Практические шаги по управлению графиками проектов – II

Эффективное управление проектами требует тщательного планирования и составления графиков, чтобы гарантировать, что задачи и проекты будут завершены вовремя, в рамках бюджета и с желаемым качеством.

Хорошо составленный график проекта имеет решающее значение для менеджеров проектов в организации задач, распределении ресурсов и отслеживании прогресса. Он помогает обеспечить своевременное выполнение задач проекта и выявить потенциальные риски и проблемы на ранних этапах графика проекта.

В этой статье будут рассмотрены практические шаги, которые помогут вам эффективно создавать и управлять графиками проектов. Следуя этим шагам, вы сможете разработать реалистичный, достижимый график проекта, который позволит эффективно управлять проектами.

Шаги по разработке графика проекта

• Шаг 1: Создайте структуру декомпозиции работ
• Шаг 2: Оцените длительность
• Шаг 3: Определите ресурсы
• Шаг 4: Определите предшественников
• Шаг 5: Определите основные этапы
• Шаг 6: Определите зависимости

Шаг 1: Создание структуры декомпозиции работ (WBS)

Структура декомпозиции работ (WBS) используется для оценки объема проекта путем его разбиения на легко управляемые компоненты или части. WBS представляет собой иерархический список фаз, задач и вех проекта.

WBS очень полезен при планировании проекта и делает сложный проект более управляемым. WBS предназначен для того, чтобы помочь разбить проект на управляемые части, которые можно эффективно оценивать, управлять и контролировать.

WBS также обеспечивает основу для детальной оценки продолжительности и стоимости. Он обеспечивает точность оценки проекта, вычисляя, сколько времени и усилий требуется для выполнения задачи или действия, тем самым агрегируя для оценки усилий, необходимых для завершения вышестоящего компонента в иерархии.

Методы оценки

При оценке объема проекта обычно используются следующие методы оценки:

Оценка сверху вниз

Этот метод очень полезен при оценке проекта, когда известны только требования высокого уровня в проекте, и затем он постепенно разлагается на более мелкие действия и рабочие пакеты. Например, действие по выемке грунта разбивается сверху вниз на действия «Заливка бетона» и «Формирование отверждения и полос».

Оценка снизу вверх

Этот метод используется, когда требования известны на дискретном уровне, где более мелкие детали затем объединяются для оценки всего проекта. Обычно это используется, когда информация известна только по более мелким частям. Например, низкоуровневые действия, такие как строительство «Стен», «Полов», «Кровли», «Дверей и окон», могут оцениваться индивидуально, чтобы достичь длительности, необходимой для завершения «Внешнего строительства».

WBS для проекта строительства дома

Проект разбивается на действия, которые далее разлагаются на подзадачи или поддействия. Задачи, выполняемые для завершения проекта, называются действиями. Действие — это подмножество самого низкого уровня в фазе проекта, которое выполняется для выполнения компонента проекта. Ниже приведен пример WBS для строительства дома:

Определите более широкие виды деятельности в проекте

Начните с перечисления высокоуровневых действий (называемых сводными задачами), необходимых для выполнения проекта. Начните сопоставлять низкоуровневые части или действия в иерархии с сводными задачами. Высокоуровневые действия (сводные задачи) для строительства дома:

• Фундамент
• Внешняя конструкция
• Внутренняя конструкция

Определите подробные действия в проекте

Проект разбивается на действия более низкого уровня, подзадачи и пакеты работ до тех пор, пока мы не достигнем достаточного уровня детализации, поддерживающего план проекта.

Шаг 2: Оцените длительность задачи

После того, как список действий определен, оцените длительность задачи для всех действий, чтобы узнать, сколько усилий по длительности требуется для выполнения каждого действия. Чтобы оценить длительность задачи, убедитесь, что действие достаточно подробное, чтобы оценить, сколько усилий потребуется для выполнения каждого действия или поддействия.

Например, чтобы рассчитать, сколько времени потребуется для завершения «Раскопок» при строительстве дома, вам может понадобиться знать, что входит в выполнение раскопок и сколько времени требуется для завершения каждого действия в ходе раскопок. Перечислите набор действий, необходимых для выполнения раскопок на участке, и оцените продолжительность каждого действия.

Шаг 3: Определите потребности в ресурсах

Определите кадровые и некадровые ресурсы, необходимые для выполнения всех видов деятельности. Например, для земляных работ могут потребоваться следующие ресурсы: Менеджер проекта — продолжительность работы 16 часов Подрядчик по планировке участка — продолжительность работы 80 часов.

• Создайте таблицу ресурсов для всех ресурсов, которые будут работать над проектом.
• Назначить или распределить ресурсы по видам деятельности

Шаг 4: Определите зависимости между задачами

После определения всех видов деятельности и сроков, необходимых для завершения проекта, мы определяем и устанавливаем непосредственных предшественников всех видов деятельности. Это определит последовательность, в которой могут быть выполнены виды деятельности. Например, земляные работы будут выполнены до того, как можно будет выполнить монтаж стальных конструкций. Следовательно, предшественником для деятельности «1.2 Монтаж стальных конструкций» будет «1.1 Земляные работы».

Шаг 5: Определите зависимости

В проекте зависимость — это связь между задачами, действиями или элементами. Существует четыре вида зависимостей:-

От завершения к началу (FS): A FS B = B не может начаться до завершения A или B начнется только после завершения A.

Например, бетон должен затвердеть, прежде чем его можно будет использовать. Поэтому строитель заливает бетон, ждет четыре дня, а затем возводит стены на бетоне.

От завершения до завершения (FF): A FF B = B не может завершиться до завершения A, т. е. B завершится только после завершения A.

Например, земляные работы под фундамент не могут быть завершены, пока не будет завершена выемка котлована под лифт.

Старт-старт (SS): A SS B = B не может начаться до того, как начнется A, т. е. B может начаться только в том случае, если A начал работу.

Например

• Отверждение не может быть начато, пока не начата заливка фундамента. Начало до конца (SF): A SF B = B не может закончиться до начала A, т. е. B может закончиться только после начала A.
• Заливка и отверждение — это параллельные процессы, и заливка может быть завершена только после начала отверждения.

На этапе планирования проекта предполагается, что проект перечислит набор действий, задач и ресурсов, необходимых для завершения проекта. График проекта достаточно подробный, чтобы показать каждую задачу, которую необходимо выполнить, ресурс, выделенный для выполнения задачи, дату начала и окончания каждой задачи и продолжительность, в течение которой задача будет выполнена. В течение жизненного цикла проекта ход выполнения проекта отслеживается с помощью графика проекта.

Шаг 6: Определите основные этапы

Проект разбивается на отдельные части, а связанные с ними задачи группируются вместе как фаза или компонент. Эта фаза или компонент проекта назначается измеримой вехой в качестве целевой даты или времени для ее завершения. Например, на основе оценки всего проекта он разбивается на фазы с вехами, как показано ниже:

Вехи — это значимые события, которые достигаются или налагаются на проект по завершении фазы. Веха означает завершение важной фазы в проекте.

Учитесь у экспертов, которые помогут вам сдать экзамен после регистрации на курс обучения PMP от Simplilearn. Зарегистрируйтесь сегодня на курс обучения сертификации PMP®!

Изучите наш курс обучения по сертификации PMP® и получите возможность посещать интерактивные онлайн-занятия, практические занятия Harvard Business Publishing и выпускные проекты. Чего вы ждете? Ваша успешная карьера в управлении проектами находится в одном клике от вас. Зарегистрируйтесь сегодня!