Определение распределения ресурсов и советы по проектам

Распределение ресурсов является важным аспектом планирования ресурсов, то есть планирования необходимых задач и ресурсов, требуемых для выполнения этих задач. Определение доступности ресурсов и планирование их в соответствии с временными рамками вашего проекта является частью распределения ресурсов.

Что такое распределение ресурсов?

Метод выделения наиболее подходящих ресурсов для проектов и задач известен как распределение ресурсов. Рабочая нагрузка управляется распределением ресурсов, чтобы избежать недо- или переиспользования ресурсов. Это позволяет переназначать людей по мере необходимости на основе сроков проекта и текущей доступности ресурсов. Распределение ресурсов выполняется вместе с планированием мощностей.

Как распределить ресурсы по проекту

Важнейшей деятельностью по планированию ресурсов является распределение ресурсов, стратегия, которую вы создаете, намереваясь максимально использовать имеющиеся ресурсы в проекте. Это в первую очередь краткосрочный план, реализуемый для достижения будущих целей.

Ниже приведены некоторые общие рекомендации, которые помогут вам распределить ресурсы при контроле над проектом.

1. Знайте свою сферу деятельности

Сначала установите объем проекта, цели и задачи, которые должны быть выполнены. После того, как вы установили объем, вы можете оценить, какие ресурсы вам потребуются и сколько их нужно для завершения проекта. Чем яснее объем проекта, тем легче будет определить, как распределить ресурсы.

2. Определите ресурсы

Теперь вы должны собрать свои ресурсы. Определите, кто доступен, какое оборудование необходимо и где будут выполняться задачи проекта. Также проверьте, доступна ли территория.

Сначала получите ресурсы, прежде чем их распределять. Подготовьте список на основе критериев выше и убедитесь, что он соответствует выделенному бюджету.

3. Не откладывайте на потом

Ресурсы неизбежно потребуют перераспределения. Таким образом, на этапе планирования потратьте некоторое время на исследование того, может ли быть заблокированный член команды или зависимости задач.

Составьте план ресурсов и примите во внимание эти предупреждающие знаки. Заранее продумайте, как вы будете на них реагировать, чтобы быть готовыми справиться с ними, когда они возникнут.

4. Думайте целостно

Не забывайте отслеживать ход выполнения проекта, но, что еще важнее, будьте в курсе состояния ваших ресурсов. Например, каков график работы команды, уйдет ли кто-нибудь из них в отпуск, каков срок аренды оборудования или участка проекта и т. д. Это важные вопросы, которые следует учитывать при распределении ресурсов.

5. Знайте свои зависимости от ресурсов

Предварительное планирование помогает устранить узкие места, которые могут заблокировать ваши ресурсы, когда они больше всего нужны во время выполнения проекта. Это также предотвращает истощение ваших ресурсов. Имейте наготове запасной план, чтобы ваши планы не становились слишком зависимыми от одного ресурса, чтобы избежать проблем в будущем.

6. Отслеживайте время

Следите за графиком, за тем, как работает ваша команда, и насколько она эффективна. Как менеджер проекта, вы должны отслеживать рабочую нагрузку своей команды, чтобы избежать задержек. Для этого необходимо использовать соответствующие инструменты для предоставления информации в режиме реального времени, записанной на одной странице, которую вы можете просматривать и планировать заранее по мере необходимости.

7. Используйте инструменты

Используйте программное обеспечение для управления проектами, чтобы эффективнее управлять своими ресурсами. Вы можете мгновенно обновлять данные по проекту с помощью онлайн-инструмента. Вы можете видеть, как ваши ресурсы распределены по календарю, который может указывать, находятся ли они на задаче, вне ее, больны или в отпуске. Изменение графика для помощи перегруженным коллегам может стать чрезвычайно простым.

8. Не выделяйте слишком много средств

Менеджеры часто перераспределяют ресурсы, что вместо завершения проектов в срок и в рамках бюджета, перераспределяет риск выгорания команды. Несправедливо оказывать такое давление на свои ресурсы, что они выходят из строя. Пересмотрите план ресурсов, затем используйте его для надлежащего распределения ресурсов вашего проекта.

