Освоение функции ВПР в Excel: пошаговое руководство

Проверено и проверено Сайантони Дасом

Microsoft Excel — это удивительно мощный инструмент для управления данными, предлагающий надежные возможности для легкого анализа и интерпретации данных. Несмотря на то, что Excel часто недооценивают за его универсальность, он остается высокоэффективным и популярным приложением, используемым практически каждой организацией сегодня. Excel имеет множество функций, упрощающих обработку данных, включая VLOOKUP. Эта функция служит инструментом поиска, сканируя вертикально таблицы или электронные таблицы для поиска определенных данных.

Давайте разберемся, что такое ВПР в Excel.

Выделитесь с сертификатом бизнес-аналитикаПрограмма магистратуры бизнес-аналитикаИзучить программу

Что такое ВПР в Excel?

VLOOKUP — мощная функция Excel, которая ищет значение в первом столбце диапазона (таблицы или массива) и возвращает соответствующее значение в той же строке из указанного столбца. «V» в VLOOKUP означает «Vertical», указывая на то, что поиск выполняется вертикально (вниз) в таблице.

Вот базовый синтаксис функции VLOOKUP:

• искомое_значение: это значение, которое вы хотите найти в первом столбце таблицы.
• table_array: Это таблица или диапазон ячеек, в которых вы хотите выполнить поиск. Первый столбец этого диапазона должен содержать значения, которые вы ищете.
• col_index_num: Номер столбца в таблице, из которого вы хотите получить соответствующее значение. Например, если искомое вами значение находится в первом столбце table_array, а вы хотите вернуть значение из третьего столбца, укажите 3.
• (range_lookup): Это необязательный аргумент, указывающий, требуется ли точное или приблизительное совпадение. Если установлено значение TRUE или пропущено, Excel будет искать приблизительное совпадение (ближайшее совпадение). Если установлено значение FALSE, Excel будет искать точное совпадение.

Например, если у вас есть таблица с информацией о сотрудниках, где столбец A содержит идентификаторы сотрудников, столбец B содержит имена сотрудников, и вы хотите найти имя сотрудника с определенным идентификатором, вы можете использовать функцию VLOOKUP следующим образом:

Это будет искать “Employee ID” в первом столбце (A2:A10) и возвращать соответствующее имя из второго столбца (B2:B10). Аргумент FALSE указывает на точное совпадение.

Как использовать функцию ВПР в Excel?

Использование VLOOKUP в Excel относительно просто. Вот пошаговое руководство:

1. Подготовьте данные: убедитесь, что ваши данные организованы в табличном формате, где искомое значение находится в крайнем левом столбце таблицы.

2. Определите, что вы хотите найти: Определите значение, которое вы хотите найти, в крайнем левом столбце таблицы.

3. Выберите ячейку, в которой вы хотите отобразить результат: Щелкните ячейку, в которой вы хотите отобразить результат функции ВПР.

4. Введите функцию VLOOKUP: введите «=» (знак равенства) в выбранной ячейке, чтобы начать формулу, затем введите «VLOOKUP(». Это заставит Excel ожидать аргументы для функции VLOOKUP.

5. Введите аргументы:

• искомое_значение: Введите значение, которое вы хотите найти.
• table_array: выберите диапазон ячеек, составляющих вашу таблицу, включая столбец, содержащий искомое значение, и столбцы, из которых вы хотите извлечь данные.
• col_index_num: Введите номер столбца, из которого вы хотите получить данные. Отсчет ведется от самого левого столбца в table_array. Например, если вы хотите получить данные из третьего столбца, введите “3”.
• (range_lookup): Введите TRUE для приблизительного совпадения или FALSE для точного совпадения. Этот аргумент необязателен. Если он опущен, Excel по умолчанию предполагает TRUE.

6. Закройте скобки: После ввода аргументов закройте скобки “)”.

7. Нажмите Enter: Нажмите Enter на клавиатуре, чтобы выполнить формулу. Excel выполнит функцию VLOOKUP и отобразит результат в выбранной ячейке.

8. Перетащите или скопируйте формулу: если вам нужно выполнить один и тот же поиск для нескольких ячеек, перетащите маркер заполнения (небольшой квадрат в правом нижнем углу ячейки с формулой) или скопируйте и вставьте формулу в другие ячейки.

