Как создать отчет по проекту: цели, компоненты, варианты использования

Управление проектом — это отнюдь не легкая задача. Множество подвижных частей могут усложнить задачу сосредоточения на задачах и информирования заинтересованных сторон о статусе проекта. Вот почему отчеты по проекту являются полезным инструментом для менеджеров проектов.

Эти отчеты по проектам можно использовать для предоставления указаний членам команды, предоставления обновлений статуса партнерам или руководящим группам, а также для успешного управления снижением рисков — и это лишь некоторые из них!

Учитесь у экспертов, которые помогут вам сдать экзамен после регистрации на курс обучения PMP от Simplilearn. Зарегистрируйтесь сегодня на курс обучения сертификации PMP®!

Давайте подробнее рассмотрим, как создать отчет по проекту, включая его многочисленные цели, компоненты и примеры отчетов по проекту.

Что такое отчет по проекту?

Отчет о проекте — это всеобъемлющий документ, который содержит подробную информацию о конкретном проекте. Обычно он описывает цели, область применения, методологию, прогресс, выводы и результаты проекта. Отчет о проекте часто включает сведения о целях проекта, мероприятиях, сроках, использованных ресурсах, возникших проблемах и достигнутых результатах. Он служит формальным отчетом о жизненном цикле проекта, выступая как в качестве документации проделанной работы, так и в качестве инструмента коммуникации для передачи статуса и результатов проекта заинтересованным сторонам, спонсорам или другим заинтересованным лицам. Отчеты о проекте обычно используются в различных областях, таких как бизнес, инженерия, исследования и академия, для оценки эффективности и успешности проекта.

5 шагов для создания отчета по проекту с нуля

Создание отчетов по проекту является неотъемлемой частью оценки успешности проекта. Документирование извлеченных уроков и их организованное распространение среди более крупной команды может помочь в будущих проектах. Вы можете использовать различные инструменты для составления отчета по проекту. Вот 7 основных шагов, необходимых для создания отчета по проекту –

1. Знайте свою цель

Сядьте, оцените свои цели и поймите, что вы хотите описать, объяснить, рекомендовать и доказать в своем отчете. Постановка целей не только поможет вам продолжить работу над отчетом по проекту, но и поможет читателям понять вашу точку зрения.

2. Узнавайте свою аудиторию

Ваша аудитория играет важную роль в том, чтобы сделать отчет по вашему проекту успешным. Формальный годовой отчет отличается от финансового отчета: язык, представление данных и анализ меняются в зависимости от вашей целевой аудитории.

3. Сбор данных

Шансы на то, что у вас будет надежный отчет, возрастают, когда его подкрепляют данные. Данные играют важную роль в том, чтобы заставить людей поверить в ваши выводы. Также подкрепляйте свои заявления ссылками на такие источники, как тематические исследования, опросы, интервью и т. д.

4. Структура отчета

Отчет о проекте далее делится на определенные разделы. Эти 4 являются наиболее распространенными разделами отчета о проекте:

• Резюме: Резюме дает читателю возможность загрузить все, что охвачено в отчете по проекту. Несмотря на то, что резюме помещено в начале отчета по проекту, вы можете написать его только после того, как весь отчет будет завершен.
• Введение: Опишите план отчета, дайте контекст и укажите область применения и методологии, использованные в отчете.
• Текст: Это самый длинный раздел отчета, так как он содержит справочную информацию, анализ, данные и графики.
• Заключение: В этом разделе представлен весь отчет по проекту.

5. Редактирование и вычитка

Как только отчет по проекту будет готов, прочитайте его несколько раз с некоторым перерывом. Вы можете попросить коллег просмотреть его.

Цели отчета по проекту

Каждый отчет по проекту начинается с четкой цели отчета по проекту. Ваша цель должна задавать точное направление для остальной части отчета. Подумайте, какой цели вы хотите, чтобы служил ваш отчет по проекту. Вы описываете новые риски или объясняете задержки проекта? Или ваш отчет будет сосредоточен на убеждении управленческих команд или акционеров инвестировать дополнительные средства в проект?

