Как управлять инициативами по улучшению в управлении проектами?

Стандартные методологии и методы управления проектами могут использоваться с модификациями для завершения и управления инициативами по улучшению как проектами. Традиционный подход, включающий планирование, реализацию и валидацию, может использоваться для решения проблем, отслеживания прогресса и выполнения проверок качества и соответствующих улучшений после интеллектуальной адаптации. Стратегия выполнения вышеизложенного обсуждается далее.

Что такое инициатива по улучшению?

Помимо крупных проектов в каждой организации, “операционные мероприятия” необходимы для улучшения внутренних процессов и систем. Они специально выполняются для лучшего удовлетворения клиентов, разработки новых продуктов или услуг, чтобы угодить клиенту, и сокращения незначительных вещей, ведущих к беспорядку.

Инициатива по улучшению — это отличный способ улучшить бизнес-процесс за счет сокращения предполагаемого времени предоставления услуги и множественных взаимодействий с персоналом компании, которые часто не нравятся клиентам. Она также направлена ​​на улучшение операционных и безопасных процедур.

Какова ценность управления инициативами по улучшению как проектами для организации?

Управление инициативой по улучшению в качестве проекта обеспечивает структуру для облегчения задачи. Разбиение на отдельные и работоспособные компоненты облегчает идентификацию риска, качественный анализ, количественную оценку и разработку стратегии реагирования. Более того, распределение ответственности становится более эффективным, как и мониторинг и отчетность о ходе работ. Элементы WBS помогают отслеживать реализацию улучшения, еще больше облегчая анализ проблем и разработку решений посредством рекомендаций и наблюдения с последующей проверкой и валидацией.

Зачем использовать методы управления проектами?

Метод управления проектами предоставляет организованную структуру для отслеживания процедур и результатов улучшения с использованием WBS (Work Breakdown Structure). Задача выигрывает за счет генерации идей, инициирования, планирования и внедрения. Кроме того, анализ качества так же эффективен, как мониторинг и отчетность о развитии процесса.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Методы инициирования и планирования проекта

Метод инициирования и планирования проекта состоит из множества подробно описанных этапов.

Шаг 1 — Фазирование проекта

Разделение задачи на этапы или фазирование проекта очень эффективно для принятия решения о ресурсах и управлении. Этапы включают инициирование, планирование, реализацию и проверку и никогда не заканчиваются постоянным улучшением и мониторингом.

Шаг 2 — Анализ общих причин

Анализ общих причин или анализ первопричин является основой любой инициативы по улучшению. Он определяет направление проекта и, следовательно, последующие шаги. Опытные специалисты, выступающие в качестве экспертов по предметной области (SME), анализируют недавние компромиссы производительности, выявляя возможные причины и проблемы. Усилия, длящиеся в течение недели, фокусируются конкретно на производительности операций в течение последних 6-8 месяцев, функционировании процессов управления и внимании. Он также указывает на организационные процедуры, причинно-следственный анализ и проблемы контроля качества, предел обзора и статус процессов внедрения различных программ. Отчет, сформированный по вышеуказанной работе, далее обрабатывается владельцами процессов и корпоративными должностными лицами, такими как команда высшего руководства.

Шаг 3 — Разработка заявления о миссии

Предыдущий шаг обеспечил исходную точку для следующего шага. Разработка заявления о миссии помогает определить проблему для начала и ожидаемый результат. Затем это позволяет людям развернуть стратегию и определить цели, а также роли и обязанности участвующих членов.

Шаг 4 — Планирование инициативы по улучшению как проекта

Планирование происходит в два этапа, первый — получить одобрение от корпоративной команды высшего руководства, а второй — разработать план финансирования. Проигнорированный менеджером проекта, план увеличивает график, ресурсы и объем работы, предоставляя каталог потребностей в контроле, интеграции и базовом управлении.

Важными аспектами плана управления проектом являются определение области действия, стратегии внедрения, общего проекта и WBS. Кроме того, также включены назначение, отслеживание и отчетность через шкалу Ганта, финансы, резервный план и коммуникация. Каждая упомянутая часть должна быть указана с конкретным заголовком, указывающим детали.

Выводы, наблюдения и рекомендации анализа общих причин определяют объем работ с помощью WBS. Последний обеспечивает включение всех видов деятельности, а декомпозиция объема работ обеспечивает эффективное разделение для получения результатов.

Шаг 5 — Планирование рисков

Планирование рисков, включающее выявление, анализ и устранение рисков, имеет решающее значение и должно включать основных менеджеров по контролю счетов и заинтересованных лиц. Оно должно включать идентификацию рисков, когда План управления проектом завершен на 90%. Действие должно включать анализ риска по каждой цели и предоставление ответственности членам проектной группы или заинтересованным лицам.