Программа магистратуры по бизнес-аналитикеПолучите экспертные знания в области инструментов бизнес-аналитикиИзучите программу

Как использовать функцию ВПР в Excel с двумя электронными таблицами?

Выполнение VLOOKUP между двумя отдельными таблицами в Excel похоже на использование VLOOKUP в одной таблице. Вот пошаговое руководство:

1. Откройте обе таблицы: Откройте файлы Excel, содержащие данные, с которыми вы хотите работать. Расположите окна так, чтобы вы могли видеть обе таблицы одновременно.
2. Определите искомое значение: Определите значение, которое вы хотите найти в одной электронной таблице (назовем ее Электронная таблица А).
3. Выберите ячейку для формулы ВПР: перейдите в электронную таблицу, в которой вы хотите отобразить результат (назовем ее Таблица B), и выберите ячейку, в которой вы хотите отобразить результат функции ВПР.
4. Введите формулу VLOOKUP: введите «=» (знак равенства) в выбранной ячейке, чтобы начать формулу, затем введите «VLOOKUP(». Это заставит Excel ожидать аргументы для функции VLOOKUP.
5. Введите искомое значение: переключитесь на электронную таблицу A и щелкните ячейку, содержащую искомое значение, которое вы определили на шаге 2. Это автоматически заполнит аргумент искомого значения в функции VLOOKUP.
6. Введите массив таблиц: Переключитесь обратно в электронную таблицу B и введите аргумент массива таблиц функции VLOOKUP. Щелкните и перетащите, чтобы выбрать диапазон ячеек, которые составляют таблицу в электронной таблице B, включая столбец, содержащий искомое значение, и столбцы, из которых вы хотите получить данные.
7. Введите col_index_num: введите номер столбца, из которого вы хотите извлечь данные в электронной таблице B. Отсчет ведется от самого левого столбца в массиве таблицы.
8. Введите аргумент (range_lookup): При желании введите TRUE для приблизительного совпадения или FALSE для точного совпадения.
9. Закройте скобки и нажмите Enter: После ввода аргументов закройте скобки “)” и нажмите Enter на клавиатуре, чтобы выполнить формулу. Excel выполнит функцию ВПР и отобразит результат в выбранной ячейке в таблице B.
10. Просмотр и корректировка: Проверьте результат формулы VLOOKUP, чтобы убедиться в его правильности. При необходимости скорректируйте формулу или ссылки на ячейки.
11. Повторите по мере необходимости: чтобы выполнить дополнительные операции VLOOKUP между двумя электронными таблицами, повторите процесс для каждого искомого значения.

Как использовать функцию ВПР в Excel с двумя рабочими книгами?

Выполнение VLOOKUP между двумя разными рабочими книгами в Excel очень похоже на выполнение этого в одной и той же рабочей книге или между двумя отдельными электронными таблицами. Вот пошаговое руководство:

1. Откройте обе книги: Сначала откройте книги Excel, содержащие данные, с которыми вы хотите работать. Убедитесь, что обе книги открыты и видны на экране.
2. Определите искомое значение: определите значение, которое вы хотите найти в одной рабочей книге (назовем ее Рабочая книга А).
3. Выберите ячейку для формулы VLOOKUP: Перейдите в рабочую книгу, в которой вы хотите отобразить результат VLOOKUP (назовем ее Workbook B). Выберите ячейку, в которой вы хотите отобразить результат функции VLOOKUP.
4. Введите формулу VLOOKUP: введите «=» (знак равенства) в выбранной ячейке, чтобы начать формулу, затем введите «VLOOKUP(». Это заставит Excel ожидать аргументы для функции VLOOKUP.
5. Введите искомое значение: переключитесь на книгу A и щелкните ячейку, содержащую искомое значение, которое вы определили на шаге 2. Это автоматически заполнит аргумент искомого значения в функции VLOOKUP.
6. Введите массив таблиц: Переключитесь обратно в Workbook B и введите аргумент массива таблиц функции VLOOKUP. Щелкните и перетащите, чтобы выбрать диапазон ячеек, которые составляют таблицу в Workbook B, включая столбец, содержащий искомое значение, и столбцы, из которых вы хотите получить данные.
7. Введите col_index_num: введите номер столбца, из которого вы хотите извлечь данные в рабочей книге B. Отсчет ведется от самого левого столбца в массиве таблицы.
8. Введите аргумент (range_lookup): При желании введите TRUE для приблизительного совпадения или FALSE для точного совпадения.
9. Закройте скобки и нажмите Enter: После ввода аргументов закройте скобки “)” и нажмите Enter на клавиатуре, чтобы выполнить формулу. Excel выполнит функцию ВПР и отобразит результат в выбранной ячейке в книге B.
10. Просмотр и корректировка: Проверьте результат формулы VLOOKUP, чтобы убедиться в его правильности. При необходимости скорректируйте формулу или ссылки на ячейки.
11. Сохраните свою работу: не забудьте сохранить обе книги после внесения изменений.