9. Будьте реалистами

Хотя хорошо быть готовым к проблемам, которые могут возникнуть в будущем, избегайте искажения оценки проекта путем добавления слишком большого количества ресурсов или дней в график проекта. Это может поставить под угрозу эффективность долгосрочного планирования. Не забывайте сравнивать оценку с фактическим использованием. Это полезно для того, чтобы правильно распределить ресурсы. Использование инструмента необходимо для точной оценки хода выполнения проекта.

10. Составьте распорядок дня

Установите регулярные проверки, чтобы проверить свои ресурсы, проверить инструменты управления проектами и убедиться, что никто не перегружен работой на предстоящей неделе. Поговорите со своими товарищами по команде, чтобы получить представление о том, что происходит на передовой проекта, и спросите, есть ли у них какие-либо опасения.

11. Знайте свои ресурсы

Вы должны знать об опыте, навыках и личности каждого ресурса, которому вы поручили или назначили помогать в проекте. Знакомство с ресурсами поможет вам организовать их в будущих проектах и ​​распределить задачи, которые они могут выполнить лучше всего.

12. Используйте отчеты о ресурсах

Отчеты о ресурсах предоставляют полную картину хода выполнения проекта, помогая вам сбалансировать ресурсы. Отчеты о задачах держат вас в курсе, а отчеты об отклонениях помогают вам определить, идет ли проект так, как предполагалось. Последний предоставляет важную информацию, например, отстаете ли вы от графика и должны ли перераспределить задачи, чтобы вернуться на путь истинный.

Преимущества распределения ресурсов

Распределение ресурсов помогает поддерживать ход проекта на должном уровне, избегать выгорания ресурсов и поддерживать качество. Вот основные преимущества распределения ресурсов.

Сотрудничество

Распределение ресурсов способствует общению и сотрудничеству между командами. План распределения ресурсов облегчает общение с заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе прогресса в достижении стратегических целей.

Эффективность

Наличие ресурсов помогает командам завершать проекты вовремя и использовать только те ресурсы, которые необходимы для достижения каждой цели. Хорошая стратегия помогает командам проекта избегать ошибок, вызванных конфликтующими зависимостями.

Моральный дух команды

Участие сотрудников и командный дух повышаются в результате распределения ресурсов. Это позволяет более сбалансированно разделить обязанности, гарантируя, что члены команды не будут перегружены работой. Это может повысить производительность, поскольку, когда благополучие членов команды улучшается, у них появляется больше возможностей и полномочий для выполнения дополнительной работы.

Сокращение затрат

Эффективное распределение ресурсов может привести к значительной экономии средств, поскольку оно повышает эффективность, сводит к минимуму отходы и позволяет избежать дорогостоящих ошибок, неудач и задержек.

Проблемы распределения ресурсов

Распределение ресурсов может быть сопряжено с определенным набором проблем, например, со следующими.

Дефицит ресурсов

Для выполнения задач, изложенных в плане проекта, часто требуются дополнительные ресурсы. На протяжении всего проекта некоторые ресурсы могут быть доступны лишь частично. В некоторых ситуациях ресурсы проекта могут быть доступны изначально, но не по мере продвижения проекта.

Нехватка навыков

Если определенные навыки в дефиците, проект может пострадать в результате. Может потребоваться дополнительный найм или обучение, которые, возможно, не были включены в график проекта.

Перераспределение ресурсов

Избыточное распределение также может снизить производительность и эффективность. Сотрудники могут быть перегружены, если на задачу выделено больше ресурсов, чем требуется.

Видимость

Плохая видимость хода проекта может привести к тому, что менеджеры проектов не смогут выделить соответствующие ресурсы там, где они требуются. Это также может ухудшить способность компании предвидеть будущие требования проекта, что приведет к неправильному распределению ресурсов в будущем.