Глубокое понимание вашей цели поможет вам в написании отчета и сделает цель отчета понятной всем заинтересованным сторонам.

Вот несколько примеров целей отчета по проекту:

• Запрос на одобрение нового проекта
• Отслеживание хода проекта
• Выявление и управление рисками
• Управление расходами и бюджетами
• Запрос финансовой помощи

Компоненты отчета о проекте

Ваш отчет по проекту будет переполнен важной информацией о вашем проекте. Хотя содержание вашего отчета будет отличаться в зависимости от типа создаваемого вами отчета, поддержание порядка в отчете позволит читателю легко следить за ним, не упуская ни одного важного момента. Организуйте данные и контент в разделы, которые позволят всем заинтересованным сторонам быстро ссылаться на них.

Рассмотрите возможность включения некоторых из следующих компонентов отчета по проекту:

Управляющее резюме

Первый раздел вашего отчета, скорее всего, будет включать в себя резюме. Краткий обзор должен содержать все основные выводы из отчета, позволяя читателю понять содержание отчета без необходимости читать все детали проекта.

Ход проекта

Этот компонент включает в себя реальные метрики, которые отслеживают ход выполнения вашего проекта. Он предлагает обзор статуса и бюджета проекта, а также выявляет риски или проблемы, которые могли возникнуть. Помогает руководству проекта и другим заинтересованным сторонам обдумывать график проекта и вносить поправки по мере необходимости.

Риски и управление рисками

Какие риски возникли и могут повлиять на качество, сроки или бюджет вашего проекта? Как вы будете контролировать эти новые элементы? Все проекты неизбежно столкнутся с рисками, поэтому для команды проекта и заинтересованных сторон важно то, как вы собираетесь управлять этими рисками. Включите подробный анализ риска, предлагаемых вами решений и того, как эти новые элементы повлияют на проект в целом.

Бюджет

Ваши финансы там, где они должны быть для текущего статуса вашего проекта? Потребуется ли больше капитала для эффективного достижения ваших целей? Предоставьте подробный обзор распределения вашего бюджета, включая материалы, рабочую силу и эксплуатационные расходы.

Хронология

Подумайте о целях вашего проекта. Проект отстает, опережает или идет по графику? Как любые изменения в ваших сроках повлияют на ваш бюджет или ресурсы? Включите обзор задач, которые уже выполнены, и полный график оставшихся задач.

Ресурсы

Ресурсы могут включать материалы, оборудование или даже финансирование, необходимое для завершения вашего проекта. Предоставьте подробную сводку текущего распределения ресурсов. Какие ресурсы являются пагубными для вашего проекта, которые заканчиваются? Есть ли какие-либо избыточные суммы?

Производительность команды

Эффективно ли ваша команда выполняет задачи? Есть ли пробелы в навыках или знаниях, которые необходимо устранить? Сравните производительность вашей команды с вашими первоначальными целями, чтобы определить прогресс группы.

Распространенные типы отчетов по проектам

Отчет о проекте — это простое и подробное описание сути проекта, его целей и стремлений. Команда управления бизнесом и заинтересованные стороны информируются о каждом развитии событий, касающихся проекта; на основе этого они готовят свою стратегию. Эта важная информация поддерживает линию связи открытой между командой управления и заинтересованными сторонами, предоставляя им полную картину каждого действия, касающегося проекта.

Отчет по проекту включает необходимые рекомендации для всех типов предприятий, как уже существующих, так и начинающих. Более того, организации используют отчеты по проекту для получения финансовой помощи от учреждений. Отчеты по проекту могут быть разных типов, которые помогают всем успешно завершить проект. На основе отчета ваша команда может заняться любой деятельностью, которая принесет пользу проекту.

