Как создать реестр заинтересованных сторон в управлении проектами?

Заинтересованной стороной может быть группа, организация или отдельное лицо, затронутое проектом. Значимость каждой заинтересованной стороны варьируется в зависимости от полномочий и уровня власти. Кроме того, необходимо провести тщательное исследование, чтобы понять потребности, перспективы и предпочтения заинтересованных сторон. Это вызывает необходимость в реестре заинтересованных сторон. Изучите краткое руководство по пониманию стратегии создания реестра заинтересованных сторон.

Как разработать реестр заинтересованных сторон?

Разработка реестра заинтересованных сторон начинается с создания формата, за которым следует анализ, выявление и оценка заинтересованных сторон. Но сначала давайте разберем реестр заинтересованных сторон.

Что такое реестр заинтересованных сторон?

Реестр заинтересованных сторон является важным проектным документом, который облегчает распознавание заинтересованных сторон путем предоставления соответствующей информации на месте. В первую очередь, документ помогает в идентификации, оценке и классификации заинтересованных сторон проекта. Поэтому реестр заинтересованных сторон должен быть создан в ходе первоначального процесса планирования, с осознанным использованием доступных инструментов. Как инструмент управления проектами, эти реестры подразумевают такую ​​информацию, как интересы заинтересованных сторон, предпочтения в общении и влияние.

Что такое шаблон реестра заинтересованных сторон?

Предоставляя базовую схему для помощи в разработке регистра, шаблоны создаются после тщательного исследования. Они не привязаны к конкретному проекту, поэтому находят широкое применение в организации.

Преимущества шаблона цифрового реестра заинтересованных сторон

Один шаблон находит применение в каждом отделе, и поэтому ниже перечислены различные преимущества:

• Облегчить обработку нескольких проектов одновременно
• Легкость поиска и обновления информации о коммуникациях, что обеспечивает постоянную связь.
• Предоставляет единый источник для каждой части информации, а также сортировку и категоризацию
• Действует как инструмент управления проектами
• Предоставляет информацию об уровне полномочий заинтересованных сторон

6% рост рабочих мест в сфере ПМ к 2024 году – Upskill NowUMass PCP Project ManagementИзучить курс

Категории реестра заинтересованных сторон

Реестр заинтересованных сторон должен содержать четыре категории:

• Идентификация заинтересованных сторон

Эта часть будет включать основную информацию, такую ​​как имя, должность, контактная информация и должность в проекте.

Этот раздел посвящен отношениям между проектом и заинтересованными сторонами. Он будет содержать требования, влияние на проект, способ и частоту общения, их положение, ожидания и потребности или интересы.

• Классификация заинтересованных сторон

Это будет зависеть от проекта или организации. Классификация может основываться на таких критериях, как административная или авторитетная власть заинтересованных сторон, потребности и предпочтения, простота общения и других в зависимости от релевантности. Они могут быть помечены в соответствии с критическими комментариями, такими как позитивные, поддерживающие, нейтральные или сопротивляющиеся и т. д. Адекватными и подходящими моделями являются модель значимости, сетка влияния, сетка власти/влияния или сетка власти/интереса.

• Стратегия управления заинтересованными сторонами

Стратегия может быть отдельным документом для ограниченного использования уполномоченным персоналом. Она создается посредством четырех процессов: идентификации, планирования, управления и мониторинга взаимодействия с заинтересованными сторонами.

Использование реестра заинтересованных сторон

Выступая в качестве инструмента управления проектами, он в первую очередь дает ключ к продвижению вперед, когда проект застрял из-за сложных проблем. Заинтересованные стороны, классифицированные в категории сторонников проекта, окажут наибольшую помощь в этом сценарии. Кроме того, он помогает в планировании, определении критериев успеха, разделении задач и обязанностей, понимании факторов риска и разработке сроков на основе графиков заинтересованных сторон. Более того, реестр заинтересованных сторон просвещает менеджера проекта о юридических заинтересованных сторонах, прошлом опыте работы с различными заинтересованными сторонами, выявляет наиболее проблемную заинтересованную сторону, которая любит подвергать сомнению ненужные вещи или которая руководит нерелевантными изменениями, и о потенциальных проблемах, которые могут возникнуть из-за определенных заинтересованных сторон.

Изучите основные навыки эффективного лидерстваПрограмма принципов исполнительного лидерстваИзучите программу

Важность управления заинтересованными сторонами

Заинтересованные стороны напрямую затронуты проектом. Поскольку количество участников варьируется для разных проектов, их потребности и ожидания также различаются. В таком сценарии управление заинтересованными сторонами – это единственная осознанная вещь, которая может привести к успеху проекта. Завершение проекта на основе требований одной заинтересованной стороны при игнорировании других или наоборот не приведет к завершению. Вместо этого это может привести к повторению полных процедур, неправильному использованию ресурсов и времени организации.

