Как создать эффективный план коммуникации (с примерами)

Эффективная коммуникация является движущей силой, которая обеспечивает плавную и точную передачу сообщений. Она не ограничивается определенной аудиторией, а распространяется на крупные цели на внутреннем, внешнем, национальном или даже международном уровнях. Работа с такой огромной аудиторией требует систематических и целенаправленных усилий, а не случайных решений. Здесь на сцену выходит спланированная коммуникация и демонстрирует свою значимость. Хорошо спланированная коммуникация помогает эффективно доставлять сообщение и обеспечивает стабильный набор направлений для дальнейшей модификации с целью достижения желаемых показателей.

Что такое план коммуникации?

План коммуникации — это комплексный подход, объединяющий различные отделы организации, одновременно фокусирующийся на документации, исследованиях, стратегии, охвате и способе и методе коммуникации. План используется в коммуникации с любой аудиторией, включая заинтересованные стороны, предприятия, высшее руководство компании или организации и широкую общественность для маркетинга или кризисов. План коммуникации определяет различные аспекты коммуникации, одновременно проясняя цель коммуникации и точное сообщение, которое необходимо передать.

Как создать план коммуникаций?

Разработка плана коммуникаций — это восьмиэтапный процесс, который выглядит следующим образом:

Шаг 1: Определение цели

Определение цели включает в себя признание точной потребности в коммуникации. Совместный подход выгоден для получения большего количества идей, а экономия времени выгодна. Опрос в компании или фокус-группа — правильный выбор. Анализ цели помогает планировать дальше в соответствии с текущими недостатками компании или отсутствующими целями.

Целью может быть:

• Чтобы объявить о событии
• Чтобы отпраздновать
• Для фондов
• Просвещать, информировать или информировать общественность
• Распространять существование или возникать
• Для запуска продукта
• Разъяснение проблем или кризиса компании

Шаг 2: Определение аудитории

Интерпретация сообщения компании будет различаться в зависимости от идеологии поколения. Точное нацеливание на них и индивидуализация доставки сообщения дает шансы на достижение желаемого. Компаниям необходимо классифицировать целевую аудиторию, например, заинтересованные стороны, инвесторы, местные государственные служащие, сотрудники и средства массовой информации, и соответственно разработать план.

Кроме того, широкая публика огромна и требует различных категоризаций. Группировка может быть сделана на основе следующих характеристик:

• Здоровье: целевая аудитория связана с определенным заболеванием или касается общей профилактики проблем со здоровьем.
• География: Компания должна знать, нацелена ли она на локальный, государственный, национальный или международный уровень. Она также должна учитывать культурные ассоциации с географическими особенностями или в целом географически связанную область, чтобы разрабатывать инновационные решения для связи с аудиторией.
• Демографические данные: информируют о возрастной группе, поле, доходе и происхождении населения, что дополнительно помогает в принятии решений относительно коммуникации.
• Занятость: изучение статистики и типа занятости, а также того, трудоустроена ли целевая группа или нет, меняет весь план коммуникации.
• Поведение: Компании должны быть осведомлены о действиях аудитории, будь то выполнение действий в уединении, сокрытие от других или публичное выступление. Они также должны быть внимательны к своим действиям, если они связаны с насилием или ненасилием.
• Отношение: Компания должна знать, что изменение мышления требует совершенно иного и продуманного подхода. Это длительная процедура. Однако, если цель — повысить базовый уровень понимания, подход будет другим.
• Коммуникатор: Кто влияет на аудиторию, на которую нацелена компания? Компания должна учитывать, будут ли массы слушать непосредственно представителя компании или третье лицо, например, врача, политика, актера или священнослужителя.

Шаг 3: Передача сообщения

При выборе сообщения следует учитывать четыре фактора.

• Контент: Конкретное сообщение может иметь более одной рекламы. Предыдущая категоризация широкой публики будет иметь здесь значение. Реклама, информирующая взрослых, будет отображать разные точки зрения, в то время как при мотивации подростков она должна будет иллюстрировать другую историю.
• Настроение: Изображаемые эмоции влияют на решения публики. Некоторые рекламные объявления будут работать лучше всего, демонстрируя комедию, в то время как другие потерпят неудачу. Компании также должны подумать, обязаны ли они включать эмоции в сообщение или нет.
• Язык: Во-первых, выбор языка будет в основном зависеть от географии целевой аудитории. Местный язык будет предпочтительнее региональных компаний или общения, в то время как английский будет иметь первостепенное значение при глобальном нацеливании. Кроме того, сложность языка и формальная форма имеют иные эффекты, чем простые и неформальные части. Обобщенное общение, например, ежедневное, и в пределах поведенческих ограничений, оказывает положительное влияние.
• Канал связи: После рассмотрения того, что, работа над тем, как также требует временных вложений. Используя предыдущие шаги, такие как демография, география, занятость и множество других аспектов, следует выбрать предпочтительный способ связи. Вот обширный список каналов, доступных в настоящее время:
• ТВ, театр, музыка, искусство, сарафанное радио
• Мероприятия, презентации
• Интернет
• Письма редактору
• Пресс-релизы и конференции

Шаг 4: Ресурсы

Сбалансированность бюджета имеет первостепенное значение. После определения возможностей и требований:

• Проверьте, что соответствует вашему бюджету.
• Проанализируйте или спрогнозируйте результаты и найдите оценки прибыли или убытка.
• Учитывайте также время и человеческие ресурсы, а не только рассчитывайте денежные вложения.

