Как создавать папки в Microsoft Outlook

Пользовательские папки и подпапки в Microsoft Outlook позволяют классифицировать электронные письма, наводить порядок в папке «Входящие» и расставлять приоритеты для важных сообщений. Это руководство проведет вас через процесс создания папок и управления ими в Outlook как для настольных компьютеров, так и для мобильных устройств.

Создание папок в Outlook для Windows и macOS

С помощью приложения Microsoft Outlook для Windows и macOS вы можете легко добавлять настраиваемые папки и подпапки в свои учетные записи электронной почты и перемещать в них сообщения вручную или с помощью автоматических правил.

Создание папок в Microsoft Outlook

Чтобы создать пользовательскую папку в Microsoft Outlook:

1. Щелкните правой кнопкой мыши учетную запись электронной почты на боковой панели.
2. Выберите опцию «Новая папка».

3. Введите имя папки и нажмите Enter.

Создание подпапок в Microsoft Outlook

Чтобы создать подпапку в Microsoft Outlook:

1. Щелкните правой кнопкой мыши папку по умолчанию (например, «Входящие» или «Отправленные») или пользовательскую папку на боковой панели.
2. Выберите Новая папка.

3. Назовите подпапку и нажмите Enter.

Примечание. Вы можете создать несколько подпапок внутри родительской папки.

Перемещение сообщений между папками в Outlook

Вы можете переместить электронное письмо в пользовательскую папку в Outlook с помощью перетаскивания; просто щелкните и перетащите сообщение и отпустите его над папкой на боковой панели. Удерживайте нажатой клавишу Ctrl/Cmd, чтобы выделить несколько писем и переместить их все одновременно.

Кроме того, вы можете:

1. Выберите письмо (или письма), которое вы хотите переместить.
2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите пользовательскую папку в подменю «Переместить». Если папки нет в списке, выберите параметр «Выбрать папку» и выберите папку во всплывающем окне «Переместить элементы».

Примечание. Используйте параметр «Копировать в папку» в подменю «Переместить», чтобы скопировать электронное письмо или электронные письма в папку, а не перемещать их из исходного местоположения.

Перемещайте электронные письма Outlook в папки с помощью настраиваемых правил

Вы можете настроить правила в Outlook, которые будут автоматически перемещать электронные письма в настраиваемые папки. Например, если вы хотите переместить все входящие электронные письма от определенного отправителя в пользовательскую папку:

1. Откройте папку «Входящие», щелкните правой кнопкой мыши письмо от отправителя и выберите «Правила» > «Создать правило». Это должно вызвать диалоговое окно «Создать правило».

2. Установите флажки рядом с «От {имя отправителя») и «Отправлено». Затем откройте раскрывающееся меню «Отправлено» и выберите учетную запись электронной почты, которая получает электронные письма от отправителя.
3. Активируйте поле Переместить элемент в папку, выберите настраиваемую папку, в которую Outlook должен переместить электронные письма, и нажмите кнопку ОК.

Чтобы создать и поэкспериментировать с различными правилами и функциями Outlook, перейдите на вкладку «Главная» и выберите «Дополнительно» > «Правила» > «Управление правилами и оповещениями». В Outlook для Mac выберите Инструменты > Правила в строке меню. Узнать больше о настройка и использование правил в Outlook.

Управление пользовательскими папками в Outlook

Пользовательские папки в Microsoft Outlook отображаются рядом с папками по умолчанию на боковой панели приложения, и существует несколько способов управления ими.

• Перемещение папки. Нажмите и перетащите папку вверх или вниз по списку папок и отпустите, когда увидите разделительную линию между двумя другими элементами. Или отпустите его поверх другой папки, чтобы добавить в качестве подпапки.
• Переименование папки. Щелкните папку правой кнопкой мыши, выберите «Переименовать» и добавьте новое имя.
• Удаление папки. Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите «Удалить папку». Любые сообщения внутри автоматически перемещаются в исходное место. Если вы хотите удалить папку и ее содержимое, выберите Удалить все.
• Добавление папки в список «Избранное». Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите «Добавить в избранное», чтобы переместить ее в раздел «Избранное» на боковой панели для более удобного доступа.