Что следует включить в шаблон реестра заинтересованных сторон?

Во-первых, шаблон реестра заинтересованных сторон не будет привязан к конкретному проекту или отделу. Вместо этого он будет распространять информацию по всем проектам в организации. Он будет включать базовую информацию, оценку заинтересованных сторон, частоту и тип необходимых обновлений, их влияние и полномочия на проект и организацию, а также другую соответствующую информацию.

Интегрированные функции

Помимо информации заинтересованных сторон, включение других проектных деталей поможет пользователям в бесперебойной работе. Следующие детали могут быть включены-

Обновления статуса проекта

Включение обзора проекта, включая план проекта, план коммуникации с каждым участником, достижения, цели и задачи, безусловно, обеспечит доступ к информации каждому и сократит объем ручной работы.

Пользовательские поля

Это функция, которая может быть включена для сортировки на основе временных потребностей. Возможность совместного использования настраиваемых полей еще больше сократит беспорядок и сэкономит время участников проекта. Типичные временные потребности можно сортировать на основе режимов связи, приоритета, статуса электронной почты или телефона и других.

Обзор проекта

Вариант обзора проекта включает в себя больше выделенной информации о проекте, а не подробности. Он может включать в себя ответы на основные вопросы как, почему и что в проекте, чтобы предоставить быструю идею, и важные моменты, такие как контекст проекта, графики встреч и влияние проекта, могут быть рассмотрены здесь.

Краткое описание проекта

Как и в предыдущем разделе, здесь содержатся такие сведения, как сроки и важные моменты отчетности.

Рекомендуемые приложения

Интеграция различных приложений с реестрами заинтересованных лиц облегчит коммуникацию и обмен документами. Вот как:

Gmail

Объединение Gmail с регистром упрощает общение. Кроме того, привязка рабочего пространства Gmail обеспечивает различные возможности для разных режимов общения, а также облегчает планирование встреч и установку напоминаний.

Dropbox

Объединение dropbox с частью коммуникации в реестре заинтересованных сторон помогает загружать тяжелые файлы. В качестве альтернативы простая ссылка dropbox избегает задачи загрузки и напрямую связывает многочисленные файлы и папки.

Кроме того, как упоминалось ранее, подключение платформ и приложений обмена сообщениями и рабочими процессами — это простой способ предоставить обзор и краткое описание проекта.

Сделать карьеру в управлении проектами еще никогда не было так просто! Запишитесь на нашу программу последипломного образования по управлению проектами, чтобы начать сегодня!

Станьте менеджером проекта в 2023 году

Добейтесь успеха в своей карьере в сфере управления проектами в 2023 году, записавшись на наш курс обучения управлению проектами PGP. Этот курс соответствует PMI-PMP® и IASSC-Lean Six Sigma. Посещайте интерактивные онлайн-занятия, мастер-классы от UMass Amherst, тематические исследования Harvard Business Publishing и выпускные проекты.

Часто задаваемые вопросы

1. Кто должен создать шаблон реестра заинтересованных сторон?

Менеджер проекта в организации может создать шаблон реестра заинтересованных сторон, который различные отделы могут в дальнейшем использовать для обновления учетных данных заинтересованных сторон. Лицо с максимальными ресурсами должно в первую очередь заполнить шаблон для использования.

2. Что должен включать шаблон реестра заинтересованных сторон?

Помимо базовой информации, следует включить частоту коммуникации и типы обновлений, которые будут распространяться среди заинтересованных сторон. Кроме того, для справки крайне необходимы предпочтения, потребности, уровень власти и уровень критики.

3. Как (и когда) следует определять заинтересованных лиц проекта?

Проекты напрямую влияют на заинтересованных лиц. Люди, вовлеченные в проект и продвигающие его вперед, становятся заинтересованными лицами на основе этих критериев. Таким образом, процесс анализа заинтересованных лиц должен быть проведен, чтобы понять затронутых лиц до начала проекта.

4. Как использовать шаблон реестра заинтересованных сторон?

Дублируйте шаблон и заполните регистр на основе требований и людей, вовлеченных в конкретный проект. Шаблон регистра заинтересованных сторон должен включать даты начала и окончания проекта и краткий обзор для немедленного пересмотра.

5. Для каких типов проектов следует использовать шаблон реестра заинтересованных сторон?

Шаблон реестра заинтересованных сторон не привязан к конкретному проекту. Он может быть использован для любого проекта и должен использоваться для каждого проекта. Категоризация заинтересованных сторон облегчает бесперебойную работу и разработку проекта.