Кто такой администратор проекта? Роли и обязанности

Администраторы проектов играют решающую роль в эффективной реализации многочисленных проектов в различных отраслях. Они контролируют и организуют различные задачи, обеспечивают соблюдение сроков и поддерживают фокус команды на целях проекта.

Администратор проекта поддерживает команды управления проектами, выполняя административные обязанности и дополнительные операции. Они не просто те, кто перекладывает бумаги; они также должны обеспечить, чтобы у каждого было то, что нужно для продолжения проекта.

Итак, давайте подробно разберемся, кто такой администратор проекта, а также его роли и обязанности.

Кто такой администратор проекта?

Администратор проекта — специалист по содействию проекту, отчетности и анализу под руководством менеджера проекта. Поскольку работа требует регулярного мониторинга и контроля всех факторов проекта, она требует значительной ответственности и эффективного управления временем. Они также организуют требуемых членов команды. Помимо обеспечения завершения проекта по графику и в рамках бюджета, описание работы администратора проекта может также включать обеспечение дополнительных контрактов.

Важность администраторов проектов в современных проектно-ориентированных средах

В динамичной панораме коммерческих предприятий сегодняшнего дня способность организации правильно выполнять проекты важна для поддержания ее конкурентоспособности. Каждая успешная миссия имеет в центре опытного администратора проекта, который является двигателем успеха задачи.

Администрирование проекта требует сотрудничества с различными членами команды на каждом уровне, чтобы гарантировать, что проект идет по плану и цели достигаются в соответствии с графиком. В зависимости от размера организации или проекта могут быть десятки задач по управлению проектами, чтобы гарантировать, что все идет по плану.

Эффективное управление ресурсами

Администраторы проектов управляют ресурсами, обеспечивая их доступность при необходимости. Эффективное управление ресурсами влияет на своевременную доставку, сдерживание затрат и эффективность проекта. Члены команды должны иметь доступ к данным, которые подсказывают им, над чем работать дальше на каждом этапе проекта.

Снижение рисков

Любой проект связан с рисками, включая нестабильные рынки и технические трудности. Администраторы проектов могут помочь минимизировать перерывы, снизить вероятность сбоев проекта и повысить общую устойчивость проекта, проактивно устраняя потенциальные риски и проблемы. Оценка рисков и разработка методов смягчения являются неотъемлемыми частями управления проектами.

Эффективная коммуникация

Часто признается, что одной из основных проблем, с которыми сталкиваются компании сегодня, является эффективная коммуникация. Установление каналов коммуникации, проведение собраний и обмен информацией о проекте являются ключевыми целями для администраторов проектов, чтобы убедиться, что все осведомлены и находятся на одной странице. Поощрение членов совета директоров, клиентов и потребителей вдохновлять сотрудничество между другими ролями. Повышение уровня открытой и прозрачной коммуникации, что в свою очередь уменьшает недопонимание в командной работе.

Изучите курс, который был разработан, чтобы помочь вам сдать экзамен PMP с первой попытки! Ознакомьтесь с нашим курсом подготовки к сертификации PMP сегодня!

Какая квалификация мне нужна, чтобы стать администратором проекта?

Формальные квалификации не являются обязательными для того, чтобы стать администратором проекта, хотя они могут быть полезны. Но если вы хорошо владеете компьютерной грамотностью и администрированием офиса, это может стать для вас рычагом.

• Степень бакалавра в области делового администрирования или смежной специальности.
• Не менее двух лет опыта работы на административной должности.
• Способность работать как индивидуально, так и в группе.
• Отличные коммуникативные и организаторские способности.
• Знание пакета Microsoft Office.
• Знакомство с программным обеспечением для администрирования проектов.

Основные обязанности администратора проекта

Хотя работа администратора проекта может сильно различаться, основные обязанности должны быть выполнены всегда. Убедитесь, что вы способны выполнять эти работы, прежде чем подавать заявку на эту должность.

Отслеживание задач

Отслеживание плана проекта является центральным для выполнения задачи администратора проекта. Администратор проекта несет ответственность за выполнение индивидуальных задач, в то время как менеджер проекта следит за тем, чтобы каждый член команды вносил вклад в рост задачи.

Администраторы проекта тщательно просматривают расписание, а члены команды предоставляют им обновления по каждой задаче. При обнаружении возможности пропустить крайний срок они немедленно уведомляют об этом менеджера проекта.