Недопонимание

Плохая коммуникация между членами команды или разными командами может привести к различным проблемам. Например, неразбериха между командами продаж и доставки может привести к тому, что клиент не будет знать всех потребностей проекта, что приведет к тому, что результаты не будут соответствовать ожиданиям клиента.

Устаревшие технологии

Традиционные методы, такие как программа электронных таблиц, могут не давать достаточно данных в реальном времени для мониторинга. По мере изменения требований проекта это может привести к перераспределению ресурсов или упущенным возможностям.

Область применения ползучесть

Расширение сферы действия — это отклонение или колебание от первоначальных задач или целей проекта, которое может привести к постоянным корректировкам сферы действия проекта. Если требования предъявляются постоянно, ресурсы могут быть истощены, а члены команды могут пострадать.

Как решать проблемы распределения ресурсов?

Вот некоторые распространенные проблемы, с которыми сталкиваются руководители проектов, и способы их преодоления.

Изменения в объеме проекта

Лучшая стратегия распределения ресурсов все еще имеет вероятность расползания области действия. Чтобы избежать этого, вы можете убедиться, что области действия и цели проекта четко определены. Обеспечьте механизм, который позволяет сотрудникам утверждать изменения. Следите за эффективностью работы команды, чтобы отслеживать прогресс. Используйте все имеющиеся в вашем распоряжении ресурсы, чтобы ускорить прогресс. Имейте механизм изменения области действия, чтобы быстро адаптироваться и вернуться в нужное русло.

Ресурсы становятся недоступными

Непредвиденные обстоятельства могут помешать доступу к ресурсам. Найдите замену как можно скорее из своего пула ресурсов. Если нет никого с необходимыми способностями, найм фрилансера или подрядчика может быть лучшим решением. Изучите зависимости задач и подготовьте запасной план, чтобы избежать такой проблемы.

Ресурсы должны быть общими

В небольших компаниях типично, что проекты используют одни и те же ресурсы, что может привести к узким местам. Используйте программное обеспечение для распределения ресурсов, чтобы заранее определить пробелы. Контролируйте рабочую нагрузку членов команды, которые перемещаются между отделами. Это наиболее эффективный метод, чтобы избежать чрезмерного распределения ресурсов и усталости.

Неожиданные задержки

Лучший способ справиться с неожиданными задержками — предотвратить их. Для этого вы можете назначать задачи на основе опыта. Воздержитесь от перегрузки членов команды многочисленными другими приоритетами. Обеспечьте гибкий рабочий график. Планируйте сроки выполнения проектов, разделяйте их на фазы и отслеживайте прогресс. Подготовьте систематическую и прозрачную стратегию распределения ресурсов.

Управляйте доступностью своей команды на автопилоте с помощью программного обеспечения для распределения ресурсов

После завершения процедуры распределения ресурсов могут возникнуть изменения в требованиях к проекту, требующие быстрого реагирования. Современные решения по управлению ресурсами с отчетами о бизнес-обновлениях в режиме реального времени и панелями мониторинга способствуют улучшению индекса здоровья организации.

Сделать карьеру в управлении проектами еще никогда не было так просто! Запишитесь на нашу программу последипломного образования по управлению проектами, чтобы начать сегодня!

Заключение

Менеджеры проектов иногда игнорируют необходимость распределения ресурсов. Независимо от того, состоит ли ваша команда из двух или 200 человек, эффективное распределение ресурсов зависит от способности менеджера распознавать и использовать их различные наборы навыков и управлять их доступностью. Легче поддерживать эффективность команды и успешно выполнять проекты с помощью управления ресурсами и правильных инструментов. Изучите все основные навыки, необходимые для того, чтобы стать менеджером проектов, с помощью нашей сертификации по управлению проектами UMass. Посещайте интерактивные онлайн-занятия, мастер-классы от UMass Amherst, тематические исследования Harvard Business Publishing и выпускные проекты. Зарегистрируйтесь сегодня!