Работа по управлению проектами в эпоху после COVID

7 июля 2020 года Тим Джером присоединился к серии вебинаров Step Into the Sunlight от Simplilearn, чтобы обсудить, как самоизоляция повлияла на работу и проектные команды. Тим более полутора десятилетий работает тренером PMP® и Project Management. Он является лидером в сообществе Project Management и известным спикером и наставником в этой области.

Тим дал советы о том, как помочь проектным группам выйти из режима самоизоляции, вызванного COVID-19, и как адаптироваться к изменениям, которые сохранятся после его окончания.

Как будет развиваться управление проектами после окончания пандемии COVID?

Тим заметил, что руководители, менеджеры и сотрудники предприятий стали больше принимать удаленное управление. Отчасти это было навязано нам пандемией и карантином, когда удаленное управление стало единственным доступным режимом, но опыт научил нас, что оно может работать и работать хорошо. Однако это означает, что мы должны больше полагаться на лидерские навыки — влияние, мотивацию, эмоциональный интеллект и организационную политику — чтобы заставить удаленный режим управления работать.

Теперь нам нужно больше уважать неизвестное. Пандемия — последний пример события «черного лебедя»: то, что случается так редко, что люди забыли, что это может случиться. Чтобы быть достаточно гибкими, чтобы выжить и преуспеть во время таких событий, какими бы они ни были, нам нужно больше полагаться на общую подготовку, а не на конкретное планирование. Нам нужно больше практиковать мышление «что если», больше оценивать потенциальные ошибки и больше обсуждать риск (что «может» произойти, подкрепленное анализом).

Поскольку мы больше не работаем лицом к лицу, с соответствующей способностью читать язык тела и спонтанно сотрудничать, нам нужно больше сосредоточиться на коммуникации как на основном инструменте. Нам нужно выбрать инструменты коммуникации, которые мы будем использовать для наших проектов и команд — такие инструменты, как Zoom и Slack — и нам нужно быть дисциплинированными в том, как мы используем их для эффективного и действенного общения друг с другом.

Как будет выглядеть «новая норма» управления проектами?

Управление проектами теперь состоит из ежедневного построения и поддержания отношений при выполнении общей работы по управлению проектами в рамках проекта и его подразделений. Мониторинг хода проекта по целям и вехам является необходимой функцией. Тем не менее, менеджер проекта должен уметь организовывать, мотивировать и содействовать командной работе, которая выполняет работу по достижению этих целей.

Через отношения, исследование риска и анализ управление проблемами станет основным аспектом. «Мы не знаем, чего мы не знаем» станет темой для обсуждения. Нам нужно будет быть начеку в отношении новых проблем, которые могут потребовать от нас изменения наших планов и даже наших бизнес-моделей, и мы также должны быть готовы решать эти проблемы по мере их возникновения — не зная заранее, какими они будут.

Ежедневное толчок и тяга переговоров и влияния будут сосредоточены на обеспечении непрерывного поддержания информации и поддержки, поскольку непредвиденные проблемы и риски быстро выносятся на поверхность и управляются. Существует напряжение между необходимостью работать эффективно и необходимостью вводить новшества, чтобы наши продукты и услуги соответствовали потребностям и желаниям клиентов.

Каким областям управления проектами будет уделяться повышенное внимание?

Основными направлениями деятельности по управлению проектами являются исследование новых источников дохода (новый бизнес, продукты, услуги) и инвестиции в более гибкую инфраструктуру (отход от традиционных предприятий).

В сложные времена нам нужно уметь видеть открывающиеся возможности. Иногда возможности являются вопросом выживания для нашего бизнеса, когда наша старая бизнес-модель больше не работает, и мы должны принять новую. Иногда вызов может открыть нам глаза на новый способ сделать наши продукты и услуги более ценными. Тим привел пример мукомольных заводов во время Великой депрессии 1930-х годов в США. Они заметили, что некоторые семьи использовали тканевые мешки, в которых продавалась мука, для изготовления ткани для одежды. Некоторые мукомольные заводы начали продавать муку в мешках с красивыми рисунками и моющимися этикетками, чтобы мешки с мукой можно было использовать для изготовления привлекательной одежды. Это принесло мукомольным заводам расположение потребителей.

