Понимание ключевых показателей эффективности в управлении проектами с примерами

KPI или ключевые показатели эффективности — это измеримые показатели, используемые компанией или сектором для сравнения и оценки эффективности в достижении стратегических и операционных целей. KPI в управлении проектами различаются в зависимости от критериев эффективности или приоритетов компании или отрасли.

Изучите основы того, как работает бизнес. Сертификат руководителя по общему менеджменту. Изучите программу.

Что такое ключевые показатели эффективности проекта?

KPI в управлении проектами — это несколько конкретных методов измерения, которые показывают, насколько эффективно команды достигают поставленных целей. KPI для управления проектами обычно устанавливаются на ранних стадиях проекта. Они отражают основную концепцию проекта организации и устанавливают обязательства по проекту во всех административных подразделениях.

Хотя у каждой команды есть различные обязанности, все они вносят свой вклад в KPI по отдельности. Понимание использования KPI в управлении проектами может помочь в установлении синергии команды и предоставить структуру для информации, необходимой для отслеживания успеха корпоративного проекта.

KPI обычно попадают в эти четыре категории.

Своевременность

Это гарантирует, что проект будет завершен вовремя, а если он не выполняется по графику, критически важно отслеживать, где он сбился с пути, поэтому всегда есть прогнозируемая дата завершения.

Бюджет

Остается ли проект в рамках выделенного бюджета или равен ему, или же он превышает заранее установленные бюджетные затраты?

Качество

Оценка того, продвигается ли проект так, как ожидалось, поддерживается ли его качество, а также определение того, удовлетворены ли им все заинтересованные стороны и команды.

Эффективность

Оценка эффективности управления проектом путем обеспечения рационального использования времени и денег, затраченных на него.

Что делает KPI хорошим для управления проектами?

Наиболее значимые цели производительности по всем аспектам участия команды в проекте представлены ключевыми показателями производительности. Эффективные KPI в управлении проектами должны включать следующее:

• Перед началом проекта все стороны должны согласовать ключевые показатели эффективности.
• Они должны быть актуальны для целевой аудитории.
• Они должны содержать измеримые показатели, которые могут совместно использоваться и анализироваться всеми подразделениями.
• Их следует регулярно измерять.
• Основа для принятия ключевых решений в ходе проекта
• Должны соответствовать целям проекта
• Реалистичные, экономически эффективные и адаптированные к культуре, ограничениям и временным рамкам компании.
• Скоординировано с организационными усилиями
• Отражает факторы успеха компании

KPI являются важным инструментом управления проектами для достижения организационного успеха. Отслеживание точных данных от различных команд может помочь определить, где требуется больше руководства или где следует предоставить стимулы, планы и другие ресурсы, такие как обучение.

4 совета по эффективному созданию и использованию KPI проекта

После того как будет решено, какие ключевые показатели эффективности помогут команде оценить производительность, следует следовать некоторым передовым методам их отслеживания.

Сделайте свои ключевые показатели эффективности четкими и конкретными

Шаблоны KPI для управления проектами могут быть полезны, но самое главное, чтобы KPI были SMART.

S – конкретный,

М- измеримый,

А – достижимый,

R – реалистичный, и

T – основанный на времени

Выбирайте меры с определенной целью

Рекомендуется отслеживать только несколько ключевых показателей — наиболее значимых для ваших целей. Если вы не можете объяснить, почему определенный KPI важен, это достаточная причина, чтобы отказаться от него. Помните, чем больше KPI вы используете, тем больше времени потребуется на отчетность по ним.

Всегда указывайте цель.

Организации, которые только начинают работать с KPI, могут полагать, что у них недостаточно исторических данных для установки точной цели. Вместо этого вы можете выбрать только те KPI, для которых вы можете использовать отраслевые исследования или предыдущие данные, чтобы сделать обоснованную оценку цели.

Знайте, когда следует отказаться от KPI

Если вы не используете KPI при принятии организационных решений или проведении стратегических совещаний, это может быть признаком того, что отслеживать его не стоит. Вы можете потратить слишком много работы на отслеживание того, что не добавляет ценности.

Зачем использовать KPI?