Отчеты о состоянии

В нем говорится о ходе выполнения проекта. В нем также указаны различные важные мероприятия, связанные с проектом. Этот отчет о состоянии организует средство коммуникации между командой и заинтересованными сторонами. Он суммирует завершенные задачи по текущему проекту. Он включает в себя бюджетные данные и график проекта. Он также помогает заранее определить риски, связанные с проектом, и меры по их устранению. Отчет о состоянии также отслеживает события или действия или любую деятельность, предпринятую в прошлом. Отчеты о состоянии составляются еженедельно, ежедневно, ежемесячно или ежеквартально. Они помогают собирать и распространять информацию о важнейших мероприятиях в проекте плавным образом.

Отчет о ходе работ

При выполнении проекта отчет о ходе выполнения неизбежно выполняется для обновления всего, что касается проекта. Обычно он включает такие вещи, как выполнение базового плана проекта. Он указывает на первоначальный план, который вы подготовили вместе с вашими заинтересованными сторонами относительно проекта относительно ожиданий, графиков, стоимости, результатов и объема. Отчет о ходе выполнения информирует ваших заинтересованных сторон о том, какой прогресс был достигнут в вышеуказанных направлениях.

Вам следует подготовить этот отчет о состоянии особым образом, указав название проекта, контактную информацию, краткое описание статуса и предоставив всю информацию о бюджете, сроках и ожидаемой дате завершения проекта. Вы можете воспользоваться помощью нескольких таких бесплатных шаблонов, доступных в Интернете, чтобы составить отчет о состоянии.

Отчеты о рисках

Этот тип отчета объясняет риски, связанные с проектом, в документированной форме. Он охватывает сведения о рисках, которые уже управляются, и о возникающих. Он включает в себя общий профиль риска проекта. Отчеты о рисках выявляют и указывают потенциальные риски, которые могут изменить продолжительность проекта, и советы по управлению ими.

Отчеты руководства совета директоров

Исполнительный отчет представляет собой резюме бизнес-плана организации для кредитных партнеров. Он позволяет членам команды собирать и объединять результаты многочисленных исследований, чтобы помочь им принять решение по проекту. Это отправная точка для организации диалога с инвесторами. Он должен быть написан таким образом, чтобы создать наилучшее впечатление в умах кредиторов. Он должен быть кратким и точным и всесторонне анализировать проект.

Отчет об анализе затрат и выгод

Этот тип отчета помогает организациям узнать, возможен ли конкретный проект или нет. Он покажет вам, насколько проект принесет пользу вашей организации по сравнению с инвестициями. Он поможет вам решить, стоит ли вашей организации брать проект на себя и какую прибыль он принесет вам в конечном итоге. С другой стороны, он также поможет вашей организации лучше использовать свои ресурсы по мере продвижения проекта. Вы можете контролировать расходы и траты вашего проекта, чтобы лучше управлять своими финансами.

Отчеты о ресурсах

В этом отчете освещается распределение ресурсов в соответствии с задачами проекта. Члены команды и инвесторы получают необходимую информацию, читая этот отчет о том, насколько хорошо распределены ресурсы в проекте. Он даст подробное описание того, какая команда назначена на какую задачу в соответствии с датой. Этот тип отчета полезен для организации, чтобы знать, есть ли перераспределение ресурсов, так как это может навредить проекту. Общее распределение происходит, когда ресурсов недостаточно для завершения всех важнейших видов деятельности проекта.

Отчеты о расхождениях

Этот отчет поможет вам сравнить ваш общий план проекта с конечным результатом проекта. Он использует метрики, чтобы сообщить вам, выполняется ли ваш проект в соответствии с графиком, опережает время или отстает. Более того, он упорядочит данные на основе сравнений, которые вы сделали по проекту. Благодаря наличию различных инструментов управления проектами подготовка такого рода отчетов теперь стала проще. Он сокращает вашу тяжелую работу, создавая отчет о деятельности проекта и передавая его заинтересованным сторонам.