Станьте экспертом в SQL, R, Python и других языках!Программа магистратуры по бизнес-аналитикеИзучить курс

Советы по эффективному использованию функции ВПР

Эффективное использование функции VLOOKUP может значительно повысить вашу производительность при работе с Excel. Вот несколько советов, которые помогут вам максимально эффективно использовать VLOOKUP:

• Организуйте свои данные: Убедитесь, что ваши данные хорошо организованы в таблицах с понятными заголовками. Это упрощает понимание и работу с ними при использовании VLOOKUP.
• Изучите структуру данных: перед использованием функции VLOOKUP ознакомьтесь со структурой данных, включая местоположение искомого значения и столбцы, из которых вы хотите извлечь данные.
• Используйте именованные диапазоны: вместо того, чтобы вручную выбирать диапазон ячеек для аргумента table_array, определите именованные диапазоны для своих данных. Это сделает ваши формулы более читаемыми и простыми в обслуживании.
• Используйте абсолютные ссылки на ячейки: при копировании формулы VLOOKUP в другие ячейки используйте абсолютные ссылки на ячейки ($) для аргумента table_array, чтобы гарантировать неизменность диапазона.
• Сортируйте данные: VLOOKUP работает лучше всего при сортировке в порядке возрастания по столбцу поиска. Это позволяет Excel быстро находить искомое значение.
• Использовать точное соответствие: Если вам не нужно конкретное приблизительное соответствие, всегда используйте FALSE или 0 для аргумента (range_lookup), чтобы гарантировать, что VLOOKUP выполнит точное соответствие. Это предотвращает неожиданные результаты.
• Обработка ошибок: используйте функции обработки ошибок, такие как IFERROR или IFNA, чтобы обрабатывать случаи, когда VLOOKUP не может найти соответствующее значение. Это предотвращает отображение ошибок на вашем рабочем листе.
• Рассмотрите возможность использования ИНДЕКС/ПОИСКПОЗ: хотя функция ВПР обычно используется для вертикального поиска, объединение функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ может обеспечить большую гибкость и эффективность, особенно при работе с большими наборами данных.
• Проверьте данные на предмет несоответствий: убедитесь, что значения поиска согласованы во всех наборах данных. Несоответствия данных могут привести к неточным результатам при использовании VLOOKUP.
• Протестируйте свои формулы: прежде чем использовать функцию ВПР для решения критически важных задач, проверьте их на образцах данных, чтобы убедиться, что они работают правильно.
• Используйте мастер VLOOKUP: если вы не знакомы с написанием формул вручную, вы можете использовать мастер VLOOKUP в Excel, который проведет вас через весь процесс шаг за шагом.