Качественный анализ рисков должен ранжировать и категоризировать риски и их последствия в письменном виде, а затем разрабатывать стратегии по избеганию, передаче, смягчению или принятию рисков.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Шаг 6 — Методы внедрения и проблемы

Правильные методы внедрения упрощают процесс и помогают решать проблемы.

Шаг 7 — Методы внедрения

Команда проекта, команда высшего руководства и заинтересованные стороны должны разработать критерии для обозначения прогресса внедрения в начале фазы внедрения и предоставить обратную связь относительно ускорения процесса и улучшения результатов. Метрики или ранги должны отслеживаться для подтверждения эффективности каждой фокусной области или контрольного счета. Внедрение также должно быть сосредоточено на механизме вовлечения клиентов и заинтересованных сторон в процесс проверки. Другим важным моментом является отслеживание внедрения обратно к точкам анализа общих причин и элементам WBS.

Шаг 8 — Распространенные проблемы

Некоторые общие проблемы, с которыми сталкивается команда проекта во время инициативы по внедрению, включают ограниченный опыт команды, распределение ресурсов, производительность на основе нового определения успеха и неудачи и проблемы с фокусировкой из-за отсутствия внешнего давления. Обучение команды, поддержка со стороны руководства, четкое и подробное объяснение и поддержание конкуренции между командами могут помочь исправить общие проблемы.

Мониторинг, измерение и отчетность о прогрессе

Состояние активности и прогресса, основанное на стоимости проекта, базовом графике и коммуникации внутри проектной группы, помогает в получении похвальных результатов. В соответствии с планом управления проектом, мониторинг прогресса может осуществляться ежедневно, еженедельно и ежемесячно менеджером проекта, инженером по контролю проекта, менеджером по контролю счетов и менеджерами рабочих пакетов. Кроме того, обмен достижениями с командой высшего руководства и заинтересованными сторонами может дать полезные советы.

Мониторинговые мероприятия должны быть сосредоточены на статусе проектов и уделять особое внимание областям, которые могут задержать общее развитие. Кроме того, управление рисками, выполнение плана улучшения, разработка метрик и четкая коммуникация с заинтересованными сторонами являются важнейшими аспектами, требующими особого внимания.

Проверка и подтверждение эффективности внедрения

Эффективность инициатив по улучшению с точки зрения постоянного улучшения может быть проверена и подтверждена посредством строгого использования критериев для понимания и оценки эффективности плана и действия на каждом уровне WBS. Часть обеспечения качества может выполнять проверку и подтверждение, проверяя надежность действий путем оценки полученных результатов после закрытия индивидуальных контрольных счетов. Она также может подтвердить, правильно ли соблюдаются цели и рекомендации старших, а также статус плана улучшения и результаты после определенного периода.

Процесс проверки и подтверждения

Важно определить методологию проверки и валидации на ранней стадии внедрения по согласованию с заинтересованными сторонами. В целом, процесс должен проходить на трех уровнях: закрытие рабочего пакета, адекватность действий по внедрению и эффективность.

Методология проверки

В зависимости от требований совместно с менеджером по рабочим пакетам и менеджером по контролю счетов могут использоваться интервью, наблюдение и обзоры документов, как в сочетании, так и по отдельности.

Отчет о ходе проверки и валидации

Регулярный и точный отчет о ходе проверки и валидации для заинтересованных сторон, а также ежемесячные отчеты о статусе проекта. Действие должно четко подчеркивать метрики и уровень проверки и валидации по сравнению с максимальным количеством назначенных действий.

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Заключение

После завершения указанных шагов, руководитель проекта несет ответственность за рассмотрение каждой детали относительно эффективности, успеха и оставшихся проблем. Кроме того, рекомендуется, чтобы группа для обзора состояла из эксперта по предметной области, других лиц в анализе общих причин и функциональных менеджеров.

Окончательный отчет, содержащий выводы, должен включать достижение целей, конечное состояние и выполнение графика проекта. Кроме того, отчет должен далее дойти до старшего руководства и заинтересованных сторон для получения обратной связи и для закрепления достижений и проблем, с которыми пришлось столкнуться на этапе внедрения.

Сделать карьеру в управлении проектами еще никогда не было так просто! Запишитесь на нашу программу последипломного образования по управлению проектами, чтобы начать сегодня!

Станьте менеджером проекта в 2023 году

Начните свою карьеру с сертификацией PGP Project Management, соответствующей PMI PMO и IASSC Lean Six Sigma. Этот курс проводится в партнерстве с UMass Amherst и поможет вам получить признанные в отрасли сертификаты по управлению проектами. Зарегистрируйтесь сегодня!