Отчет об анализе пробелов

В этом отчете будет рассмотрен текущий статус проекта в контексте графика, стоимости и рабочей силы, а затем будет сравнен с целевым статусом. Он обнаруживает и исследует разрыв между этими двумя аспектами и готовит стратегию или план действий о том, как сделать необходимое для достижения намеченных целей. Каждому бизнесу, будь то начинающий или устоявшийся, понадобится такой отчет об анализе разрывов, чтобы лучше работать с точки зрения проектов. Этот отчет расскажет вам, как сделать успешный шаг для перехода на следующий уровень вашего бизнеса. Это скажет вам, выполняете ли вы свои бизнес-цели и бережно ли используете свои ресурсы.

Примеры использования отчета о проекте

Существует несколько распространенных вариантов использования отчетов по проектам в управлении проектами. К ним относятся:

Отчет о состоянии проекта

Отчет о состоянии проекта используется регулярно на протяжении всего проекта для информирования о ходе выполнения проекта в соответствии с первоначальным планом проекта. Отчет о состоянии проекта предоставляет всем заинтересованным сторонам обновления о ходе разработки и выполнении проекта. Ваш отчет о состоянии может охватывать возникшие проблемы или риски и включать ваш измененный план проекта.

Отчет по отслеживанию проекта

Отчет по отслеживанию проекта предлагает реальные цифры, метрики и другие ключевые показатели, которые измеряют общий прогресс проекта. Этот всеобъемлющий отчет охватывает все аспекты проекта, включая статус проекта, задачи, производительность команды проекта и то, какая часть проекта была завершена.

Отчет о реализации проекта

Отчеты об эффективности предоставляют обзор хода проекта, разбивку распределения ресурсов и расходы на текущий момент. Ваш отчет об эффективности поможет отслеживать текущее направление проекта и прогнозировать, насколько хорошо он будет работать.

Отчет о состоянии здоровья проекта

Отчет о состоянии здоровья предлагает анализ любых проблемных областей или рисков в вашем проекте. Составление отчета о состоянии здоровья проекта может помочь выявить любые потенциальные проблемы до того, как они возникнут, что сэкономит вам время, деньги и ресурсы.

Сводный отчет по проекту

Отчет о сводке проекта дает краткий обзор статуса проекта. Наряду с выполненными задачами и сводкой финансовых показателей, краткий отчет должен включать любые ключевые моменты или вехи и обзор предстоящих запланированных задач.

Отчет по отслеживанию времени проекта

Отчеты по отслеживанию времени проекта помогают команде и всем заинтересованным сторонам лучше понять распределение времени для каждой задачи. Это полезный инструмент для менеджеров проектов, позволяющий оценить эффективность своих команд и определить области, требующие улучшения.

Примеры отчетов по проектам

Не знаете, с чего начать свой следующий отчет по проекту? Консультация с правильным пример отчета по проекту может помочь вам найти нужное направление.

Нажмите здесь, чтобы увидеть пример отчета о состоянии.

Открытие и просмотр отчетов с помощью Microsoft

Используя Project, можно легко создавать новые отчеты или настраивать их для различных типов данных проекта, не полагаясь на другие приложения или программное обеспечение. MS Project предлагает десятки отчетов, которые вы можете использовать сразу. Вы также можете настраивать содержимое и вид любого отчета или создавать новый отчет с нуля.

• Нажмите вкладку «Отчет», а затем нажмите группу «Просмотр отчетов».
• Выберите нужный вам тип отчета.

Например, если вам нужно открыть отчет «Обзор проекта», выберите «Отчет» > «Панели мониторинга» > «Обзор проекта».

Параметр панели отчетов

Измените данные в своем отчете

Отчеты настраиваются. Таким образом, вы выбираете данные, которые MS Project будет отображать в любой части отчета. Выполните следующие шаги, чтобы изменить данные в отчете:

• Щелкните диаграмму или таблицу, которую вы хотите изменить.
• Используйте панель списка полей, расположенную справа, для выбора полей для фильтрации и отображения данных.
• Также, нажатие на диаграмму отображает три всплывающие кнопки на правой стороне диаграммы. Вы можете выбрать кнопку Chart Elements или Chart Filters, чтобы выбрать элементы и отфильтровать данные диаграммы.

