Почему вам следует проводить совещания по статусу проекта с вашей командой

«Сабьясачи, команда столкнулась с некоторыми проблемами в процессе извлечения бизнес-правил. Возможно, вам понадобится несколько минут для инструктажа команды на сегодняшнем совещании по статусу проекта», — сказал мне Махеш. Моя команда и я создавали доказательство концепции для одного из наших клиентов в сфере здравоохранения. Мы находились на этапе сбора требований этого проекта под названием Medilyn Pricing Tool и работали над извлечением бизнес-правил из существующего приложения в Visual Basic 6.0.

Ваш путь к получению сертификата PMP прост с сертификацией PMP от Simplilearn. Начните, зарегистрировавшись сейчас.

Махеш был нашим менеджером по компетенциям. Махеш всегда поощрял своих менеджеров проектов эффективно проводить совещания по статусу проекта. В различных случаях, когда его менеджеры проектов были заняты другими приоритетными совещаниями, Махеш также поощрял меня и Суреша, его руководителей проектов, проводить совещания по статусу проекта для наших проектов.

Я помню ранние дни своей карьеры, когда я ненавидел эти статусные совещания и считал их пустой тратой времени. Как и многие другие члены команды, я чувствовал, что время, потраченное на статусные совещания, можно было бы потратить на что-то более «полезное». Однако по мере продвижения по карьерной лестнице я начал понимать реальную ценность этих статусных совещаний и то, как они могут стать мощными инструментами для успешного управления нашими проектами, если их эффективно использовать.

В этой статье мы рассмотрим некоторые преимущества эффективного проведения совещаний по статусу проекта.

Встречи по статусу проекта между руководителем проекта и членами его команды

Одной из основных обязанностей менеджера проекта является сбор информации о статусе задач проекта от членов своей команды и ее проверка на соответствие плану проекта. Отчетность о статусе проекта между менеджером проекта и его командой может осуществляться несколькими способами, включая автоматизированные или основанные на электронной почте решения внутри организации. Однако одним из наиболее эффективных методов отчетности о статусе проекта между менеджером проекта и членами его команды является совещание о статусе проекта. Вы можете проводить совещания о статусе проекта разными способами, включая личные встречи или телефонные конференции.

Эффективные совещания по статусу проекта ведут к успешным проектам

Эффективные статусные совещания с вашей командой могут помочь вам несколькими способами, включая следующие:

1. Встречи по статусу проекта помогают менеджерам проектов отслеживать ход выполнения проекта с помощью обновлений статуса от членов команды.

   Встречи по статусу проекта помогают менеджерам проектов просматривать статус, собранный от членов команды. Они помогают менеджерам проектов оценивать то, что было достигнуто на сегодняшний день, и сравнивать это с запланированными мероприятиями. Они позволяют менеджерам проектов оценивать текущие проблемные области и области риска проекта, а также сообщать важную информацию о проекте с быстрой обратной связью. Проведение таких встреч по статусу проекта также устраняет проблему коммуникации, которая возникает из-за предположения или убеждения, что «все знают, что происходит в этом проекте». Часто члены команды не знают, потому что они заняты своими задачами.

2. Встречи по статусу проекта помогают менеджерам проектов в обеспечении подотчетности и прозрачности в рамках проекта

   Встречи по обзору статуса проекта можно проводить разными способами, включая личные встречи и телефонные конференции. Но для вас крайне важно проводить встречи по обзору статуса проекта, на которых присутствуют все члены команды одновременно. Это помогает в построении подотчетности и прозрачности в рамках проекта. Члены команды более мотивированы и с большей вероятностью выполнят свои задачи вовремя, если они знают, что им придется признать отсутствие прогресса перед своими коллегами.

   Попробуйте вспомнить свои первые дни в качестве разработчиков программного обеспечения, когда вы были в середине создания библиотеки классов для вашего приложения, которую можно было бы повторно использовать в других подобных проектах в этой области, и вы действительно ненавидели идею присоединиться к собранию по обновлению статуса, созванному вашим менеджером проекта, поскольку это нарушало поток ваших логических мыслей. Но разве вы не были мотивированы на то, чтобы доставить в установленные сроки, когда вы знали, что вам нужно предоставить обновление статуса перед другими членами команды? Я уверен, что вы были.