Важной частью изменения бизнес-моделей в ответ на текущие вызовы является отход от традиционных стационарных предприятий. Потребители, которым из-за карантина запрещено совершать покупки обычным способом, нуждаются в способах совершать покупки онлайн. Предприятиям, которые доставляли свои продукты и услуги лицом к лицу, теперь нужны способы ведения бизнеса в Интернете. Онлайн-модели могут быть не исключительно онлайн, но они могут включать гибрид онлайн-покупок и физической доставки способами, которые минимизируют личное взаимодействие в целях безопасности.

«Я напуган» — это будет сообщение от клиента. Если вы можете интерпретировать «Я напуган» не просто как утверждение о страхе, но и как руководство к тому, чего они боятся, вы можете помочь в определении угрозы и предложить сотрудничество для ее решения.

Клиенты будут больше полагаться на взаимодействие с менеджером проекта и командой. Чтобы удовлетворить возросшие требования клиентов к информации о продукте или услуге и статусе ее поставки, мы столкнемся с более прямыми вопросами от клиентов. Нам понадобится больше внутренних и внешних взаимодействий, чтобы поддерживать поток этой коммуникации.

Больше критически важных для миссии проектов будут обрабатываться внутри компании. Эта тенденция уже существовала до пандемии и продолжается более быстрыми темпами. Проблема удаленного взаимодействия с подрядчиками или поставщиками и необходимость установления большего контроля над вещами, которые напрямую влияют на получение дохода, означают, что компании будут выбирать внутренние источники критически важных приложений и процессов, и из-за этого менеджеры проектов будут играть более важную роль внутри компании.

С какими новыми проблемами столкнутся руководители проектов, когда организации вернутся к «обычному» режиму работы?

Проблемы, с которыми придется столкнуться руководителям проектов, будут такими же, с какими они сталкивались со своими клиентами и конечными пользователями до COVID, — просто их будет больше.

Клиенты хотят единовременного решения: «скажите мне, что делать». Они любят заказывать готовые решения, которые соответствуют их требованиям и работают сразу из коробки. Но темпы изменений означают, что то, что им требуется сегодня, может не совпадать с тем, что им нужно в день доставки.

Клиентам необходимо новое мышление: «Мне нужно, чтобы вы сказали мне, как думать и решать проблемы». Клиенты должны быть частью команды по решению проблем, чтобы по мере развития своих потребностей они сообщали о них команде проекта и понимали от команды, какие решения возможны.

Студенты, готовящиеся к экзамену PMP, хотят список вещей, которые им нужно запомнить, но этот подход устарел. Теперь, чтобы успешно сдать экзамен PMP, им нужно знать, как подходить к решению проблем.

Изучите основные компетенции, необходимые для специалиста по управлению проектами, на курсе подготовки к сертификации PMP. Зарегистрируйтесь сейчас!

Каковы ожидания предприятий от управления проектами?

Теперь компании понимают, что им нужны навыки для устойчивости бизнеса. То, что работало вчера, не обязательно будет работать сегодня. Чисто человеческий ответ на это: «Нам нужно разобраться с этим один раз, а потом двигаться дальше». Однако это неправильный ответ. Проблемы развиваются, поэтому им нужен динамичный процесс решения проблем и предоставления решений.

Компании также постепенно приходят к пониманию необходимости нанимать людей для решения проблем, а не просто «нанимать за навыки». Наличие технических навыков для выполнения текущей работы имеет решающее значение, но в дополнение к этим навыкам компаниям нужны люди, которые обладают навыками решения проблем, позволяющими им находить правильные решения по мере развития потребностей.

Тим ответил на множество вопросов аудитории в прямом эфире. Вы можете услышать его ответы, посмотрев повтор вебинара:

Если вы чувствуете, что готовы пройти курсы по управлению проектами, чтобы обеспечить будущее своей карьеры, взгляните на PMP, PMI-ACP, Agile Scrum Master и другие курсы и программы, предлагаемые Simplilearn. Вы создаете учебный путь, который соответствует вашим потребностям и бюджету, чтобы учиться и получать сертификаты по этим и множеству других навыков и дисциплин цифровой экономики.