Операционная готовность в управлении проектами

Эксплуатационная готовность относится к важному этапу жизненного цикла продукта, на котором он должен эффективно работать в предполагаемой среде. Несмотря на то, что продукт предназначен для работы в данной ситуации, незначительные изменения в окружающей среде могут снизить его эффективность. Следовательно, проблема требует сознательного мышления для анализа и устранения потенциального риска перед запуском.

Что такое оперативная готовность?

Эксплуатационная готовность предполагает эффективное функционирование проекта и его обслуживание посредством специально разработанных процедур с учетом потенциальных проблемных аспектов. Менеджер проекта должен завершить процесс готовности к эксплуатации на начальном этапе планирования, чтобы обеспечить правильное распределение бюджета и ресурсов. Кроме того, участники не должны выполнять задачу в конце проекта; скорее, это должно быть частью каждого этапа строительного процесса. Это дает преимущества в долгосрочной перспективе, например, легкий доступ к проблеме на каждом этапе. Документирование таких проблем также облегчит поиск решений за счет экономии времени.

Компоненты процесса оперативной готовности

Для идеальной эксплуатационной готовности в обязательном порядке должны соблюдаться следующие факторы:

Документация

Правильные документы написаны таким образом, чтобы предоставлять систематизированную информацию, помогающую поддерживать проект. Организация и структура очень важны при разработке документа. Документы, необходимые для разных этапов:

1. Исторические данные проекта и стандартная операционная информация.

Стандартные операционные процедуры или СОП индивидуальны для каждого проекта и предоставляют подробную механическую информацию. Кроме того, исторические данные, а также предлагаемые и применяемые методы управления необходимы для поддержания и ясности на различных этапах работы над проектом или продуктом. К числу конкретных документов относятся процедуры безопасной работы, блокировка/маркировка (LOTO), разрешение на рабочие процессы и процедуры, исторические данные по устранению неполадок, процессы контроля качества, процедуры испытаний, пакеты оборота строительных работ, результаты испытаний и другие данные, которые могут иметь значение. актуальность в любой момент времени.

2. Объектная документация

В нем основное внимание уделяется повседневным потребностям и излагаются практики, которые необходимо выполнять ежедневно. Например, процедуры тестирования систем, электрические и водопроводные системы, конструкция здания, определение встроенной конфигурации, а также руководства по эксплуатации и техническому обслуживанию.

3. Эксплуатационный и вспомогательный персонал строительной площадки

Этот шаг необходим из-за сложности процесса. Уже работающие профессионалы и специалисты прекрасно вникают в каждую минуту технических особенностей. Они могут искать другие возможности вместо того, чтобы продолжать процесс эксплуатации и обслуживания, или не иметь возможности продолжать из-за разных мест размещения продукта. Такое знание заранее позволит либо нанять новых людей позже, либо соответствующим образом удержать сотрудников с самого начала. Таким образом, планирование операций на объекте и поддержка команды необходимы. Различные сайты могут быть удаленными. Следовательно, ресурсы на проезд и проживание должны быть включены в этап планирования.

4. Контракты на техническое обслуживание и сервис

Это подпадает под планирование и определение ответственности отдельных лиц и команд. В процессе также указывается внутренняя работа и объем работы, которую предстоит выполнить внешним командам и компаниям. Это помогает правильному распределению работы и пониманию конкретных требований, касающихся навыков и талантов.

5 ключевых элементов оценки оперативной готовности

Оценка оперативной готовности должна быть заранее спланирована и основана на следующих моментах:

1. Готовы ли ваши сотрудники?

Оценить готовность персонала можно путем анализа двух вещей: во-первых, достаточно ли графика и рабочей силы, чтобы уложиться в срок, и, во-вторых, все ли необходимые навыки присутствуют в команде. Следует задаться вопросом, есть ли необходимость в определенных навыках или количестве таких людей. Персонал может подготовиться, учитывая следующие аспекты.

Как подготовить персонал?

Путем подсчета доступных людей для каждой ответственности, понимания уровня общения сотрудников на основе формальности и простоты, а также координации между сотрудниками различных участвующих организаций.

2. Готова ли ваша среда?

