Лучшие практики по подготовке документа об извлеченных уроках

Когда проект завершен, вы празднуете, верно? Не так быстро — вы можете не закончить свой проект, если еще не подготовили документ об извлеченных уроках. Если вы готовитесь к сертификации PMP, вам нужно будет понять, почему подготовка документа об извлеченных уроках важна.

Подробнее: Что такое управление проектами?

Собирая и публикуя уроки, полученные командой при выполнении предыдущего проекта, ваша организация в целом может получить выгоду. Вы можете помочь снизить вероятность того, что другие команды совершат те же ошибки, и предоставить информацию о том, как можно улучшить различные процессы и процедуры.

В этой статье мы рассмотрим некоторые из лучших практик подготовки документа об извлеченных уроках, а также то, как они могут помочь организации повысить эффективность своих проектов.

Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)

Руководство по извлеченным урокам в управлении проектами

Большинство менеджеров проектов знают ценность документирования извлеченных уроков и то, как это приносит пользу их командам, организациям, а также текущим и будущим проектам. Извлеченные уроки — это информация, которая была записана и отражает как успешные, так и неудачные аспекты проекта.

Обмен извлеченными уроками между членами проектной группы позволяет организации извлечь выгоду из передового опыта и одновременно не допустить повторения тех же ошибок.

Какие уроки извлечены в управлении проектами?

Проектные усилия направлены на создание чего-то свежего и оригинального. Работа над проектом поощряет тон изобретательства, экспериментирования и исследования в поисках более эффективных методов. Даже если каждый проект отличается, крайне важно применять все знания и уроки, полученные в ходе предыдущих инициатив, для повышения эффективности текущего проекта.

Совершать ошибки — обычное дело, но скрывать их незаконно, а повторять их — греховно. Эффективное извлечение всех новых извлеченных уроков и обеспечение их применения в бизнесе во всех текущих и будущих проектах поможет командам избегать повторения тех же ошибок и максимально использовать весь свой положительный опыт.

Заработайте 60 PDU: выберите один из 6 курсовПрограмма магистратуры PMP® PlusЗарегистрируйтесь сейчас!

Какова цель извлеченных уроков?

Извлеченные уроки как практика охватывают процедуры, необходимые для идентификации, архивирования, проверки и распространения уроков. Использование и включение этих процессов влечет за собой выявление применимых извлеченных уроков, документирование извлеченных уроков, архивирование извлеченных уроков, распространение извлеченных уроков среди соответствующего персонала, определение действий, которые будут предприняты в результате извлеченного урока, и мониторинг ситуации, чтобы убедиться, что были предприняты правильные действия.

Процесс извлечения уроков из управления проектами

Организации обрабатывают извлеченные уроки, используя пятиэтапный процесс, описанный ниже:

Первый этап — распознать и собрать новые знания. Все заинтересованные стороны проекта участвуют в сборе извлеченных уроков. Заинтересованные стороны участвуют в семинарах для обмена извлеченными уроками. Основная цель — понять, что прошло хорошо, что нет и что можно сделать лучше. Будущие инициативы выиграют от выявленных рекомендаций.

Все эти новые учения должны быть официально зарегистрированы. И все соответствующие заинтересованные стороны внутри организации должны быть проинформированы о них.

Эксперты изучают все эти новые извлеченные уроки, чтобы определить наилучшие места для их применения. Недавно обнаруженные уроки должны быть записаны как предложения для определенных приложений, чтобы члены команды могли легко усвоить эти знания.

Не менее важно использовать технологии для хранения всех этих знаний, чтобы весь бизнес мог легко получить к ним доступ. Необходимо создать и поддерживать хранилище для всех этих знаний.

Полученные знания и уроки необходимо использовать в текущих проектах.

Заработайте 60 PDU: выберите один из 6 курсовПрограмма магистратуры PMP® PlusЗарегистрируйтесь сейчас!

Что такое документ об извлеченных уроках?

Извлеченные уроки — это информация, которая была записана и отражает как успешные, так и неудачные аспекты проекта. Они символизируют приверженность организации отличному управлению проектами и возможность руководителя проекта получить знания из реального опыта других. Однако мы все находимся на разных стадиях извлечения уроков. Например, некоторые из нас не всегда фиксируют извлеченные уроки, поскольку для этого не существует специального механизма. В качестве альтернативы мы записываем извлеченные уроки после проекта и ничего с ними не делаем. Или же мы записываем извлеченные уроки и изучаем их перед началом новых инициатив, но мы не производим аналитику по частоте появления ключевых слов в успешных или неудачных проектах.

Как документировать извлеченные уроки?