Распространенные ошибки в функции VLOOKUP

Несмотря на всю мощь функции ВПР в Excel, пользователи могут столкнуться с несколькими распространенными ошибками:

1. Ошибка #N/A: эта ошибка возникает, когда VLOOKUP не может найти искомое значение в первом столбце table_array. Это может произойти из-за неправильно написанных или отсутствующих значений или когда данные не отсортированы в порядке возрастания (при использовании точного соответствия).
2. #REF! ошибка: эта ошибка возникает, когда указанный диапазон для аргумента table_array недействителен или был удален или заменен. Проверьте ссылки на диапазоны, чтобы убедиться, что они верны.
3. #ЗНАЧЕНИЕ! ошибка: эта ошибка возникает, когда один или несколько входных аргументов функции VLOOKUP неверны. Проверьте, что аргументы введены правильно и соответствуют ожидаемым типам данных.
4. Неправильный индекс столбца: Если аргумент col_index_num превышает количество столбцов в table_array, VLOOKUP вернет ошибку. Дважды проверьте номер индекса столбца, чтобы убедиться, что он находится в пределах диапазона столбцов в table_array.
5. Отсутствует или неверен аргумент (range_lookup): Если аргумент (range_lookup) пропущен и явно не установлен в значение ИСТИНА или ЛОЖЬ, Excel по умолчанию предполагает ИСТИНА, что не всегда может быть желаемым поведением. Явно укажите ИСТИНА или ЛОЖЬ, чтобы избежать неожиданных результатов.
6. Использование VLOOKUP с объединенными ячейками: VLOOKUP может работать некорректно, особенно если искомое значение находится в объединенной ячейке. Избегайте использования объединенных ячеек при работе с VLOOKUP.
7. Использование относительных ссылок на ячейки: Если вы копируете формулу VLOOKUP в другие ячейки без абсолютных ссылок на ячейки (используя $), ссылки на диапазоны могут измениться, что приведет к неожиданным результатам или ошибкам. Всегда используйте абсолютные ссылки на ячейки, когда это необходимо.
8. Несоответствие типов данных: Убедитесь, что типы данных искомого значения и первого столбца table_array совпадают. Например, если искомое значение является числом, убедитесь, что оно сравнивается с числовыми значениями в table_array.
9. Конечные пробелы или непечатаемые символы: Дополнительные пробелы или непечатаемые символы в искомом значении или данных могут привести к тому, что VLOOKUP не сможет найти совпадение. Очистите данные, чтобы удалить ненужные символы.
10. Несогласованность данных: Несогласованное форматирование или вариации ввода данных могут привести к несоответствиям между искомым значением и значениями в table_array. Обеспечьте согласованность данных, чтобы избежать ошибок.

Ваш окончательный путь к успехуПрограмма аспирантуры Purdue по бизнес-анализуИзучить программу

Ограничения функции ВПР в Excel

Хотя ВПР — универсальная и широко используемая функция в Excel, у нее есть некоторые ограничения:

• Поиск только по вертикали: VLOOKUP может искать значение только в самом левом столбце таблицы и извлекать соответствующее значение из столбца справа. Поиск по горизонтали невозможен.
• Ограничено точными или приблизительными совпадениями: VLOOKUP может выполнять только точные или приблизительные совпадения. Он не может выполнять другие типы совпадений, такие как частичные совпадения или совпадения с подстановочными знаками, без дополнительных манипуляций.
• Извлечение из одного столбца: VLOOKUP может извлекать значения только из одного столбца в table_array. Если вам нужно извлечь данные из нескольких столбцов, вам нужно будет использовать несколько функций VLOOKUP или другой подход, например INDEX/MATCH.
• Проблемы производительности с большими наборами данных: VLOOKUP может стать медленным и неэффективным при использовании с большими наборами данных, особенно если table_array не отсортирован в порядке возрастания. В таких случаях альтернативные методы, такие как INDEX/MATCH или встроенные функции поиска Excel, такие как XLOOKUP или INDEX/AGGREGATE, могут быть более эффективными.
• Негибкий table_array: Аргумент table_array в VLOOKUP должен быть статической ссылкой на диапазон. Если ваши данные часто расширяются или сокращаются, вам придется вручную обновлять ссылку на диапазон, что может быть обременительно и подвержено ошибкам.
• Ограниченная обработка ошибок: VLOOKUP не предлагает надежных вариантов обработки ошибок. Обычно он возвращает ошибки #N/A, когда не может найти совпадение, что не всегда желательно. Пользователям часто требуется включать дополнительные функции, такие как IFERROR, чтобы обрабатывать ошибки более изящно.
• Чувствительность к перестановке столбцов: если столбцы добавляются, удаляются или переставляются в table_array, это может нарушить существующие формулы VLOOKUP. Это может стать головной болью при обслуживании, особенно в больших и сложных рабочих листах.
• По умолчанию не учитывает регистр: VLOOKUP не учитывает регистр, то есть обрабатывает заглавные и строчные буквы как эквивалентные. Это может привести к неожиданным результатам, если ваши данные содержат значения, учитывающие регистр.
• Ограничено первым совпадающим значением: VLOOKUP возвращает только первое совпадающее значение, которое он находит в самом левом столбце table_array. Если происходит несколько вхождений искомого значения, он извлекает соответствующее значение из первого совпадения.
• Нет встроенной поддержки массивов или множественных критериев: VLOOKUP не может обрабатывать массивы или множественные критерии в одном вызове функции. Пользователи часто прибегают к формулам массивов или вспомогательным столбцам для достижения этой функциональности, что может быть сложным и ресурсоемким.

