Новый процесс получения знаний для управления проектами

Инновация — это создание новых знаний. В 5-м издании Свода знаний по управлению проектами (PMBOK) от PMI это создание знаний и их сбор происходили как результат многих процессов в рамках структуры управления проектами — «Обновления активов организационных процессов». В 6-м издании PMBOK новый процесс централизует эту деятельность и придает ей большую направленность — «Управление знаниями проекта». Тот факт, что этот процесс внедряется в управление интеграцией, подразумевает, что работа менеджера проекта заключается в обеспечении сбора информации. Тот факт, что этот процесс находится в группе процессов выполнения, предполагает, что эти знания собираются в ходе и вокруг работы по созданию результата.

Регистр извлеченных уроков

Управление знаниями проекта создает новый документ проекта: реестр извлеченных уроков. Этот реестр представляет собой документ, который позволяет фиксировать и обновлять текущие извлеченные уроки. Этот документ обычно создается в рамках управления знаниями проекта, но может обновляться многими другими процессами (как обновление документа проекта). Обновление актива организационного процесса (OPA) представляет собой обновление процесса и процедуры, которое может быть результатом изучения новых знаний, как внутри, так и вне этого процесса. Что может сбить с толку, так это тот факт, что определение OPA включает извлеченные организацией уроки.

Проще говоря, человек добавляет уроки, извлеченные из предыдущих проектов, в текущую базу знаний. А затем он использует существующую базу знаний для создания OPA, используемых в дальнейших проектах. Таким образом, 5-е издание фиксации извлеченных уроков – обновления OPA – и текущая версия – этот новый процесс – интегрированы. Мы видим оба эти метода бок о бок в 6-м издании.

Новые методы управления знаниями проекта

Артефакты управления знаниями проекта включают две новые методики:

1. Управление знаниями, которое объединяет людей для создания знаний, и
2. Управление информацией, которое напрямую связывает людей с информацией для создания новых знаний.

Управление знаниями может использовать встречи, обучение и другие организации людей. Управление информацией включает репозитории знаний (включая Информационную систему управления проектами) и другие подобные инструменты организации документов. Эти методы гарантируют, что менеджер проекта может создавать знания, связывая людей с людьми и людей с идеями, и делает это активно и осознанно.

Различные типы знаний

Явные знания — это то, что мы можем записать и эффективно передать. Подумайте о контрольных списках, инструкциях и т. п. Эти списки знаний также легко проверить. Мы можем вернуться к руководствам и подтвердить, что наши сотрудники или мы выполняем шаги, как запланировано или как задокументировано.

Однако неявное знание не так измеримо, количественно и доступно для распространения. Подумайте о езде на велосипеде. Является ли езда на велосипеде просто толканием велосипеда вперед, поддержанием равновесия? Нет. Это включает в себя выполнение нескольких боковых корректировок баланса по мере вашего движения вперед. Чрезмерная компенсация до тех пор, пока вы не начнете падать, а затем вы перемещаете свое равновесие в противном случае, чтобы восстановить его; все это по мере того, как вы продолжаете двигаться вперед. Езда на велосипеде сложнее, чем это. Многие из нас не смотрят инструкции по езде на велосипеде, а просто «разбираются в деталях» и никогда по-настоящему не понимают, как все это работает. Это просто работает.

Проблема с неявным знанием в том, что это «хорошая» информация и информация, которая обычно не фиксируется. Именно там находится мудрость, и нужно приложить усилия, чтобы преобразовать ее в явное знание.

Получение знаний — часть нашей работы

Этот новый процесс управления знаниями является следующим шагом в подтверждении того, что мы постоянно получаем и архивируем извлеченные уроки на протяжении жизненного цикла. Создавая формальный процесс, мы обеспечиваем его доступность для каждого проекта и каждой части жизненного цикла и передаем его в руки менеджера проекта. Менеджер проекта связывает все воедино – они интегрируются. Эти процессы интеграции не делегируются, и поэтому сбор знаний о проекте получает то внимание и право собственности, которых он по праву заслуживает.

Если вы готовитесь к экзамену PMP, рассмотрите возможность прохождения обучения на получение сертификата PMP от Simplilearn. Simplilearn предлагает широкий спектр курсов по управлению проектами, которые снабжают учащихся знаниями и дисциплиной, необходимыми для эффективного планирования, управления, выполнения и контроля проектов независимо от отрасли.

PMBOK®, PMP® и PMI® являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.