Понимание операционной среды требует детальной и тщательной оценки. Функциональная и эксплуатационная простота использования является обязательной, а не просто ожидаемой, что пользователь ее поймет. Пользователям может быть неудобно, и поэтому их необходимо соответствующим образом настроить. Лучший метод — привлечь тестировщиков из практического мира, а не только технических специалистов. Кроме того, перед запуском перепроверьте выполнение всех оперативных целей.

Как подготовить среду к запуску?

Перекрестно проверьте, полностью ли собран и готов к запуску каждый компонент, включая самый маленький и очевидный. Кроме того, постарайтесь позитивно ответить на следующие вопросы: остались ли какие-либо цели или замечания тестировщиков, которые нужно исправить? Полностью ли прошли испытания эксплуатационной готовности во внешней среде? Есть ли еще какие-либо сомнительные вопросы со стороны внутренних, внешних или заинтересованных сторон?

3. Готовы ли ваши конечные пользователи?

Это важный вопрос, касающийся осведомленности общественности о запущенном продукте. Сопровождается еще одним аспектом: понимает ли публика ценность продукта? Если продукт предназначен для определенной группы населения, важно дать им понять весь его потенциал для получения максимальной пользы и использования. Правильный маркетинг и простые и интерактивные руководства пользователя — отличные варианты информирования общественности.

Как подготовить конечных пользователей?

Компании могут подготовиться, сосредоточив внимание на конечных пользователях, что в конечном итоге подготовит клиентов. Включите решение всех возникающих проблем, сделайте основные функции простыми в использовании и информируйте конечных пользователей о каждой ситуации и действиях, которые они должны предпринять, с примерами из реальной жизни, чтобы повысить ценность и осведомленность о продукте. Убедитесь, что конечные пользователи знают, когда и как они смогут получить и использовать продукт.

4. Продумали ли вы и спланировали ли вы свои риски?

Проекты и продукты сопряжены с множеством рисков. Важнейшим шагом является их выявление и принятие. Затем поработайте над рисками, чтобы снизить их с помощью надлежащего плана. Многие вещи могут вызвать проблемы во время запуска или эксплуатации продукта. Стратегический план резервного копирования может справиться с рисками.

Как оценить риски и подготовиться к ним?

ИТ-специалисты могут проверить емкость своего сайта, мощность сервера и наличие свободного места на машинах. Общими проблемами могут быть неспособность уложиться в сроки, провести совершенно новые изменения, честно общаться с клиентами и многое другое.

5. Есть ли у вас план технического обслуживания?

Эта операция повысит потребность в техническом обслуживании. Чтобы справиться с дополнительной нагрузкой, если что-то пойдет не так, необходим специальный план и команда. Даже если что-то пойдет не так, потребуется регулярное обновление или проверка, чтобы понять потенциальные проблемы.

Как создать план обслуживания?

Чтобы создать план обслуживания, продолжайте уделять внимание времени, требующему обновлений и проверок для надлежащего обслуживания. Кроме того, убедитесь, что частота обслуживания и количество доступных ресурсов позволяют обеспечить его эффективное выполнение.

Оценка эксплуатационной готовности для обеспечения плавного развертывания и текущего обслуживания.

Оценка важна для выявления проблем, возникающих при наихудшем сценарии развития событий. Стратегический план по противодействию этим проблемам должен быть спланирован в первую очередь при его инициализации. Оценка эксплуатационной готовности возможна только после завершения проекта, поэтому в случае, если что-то пойдет не так, на помощь придут уже принятые меры.

Оперативная готовность – важный аспект, о котором нельзя замалчивать. Скорее, требуется осознанный подход к принятию решений о шагах, которые необходимо предпринять. Запишите всю необходимую документацию и следуйте ключевым элементам, чтобы избежать паники в последний момент.

Сделать карьеру в области управления проектами еще никогда не было так просто! Зарегистрируйтесь в нашей последипломной программе по управлению проектами, чтобы начать уже сегодня!

Станьте менеджером проекта в 2023 году.

Сделайте свою карьеру в области управления проектами успешной в 2023 году, записавшись на наш учебный курс по управлению проектами PGP. Этот курс соответствует стандартам PMI-PMP® и IASSC-Lean Six Sigma. Посетите интерактивные онлайн-классы, мастер-классы Массачусетского университета в Амхерсте, тематические исследования Harvard Business Publishing и ключевые проекты.