Управление бюджетом

Администраторы проектов часто отвечают за управление стратегией управления ресурсами команды и отслеживание расходов проекта. Администратор проекта работает в фоновом режиме, чтобы гарантировать, что проект остается в рамках бюджета. Напротив, менеджер проекта сосредоточен на распределении ресурсов и проведении транзакций для нужд проекта.

Планирование

Администратор проекта отдает приоритет самому тщательному планированию и составлению расписания программных операций, программ и ресурсов. Они обеспечивают, чтобы правление знало их роли и обязанности, помогая четко определять цели проекта, результаты и вехи. Успех проекта зависит от эффективного планирования и составления расписания, что в свою очередь снижает вероятность разброса объемов и непредвиденных сроков.

Организация встреч

Неотъемлемым аспектом рабочего процесса проекта является собрание. Частые собрания могут стимулировать командную работу и гарантировать, что все члены команды общаются открыто. Планирование собраний обычно является обязанностью администраторов, но менеджеры устанавливают повестку дня. Администратор проекта несет ответственность за обеспечение информированности всех членов команды путем рассылки заметок о собрании и пунктов действий после каждого собрания.

Регулярное ведение документов

Поддержание актуальной и полной проектной документации, включая протоколы совещаний, отчеты о ходе работ, планы проектов и другие соответствующие записи, гарантирует, что проектные мероприятия точно зафиксированы. Это также служит историческим ресурсом для проектов и способствует передаче знаний. Важно регулярно информировать заинтересованные стороны о статусе проекта, ходе работ и возникших препятствиях.

Найм внешних подрядчиков

Администраторы проектов часто помогают в заключении контрактов, хотя обычно менеджеры проектов решают, когда требуются подрядчики. Это может включать в себя создание бюджетов для контрактных работ, ведение и согласование контрактов, регистрацию деятельности подрядчиков и разрешение платежей.

Описание работы администратора проекта

Навыки, необходимые для должности администратора проекта

Для выполнения своей работы администраторам проектов необходим широкий спектр как жестких, так и мягких навыков. Ниже приведены некоторые из наиболее важных навыков, которыми следует овладеть, если вы хотите работать в сфере управления проектами:

Управление рисками

Работодатели предпочитают кандидатов, которые могут четко понимать, как их действия повлияют на команду и проект, и идти на рассчитанные риски. Это требует определенной уверенности в себе, а также способности понимать риск, связанный с проектом.

Управление временем

У большинства компаний плотный график, и потерянное время часто приводит к перерасходу бюджета. Работодатели ценят кандидатов, которые могут управлять большим количеством времени, потому что они могут лучше управлять работой. Благодаря этой возможности вы можете лучше управлять своим временем, завершить проект вовремя и убедиться, что проект будет завершен до крайнего срока.

Навыки межличностного общения

Профессионалы, обладающие навыками межличностного общения, способны лучше устанавливать прочные связи друг с другом на работе. Активное слушание, переговоры, посредничество, разрешение споров и убеждение являются важнейшими навыками межличностного общения.

Знание программного обеспечения для управления проектами

Многие компании в настоящее время используют программное обеспечение для управления проектами, чтобы автоматизировать и оптимизировать свои методы. Эффективное использование этих технологий является важным талантом для администратора предприятия и может упростить его работу.

Организационные навыки

Отличные организаторские способности высоко ценятся работодателями, поскольку неорганизованные и небрежные администраторы проектов с меньшей вероятностью выполнят поставленные перед ними задачи. Расстановка приоритетов, жонглирование несколькими задачами и ведение графика проекта для дальнейшего использования — вот лишь некоторые из организационных навыков.

Приспособляемость

На протяжении жизненного цикла проекта обстоятельства могут быстро меняться. В таких ситуациях гибкость может помочь администраторам проекта в изменении существующих процедур, создании новых стратегий и гарантировании успеха проекта.

Карьерный путь администратора проекта

Помимо управления проектами, администратор проекта может использовать свои навыки для других смежных видов деятельности. Они могут быть руководителями заводов, повседневными операторами компании или руководителями проектов, которые планируют и выполняют проекты. Кроме того, они могут получать вызовы на руководящие должности, такие как руководитель строительства или руководитель операций. Если они увлечены технологиями, они могут занять должности руководителей инфраструктурных проектов, бизнес-аналитиков или руководителей ИТ-проектов.

