Как создать правила в Microsoft Outlook

Правила в Microsoft Outlook идеально подходят для автоматического выполнения действий с электронными письмами. Вы можете выполнять такие действия, как перемещение, пометка или ответ на определенные сообщения без ручной работы. Чтобы помочь вам не отставать от растущего почтового ящика, мы покажем вам, как создавать правила в Outlook.

Поскольку вы можете создавать правила Outlook в Windows, Mac и в Интернете, мы рассмотрим их настройку на каждой платформе. Просто обратите внимание, что доступные условия и действия различаются.

Как создать правила в Outlook в Windows

Самый здоровый набор условий и действий для правил — в Outlook для Windows. Чтобы наиболее эффективно объяснить, как создать правило, давайте рассмотрим настройку нескольких часто используемых правил.

Настройка пустого правила с нуля дает вам максимальную гибкость, поскольку вы можете выбрать более одного условия и действия. Кроме того, мастер правил подсказывает вам по пути.

Откройте Outlook, перейдите на вкладку «Файл» и выберите «Управление правилами и оповещениями» в разделе «Информация».

Когда появится диалоговое окно «Правила и оповещения», откройте вкладку «Правила электронной почты» и выберите учетную запись вверху, если у вас их несколько. Затем выберите Новое правило.

Затем вы можете настроить правило с помощью приведенных ниже инструкций, чтобы перемещать электронные письма в папку, помечать их для последующих действий или отправлять автоматические ответы. Вместо этого вы можете попробовать свои силы в другом правиле, которое вам покажется полезным, например автоматическая пересылка электронных писем.

Переместить электронные письма в папку

В мастере правил выберите один из вариантов перемещения вверху. Вы можете перемещать сообщения в определенную папку в зависимости от отправителя, включенных слов или сообщений электронной почты, которые вы отправляете, а не получаете.

1. В качестве примера мы выберем Переместить сообщения с определенными словами в теме в папку.
2. Внизу выберите подчеркнутые и синие элементы, чтобы указать условие и действие.
3. Выберите Определенные слова и введите слова для поиска в строке темы.
4. Выберите Указанный, чтобы выбрать папку, в которую вы хотите переместить сообщения.

5. Затем выберите Далее.
6. Вы увидите список условий, в котором автоматически отмечен тот, который вы только что выбрали. Вы можете выбрать дополнительные критерии для писем, если хотите. Например, вы также можете применить правило к сообщениям, отправляемым только вам. Выберите Далее.

7. Затем вы увидите список действий, в котором выбранное вами действие будет отмечено для вас. Как и в приведенных выше условиях, вы можете выбрать дополнительные действия, если хотите. Например, вы также можете пометить сообщение как прочитанное при его перемещении. Выберите Далее.

8. Далее вы увидите список исключений. При желании вы можете исключить определенные электронные письма из правила. Например, вы можете не хотеть, чтобы электронные письма с вложениями отправлялись в папку. Выберите Далее.

9. На последнем экране правила вы сначала дадите ему имя вверху, а затем отметите флажок «Включить это правило». При желании вы можете установить флажки, чтобы запустить это правило сейчас в папке «Входящие» или использовать правило для всех учетных записей электронной почты.

10. Когда вы закончите, подтвердите настройку правила в поле внизу, где показаны условия и действия. Нажмите Готово, чтобы сохранить и активировать правило.

11. Подтвердите флажок рядом с вашим новым правилом в поле «Правила и предупреждения» и нажмите «ОК».

Отметить электронные письма для последующих действий

Еще одно полезное правило Outlook — помечать электронные письма для последующих действий. Вы можете выбрать флаг и время для продолжения.

1. Выполните тот же процесс, что и выше, чтобы создать новое правило и открыть мастер правил.
2. Затем выберите Пометить сообщения от кого-либо для последующих действий.
3. Внизу выберите элемент, подчеркнутый синим цветом, чтобы указать условие и действие.
4. Выберите Люди или открытая группа, чтобы выбрать контакт.
5. Выберите Follow Up в это время, чтобы выбрать флаг и время.

6. Затем выберите Далее.
7. Как и в приведенном выше правиле, Мастер правил проведет вас через условия, действия и исключения, которые вы можете подтвердить и добавить для своего правила. Затем назовите, включите и закончите.