Извлеченные уроки должны быть записаны и затем сообщены заинтересованным сторонам проекта. В зависимости от аудитории может быть создано множество видов отчетов. Информация, собранная на сессии по извлеченным урокам, и любые дополнительные комментарии участников, которые не смогли присутствовать, включаются в подробный отчет по извлеченным урокам. Все участники должны получить копию подробного отчета по извлеченным урокам от ведущего и иметь возможность прокомментировать его точность. Даже если они не участвовали в сессии по извлеченным урокам, вся команда проекта должна получить копию отчета после его завершения. Окончательный отчет необходимо хранить вместе с другими записями проекта.

Фасилитатор должен подготовить резюме для руководства. Обзор процесса извлеченных уроков, список сильных сторон проекта — что сработало хорошо — слабых сторон проекта — что не сработало — и рекомендации — что нужно изменить — все это должно быть включено в этот отчет. Если руководству нужна дополнительная информация, ее можно предоставить или предоставить в виде приложения.

Извлеченные уроки по результатам опроса MidProject

Каждый, кто участвовал в опросе, имел полный доступ к нашим блогам и мог видеть каждую деталь всего, что мы сделали до этого момента. Это было сделано для того, чтобы они могли отвечать на вопросы, зная, что они видели все, что мы сделали до сих пор, мы говорили с уверенностью. Человек, который присутствовал, как мы не были, даже если River ice way ответил с щедростью: Ответы этого человека также были анонимными. Опрос получил четыре ответа. Каждый респондент опроса соответствовал требованиям, чтобы быть нашим целевым рынком.

Как написать отчет об извлеченных уроках в управлении проектами?

При составлении отчета необходимо учитывать следующее:

Определите целевую аудиторию отчета. Этот отчет предназначен для членов команды проекта или заинтересованных сторон? Отчеты членов команды будут больше касаться повседневной деятельности проекта, тогда как отчеты заинтересованных сторон будут подчеркивать общие цели проекта.
Определите, какие выводы из вашего текста важны для вашей аудитории.
Отсортируйте ваши ответы на опросы и введите их во множество типов отчетов, к которым они относятся. Может быть несколько типов отчетов, основанных на множестве ответов.
Опишите основные выводы. Внесите предложения по улучшению процедур. Обязательно отметьте положительные стороны мероприятия.
Поделитесь и сохраните отчет. Для хранения и использования в будущих проектах создайте папку в облаке или на общем диске.

Как поделиться полученными уроками?

Лучший способ сообщить о своих выводах — написать индивидуальные отчеты для различных степеней взаимодействия. Вам следует создать отчет об извлеченных уроках, чтобы поделиться результатами вашей группы с определенной аудиторией.

Предоставление заинтересованным сторонам: более общая картина проекта должна быть видна заинтересованным сторонам. Им будут интересны такие факторы, как соответствие вашего проекта другим отраслевым целям, финансовые соображения, норма прибыли и долгосрочные сроки.
Что дать членам команды: Члены команды интересуются тем, как ежедневно выполняется проект. Дайте им отчет, в котором основное внимание уделяется срокам каждого человека (как соблюденным, так и несоблюденным), сплоченности и коммуникации в команде, а также общей производительности проекта. Не забудьте также указать их достижения.
Отчеты должны храниться в центральном репозитории. Отчеты должны храниться в полностью доступной базе данных, например, на общем диске или в облачном хранилище, чтобы различные сотрудники компании могли обращаться к ним при необходимости.
Составьте список уроков проекта: Не вдаваясь в подробности, изложите свои выводы в общем обзоре. Более широкая аудитория может быть проинформирована об этом списке, возможно, по электронной почте или через информационный бюллетень на рабочем месте.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Каковы примеры уроков, извлеченных в ходе проекта?

По сути, процесс извлечения уроков состоит из определения, документирования, анализа, хранения и извлечения шагов, помогающих проектным группам успешно управлять текущими и будущими проектами.

Каждый завершенный проект, будь он успешным или нет, дает опыт тем, кто над ним работал. Эти уроки могут быть общими или специфичными для конкретной задачи. Ниже приведены примеры извлеченных уроков для различных уровней организации.

Примеры извлеченных уроков для руководителей проектов:

Помогите своей команде: правильно делегируйте задачи и устанавливайте реалистичные сроки. Создайте среду, способствующую сотрудничеству.
Общайтесь четко: регулярно проверяйте связь с командой и держите линии связи открытыми. Четко дайте понять, чего вы ожидаете.
Чаще хвалите: дайте знать своей команде, когда они что-то делают хорошо. Не забывайте также вознаграждать себя за свои достижения.

Примеры извлеченных уроков членами команды:

Обратитесь за советом: обратитесь за советом к своим руководителям и товарищам по команде.
Регулярно проверяйте: эффективно общайтесь со всеми уровнями участников проекта и регулярно предоставляйте обновленную информацию своему менеджеру(ам).
Улучшайте свою работу: используйте обратную связь, чтобы улучшить ее. Это позволит вам учиться на своих ошибках и развивать свои успехи.

