Отслеживание рисков управления проектами

Современные предприятия — это инновации и принятие рисков. Амбициозные менеджеры проектов гарантируют, что бизнес-планирование и стратегирование сопровождаются тщательной балансировкой ресурсов. Таким образом, организация может предпринять необходимые шаги для роста, обеспечивая при этом положительные результаты, способствуя обучению и снижая риски в процессе. Выявление рисков проекта важнее, чем знание того, к каким успехам это может привести. Фактически, эффективное управление рисками проекта помогает выявить слабые и сильные стороны проекта, угрозы и возможности. Наличие плана на случай непредвиденных обстоятельств позволяет лучше реагировать и быстро смягчать последствия. Многим предприятиям пришлось понять это на собственном горьком опыте, но футуристичные и опытные менеджеры проектов знают, что «красный» в управлении проектами важнее позитивных «зеленых» знаков.

Управление рисками направлено на выявление непрерывных событий, негативно влияющих на общую эффективность проекта. Эти риски могут исходить как из внутренних, так и из внешних источников, связанных с проектом. Оценка рисков может включать в себя множество аспектов, таких как оценка инвестиционных рисков, оценка программных рисков, операционная оценка, неопределенность затрат, альтернативный анализ и многое другое. Однако выявление рисков должно соответствовать процессу принятия обоснованных решений. Во-первых, менеджеры проектов должны определить цели и задачи проекта. Общее понимание среди всех участников проекта гарантирует успех проекта.

Устав проекта

Одним из первых шагов в управлении рисками проекта является разработка устава проекта. Устав проекта уполномочивает и определяет органы, ответственные за различные аспекты проекта. Он полезен для определения бизнес-потребностей и формального описания проекта. Одновременно следует также рассмотреть риски, препятствующие любому из шагов проекта. Описание проекта позволяет оценить риски, которые впоследствии могут сыграть роль в процессе.

Шаблон управления рисками

Каждая организация/группа управления проектами должна иметь шаблон управления рисками. Этот шаблон служит руководством для всей команды для лучшего планирования и управления рисками и впоследствии помогает в доступе к ценностям, которые могут привести к дополнительному плану.

Организация также должна разрешить изменять шаблоны в зависимости от характера, масштаба и роста проекта. Исторические шаблоны для аналогичных проектов могут быть приняты во внимание и требуют незначительной модификации в большинстве случаев. Планы управления рисками как таковые направляют способность менеджера проекта принимать решения через определенный порог. Следовательно, риски, которые превышают порог, должны обсуждаться на совещаниях для эффективного определения их влияния и окончательной стоимости на ожидаемый успех проекта.

Изучение этапов управления рисками проекта

Планы управления рисками отвечают за определение:

• Как определяются риски
• Как будет проводиться качественный и количественный анализ
• Каковы ресурсы для мониторинга рисков?
• Как приступить к планированию реагирования на риски
• Как продолжить оценку рисков на протяжении всего жизненного цикла проекта

Подготовка к идентификации рисков

Планы управления рисками являются основой для процесса идентификации; они описывают, как будут идентифицированы различные риски и последующее управление процессами реагирования. Это в основном подход к управлению рисками вместе с дополнительными входами для идентификации. Процесс идентификации рисков требует от менеджеров проектов понимания цели проектов. Он включает в себя цели проекта, намерение и ожидания.

Понимание категорий риска

Все риски, выявленные в рамках проектов, должны быть категоризированы. Эта категоризация может начинаться даже до того, как риски фактически выявлены, и включать типичные риски, общие для отрасли. Категоризация помогает в организации, ранжировании и изоляции угроз в рамках проектов. Таким образом, существует четыре основные категории рисков.

1. Технические/производительные/качественные риски

   Эти риски связаны с непроверенными, сложными и новыми технологиями, которые проект принимает. Кроме того, изменения в технологии во время проекта также могут рассматриваться как риск для процесса. С другой стороны, риски качества представляют собой риск для уровней ожиданий в отношении производительности и качества проекта.

2. Организационные риски

   Организационные риски могут включать необоснованные сроки и затраты, неверную расстановку приоритетов, несоответствующие ожиданиям по объему работ, недостаточность или срывы финансирования проекта, конкуренцию с другими проектами за внутренние ресурсы компании.

3. Риски управления проектами

   К этим рискам относятся все ошибки в управлении проектами, такие как неудачное планирование проектов, нехватка ресурсов и времени, неэффективные методологии управления проектами и неприемлемое качество работы.

4. Внешние риски

   Несколько факторов за пределами границ проекта могут повлиять на ход и результат проекта. К ним могут относиться юридические вопросы, смена приоритетов, проблемы с трудом, экологические факторы, политические барьеры и другие. Такие ситуации потребуют скорее аварийного восстановления, чем продолжения обычного течения проекта.

Методы управления проектами для оценки рисков

• Мозговой штурм

  Мозговой штурм позволяет перечислить все ожидаемые риски проекта. Команда мозгового штурма должна включать в себя группу многопрофильных экспертов, которые выступают в качестве посредников для менеджера.

• Методы Дельфи

  Delphi помогает достичь консенсуса. Эксперты по оценке рисков используют лучшие технологии для сбора всех идей, касающихся рисков проекта. Этот процесс помогает минимизировать предвзятость данных, не допуская при этом, чтобы кто-либо из отдельных лиц имел более сильное влияние на результат проекта.

• Выявление первопричины

  Этот процесс понимает основные причины рисков. Он позволяет лучше управлять и разрабатывать меры реагирования на риски.

• Интервьюирование

  Все лица, участвующие в проекте, включая членов проектной группы, руководителей проектов, заинтересованных лиц, опрашиваются на предмет их мнения по выявлению рисков и решениям.

• SWOT-анализ

  SWOT-анализ (сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы) позволяет изучить весь процесс проекта с целью выявления рисков.

• Анализ предположений

  Все проекты разрабатываются и развертываются на основе набора гипотез, предположений и сценариев. Этот инструмент помогает уменьшить непоследовательность, неточность и неполноту гипотез.

• Анализ контрольного списка

  Методологии управления проектами включают обращение к историческим знаниям и информации по аналогичным проектам. Контрольные списки помогут аккумулировать все риски, которые были частью прошлых проектов. Контрольные списки — это быстрые и упрощенные процедуры, которые помогают достичь закрытия связанных рисков.

Научитесь реализовывать проекты цифровой трансформации и преуспейте в области управления проектами с помощью тренингов по управлению проектами от Simplilearn.

Заключение

В то время как понимание перспектив проекта движет процессом, правильная идентификация рисков гарантирует, что любая непредвиденная ситуация будет рассмотрена сразу же, как только она возникнет. Вот почему следить за «красной» стороной (рисками) гораздо важнее, чем следить за «зеленой» стороной (положительными перспективами) проекта.