Подготовьтесь к работе с признанным во всем мире курсом сертификации бизнес-аналитика. Зарегистрируйтесь сегодня и обогатите свою карьеру

Заключение

Освоение функции VLOOKUP в Excel может значительно повысить вашу способность эффективно извлекать и анализировать данные. Это пошаговое руководство предоставило всесторонний обзор того, как эффективно использовать VLOOKUP, от понимания ее синтаксиса до применения в реальных сценариях с помощью практических примеров. Следуя этим инструкциям, вы сможете использовать возможности VLOOKUP для оптимизации рабочего процесса, выполнения точного поиска данных и принятия обоснованных решений на основе данных Excel. С практикой и исследованием вы раскроете весь потенциал VLOOKUP и преуспеете в своих задачах по анализу данных, что позволит вам стать более продуктивным и опытным в Excel.

Хотите улучшить свои навыки бизнес-аналитика и преуспеть в задачах анализа данных? Наш курс подготовки к сертификации бизнес-аналитика — идеальный ресурс для вас! Так же, как освоение функции VLOOKUP в Excel может оптимизировать ваш рабочий процесс и дать вам возможность принимать обоснованные решения, этот комплексный курс снабдит вас знаниями и инструментами, необходимыми для преуспевания в бизнес-анализе.

Часто задаваемые вопросы

1. Как использовать функцию ВПР в Excel?

VLOOKUP в Excel ищет значение в первом столбце указанного диапазона и извлекает значение из той же строки в указанном столбце. Чтобы использовать эту функцию, введите =VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, (range_lookup)) в ячейку. lookup_value — это искомое значение, table_array — это диапазон, содержащий данные, col_index_num — это номер столбца, из которого извлекается значение, а (range_lookup) является необязательным, true для приблизительного совпадения или false для точного совпадения.

2. Каковы 3 правила для функции ВПР?

• Искомое значение должно находиться в первом столбце диапазона, указанного в table_array.
• table_array не должен изменяться в процессе поиска; убедитесь, что он зафиксирован, по возможности используя абсолютные ссылки (например, $A$1:$D$100).
• При использовании приблизительного соответствия (истинного или опущенного в формуле) убедитесь, что первый столбец отсортирован по возрастанию, чтобы предотвратить получение неверных результатов.

3. Что такое функция поиска в Excel?

Функция ПРОСМОТР в Excel ищет значение в диапазоне или массиве и возвращает соответствующее значение из другого диапазона или массива. Она имеет две формы: вектор и массив. Векторная форма ПРОСМОТР(значение_иском, вектор_иском, вектор_результата) ищет значение_иском в векторе_иском и возвращает значение из вектора_результата. Форма массива позволяет искать значение в одной строке или столбце и возвращает значение из той же позиции в другой строке или столбце.

4. Что такое VLOOKUP и HLOOKUP?

VLOOKUP, или вертикальный просмотр, находит значение в первом столбце таблицы и извлекает соответствующее значение из той же строки в указанном столбце. Наоборот, HLOOKUP, или горизонтальный просмотр, находит значение в первой строке таблицы и возвращает соответствующее значение из того же столбца в указанной строке. Обе функции извлекают данные, ссылаясь на ключевое значение, причем VLOOKUP применим к данным, расположенным вертикально в столбцах, а HLOOKUP подходит для данных, организованных горизонтально в строках.