Например, возьмем предыдущий отчет Project Overview в качестве примера. Вы можете изменить график % выполнения и отобразить критические подзадачи вместо сводных задач верхнего уровня, выполнив следующие шаги:

• Щелкните в любом месте диаграммы % завершения.
• Теперь на панели «Список полей» перейдите в поле «Фильтр».
• Выберите вариант «Критический».
• Далее выберите уровень 2 в поле Уровень плана. Предположим, что это первый уровень плана с подзадачами, а не с задачами-резюме.
• Диаграмма отразит изменения по мере того, как вы делаете свой выбор.

Изменения в % завершенной диаграммы

Изменить формат отчета

Используя Project, вы можете перейти от монотонного черно-белого к ярким эффектам и цветам. С помощью Split view вы сможете просматривать изменения отчета в реальном времени, пока вносите изменения. Чтобы изменить формат отчета, выполните следующие действия:

• Щелкните по отчету (можно щелкнуть в любом месте).
• Теперь нажмите «Инструменты отчета» и нажмите вкладку «Конструктор». Она отобразит параметры для изменения внешнего вида всего отчета.
• Используя эту вкладку, вы можете изменить цвет, шрифт или тему всего отчета. Вы также можете включить сюда изображения, диаграммы, фигуры или таблицы.

Параметры инструментов отчета

• При нажатии на отдельные элементы отчета, такие как таблицы, диаграммы и другие, в верхней части экрана появятся новые вкладки для форматирования этой части.

Стили таблиц

• Для изменения форм используйте вкладку «Формат» в инструментах рисования.
• Вкладка «Формат» инструментов изображения поможет вам добавлять эффекты изображений.
• Вы можете настраивать и изменять таблицы с помощью вкладок «Конструктор инструментов таблиц» и «Макет инструментов таблиц».
• Вкладки Chart Tools Format и Chart Tools Design помогают настраивать диаграммы. Кроме того, при нажатии на диаграмму отображаются три кнопки с правой стороны диаграммы. Вы можете использовать кнопку Chart Styles, чтобы изменить цвет или стиль диаграммы.

Предположим, вы планируете изменить диаграмму % завершения в отчете Project Overview. Щелкните в любом месте диаграммы и нажмите на Chart Tools Design.

% Завершение диаграммы

• Из Chart Styles выберите новый стиль для вашей диаграммы. Вариант, выбранный на следующем изображении, добавляет тени к столбцам и удаляет линии.

Стили диаграмм в дизайне инструментов диаграмм

• Далее вы можете нажать «Конструктор инструментов диаграммы» > «Изменить тип диаграммы», чтобы добавить глубины.

• Вы можете изменить столбцы, нажав Столбец > 3-D Stacked Column.

• Чтобы добавить цвет фона, нажмите Chart Tools Format > Shape Fill. Теперь выберите новый цвет. Вы можете изучить больше вариантов цвета, нажав на больше цветов заливки.

Варианты цвета для диаграммы

• Измените цвета полос, выбрав их, а затем нажмите кнопку Chart Tools Format > Shape Fill option. Выберите нужный вам цвет.
• Вы можете перетащить цифры вверх, чтобы убрать их с диаграммы.

Вышеуказанные изменения будут отражены следующим образом.

% Полная таблица по внесению изменений

Сделайте свой отчет

Чтобы создать новый отчет, выполните следующие действия.

• Нажмите вкладку «Отчет», а затем нажмите «Новый отчет».
• Выберите один из четырех вариантов:
• Пустой: предоставляет пустой холст, который можно использовать для добавления диаграмм, текста, таблиц и изображений с помощью вкладки «Конструктор» в инструментах отчетов.
• Диаграмма: подходит для сравнения фактической работы, работы по умолчанию и оставшейся работы. Используя панель списка полей, вы можете выбрать различные поля для сравнения или использовать элементы управления для изменения формата и цвета диаграммы.
• Таблица: отображает табличную информацию. Используя панель списка полей, вы можете выбрать, какие поля будут отображаться в таблице.
• Сравнение: Это дает вам две диаграммы рядом. Изначально они будут иметь одинаковые данные. Вы можете щелкнуть по диаграмме и выбрать информацию по вашему выбору на панели списка полей.