KPI в управлении проектами используются для измерения эффективности работы. Для точности, реалистичного отражения процесса и успеха в достижении результата. KPI может надежно, последовательно и точно отслеживать результаты изменения.

Как определить ключевые показатели эффективности управления проектами и заставить их работать эффективнее с помощью умных целей

Вот как вы можете гарантировать, что ваши ключевые показатели эффективности в управлении проектами соответствуют целям SMART.

1. Конкретный: четко определенный

Изучите определенные вами ключевые показатели эффективности (KPI).

Убедитесь, что они понятны, поскольку их невозможно адекватно измерить, если они слишком двусмысленны. Это приведет к неизмеримому успеху и упущенным результатам на протяжении всего жизненного цикла проекта, а цели не будут достигнуты.

2. Измеримость: использование точных данных

Данные определяют, являются ли ключевые показатели эффективности в управлении проектами успешными.

Разработка KPI бесполезна, если вы собираете данные из разных источников или делаете предположения, чтобы оценить заключение. Таким образом, убедитесь, что все собранные данные синхронизированы, чтобы KPI можно было количественно оценить и по ним было легче составлять отчеты.

3. Достижимый: может быть достигнут

Ключевые показатели эффективности должны быть достижимы для проектных групп.

Если KPI чрезмерны, они будут упущены из виду, и члены команды не будут мотивированы. Моральный дух в долгосрочной перспективе пострадает, и ничего не будет оценено.

4. Реалистичный: соответствующий цели

KPI должны соответствовать проекту.

Когда многочисленные члены команды добавляют KPI, могут начать появляться неактуальные KPI. Регулярно проверяйте, соответствуют ли ваши KPI цели проекта, чтобы проект не сбивал с пути.

5. Основанный на времени: применимый на практике

Проекты не всегда линейны. Поэтому при установлении KPI они также должны следовать схожей структуре. KPI в управлении проектами должны быть применимы на любой стадии проекта, при этом устанавливая конкретные сроки выполнения вех. KPI должны направлять команду на правильный путь, даже если они расходятся с тем, что было запланировано в начале.

10 ключевых показателей эффективности для менеджеров проектов и почему они важны

В то время как менеджеры проектов сосредоточены на завершении проекта в рамках бюджета и в срок, акционеры отслеживают, соответствуют ли результаты их стратегическим целям. KPI связывают стратегические цели с целями проекта, снижая текучесть кадров среди команды, менеджеров проектов, акционеров и клиентов.

KPI могут быть эффективным инструментом контроля. Менеджер проекта оценивает периодический прогресс по заранее определенным контрольным показателям, таким как те, что приведены ниже, чтобы оценить, идет ли проект по графику.

Индекс эффективности затрат

Индекс эффективности затрат (CPI) измеряет эффективность финансового управления проектом. Коэффициенты CPI оценивают следующее:

• Проект считается неэффективным, если CPI меньше 1.
• Эффективность соответствует целевому показателю, если CPI равен 1.
• Результаты превзошли ожидания, если ИПЦ больше единицы.

CPI меняется в течение проекта из-за переменных расходов, таких как зарплата и цены на входные данные. Используя данные CPI, менеджеры проектов могут делать выбор, который влияет на завершение проекта в рамках бюджета.

Формула для ИПЦ: ИПЦ = Освоенная стоимость (ОС) / Фактические затраты (ФЗ)

Отклонение бюджета

Отклонение бюджета, или BV, рассчитывается регулярно для определения разницы между ожидаемой стоимостью (заработанной стоимостью) и фактическими цифрами. Оно используется для отслеживания расходов на протяжении всех задач проекта, помогая менеджеру определить, как распределить оставшиеся ресурсы для оптимальной эффективности. Оно также известно как отклонение стоимости (CV). Результаты BV означают следующее:

• Положительный результат означает, что проект не укладывается в бюджет.
• Ноль означает, что проект находится в пределах бюджета.
• Отрицательное значение означает, что проект превышает бюджет.