Создание папок в Outlook Web App

Создание папок в веб-версии Outlook аналогично созданию в специальной настольной программе, но с некоторыми отличиями в пользовательском интерфейсе.

Создание папок в Outlook.com

Чтобы создать папку в Outlook.com:

1. Откройте веб-приложение Outlook.com.
2. Прокрутите боковую панель вниз и выберите «Создать новую папку».

3. Введите имя и выберите Сохранить.

Создание подпапок в Outlook.com

Чтобы создать подпапку в Outlook.com:

1. Щелкните правой кнопкой мыши стандартную или пользовательскую папку на боковой панели.
2. Выберите Создать новую подпапку.

3. Назовите подпапку и выберите Сохранить.

Переместить элементы в папки в Outlook

Вы можете перемещать элементы из папки «Входящие» в пользовательскую папку с помощью перетаскивания. Или щелкните сообщение правой кнопкой мыши и выберите папку в подменю «Переместить».

Вы также можете выбрать и переместить несколько элементов. Удерживая нажатой клавишу Ctrl/Cmd, выберите адрес электронной почты, чтобы войти в режим выбора. Затем отметьте нужное сообщение и перетащите его или используйте пункт контекстного меню «Переместить».

Перемещение сообщений электронной почты в папки с помощью правил

Outlook.com позволяет создавать правила, которые могут перемещать новые сообщения из контакта в пользовательскую папку или подпапку. Чтобы создать правило:

1. Щелкните правой кнопкой мыши письмо от отправителя и выберите Дополнительные действия > Создать правило.

2. Укажите папку и выберите ОК.

Чтобы создать дополнительные правила и просмотреть дополнительные параметры, щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу экрана и перейдите в раздел Просмотреть все настройки Outlook > Почта > Правила.

Переименовать, удалить или добавить папки в избранное

Outlook.com предоставляет несколько вариантов управления папками и настройки, аналогичные его настольному аналогу.

• Перемещение папки: вы не можете перемещать папки вверх или вниз по боковой панели Outlook.com, но вы можете перетаскивать их в другие папки для создания вложенных папок.
• Переименование папки. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Переименовать», чтобы изменить или отредактировать имя.
• Удаление папки. Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите «Удалить папку», чтобы удалить папку с боковой панели Outlook. Выберите Пустая папка, если вы хотите удалить папку и все ее сообщения электронной почты.
• Добавить папку в «Избранное». Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите «Добавить в избранное», чтобы добавить папку в раздел «Избранное» на боковой панели.

Создание папок в Outlook для Android и iOS

Создание новых папок для учетных записей электронной почты в Microsoft Outlook для iPhone и Android может быть немного запутанным, поскольку приложение не предлагает простого метода. Вместо этого вы должны:

1. Нажмите и удерживайте электронное письмо в учетной записи электронной почты и коснитесь значка «Переместить».
2. Коснитесь значка «Новая папка» в правом верхнем углу экрана.
3. Назовите папку и нажмите «Создать».

В дальнейшем вы можете перемещать элементы в пользовательскую папку следующим образом:

1. Нажмите и удерживайте электронное письмо или выберите несколько сообщений.
2. Коснитесь значка «Переместить».
3. Выберите папку.

Для создания вложенных папок необходимо использовать Outlook.com, так как в мобильном приложении эта функция отсутствует. То же самое относится и к автоматизированным правилам; создайте их в веб-интерфейсе, и они должны работать на вашем мобильном телефоне.

В Outlook для Android и iOS нет параметров управления папками, за исключением возможности помечать папки как избранные. Для этого откройте меню Outlook, коснитесь значка «Изменить» и коснитесь символа звездочки рядом с папкой.

Настройте свой опыт работы с Microsoft Outlook

Использование настраиваемых папок Outlook может иметь большое значение для эффективного управления электронной почтой на настольных компьютерах и мобильных устройствах. Вы можете удобно классифицировать, расставлять приоритеты и наводить порядок в папке «Входящие», чтобы было проще сосредоточиться на важных сообщениях. Не забудьте использовать автоматические правила для еще лучшей организации электронной почты.