Типы новых стилей отчетов

• Назовите свой отчет и начните добавлять в него информацию. Все диаграммы полностью настраиваемые. Вы можете легко добавлять или удалять элементы в соответствии со своими потребностями.
• Вы можете сделать свой новый отчет доступным для будущих проектов, используя Организатор для копирования этого нового отчета в глобальный шаблон.

Поделитесь своим отчетом

• Щелкните в любом месте отчета.
• Перейдите в меню «Инструменты отчетов» «Конструктор» > «Копировать отчет».

Копировать вариант отчета

• Теперь вставьте отчет в любую программу по вашему выбору. Возможно, вам придется изменить размер или выровнять отчет, когда вы вставите его в другое место. Вы также можете выбрать опцию печати для обмена печатными копиями.

Выберите правильную программу

Хотите вывести свои навыки управления проектами на новый уровень? Не ищите ничего, кроме комплексных курсов по управлению проектами от Simplilearn!

Наши курсы разработаны, чтобы помочь профессионалам любого уровня опыта развивать и совершенствовать свои навыки управления проектами, независимо от того, только ли вы начинаете работать в этой области или хотите продвинуться по карьерной лестнице. С нашими курсами вы получите практический опыт управления проектами от начала до конца и узнаете о передовых методах и отраслевых стандартах, которые выделят вас среди конкурентов.

Обучайтесь, чтобы стать руководителем проекта сегодня

Станьте руководителем проекта цифровой эпохи с помощью обучения по сертификации PMP® от Simplilearn. Созданное для соответствия сертификации Project Management Professional (PMP®), вы изучите структуры, инструменты и навыки для успешного управления проектами.

На этом курсе вы узнаете, как управлять качеством и рисками, создавать эффективные стратегии, внедрять передовой опыт и в конечном итоге достигать результатов.

Часто задаваемые вопросы

1. Что такое отчет по проекту и его значение?

Отчет о проекте суммирует ключевые аспекты проекта, включая его цели, сроки, бюджет, прогресс и результаты. Он предоставляет менеджерам проектов важную информацию для мониторинга и оценки эффективности проекта, выявления потенциальных рисков и проблем, а также информирования заинтересованных сторон о ходе выполнения.

2. Каков формат отчета по проекту?

Формат отчета по проекту полностью настраивается в зависимости от требований проекта и вашего выбора. Однако он должен быть сосредоточен на конкретных целях проекта, его методологии, основных результатах и ​​прогрессе.

3. Как подготовить отчет по проекту?

Подготовка отчета по проекту проста. Нажмите Отчет > Новый отчет и выберите один из четырех вариантов. Теперь дайте отчету подходящее имя и начните добавлять информацию.

4. Что такое отчет по проекту с примером?

Отчет по проекту — это документ, содержащий подробную информацию об общем статусе проекта или конкретных аспектах его выполнения. Независимо от типа отчета, он содержит данные по проекту, основанные на экономических, финансовых, технических, управленческих или производственных аспектах. Например, отчет «Обзор затрат» сообщает о текущем статусе затрат по проекту. Он также показывает запланированные затраты, оставшиеся затраты, совокупные затраты, фактические затраты и процент завершения, чтобы помочь понять, укладывается ли проект в бюджет.

5. Как написать полный отчет по проекту?

Написание полного отчета по проекту подразумевает правильное начало и завершение, включая

• Маркировка документа и написание обзора проекта
• Включая раздел по объему проекта
• Хорошо сформулированный анализ эффективности проекта.
• Освещение достижений, результатов и итогов проекта.