3. Встречи по статусу проекта помогают в коллективном поиске решений

   Встречи по статусу проекта могут эффективно использоваться для обзора статуса проекта, который собирается у членов команды. Однако менеджеры проектов могут извлечь максимальную пользу из таких встреч, если они могут использовать коллективную мудрость группы для решения проблем. Такие встречи не должны использоваться только для сбора статуса и его обзора.

   Эти встречи могут добавить реальную ценность проекту, если вы можете провести мозговой штурм решений в команде, помимо просмотра собранных статусов. Таким образом, менеджеры проектов могут гарантировать, что все члены команды, которые собрались в комнате для совещаний, действительно получают реальную информацию на встрече, а также коллективно работают над разрешением проблем. Вы можете попробовать задействовать потенциал вашей команды в коллективном решении проблем на следующей встрече по статусу, если вы этого еще не сделали.

4. Встречи по статусу проекта помогают менеджеру проекта укрепить доверие в команде

   Вы можете использовать статусные собрания команды для укрепления доверия внутри ваших команд. Эти статусные собрания являются очень хорошими форумами, на которых можно подчеркнуть достижения и навыки членов команды, укрепить взаимное уважение между членами команды и разорвать циклы недоверия внутри организации. Во время этих статусных собраний члены команды могут узнать, что делают другие, чего они достигли и как задачи других членов команды могут повлиять на их собственные.

   Это укрепляет командную работу и помогает в построении доверия между членами команды. Вы можете использовать эти статусные встречи, чтобы подчеркнуть достижения некоторых членов вашей команды, которые могут включать завершение сложного результата в рамках графика и бюджета, инновационный подход, использованный членом команды при решении проблемы и т. д., помимо прочего.

5. Встречи по статусу проекта помогают менеджеру проекта закрепить ключевые моменты и обеспечить раннее наставничество

   Хорошие менеджеры проектов знают о статусе проекта еще до встречи по статусу. Они используют эти встречи по статусу команды для продвижения проекта и обучения членов команды по ключевым вопросам, которые влияют на их результаты и, в свою очередь, влияют на проект. Одной из самых больших проблем в проекте Medilyn Pricing Tool был процесс извлечения бизнес-правил, когда нам нужно было извлечь бизнес-правила из существующего приложения Visual Basic и использовать их при создании нового приложения в технологии NET.

   Некоторые из членов моей команды, которым поручена эта задача, не следовали надлежащим процедурам извлечения бизнес-правил и, следовательно, получили много переделок после проверки документов. Это задержало весь график примерно на неделю. Однако, потратив несколько минут своего времени на встречи на обучение членов моей команды, я смог помочь им развить лучшее понимание процедур извлечения бизнес-правил, а также помочь им увидеть реальную ценность извлечения бизнес-правил. Это помогло моей команде в значительной степени сократить свои переделки и вернуть проект в нужное русло.

Заключение

Встречи по статусу проекта — это мощные инструменты, которые могут помочь вам успешно управлять вашими проектами. Однако, как активные менеджеры проектов, вы должны использовать эти встречи по статусу, чтобы выйти за рамки простого сбора и рассмотрения обновлений статуса от членов команды. Эти встречи могут добавить реальную ценность вашим проектам, если вы сможете использовать коллективный потенциал членов вашей команды в решении проблем, наставлять членов команды по вопросам, которые влияют на их результаты, укреплять ключевые моменты и продвигать проект вперед.

Готовы ли вы поднять свою карьеру в управлении проектами на новую высоту? Обучение на получение сертификата PMP® и программа последипломного образования в области управления проектами от Simplilearn — идеальное решение. Благодаря обучению под руководством экспертов и комплексной программе обучения вы овладеете навыками и знаниями, необходимыми для успешного руководства проектами и продвижения по карьерной лестнице. Наша гибкая платформа онлайн-обучения позволяет вам учиться в удобном для вас темпе, а наша круглосуточная служба поддержки всегда готова помочь вам. Кроме того, благодаря дополнительному преимуществу в виде сертификата программы последипломного образования вы получите конкурентное преимущество на рынке труда. Сделайте первый шаг к достижению своих карьерных целей с программой PMP® и программой последипломного образования в области управления проектами от Simplilearn.