Как стать администратором проекта?

Прежде чем стать администратором проекта, профессионалы могут выбрать самые разные карьерные пути, но наиболее распространенными являются следующие:

Образование

Получите соответствующую степень. Поскольку роль администратора проекта является начальным уровнем, необходимо получить соответствующие степени, чтобы выделиться среди рекрутинговых менеджеров. Хотя вы можете войти в общее управление проектами с любой степенью, степени, ориентированные на бизнес или управление проектами, очень полезны.

Многие администраторы проектов имеют степень магистра или бакалавра в области делового администрирования, управления проектами или подобных предметов. Получение степени в этих областях может обеспечить бесценный опыт и квалификацию.

Развитие как профессионала

Примите во внимание получение сертификатов по управлению проектами на онлайн-порталах, таких как Simplilearn. Эти сертификаты могут улучшить ваши способности и возможности трудоустройства. Посмотрите на этот сертификат, относящийся к профессии и высоко ценимый, такой как сертификация PMP.

Получите компетентность, работая над получением сертификатов VET, таких как Диплом по управлению проектами или Сертификат IV по практике управления проектами. В этом случае BA, скажем, в области финансов может сделать вас лучше, поскольку это дает вам гораздо больше возможностей для различных должностей.

Получить опыт

Получение отраслевого опыта на временной или вспомогательной должности может стать отличным способом начать карьеру. Предыдущий опыт административного помощника может быть необходим для многих должностей администратора проекта. Предыдущий опыт в различных областях принесет пользу вашей карьере администратора проекта. Они также могут иметь дополнительные сертификаты, такие как Agile и PRINCE2.

Наш курс подготовки к сертификации PMP соответствует последним рекомендациям по экзамену PMP, чтобы помочь вам начать правильно! Сдайте экзамен с первой попытки! Зарегистрируйтесь сейчас!

Перспективы работы администратора проекта

Ожидается, что занятость администраторов проектов будет расти. Согласно данным Бюро статистики труда, занятость в сфере администрирования проектов, как ожидается, вырастет на 10% за десять лет между 2020 и 2030 годами. Одно из самых больших ожиданий в этом вопросе заключается в том, что спрос на такие услуги будет вызван во многих областях растущей потребностью в администрировании вспомогательных услуг. Наличие опыта работы в сфере энергетики или экологии над коммерческими проектами будет ценным, поскольку обе области будут пользоваться большим спросом.

Повысьте свою роль в управлении проектами с помощью Simplilearn

Учебный курс PMP от Simplilearn охватывает основные предметы, необходимые для специалиста по управлению проектами. Он охватывает текущие разработки в области технологий и методов управления проектами, а также основные навыки, необходимые руководителям проектов. Управление проектами является ключевой темой курсов, предлагаемых в Simplilearn, с упором на коммерческое и стратегическое понимание. Вы также можете пройти тесты, чтобы преуспеть в собеседованиях.

Часто задаваемые вопросы

1. Как администраторы проектов поддерживают организованность?

Администраторы проектов могут использовать различные инструменты для делегирования работы, командного общения и классификации проектов в соответствии со статусом проекта. Работая вместе и делегируя задачи с помощью инструментов автоматизации, вы можете повысить вовлеченность, креативность и производительность.

2. Может ли администратор проекта стать менеджером проекта?

Менеджеры и администраторы проектов тесно сотрудничают на протяжении всего проекта. По мере накопления опыта они могут использовать свои знания для продвижения на должности по управлению проектами.

3. Какова типичная зарплата администратора проекта?

Средний администратор проекта получает $73,000 в качестве компенсации в год. Оплата варьируется в зависимости от опыта и квалификации, среди прочего. В то время как самые высокооплачиваемые администраторы проектов зарабатывают более $80,000 в год, самые низкооплачиваемые администраторы проектов зарабатывают всего $65,000.

4. Как администраторы проектов решают конфликты?

Администраторы проектов могут создать среду, в которой разногласия разрешаются мирно, выявляя их, поощряя откровенное общение и культивируя командно-ориентированную рабочую среду. Вы можете легко достичь долгосрочных целей сотрудничества, выступая в качестве посредника при необходимости.