Примеры извлеченных уроков по руководству компанией:

Опишите общую картину: четко определите свои ожидания. Бюджет и временные ограничения следует учитывать на ранних этапах жизненного цикла проекта.
Защита от риска: проверка зон повышенного риска. Попытайтесь избежать крупномасштабных задержек.
Обучайте свою команду: используйте свой постоянный опыт (а также опыт окружающих) для улучшения процессов на всех уровнях.

Почему извлеченные уроки важны в управлении проектами?

Документирование и распространение извлеченных уроков по всей организации помогает избегать и сокращать количество неудач. Это также способствует разработке лучших практик, которые могут быть внедрены в будущих начинаниях.

Проведение сессий по извлечению уроков также способствует развитию доверия между членами команды, позволяя им делиться собственными взглядами на то, что было сделано правильно и неправильно в ходе проекта, что позволяет им чувствовать себя более вовлеченными и побуждает их оказывать большую поддержку процессу управления проектом.

Наконец, извлеченные уроки могут оказать реальное влияние на процессы компании и работу команды.

Преимущества уроков, полученных в ходе управления проектами

Вы можете извлечь выгоду из своих успехов и учиться на своих ошибках, выявляя извлеченные уроки. Другие преимущества уроков управления проектами включают следующее:

Учитесь на опыте: опирайтесь на свои прошлые успехи, избегая ошибок. Записывайте все, чему вы учитесь, в режиме реального времени, чтобы ничего не забыть.
Определите неэффективные процессы: Устраните избыточные процессы и оптимизируйте будущие начинания. Избавьтесь от всего, что не помогает команде достигать своих целей.
Запишите свои процедуры: позвольте будущим командам воспользоваться вашим опытом. Поделитесь своим опытом с теми, кто последует за вами.
Демонстрация роста: Используйте организованные отчеты, относящиеся к предыдущим проектам, чтобы продемонстрировать производительность и результаты. Сравните их с будущими отчетами, чтобы отслеживать прогресс или определить области, в которых вы все еще застряли.
Создавайте более сплоченные команды: повышайте боевой дух, одерживая больше побед в составе группы.
Улучшайте коммуникацию: С самого начала вовлекайте свою команду в процесс. Поощряйте их оставаться вовлеченными, слушая, что они говорят.
Разрабатывайте лучшие практики: определите, что лучше всего подходит вашей команде, а затем внедряйте и обеспечивайте соблюдение этих изменений.

Проблемы с извлечением уроков из проектов

При внедрении процессов извлечения уроков в вашей команде вы почти наверняка столкнетесь с некоторыми трудностями. Вот несколько примеров проблем управления проектами:

Будущая реализация: применение полученных знаний в будущих проектах может быть сложным. Как профессионал высокого качества, когда дела идут не так, как планировалось, работодатели склонны отдавать предпочтение расследованиям типа первопричина, корректирующие действия (RCCA) и 8D. В структурированном формате оба метода формулируют проблему, определяют причины, а затем предлагают исправления для устранения или уменьшения причин.
Управление временем: Когда у вас сжатые сроки, может быть сложно найти время для сбора отзывов вашей команды. Обязательно учитывайте возможности сбора и анализа данных об извлеченных уроках, чтобы не упустить их из виду.
Организация: организационные изменения в компании могут варьироваться от рукописных заметок в предварительно заполненных анкетах или блокнотах до заметок на доске или флипчарте, а также начала использования Microsoft Teams и страницы OneNote.
Обвинение: Для команды, которая не привыкла делиться негативным опытом, сделайте свой опрос анонимным. Избегайте обвинений кого-либо из членов команды в ошибках. Лучше всего найти кого-то, кто будет вести эту сессию, желательно того, кому команда может полностью доверять, чтобы он дал честную обратную связь. Используйте посредника, особенно если проект прошел не очень хорошо. Это может помочь убрать часть эмоционального содержания из сессии.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Как применять полученные уроки

Каждый новый проект должен требовать от команды, собирающейся вместе, рассмотрения всех имеющихся уроков, имеющих прямое (например, тот же тип проекта) или косвенное отношение к задаче (например, другой тип проекта, тот же клиент).

Требования к управлению командой должны быть более строгими. Руководство команды должно поощряться не только к прочтению соответствующих уроков, но и к демонстрации руководителям компании того, что они это сделали, представив план, демонстрирующий, как существующие уроки будут применяться к их задаче. Эффективность управления задачей по этому плану должна быть рассмотрена на сессии уроков самого проекта (например, после завершения его первой фазы).

