Как удалить повторяющиеся строки в Excel

Повторяющиеся значения на листе Excel могут испортить ваши данные. Если дубликаты не являются преднамеренными, они могут вызвать неточности и искаженную отчетность.

В этом руководстве мы покажем вам, как найти и удалить дубликаты в документе Excel.

Как найти повторяющуюся строку или данные

Важно сначала проверить, какие строки (или столбцы) содержат идентичную информацию. Поэтому, прежде чем мы покажем вам, как удалять дубликаты в Excel, давайте проведем вас через процесс проверки вашего листа на наличие дубликатов данных.

Метод 1: поиск по всему листу

Excel имеет Инструмент условного форматирования это помогает идентифицировать, визуализировать и делать выводы из данных. Вот как использовать инструмент для выделения повторяющихся значений в документе Excel.

1. Нажмите Control + A, чтобы выбрать список или таблицу. Также можно щелкнуть значок «Выбрать все» в верхнем левом углу таблицы, чтобы выделить весь рабочий лист.

2. Перейдите на вкладку «Главная» и нажмите кнопку раскрывающегося списка «Условное форматирование».

3. Наведите курсор на «Выделить правила для ячеек» и выберите «Повторяющиеся значения».

4. Убедитесь, что в первом раскрывающемся списке указано «Дублировать». Вы также можете выбрать желаемый цвет выделения во втором раскрывающемся меню.

5. Для продолжения нажмите ОК.

Excel немедленно выделит строки и столбцы с повторяющимися значениями.

Метод 2: комбинируя строки

Этот метод идеально подходит для поиска строк с повторяющимися значениями во всех столбцах или ячейках. Во-первых, вам нужно использовать функцию Excel «Concatenate» для объединения содержимого каждой строки. Затем выберите столбец, в котором вы хотите сохранить комбинированные значения, и выполните следующие действия. Мы рекомендуем объединять значения в столбце рядом с последним значением в первой строке.

1. Введите или вставьте = СЦЕПИТЬ (в ячейке выберите первую ячейку в строке, введите столбец (:) и выберите последнюю ячейку в строке. После этого закройте формулу круглыми скобками и нажмите Enter.

В нашем образце рабочего листа (см. Изображение ниже) первая и последняя ячейки в первой строке имеют ссылки A2 и D2 соответственно. Следовательно, формула будет такой: = СЦЕПИТЬ (A2: D2).

Помните, что ссылки на ячейки будут различаться в зависимости от количества строк и столбцов в таблице.

2. Скопируйте формулу вниз по столбцу, пока не дойдете до последней строки. Для этого выберите ячейку с формулой, переместите курсор мыши в нижний левый угол ячейки, удерживайте значок маркера заполнения (т.е. значок плюса) и перетащите его вниз по столбцу.

3. Выделите весь столбец – щелкните букву вверху столбца или щелкните ячейку в столбце и нажмите Control + Пробел.

4. Перейдите на вкладку «Главная» и выберите «Условное форматирование».

5. Наведите курсор мыши на «Выделить правила для ячеек» и выберите «Повторяющиеся значения».

6. Для продолжения нажмите ОК.

Excel выделит столбец с повторяющимися значениями. Это говорит вам о ячейках в этой конкретной строке, которые имеют повторяющиеся значения, в другой строке на листе.

Если вы внимательно посмотрите на изображение выше, вы заметите, что инструмент условного форматирования не выделил строку 4 и строку 13. Обе строки имеют повторяющиеся значения в столбцах Names, Score и ID, но разные значения в столбце Day.

Только 3 из 4 столбцов в обеих строках содержат повторяющуюся информацию. Это объясняет, почему инструмент условного форматирования не выделял конкатенированные или комбинированные значения для обеих строк. Обе строки (строка 4 и строка 13) уникальны, потому что в столбце «День» есть различительная информация.

Как удалить повторяющиеся строки в Excel

На листе Excel вы обнаружили несколько строк, содержащих повторяющуюся информацию. Давайте покажем вам, как удалить эти повторяющиеся строки с помощью двух инструментов Excel.

1. Используйте инструмент «Удалить дубликаты».

У этого инструмента только одна задача: обеспечивать чистые данные на листе Excel. Это достигается путем сравнения выбранных столбцов на вашем листе и удаления строк с повторяющимися значениями. Вот как использовать инструмент:

• Выберите ячейку в таблице и нажмите Control + A на клавиатуре, чтобы выделить таблицу.

• Перейдите на вкладку «Данные» и щелкните значок «Удалить дубликаты» в разделе «Инструменты для работы с данными».

Если у вашего ПК маленький экран или окно Excel свернуто, щелкните раскрывающуюся кнопку «Инструменты для работы с данными» и выберите «Удалить дубликаты».

• Пройдите через раздел «Столбцы» и выберите все столбцы. Если у вашей таблицы есть заголовок, установите флажок «Мои данные имеют заголовки». Это отменит выбор строки заголовка или первой строки на листе. Щелкните OK, чтобы продолжить.

Совет: чтобы сделать первую строку листа Excel заголовком, перейдите на вкладку «Просмотр», выберите «Закрепить панели» и выберите «Закрепить верхнюю строку».

• Excel отобразит запрос, уведомляющий вас об общем количестве повторяющихся значений, обнаруженных и удаленных с листа. Щелкните OK, чтобы вернуться к рабочему листу.

2. Используйте Advanced Filter Tool.

«Расширенный фильтр» – еще один замечательный инструмент, который поможет вам очистите свои данные в Excel. Инструмент позволяет просматривать, редактировать, группировать и сортировать данные на листе. Выполните следующие действия, чтобы узнать, как использовать этот инструмент для удаления повторяющихся строк с листа Excel.

• Выберите любую ячейку в таблице и нажмите Control + A, чтобы выделить всю таблицу.

• Перейдите на вкладку «Данные» и выберите «Дополнительно» в разделе «Сортировка и фильтр».

• Установите флажок Только уникальные записи и нажмите ОК.

Если таблица или рабочий лист содержат несколько строк с похожей информацией или значениями, Excel удалит все дубликаты, кроме первого.

Примечание. Инструмент «Расширенный фильтр» автоматически обрабатывает первую строку как заголовок. Это означает, что инструмент не удалит первую строку, даже если она содержит повторяющуюся информацию. Например, в таблице ниже запуск функции «Только уникальные записи» инструмента расширенного фильтра не удалял первую и последнюю строки, даже если они обе имеют повторяющиеся значения во всех столбцах.

Итак, если на вашем листе или таблице Excel есть заголовок, лучше всего использовать инструмент «Удалить дубликаты», чтобы удалить повторяющиеся строки.

Совет: случайно удалили повторяющиеся строки или значения? Нажмите Control + Z, чтобы отменить изменение и вернуть повторяющиеся данные.

Удаление дубликатов в Excel: ограничения

Следует отметить, что вы не можете удалить повторяющиеся строки или значения с листа, содержащего выделенные или сгруппированные данные. Поэтому, если вы сгруппировали строки и столбцы на листе Excel, возможно, в итоги и промежуточные итоги, вам придется разгруппировать данные, прежде чем вы сможете проверить наличие дубликатов. Ссылаться на эта официальная документация от Microsoft чтобы узнать больше об удалении дубликатов в Excel и фильтрации уникальных значений.