Как создать слияние в Microsoft Word

Почта слить в Microsoft Word позволяет отправлять персонализированные письма и электронные письма без необходимости настраивать каждое письмо. Вы можете подготовить документ так, как вы хотите, и добавить заполнители для различных полей данных, которые вы хотите динамически заполнять из источника данных.

Например, вы можете подготовить одно письмо для всех ваших друзей, спрашивая, как у них дела, но с возможностью динамического изменения названий и городов в письме. Таким образом, в вашем родовом письме Джону будут указаны его имя и город, а в том же письме Майку будет указано имя Майка и его город.

Создайте свой список получателей в электронной таблице Excel

Вам нужно собрать список получателей и их данные в единый источник данных. Самый простой способ сделать это — создать электронную таблицу Microsoft Excel и добавить в нее данные всех своих получателей. Вы можете тогда извлечь эти данные Excel в письмо слияния в Microsoft Word.

1. Используйте поиск в меню «Пуск» для поиска и открытия Microsoft Excel.

2. Перейдите на вкладку «Главная» на левой боковой панели и выберите «Пустая книга» на правой панели. Это создаст пустой лист для вас.

3. Начните вводить данные для ваших получателей слияния. Обязательно используйте первую строку для заголовков ваших данных. Если вы собираетесь ввести чье-либо имя, используйте Имя в качестве заголовка в первой строке и т. Д.

4. В следующем примере мы создали таблицу с некоторыми данными для четырех человек. Мы создадим персональное письмо слияния для каждого из этих людей в Microsoft Word.

5. Щелкните меню «Файл» вверху, выберите «Сохранить» на левой боковой панели и нажмите кнопку «Обзор».

6. Перейдите на рабочий стол, введите имя электронной таблицы Excel и нажмите кнопку «Сохранить», чтобы сохранить электронную таблицу на рабочем столе. Это облегчит поиск вашей таблицы при ее использовании в Microsoft Word.

7. Вы можете закрыть Microsoft Excel на вашем компьютере.

Подготовьте документ в Microsoft Word

Вам нужно написать общее письмо, которое вы хотите отправить каждому из ваших получателей, Это письмо должно содержать информацию, общую для всех получателей. Некоторые примеры включают написание поздравительной строки, вопрос о том, как у них дела, делятся своими мыслями и так далее.

Оставьте пустыми поля, в которых вы хотите, чтобы информация о ваших получателях отображалась. Вы добавите это позже, когда начнете слияние в Microsoft Word.

1. Запустите Microsoft Word из меню «Пуск» на вашем компьютере.

2. Нажмите «Главная» на левой боковой панели и выберите «Пустой документ» на правой панели. Вы также можете использовать шаблон, если хотите.

3. Пустой документ откроется. Напишите письмо, которое вы хотите отправить своим получателям.

4. Вы можете свободно использовать любые цвета, форматирование, стили шрифтов и другие нужные элементы. Мы создали следующее простое письмо для отправки нашим получателям. В письме имя человека будет вверху, а его город внизу.

5. Держите документ открытым, так как вы будете выполнять слияние в разделе ниже.

Создать слияние в Microsoft Word

Microsoft Word позволяет создавать слияния с помощью пошагового мастера. Это позволяет вам очень легко выбрать письмо, которое вы хотите использовать, добавить нужных вам получателей и динамически изменить содержимое письма.

1. Пока ваше письмо все еще открыто в Word, перейдите на вкладку «Почтовые рассылки» вверху, выберите опцию «Начать слияние» и выберите «Пошаговый мастер слияния».

2. Новая панель появится в правой части экрана. Под первым разделом, который говорит Выберите тип документа, выберите Письма. Вы можете выбрать сообщения электронной почты, если хотите отправить письмо по электронной почте.Затем нажмите Next: Начать документ внизу, чтобы продолжить.

3. На следующем экране Word спросит, какой документ вы хотите использовать для слияния. Выберите опцию Использовать текущий документ, чтобы использовать текущее письмо для задачи.Если ваше письмо находится в другом файле Word, нажмите «Начать с существующего документа», чтобы открыть этот файл.

   Затем нажмите Далее: выберите получателей внизу.

4. В разделе «Выбрать получателей» выберите «Использовать существующий список». Это потому, что вы уже создали электронную таблицу Excel, содержащую данные ваших получателей.Вы можете выбрать опцию Введите новый список, если у вас еще нет собранных данных ваших получателей.

   Затем нажмите кнопку «Обзор», чтобы импортировать электронную таблицу Excel.

5. Перейдите на рабочий стол и дважды щелкните электронную таблицу Excel, созданную ранее. Это откроет электронную таблицу в Microsoft Word.
6. Word спросит, какой лист вы хотите использовать из своей таблицы. Выберите лист с вашими данными, отметьте опцию Первая строка данных содержит заголовки столбцов и нажмите OK.

7. Word позволяет выбирать получателей, которых вы хотите использовать для объединения писем, если вы не хотите использовать всех, кто находится в списке. Флажки для людей, которых вы хотите включить в свои письма.Вы можете использовать параметры уточнения под списком для сортировки и фильтрации ваших получателей. Сортировка позволяет сортировать записи в порядке возрастания и убывания. Фильтрация позволяет сравнивать поля и отфильтровывать те, которые вам не нужны.

   Наконец, нажмите OK внизу.

8. Нажмите Далее: напишите ваше письмо внизу.
9. Следующий экран позволяет вам использовать ваши поля данных в вашем письме. Чтобы использовать это, наведите курсор на то место, куда вы хотите добавить поле данных в письме, и щелкните «Больше элементов» на правой панели.

10. Выберите поле данных, которое вы хотите добавить, и нажмите Вставить внизу.

11. Вы хотите добавить все поля данных в письмо, чтобы в них содержалась вся необходимая информация. Затем нажмите Далее: Предварительный просмотр ваших писем.

12. Вы можете просмотреть письма, которые будут сгенерированы в результате слияния. Нажмите значки со стрелками влево и вправо, чтобы просмотреть буквы для каждого из ваших получателей.Затем нажмите Next: завершить слияние.

13. Теперь вы можете нажать «Печать», чтобы распечатать эти персонализированные буквы, или выбрать «Редактировать отдельные буквы», чтобы редактировать эти буквы.

Почтовое слияние действительно экономит время особенность в Microsoft Word,

Знаете ли вы, что вы можете объединить несколько документов в Word? Это поможет, если вы уже написали свои персонализированные письма и хотите объединить их в один файл.