Как создать PDF документы в Microsoft Office

Вам нужно часто распространять файлы Microsoft Office в формате PDF? В зависимости от того, какая у вас версия Office, существуют разные способы сохранить ваш документ в формате PDF. Например, для Office 2007 вы можете сохранять файлы в формате PDF с помощью надстройки от Microsoft, которая называется «Сохранить как PDF или XPS».

Эта надстройка создает файлы PDF для файлов в Access, Excel, InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio и Word. Функциональность этой надстройки была добавлена ​​в Office 2010 как встроенная функция. В Office 2013 и 2016 эта функция также является встроенной, но доступ к ней осуществляется с помощью параметра «Экспорт».

В этом посте показано, как установить «Сохранить как PDF» или «XPS» и использовать его для создания PDF-файла из Word 2007. Мы также покажем, как использовать встроенную функцию «Сохранить как PDF» в Word 2010.

Word 2013/2016

Сохранить документ в формате PDF в Word 2013/2016 очень просто. Все, что вам нужно сделать, это нажать на «Файл» и затем «Экспорт».

Справа вы увидите кнопку Создать PDF / XPS.

Появится диалоговое окно «Сохранить как», и в нижней части диалогового окна вы увидите несколько вариантов сохранения PDF. Вы также можете нажать кнопку «Параметры» для дополнительной настройки файла PDF.

Вы можете оптимизировать файл PDF для стандартной публикации или для публикации в Интернете, что еще больше уменьшит размер.

Word 2010

Возможность сохранения документов в формате PDF в Word 2010 уже встроена. Вам не нужно устанавливать надстройку. Чтобы сохранить документ в виде файла PDF, откройте вкладку «Файл».

На вкладке Файл выберите опцию Сохранить как в списке слева.

Откроется диалоговое окно «Сохранить как». Перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить файл PDF, и введите имя файла в поле редактирования имени файла. Выберите PDF (* .pdf) в раскрывающемся списке Тип файла.

В Office 2010 доступны те же варианты и параметры оптимизации, что и в Office 2013 и 2016.

Word 2007

Чтобы иметь возможность сохранить файл как файл PDF в Word 2007, загрузите надстройку «Сохранить как PDF» или XPS с

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=7

Чтобы установить надстройку, дважды щелкните загруженный файл .exe.

Прочитайте Условия лицензии на использование программного обеспечения Microsoft и установите флажок Нажмите здесь, чтобы принять Условия лицензии на программное обеспечение Microsoft. Нажмите Продолжить.

После завершения установки появится следующее диалоговое окно. Нажмите ОК.

Откройте файл в Word 2007, который вы хотите преобразовать в PDF. Нажмите кнопку «Офис».

Наведите указатель мыши на пункт «Сохранить как» в меню «Офис» и наведите курсор на стрелку вправо. Откроется подменю «Сохранить копию документа». Выберите PDF или XPS из подменю.

Откроется диалоговое окно «Опубликовать в формате PDF или XPS». Перейдите в папку, в которую вы хотите сохранить файл PDF. Введите имя для файла PDF в поле редактирования имени файла.

Если вы хотите, чтобы файл автоматически открывался в программе чтения PDF по умолчанию, установите флажок Открыть файл после публикации, чтобы в нем была отметка.

Выберите одну из кнопок «Оптимизировать для» в зависимости от того, будет ли ваш документ просматриваться как онлайн, так и в печатном виде (стандарт) или в основном онлайн (минимальный размер).

Есть несколько дополнительных параметров, которые можно установить для файла PDF. Чтобы получить доступ к этим параметрам, нажмите кнопку «Параметры».

Вы вернетесь в диалоговое окно «Опубликовать в формате PDF или XPS». Нажмите кнопку «Опубликовать», чтобы сохранить файл в формате PDF с выбранными параметрами.

Если вы установили флажок «Открыть файл после публикации» в диалоговом окне «Опубликовать как PDF или XPS», файл PDF откроется в программе чтения PDF по умолчанию автоматически после сохранения файла.

ПРИМЕЧАНИЕ. Надстройка «Сохранить как PDF» или «XPS» в Office 2007 преобразует файлы только в формат PDF. Это не позволяет применять какие-либо меры безопасности к документам PDF. Наслаждайтесь!