы помочь уменьшить влияние этой ситуации, косвенные расходы также должны быть включены в бюджет проекта.

Многие компании предлагают шаблоны и калькуляторы, помогающие сделать окончательные оценки. Смартлист предлагает шаблон в дополнение к полезному руководству по оценке стоимости проекта.

Как правило, важно понимать, что оценка настолько хороша, насколько хороши вложенные в нее данные. Любые резкие колебания рыночных издержек или отклонения от плана могут и приведут к тому, что оценки станут менее точными.

Как рассчитать отклонение для этих оценок?

Как менеджеру проекта, важно уметь точно учитывать отклонения. Если предполагаемая стоимость проекта составляет $200 000, а фактическая стоимость проекта в итоге составляет $250 000, то отклонение в долларах составляет $50 000. Однако на самом деле имеет значение процентное отклонение. В этом случае мы бы взяли разницу в $50 000 и разделили ее на предполагаемую стоимость проекта в $200 000. В этом простом примере отклонение в стоимости составило бы 25%. Это было бы приемлемо для оценки ROM, но не для окончательной оценки.

Как правило, важно понимать, что оценка настолько хороша, насколько хороши вложенные в нее данные. Любые резкие колебания рыночных издержек или отклонения от плана могут и приведут к тому, что оценки станут менее точными.

Заключение

Оценка ROM и окончательная оценка функционируют по-разному с точки зрения как объема, так и детализации. Клиент или бизнес, запрашивающий оценку ROM, будет иметь совершенно другой набор ожиданий, чем тот, кто запрашивает окончательную оценку. Ваше понимание различий между затратами ROM, ценообразованием ROM, оценкой ROM и окончательной оценкой является важнейшим первым шагом при определении объема проекта.

Любая окончательная оценка должна иметь объем работ и подробный список расходов, которые вошли в проект. В отличие от оценки ROM, бизнес вряд ли будет терпеть или принимать большие отклонения от предполагаемых и окончательных затрат. Наконец, как менеджеру проекта важно изложить ожидания относительно точности различных методов оценки. Бизнес должен понимать, что оценка ROM не будет такой же точной, как окончательная.

Если вы хотите начать свой путь в качестве менеджера проектов, ознакомьтесь с нашей программой послевузовского образования по управлению проектами.

Часто задаваемые вопросы

1. Как рассчитать оценку ROM?

Чтобы рассчитать оценку ROM, составьте список задач, которые необходимо выполнить. Определите ресурсы, которые вам понадобятся для выполнения цели. Оцените задачи и сроки их выполнения. Рассчитайте стоимость проекта на основе всех этих вещей.

2. Что такое ROM в оценке?

Грубая оценка порядка величины — это стоимость проекта. Она рассчитывается на первом этапе проекта.

3. В чем разница между окончательной оценкой и приблизительным порядком величины?

Оценка ROM используется на ранней стадии проекта, когда нет надежной информации о стоимости. Окончательная оценка используется, когда есть точные оценки на уровне активности.

4. Какова цель оценки ROM в управлении проектами?

Оценка ROM дает отправную точку для продвижения проекта. Она используется в качестве основы для бюджета.

Посмотрите видео нашего курса «Введение в подготовку к сертификации PMP».

Учитесь бесплатно! Подпишитесь на наш канал на YouTube и станьте частью сообщества счастливых учеников, насчитывающего более 400 тыс. человек.