Формула отклонения стоимости: BV/CV = освоенный объем (EV) – фактическая стоимость (AV)

Рентабельность (по задачам, клиентам и проектам)

Менеджеры проектов должны определять прибыльность проекта, анализируя отдачу, чтобы определить, осуществим ли проект для организации. Это позволяет им отказаться от неэффективных инициатив, отказаться от убыточных операций и привлечь более прибыльных клиентов. Рентабельность следует оценивать на трех разных уровнях:

• Прибыльность по задачам количественно определяет виды деятельности, которые генерируют самые высокие доходы для проекта. Задачи, которые не генерируют прибыль, могут быть устранены или улучшены для повышения прибыльности.
• Прибыльность клиентов определяет выбор клиентских проектов, что позволяет менеджерам сосредоточиться на более прибыльных предприятиях или договариваться с клиентами о более высоких расценках.
• Рентабельность проекта можно определить, измерив разницу между суммой, подлежащей уплате клиенту, и общей суммой понесенных расходов.

Формула рентабельности: Рентабельность = Сумма к оплате – Общие затраты

Сумма к оплате = (Оплачиваемые часы X Оплачиваемая ставка) + Оплачиваемые расходы

Общая стоимость = (Часы, затраченные на проект X Ставка оплаты труда) + Все расходы

Вот что определяют результаты:

• Если баланс больше 0, то проект прибыльный.
• Если баланс равен 0, проект находится в точке безубыточности.
• Если баланс меньше 0, то проект приносит убытки.

Планируемое значение

Текущая стоимость (PV) является ключевым компонентом стратегии управления затратами, которая пытается установить стандартную денежную эффективность по отношению к выбранным контрольным точкам проекта.

Формула для плановой стоимости: PV = бюджет по завершении (BAC) x запланированный процент завершения

Платное использование

BV или оплачиваемое использование сравнивает время, затраченное на создание дохода, с прогнозируемым доходом, предоставляя менеджерам проектов возможность оценивать производительность на протяжении всего выполнения задач.

Чтобы ограничить использование, менеджер проекта может установить базовые показатели. Хотя оба варианта выгодны для фирмы, максимальное использование может привести к выгоранию команды, а ограниченное использование затрудняет сохранение прибыли.

Формула расчета оплачиваемого использования выглядит следующим образом:

Оплачиваемое использование = (Количество оплачиваемых часов / Количество доступных часов) X 100%

Индекс производительности расписания

SPI, или индекс выполнения расписания, — это индикатор отслеживания, который используется для сравнения статуса завершения с расписанием. Он устраняет неопределенность и позволяет менеджеру проекта вносить своевременные изменения для максимизации эффективности ресурсов.

Формула для расчета SPI: SPI = освоенный объем (EV) / плановый объем (PV)

Коэффициент текучести кадров

Коэффициент текучести кадров указывает на процент членов команды, покинувших организацию. Высокий коэффициент текучести кадров может восприниматься как исключительно проблема HR или управления, однако это не так. Высокий уровень текучести кадров оказывает пагубное влияние на эффективность проекта.

Формула, используемая для расчета показателя текучести кадров, выглядит следующим образом:

(Уволившиеся сотрудники ÷ Среднее количество сотрудников) x 100

Ресурсная емкость

Планирование емкости ресурсов позволяет менеджерам проектов выделять ресурсы, наиболее необходимые для максимизации ценности. Эффективные метрики емкости ресурсов также могут помочь в следующем:

• Оценка и устранение неквалифицированных ресурсов
• Корректировка сроков проекта с учетом текущих возможностей
• Обеспечение ротации ресурсов между видами деятельности для достижения оптимального результата
• Обеспечить максимальное качество продукции
• Сокращение текучести кадров за счет распределения рабочих нагрузок между квалифицированными специалистами
• Избегание конфликтов и улучшение разрешения конфликтов
• Предотвращение чрезмерного распределения ресурсов
• Выявление пробелов в навыках и планирование набора или повышения квалификации.

Для оценки ресурсной емкости руководитель проекта должен знать приоритеты работы в рамках данной команды. Также возможно планирование ресурсной емкости на основе портфеля (много проектов) или проекта.

Соответствующая оценка производительности должна включать перерывы и часы, потраченные вне фактических обязанностей, например, на посещение совещаний, и вычитать это из общего количества доступных часов.

