Понимание оценки продолжительности действий в управлении проектами

Начинающие менеджеры проектов должны научиться выполнять различные задачи, чтобы начать проект, и оценка продолжительности деятельности — одна из них. Оценить продолжительность проекта не всегда легко, поскольку для этого менеджеру проекта необходимо знать некоторую теорию, а также применять некоторые передовые практики и методологии.

Оценка длительности деятельности — длительный процесс, и для долгосрочного проекта это занимает время. В идеале вы должны привлечь основную команду проекта к оценке длительности. Вы должны привлечь команду проекта, которая будет работать над проектом для достижения целей проекта, команду управления проектом и всех выявленных ключевых заинтересованных лиц для достижения консенсуса по датам контрольных точек и графикам поставок. В зависимости от этой длительности вы можете разработать график с контрольными точками для вашего проекта.

Оценка длительности действия может быть для фазы проекта или фазы продукта и является итеративной по своей природе. Она может быть изменена по мере продвижения работы и по мере выявления новых действий в вашем проекте. Первоначально вы можете оценить свой проект на основе сетевой диаграммы (последовательности действий). Она может быть дополнительно изменена на основе изменений, внесенных в проект во время выполнения, контролируя и отслеживая процесс.

PMI® рекомендует несколько инструментов управления проектами, методологий, лучших практик для оценки длительности. Они следующие:

Аналоговая оценка

Это очень важная методология, которая дает вам полную оценку длительности. На основе информации о прошлых проектах, которые похожи, вы можете получить приблизительное представление об общей оценке длительности. Вы можете получить эту информацию в офисе управления проектами или у другого менеджера проекта; вы можете использовать этот шаблон для вашего текущего проекта.

Аналоговая оценка длительности действия не столь точна по своей природе; однако она менее затратна и занимает меньше времени, чем другие методы. Вы можете часто использовать этот метод, когда у вас недостаточно времени для надлежащей оценки, и у вас есть крайний срок. Аналоговая оценка может быть частью проекта, так как вам не нужно оценивать весь проект. Вы можете оценить длительность действия для одной фазы проекта, если требования/характер фазы очень похожи на предыдущий обработанный проект.

Параметрическая оценка

Этот метод более точен по своей природе. Он основан на статистическом расчете исторических данных и других переменных. Например, на этапе проектирования в случае строительного проекта у вас уже может быть продолжительность деятельности: резка 1000 камней займет 8 часов и т. д. Если ваш проект по своей природе похож на тот, который выполнялся в прошлом, стоит поискать существующие оценки продолжительности деятельности и исторические данные из прошлого проекта.

Оценка по трем точкам

Этот вид оценки основан на рассмотрении различных вариантов, таких как распределение ресурсов, неопределенность и связанный с этим риск, например, на основе лучшего сценария и на основе худшего сценария. Концепция трехточечной оценки берет свое начало в PERT (Program Evaluation and Review Technique). С помощью PERT мы обычно оцениваем три типа продолжительности:

• Наиболее вероятно (М)
• Оптимистичный (О)
• Пессимистичный (П)

Из них, Most Likely (M) основан на назначенных ресурсах, а Optimistic (O) основан на наилучшем анализе на основе сценария. И последний — Pessimistic (P) — основан на наихудшем возможном анализе на основе сценария. Как только у вас это будет, вы можете использовать некоторые очень полезные формулы для вывода ожидаемой продолжительности. Они следующие:

ТЕМ = (О + 4М + Р) ÷ 6

Здесь TE — ожидаемое время, а O, M, P — оптимистичная, наиболее вероятная и пессимистичная длительность соответственно. Таким образом, вы можете понять важность PERT в оценке длительности вашего проекта.

Эвристическая оценка

Это также известно как правило большого пальца. Вы можете примерно предположить, что вся фаза проектирования может отнять 45% от всего времени вашего проекта и так далее… это очень полезный метод в случае известных фаз, где вы можете ввести воображаемую цифру на основе опыта.

Анализ резервов

Анализ резерва — это тип резерва на случай непредвиденных обстоятельств. После установления графика для каждого уровня активности в зависимости от атрибутов активности вы можете создать время резерва на случай непредвиденных обстоятельств, добавив некоторый процент в производный график каждой активности. Его можно изменять по мере выполнения работы, уменьшая или увеличивая в зависимости от ситуации.

Заключение

Оценка длительности проекта — или его различных фаз — может помочь вам успешно управлять проектом, который будет выполнен вовремя и в рамках бюджета. Изучите уроки, которые ваша организация уже усвоила, чтобы сэкономить время при оценке длительности деятельности. Чтобы узнать больше об успешном управлении проектами всех типов, ознакомьтесь с онлайн-курсами Simplilearn по управлению проектами, включая сертификацию PMP.