Автоматически отвечать на электронные письма

Еще одно правило, которое может оказаться вам полезным, — это автоматический ответ, аналогичный сообщение об отсутствии на работе но с большей гибкостью. Вы можете использовать определенный шаблон Outlook или создать ответное сообщение для определенных электронных писем.

1. Выполните тот же процесс, что и выше, чтобы создать новое правило и открыть мастер правил. Затем выберите «Применить правило к полученным сообщениям» и нажмите «Далее».

2. Выберите условия, которые вы хотите использовать для полученных сообщений электронной почты. Вы можете применить правило к определенным отправителям, с определенными словами, при получении в диапазоне дат или любом другом условии, которое вы хотите. Выберите Далее.

3. Выберите «Ответить с использованием определенного шаблона» или «Ответить сервер с использованием определенного сообщения» в соответствии с вашими предпочтениями. Затем выберите подчеркнутый синий текст внизу в соответствии с выбранным параметром и нажмите «Далее», когда закончите.
4. Ответ с использованием определенного шаблона. Выберите определенный шаблон, чтобы выбрать тот, который вам нужен.

5. Попросите сервер ответить, используя определенное сообщение. Выберите определенное сообщение, введите его в появившееся поле и выберите Сохранить и закрыть.

6. Отметьте любые исключения, которые вы хотите включить, нажмите «Далее» и завершите правило, назвав его, включив и сохранив его с помощью кнопки «Готово».

Как создать правила в Outlook на Mac

Если вы используете Outlook на своем Mac, вы можете легко настроить правила для папки «Входящие», хотя условия и действия немного более ограничены, чем в Windows.

1. Откройте Outlook и выберите Outlook > Настройки в строке меню.
2. Выберите Правила во всплывающем окне.

3. Выберите учетную запись слева, если у вас их несколько, и нажмите кнопку со знаком плюс справа.

4. Введите название правила вверху.
5. Затем настройте первое условие с помощью раскрывающихся списков. В зависимости от того, что вы выберете, вам может потребоваться добавить к условию. Например, если вы выберете «Дата получения», вы введете дату (даты).

6. Затем выберите действие, используя эти раскрывающиеся списки. Опять же, вам может понадобиться добавить к действию. Например, если вы выберете «Переместить в папку», вы выберете папку.

7. Чтобы добавить другое условие или действие, выберите знак «плюс» справа или, чтобы добавить исключение, выберите знак «плюс» рядом с пунктом «За исключением случаев».

8. При необходимости установите флажок, чтобы не применять другие правила, соответствующие тем же условиям. Убедитесь, что в левом нижнем углу установлен флажок «Включено», и нажмите «ОК», чтобы сохранить правило.

Как создавать правила в Outlook в Интернете

Чтобы создать правило в Outlook в Интернетеперейдите на веб-сайт и войдите в систему. Вы увидите те же условия и действия, что и в Outlook на Mac.

1. Выберите значок «Настройки» (шестеренка) в правом верхнем углу и выберите «Просмотреть все настройки Outlook» на появившейся боковой панели.

2. Во всплывающем окне выберите «Почта» слева и «Правила» справа.
3. Вверху выберите Добавить новое правило.

4. Дайте вашему правилу имя, а затем используйте поле Добавить условие, чтобы выбрать критерий. В зависимости от выбранного вами условия, вам может потребоваться добавить к нему. Например, если вы выберете От, вас попросят указать отправителя справа.

5. Используйте поле Добавить действие, чтобы выбрать действие. Опять же, вам может быть предложено добавить действие. Например, если вы выберете «Переместить в», вас попросят указать имя папки или создать новую папку.

6. Вы можете использовать параметры, выделенные синим цветом, чтобы добавить другое условие, другое действие или включить исключения по своему усмотрению.

7. При желании вы можете установить флажки, чтобы остановить обработку дополнительных правил и немедленно запустить правило в своем почтовом ящике.
8. Когда вы закончите, выберите Сохранить.

Будут ли ваши электронные письма соответствовать правилам?

Создавая правила электронной почты в Outlook, вы можете минимизировать время, необходимое для организации ваших сообщений, не забывайте следить или отвечать на определенные электронные письма. Если у вас возникнут проблемы, ознакомьтесь с этими исправлениями, когда правила электронной почты Outlook не работают.