Ресурсная емкость = Доступные рабочие часы в день X общее количество рабочих дней, выделенных на проект

Процент своевременного завершения

Коэффициент своевременного завершения проекта измеряет количество проектов, завершенных в соответствии с графиком. Он позволяет менеджеру проекта контролировать и повышать эффективность. Хорошая статистика завершения выявляет закономерности, которые помогают организации распознавать проблемы, затрудняющие завершение проекта в соответствии с графиком. Вот как вы рассчитываете коэффициент своевременного завершения:

Коэффициент своевременного завершения = (Общее количество проектов, завершенных вовремя / Общее количество проектов) X 100%

Запланированные часы и затраченное время (по задачам или проектам)

Индикатор измеряет прогресс задачи, учитывая разницу во времени между предполагаемым и фактическим временем выполнения. Менеджер проекта может отслеживать прогресс каждого сотрудника по отношению к установленным целям, при этом результаты означают следующее:

• Разница больше 0 указывает на хороший прогресс.
• Разница ниже 0 указывает на превышение сроков.

Управление временем помогает согласовывать задачи, а также экономит ресурсы компании.

Действия должны быть выполнены как можно скорее, чтобы проект достиг своих сроков. Если фактически затраченные часы превышают запланированное время, это указывает либо на непродуктивность сотрудника, либо на то, что прогнозируемое время было недооценено. Вот как можно рассчитать запланированное время по сравнению с затраченным

Запланированное и затраченное время = Расчетное время – Фактически затраченное время

Изучите основы того, как работает бизнес. Сертификат руководителя по общему менеджменту. Изучите программу.

Типы KPI

Несколько типов KPI в управлении проектами могут облегчить мониторинг и выполнение проекта для менеджеров проектов и заинтересованных сторон. Эти KPI:

KPI процесса

Они оценивают эффективность или производительность бизнес-процесса. Например, сколько времени займет поставка продукта?

Входные ключевые показатели эффективности

Они отслеживают активы и ресурсы, которые были инвестированы или использованы для получения бизнес-результатов. Примерами могут служить расходы, связанные с исследованиями и разработками, фонды обучения сотрудников или качество сырья.

Выходные ключевые показатели эффективности

Они оценивают нефинансовые и финансовые результаты деятельности компании. Например, доходы.

Ведущий КПЭ

Они отслеживают операции, которые могут оказать существенное влияние на будущие результаты.

Отстающий KPI

Это своего рода оценка, которая отражает успешность или неуспешность события после того, как оно произошло. Большинство финансовых KPI, например, измеряют результат предыдущей деятельности.

Результат КПЭ

Как мера эффективности, она отражает общий результат или влияние бизнес-операции с точки зрения полученных выгод. Удержание клиентов и узнаваемость бренда — два примера.

Качественный КПЭ

Это могут быть описательные характеристики, свойства, мнения или черты. Например, опросы удовлетворенности сотрудников предоставляют качественный отчет.

Количественный КПЭ

Это измеримые характеристики, полученные путем измерения чисел. Поскольку количественные данные чаще всего используются в измерении, они служат основой для большинства KPI. Примером являются единицы на человеко-час.

Характеристики хорошего KPI

Вот характеристики хороших KPI в управлении проектами.

• Ключевые показатели эффективности всегда согласованы с целями организации.
• Руководство принимает решения по ключевым показателям эффективности.
• Они являются ключевыми показателями желаемой эффективности деятельности организации.
• Ключевые факторы успеха (KSF) меняются только тогда, когда происходят существенные изменения в бизнес-целях.
• Ключевые показатели эффективности меняются по мере достижения целей или изменения приоритетов управления.

Заключение

Программа Executive Certificate Program In General Management, совместная работа Simplilearn и IIM Indore, охватывает такие важные предметы, как разработка стратегии, финансовый менеджмент, лидерство, маркетинг и многое другое. Эта программа делает значительный акцент на практическом применении, гарантируя, что вы приобретете бесценные идеи и инструменты, готовые к немедленному внедрению в вашей организации. Поднимите свою карьеру и поставьте себя среди опытных бизнес-лидеров, записавшись на эту уважаемую программу сегодня. Воспользуйтесь этой уникальной возможностью улучшить свои управленческие навыки и вывести свою карьеру на беспрецедентные высоты.