Неправильная практика управления объемом проекта может привести к провалу проекта

Что такое область применения?

Когда мы надеваем шляпу менеджера проекта, определение и планирование проекта — это наша работа. Первый шаг в успешном управлении проектом — это правильное определение и планирование. Определение области действия, возможно, самая важная часть предварительного процесса определения проекта. Цель определения области действия — четко описать и достичь соглашения по логическим границам вашего проекта. Заявления о области действия используются для определения того, что находится в пределах границ проекта, а что за их пределами. Я видел много менеджеров проектов, которые не знали наверняка, что они поставляют и каковы границы проекта, у них было мало или вообще не было шансов на успех. Управление областью действия — один из самых важных аспектов управления проектом. Однако, если вы не проделали хорошую работу по определению области действия, управлять областью действия будет практически невозможно.

Почему важно управление изменениями в объеме проекта?

Есть три веские причины, по которым управление объемом работ должно быть главным приоритетом для успешного менеджера проекта:

Расходы

Менеджер проекта отвечает за стоимость, график и качество. Каждое изменение объема работ может повлиять на уже выполненную работу. Это означает затраты на переделку работы, которая уже началась или, что еще хуже, была завершена.

Расписание

Каждое изменение области действия может привести к перенаправлению ценных ресурсов проекта на действия, которые не были определены в исходной области действия проекта, что приводит к давлению на график проекта. Менеджер проекта также должен учитывать влияние на критический путь проекта.

Качество

Для качества продукта каждое изменение должно быть тщательно проанализировано и включено в дизайн продукта. Если не проводить тщательный анализ, изменения в области действия приводят к быстрым исправлениям, которые могут повлиять на качество продукта.

Советы и методы для правильного управления изменениями

Позвольте мне дать вам полезные советы и приемы, которые помогут вам следить за ходом изменения объема работ:

Проактивное управление изменениями

В каждом проекте изменения ожидают своего часа, поэтому руководитель проекта должен играть активную роль в определении этих изменений с заинтересованными сторонами. Проявляя инициативу, руководитель проекта может включить несколько жизненно важных изменений, которые составляют 80% проблем и беспокойств заинтересованных сторон.

Получить одобрение спонсоров

Когда грядут изменения, руководитель проекта должен всегда получать одобрение и согласие спонсора на запрос на изменение, прежде чем авторизовать любую связанную работу. Если сложно заставить спонсора просмотреть каждое изменение, попросите его/ее просмотреть набор запросов на изменение. В качестве альтернативы изменение можно классифицировать как обычное или требующее дальнейшего анализа.

Тщательный анализ воздействия

В ходе проекта все будут поджимать по времени, и это может привести к проведению поверхностного анализа влияния изменений; однако последствия не очень приятны. Анализ влияния должен учитывать все элементы конфигурации, которые будут затронуты изменением, и связанные с этим затраты.

Всегда сообщайте об изменениях

Менеджеры проектов должны обеспечить надлежащую коммуникацию изменений внутри и вне команд. В большой команде проекта изменения могут остаться незамеченными, если о них не сообщать своевременно. Людям нравится знать, над чем они работают, и быть в курсе проектных решений. Надлежащие коммуникации в команде необходимы для понимания и преодоления сопротивления изменениям.

Избегайте расширения области действия

Под «расползанием» в управлении проектами понимаются неконтролируемые изменения или постоянный рост объема проекта. Это явление может возникнуть, когда объем проекта не определен, не задокументирован или не контролируется должным образом. Обычно это считается негативным явлением, которого следует избегать. Расползание объема происходит, когда изменения допускаются без надлежащего анализа воздействия и без рассмотрения графика и последствий затрат. Это часто встречается при повторяющихся незначительных постепенных корректировках, когда бюджет и график проекта не синхронизируются с усилиями, необходимыми для внесения изменений. В этом сценарии нет способа избежать синдрома неуправляемого проекта. Расширение сферы охвата — это симптом проблемы процесса; решение состоит в том, чтобы внедрить процесс отслеживания каждого изменения и контролировать его реализацию.

Приятного обучения!

Simplilearn предлагает обучение по управлению проектами, которое поможет вам успешно сдать экзамен с первой попытки.

Обучение PMP®