Как вставить CSV или TSV в лист Excel

Текстовые файлы данных являются одним из наиболее распространенных методов хранения данных в современном мире. Это потому, что текстовые файлы, как правило, занимают последнее место и их проще всего хранить. К счастью, в Microsoft Excel очень просто вставить файлы CSV (значения, разделенные запятыми) или TSV (значения, разделенные табуляцией).

Если вы хотите вставить CSV или TSV в лист Excel, вам нужно только точно знать, как разделяются данные в файле. Вам не обязательно знать подробности о данных, если вы не хотите переформатировать эти значения в строки, числа, проценты и многое другое.

В этой статье вы узнаете, как вставить файл CSV или TSV в таблицу Excel и как переформатировать эти данные в процессе импорта, чтобы сэкономить время.

Как вставить файл CSV в лист Excel

Прежде чем вы сможете вставить файл CSV в свой лист Excel, вы должны подтвердить, что файл данных фактически разделен запятыми (также известный как «разделенный запятыми»).

Убедитесь, что это файл, разделенный запятыми

Для этого откройте Window Explorer и перейдите в каталог, где хранится файл. Выберите меню «Вид» и убедитесь, что выбрана панель «Предварительный просмотр».

Затем выберите файл, который, по вашему мнению, содержит данные, разделенные запятыми. Вы должны увидеть запятую между каждым фрагментом данных в текстовом файле.

Приведенный ниже пример взят из правительственного набора данных, содержащего результаты оценки студентов колледжа SAT за 2010 год.

Как видите, первая строка – это строка заголовка. Каждое поле отделяется запятой. Каждая вторая строка после этого является строкой данных, каждая точка данных отделяется запятой.

Это пример того, как выглядит файл с разделенными запятыми значениями. Теперь, когда вы подтвердили форматирование ваших исходных данных, вы готовы вставить их в свой лист Excel.

Вставьте файл CSV в свой лист

Чтобы вставить исходный файл данных CSV в свой лист Excel, откройте пустой лист.

1. Выберите Данные из меню
2. Выберите «Получить данные» из группы «Получить и преобразовать данные» на ленте.
3. Выбрать из файла
4. Выбрать из текста / CSV

Примечание. В качестве альтернативы можно также выбрать «Из текста / CSV» непосредственно на ленте.

Откроется браузер файлов. Найдите, где вы сохранили CSV-файл, выберите его и выберите «Импорт».

Откроется мастер импорта данных. Excel анализирует входящие данные и устанавливает все раскрывающиеся списки в соответствии с форматом файла входных данных на основе первых 200 строк.

Вы можете настроить этот анализ, изменив любой из следующих параметров:

• Происхождение файла: если файл имеет другой тип данных, такой как ASCII или UNICODE, вы можете изменить это здесь.
• Разделитель: Если в качестве альтернативного разделителя используются точки с запятой или пробелы, вы можете выбрать их здесь.
• Обнаружение типа данных: вы можете заставить Excel анализировать на основе всего набора данных, а не только первых 200 строк.

Когда вы будете готовы импортировать данные, выберите Загрузить внизу этого окна. Это принесет весь набор данных в ваш пустой лист Excel.

После того, как у вас есть эти данные на листе Excel, вы можете затем реорганизовать эти данные, сгруппировать строки и столбцы или выполнить функции Excel с данными.

Импорт файла CSV в другие элементы Excel

Рабочий лист – это не все, в которые вы можете импортировать данные CSV. В последнем окне, если вы выберете Load To вместо Load, вы увидите список других опций.

Параметры в этом окне включают в себя:

• Таблица: это настройка по умолчанию, которая импортирует данные в пустой или существующий лист
• Отчет сводной таблицы: внесите данные в отчет сводной таблицы, который позволяет суммировать входящий набор данных
• Сводная диаграмма: отображение данных в виде сводной диаграммы, например гистограммы или круговой диаграммы
• Only Create Connection: создает соединение с внешним файлом данных, который можно использовать позже для создания таблиц или отчетов на нескольких листах.

Опция PivotChart очень мощная. Это позволяет вам пропустить этапы сохранения данных в таблице, а затем выбрать поля для создания диаграмм или графиков.

В рамках процесса импорта данных вы можете выбрать поля, фильтры, условные обозначения и данные осей, чтобы создать эту графику за один шаг.

Как видите, при вставке CSV в лист Excel существует большая гибкость.

Как вставить файл TSV в лист Excel

Что если ваш входящий файл будет разделен табуляцией, а не запятыми?

Процесс в основном такой же, как в предыдущем разделе, но вы хотите использовать выпадающий список Разделитель, чтобы выбрать Tab.

Кроме того, помните, что когда вы просматриваете файл данных, Excel автоматически предполагает, что вы ищете файл * .csv. Поэтому в окне браузера файлов не забудьте изменить тип файла на Все файлы (*. *), Чтобы увидеть файл типа * .tsv.

После того, как вы выбрали правильный разделитель, импорт данных в любой лист Excel, сводную диаграмму или сводный отчет работает точно так же.

Как работает преобразование данных

Если в окне «Импорт данных» выбрать «Преобразовать данные» вместо «Загрузить», откроется окно редактора Power Query Editor.

Это окно дает вам представление о том, как Excel автоматически преобразует импортируемые данные. Здесь также можно настроить способ преобразования этих данных во время импорта.

Если вы выберете столбец в этом редакторе, вы увидите предполагаемый тип данных в разделе «Преобразование» на ленте.

В приведенном ниже примере вы можете видеть, что Excel предполагал, что вы хотите преобразовать данные в этом столбце в формат целого числа.

Вы можете изменить это, нажав стрелку вниз рядом с типом данных и выбрав тип данных, который вы предпочитаете.

Вы также можете изменить порядок столбцов в этом редакторе, выбрав столбец и перетащив его в положение, куда вы хотите поместить его на листе.

Если в вашем входящем файле данных нет строки заголовка, вы можете изменить Использовать первую строку в качестве заголовков, чтобы Использовать заголовки в качестве первой строки.

Обычно вам никогда не нужно использовать Power Query Editor, так как Excel довольно хорошо анализирует входящие файлы данных.

Однако, если эти файлы данных несовместимы в том, как они форматируются, или вы хотите реорганизовать способ отображения данных на вашем листе, тогда Power Query Editor позволяет вам это сделать.

Ваши данные в базе данных MySQL? Узнайте, как подключить Excel к MySQL для ввода этих данных. Если ваши данные уже находятся в другом файле Excel, существуют также способы объединения данных из нескольких файлов Excel в один файл.