Одновременное выполнение нескольких проектов и отсутствие неудач!

В сегодняшнем конкурентном, основанном на знаниях корпоративном мире стало нормой видеть, как менеджеры проектов жалуются на количество проектов, которые они ведут в любой момент времени. В недавнем выпуске журнала PM Network говорится, что в среднем менеджерам проектов приходится вести 8-10 проектов одновременно! Это высокие цифры по любым стандартам, и неудивительно, что некоторые из этих проектов терпят неудачу.

Подготовка к PMP® Сертификация? Пройдите этот тест, чтобы узнать, где вы находитесь!

Хотя управление проектами является ключом к успеху в таких ситуациях, управление временем и организационные навыки играют не менее важную роль в успехе этих проектов. Различные проекты конкурируют за внимание менеджера проекта и часто терпят неудачу из-за отсутствия должного внимания. Хотя жонглировать несколькими проектами одновременно сложно, это не невозможно.

Три основных направления деятельности руководителей проектов:

• Эффективное управление временем
• Использование навыков управления людьми
• Индивидуальные навыки управления проектами для успешной реализации проекта

The Отчет CHAOS от The Standish Group перечисляет различные причины, по которым проекты успешны. Три главные причины: вовлечение пользователей, поддержка руководства и изложение требований. Помимо этих трех факторов, есть и другие:

1. Участие пользователей
2. Поддержка руководства
3. Четкое изложение требований
4. Правильное планирование
5. Реалистичные ожидания
6. Небольшие этапы проекта
7. Компетентный персонал
8. Право собственности
9. Ясное видение и цели
10. Трудолюбивый, целеустремленный персонал

Разделение времени вместо стратегии многозадачности

Эффективная многозадачность — это оксюморон, и, как предполагает когнитивный психолог и автор книги «Умное мышление» Арт Маркман, человеческий мозг не выполняет многозадачность; вместо этого он разделяет время, чтобы выполнить различные текущие задачи.

Если исследование предлагает использовать разделение времени вместо многозадачности, интеграция графиков проектов может помочь нам достичь наших целей. Интеграция графиков проектов позволяет выполнять различные фазы различных проектов одновременно. Первым шагом в планировании проектов является создание главного файла всех проектов в работе. Создание стандартных шаблонов отчетов и коммуникаций сэкономит время.

Приоритезация проекта

Хотя все текущие проекты важны, важно определить, какие проекты имеют более высокий приоритет, чем другие. Простой выбор любого проекта по своему выбору не решит задачу, важно тщательно проанализировать требования проекта и его результат. Этот результат должен быть согласован со стратегическими целями компании и целевыми датами.

Могут быть случаи, когда проекты, над которыми вы работаете, могут быть отложены на задний план, поскольку организация не считает нужным сосредоточиться на них. В таких ситуациях вам придется автоматически взяться за следующий проект в очереди как за более приоритетный. Однако, помимо организационных приоритетов, если два проекта конкурируют за ваше время и внимание, оцените свои проекты по двум ключевым факторам:

Рентабельность инвестиций: Сравните затраты и выгоды проекта. Это даст вам ясную картину проектов с высокой окупаемостью инвестиций.

Бюджет: Бюджет проекта должен быть основным фактором для определения приоритета. Такие факторы, как подверженность риску и допустимая погрешность, должны быть учтены при принятии решения. Также важно помнить, финансируется ли проект из внутренних или внешних источников. Если проект финансируется из внешних источников, интересы клиента также должны быть учтены.

Контролируйте свою работу

Довольно легко попасть в ловушку, отслеживая ход выполнения своей работы всего раз в 15 дней или около того. Однако при управлении несколькими проектами одновременно важно отслеживать ход выполнения проекта. Никогда не переносите задачу по отслеживанию на следующую неделю; в противном случае вы никогда не сможете исправить стратегию проекта. Регулярное отслеживание проекта поможет вам перепроверить стратегию проекта и внести поправки при необходимости.

Последовательность задач

Сколько раз вы сталкивались с менеджерами, которые бегали от одного поста к другому, потому что поняли, что неправильно поняли последовательность работы? Каждый проект — это набор различных мелких задач. Поэтому легко разбить каждый проект на различные мелкие задачи и упорядочить их все. Составьте контрольный список всех задач, чтобы отслеживать их прогресс.

Контрольный список

Вот краткий контрольный список, к которому можно обращаться при управлении несколькими проектами одновременно:

• Во-первых, оцените, перегружены ли вы. Если да, то, скорее всего, любой новый проект, за который вы возьметесь, потерпит неудачу!
• Возьмите за привычку периодически расставлять приоритеты в задачах.
• Проанализируйте, достаточно ли времени вы выделили на каждую задачу.
• Создайте календарь проекта, который будет включать все основные этапы проекта вместе с их датами.
• Делегируйте работу своей команде и используйте трекер для отслеживания хода выполнения задач.
• Поддерживайте стандартный формат отчетности для всех проектов, которыми вы занимаетесь. Имейте интегрированный инструмент отчетности по проектам, который будет собирать данные и представлять их в стандартном формате отчетности.
• Проводите регулярные обзорные встречи и сеансы обратной связи с членами вашей команды. Это поможет устранить любые текущие или прогнозируемые препятствия и сохранить темпы прогресса проекта.

Хотя совмещение нескольких проектов может оказаться непростой задачей, создание панели мониторинга проекта снимет с вас половину работы по мониторингу.

Более подробную информацию о сертификационном обучении PMP® можно найти здесь.

PMP является зарегистрированной торговой маркой Project Management Institute, Inc.