На этапах проекта

В случае многофазного проекта команда проекта и руководство должны быть обязаны проанализировать уроки, извлеченные из предыдущей фазы, и действовать на их основе, продолжая то, что прошло хорошо, и исправляя то, что пошло не так. Менеджер проекта должен представить статус прогресса в плане внедрения уроков, как он или она видит, во время периодических обзоров проекта с руководителями компании.

В качестве вклада в деятельность по управлению рисками

Полученные уроки следует интегрировать в процесс управления рисками в качестве инструмента для выявления областей риска и способов их снижения.

Как компонент учебных планов

Еще одной областью, в которой следует учитывать извлеченные уроки, является планирование обучения, поскольку полученные уроки часто выявляют недостатки, которые можно исправить с помощью соответствующих программ обучения.

В рамках процесса постоянного совершенствования

Извлеченные уроки являются бесценным источником обратной связи для процесса непрерывного совершенствования. Обычно определяются цели для улучшения существующих процессов и процедур, а также потенциальные потребности новых процессов, требования к адаптации процессов и т. д. Процесс извлечения уроков должен быть интегрирован во все виды деятельности по поддержанию процессов в каждой компании.

Лучшие практики для извлеченных уроков в управлении проектами

Крайне важно подумать о лучших практиках для вашей конкретной команды. Ниже приведены некоторые универсальные лучшие практики для уроков управления проектами:

Часто собирайте информацию: собирайте отзывы от своей команды и проводите неформальные встречи. Чем больше данных, тем лучше.
Документируйте свои выводы: убедитесь, что ваши отчеты хорошо документированы и доступны для поиска в хранилище, чтобы вы могли легко найти соответствующие уроки, извлеченные из предыдущего опыта работы.
Просмотрите предыдущие уроки: создайте процесс обзора уроков, полученных на каждом этапе проекта, и обновляйте его по мере продвижения.
Вовлекайте всю команду: каждый, кто участвует в проекте, от стажера до руководства, должен иметь возможность внести свой вклад.
Не возлагайте вину: Команда в целом добивается успеха и совершает ошибки. Поощряйте сотрудничество и товарищество, а не враждебность.
Завершите цикл: завершите работу ретроспективой проекта.

Заработайте 60 PDU: выберите один из 6 курсовПрограмма магистратуры PMP® PlusЗарегистрируйтесь сейчас!

Соображения по сбору уроков, извлеченных в среде WFH

В идеальном мире вы могли бы проводить встречи и опросы по извлеченным урокам лично. Однако, если вся или часть команды работает из дома, могут возникнуть дополнительные соображения.

Коммуникация имеет решающее значение для эффективной командной работы и, возможно, является самым важным аспектом офисной жизни. К счастью, технологии помогли закрыть этот критический коммуникационный пробел. Однако, когда вы не работаете в структурированной офисной среде, легко стать самодовольным. Не только одежда, но и домашние животные, дети и потеря интереса к встречам, потому что они проходят онлайн, а не лично. Независимо от обстоятельств, новые члены команды могут найти креативные способы общения со своими коллегами, от мероприятий по налаживанию отношений до домашних перерывов. Кроме того, чтобы учесть обе группы, сделайте графики встреч и сроки проведения опросов максимально гибкими.

Изоляция может быть самым сложным аспектом работы из дома для тех, у кого нет сильной системы поддержки вокруг них. Возвращение в офис может иметь решающее значение для этих людей, предоставляя рабочую среду, которая способствует не только лучшей производительности, но и лучшему общему благополучию.

Чтобы добиться успеха, работникам нужна гибкость, независимо от того, приходится ли им управлять глобальной командой, работающей в разных часовых поясах, или выполнять проектную работу, которая может быть более или менее загруженной в зависимости от сезона, или просто совмещать личные и профессиональные обязанности в течение дня.

Используйте полученные уроки для улучшения своих проектов с помощью управления работой в режиме реального времени в Smartsheet

Для того чтобы компании могли учиться, необходимо создать процесс сбора, обработки и распространения накопленных уроков. Извлеченные уроки могут стать чрезвычайно ценными инструментами, если они правильно организованы и последовательно внедряются в компании.

Дайте своей команде возможность превзойти все ожидания с помощью гибкой платформы, которая подстраивается под потребности вашей команды и адаптируется по мере их изменения.

Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и отчетность по работе из любого места, позволяя вашей команде быть более эффективной и продуктивной. Благодаря сводным отчетам, панелям мониторинга и автоматизированным рабочим процессам, разработанным для поддержания связи и информированности вашей команды, вы можете составлять отчеты по ключевым показателям и получать видимость работы в режиме реального времени по мере ее выполнения.

Невозможно сказать, насколько больше команда сможет сделать за то же время, если будет ясно, какую работу нужно выполнить.