Шаг 5: Планирование действий в кризисных ситуациях

Некоторые вещи могут пойти не так во время управления коммуникацией. В зависимости от режима ошибки будут разными. Например, видеореклама может в конечном итоге изобразить разницу с тем, что было показано. Опечатка важного слова нанесет ущерб репутации и фактической цели коммуникации. Правильный анализ возможных проблем помогает их обуздать. Другим важным аспектом планирования кризиса при разработке плана коммуникации является распределение ответственности за различные задачи.

Шаг 6: Стратегия коммуникации

Компании, передающие свое сообщение, также должны будут обеспечить согласие отдельных лиц, организаций или назначенных лиц, которые являются подходящим выбором для коммуникации. Если они согласны с тем, что компания хочет передать, и если они придерживаются тех же принципов. Например, реклама на новостных каналах потребует понимания содержания новостей, которые они показывают, и того, согласны ли они с сообщением. Кроме того, будет ли аудитория полагаться на этот канал коммуникации или верить ему? Если сообщение противоречит политике или обычному содержанию этого способа коммуникации, реклама, скорее всего, не даст никакого эффекта.

Шаг 7: Составление плана действий

Достигнув шага 7, компания должна иметь готовый полный план. Осталось только действовать. Свяжитесь с правильной целью для показа контента и сделайте так, чтобы он достиг аудитории. Планирование того, что может пойти не так, также выполнено, поэтому ответственное лицо также должно работать над этим аспектом.

Шаг 8: Оценка

Когда сообщение готово, наступает время его оценить. Все лица, чьи идеи были внесены в это сообщение, должны его одобрить. Они будут лучше знать, отображает ли содержание то, что должно было быть сообщено. Они могут вносить предложения по дальнейшему улучшению и изменениям, если это необходимо.

Почему важны планы коммуникаций?

Планы коммуникаций имеют для организации следующее значение:

• Облегчает таргетирование коммуникации таким образом, чтобы она достигала желаемой аудитории.
• Определение целевой аудитории помогает спланировать коммуникационное сообщение, соответствующее целям.
• Повышает эффективность коммуникации, делая ее более эффективной и продолжительной
• Это долгосрочная идея, которая подходит для различных ситуаций с небольшими изменениями.
• Планирование коммуникаций также эффективно для отслеживания предыдущих планов и разработки стратегии на будущее.
• Планы коммуникаций экономят время, организуя действия, усилия и идеи вместе с фактическим общением.
• Время, потраченное на разработку планов коммуникаций, помогает компаниям получить четкое представление о рынке и конкурентах, тем самым создавая что-то новое, стратегическое и логичное.
• Компании могут решать и планировать тип коммуникации, необходимый на разных этапах маркетинга, тем самым классифицируя или сортируя коммуникации в соответствии с потребностями.

Примеры плана коммуникации

Чтобы дать краткое представление о примерах планов коммуникаций, давайте рассмотрим два примера. Здесь один пример будет касаться плана внутренней коммуникации проекта, а другой — плана коммуникации запуска продукта.

Пример 1: Цель: Обеспечить эффективную коммуникацию между членами проектной группы, работающими над разработкой программного обеспечения.

Целевая аудитория: члены команды разных должностей, такие как разработчики, тестировщики и менеджеры проектов.

Пример 2: Цель: успешно запустить новое мобильное приложение для определенной возрастной группы.

Целевая аудитория: старые и новые пользователи приложения.

Заключение

Планирование коммуникаций является важной частью воли организации к достижению своих целей. Это также фундаментальный компонент в управлении проектами. Играя роль в общении с заинтересованными сторонами, согласовывая общение с целями компании, определяя область действия и активно участвуя в управлении рисками, координации задач и управлении изменениями, менеджер проекта имеет много общего с планированием коммуникаций.

Охватывая множество других важных аспектов, Simplilearn разработала специальный курс продолжительностью шесть месяцев. Программа последипломного образования по управлению проектами, реализуемая Simplilearn в сотрудничестве с UMass Amherst, также улучшает резюме кандидата. Изучите и зарегистрируйтесь сегодня!

Выберите правильную программу

Независимо от того, являетесь ли вы опытным профессионалом или только начинаете, курсы Simplilearn снабдят вас навыками и сертификацией, необходимыми для того, чтобы преуспеть на сегодняшнем конкурентном рынке труда. Не упустите возможность продвинуть свою карьеру — запишитесь сегодня и сделайте первый шаг к тому, чтобы стать сертифицированным специалистом по управлению проектами!

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Что представляет собой пример плана коммуникации?

Планы коммуникаций могут быть внутренними или внешними по отношению к компании. Внутренний план коммуникаций может касаться обновлений статуса от команды. Он может иметь еженедельную частоту, платформу для встреч или чат в качестве канала. Аудиторией может быть руководитель проекта или вовлеченные заинтересованные стороны с правом собственности владельца проекта.

2. Какова важность запланированной коммуникации?

Планирование коммуникации важно для поддержания соответствия целям организации, эффективного распределения ресурсов, разработки стратегии коммуникации и оценки эффективности плана и коммуникации.

3. Каковы различные типы запланированной коммуникации?

Планируемая коммуникация может быть внутренней, внешней, кризисной, маркетинговой или изменяющейся.

4. Каковы 5 шагов планирования коммуникации?

Пять основных сокращенных шагов в планировании коммуникации — это определение цели коммуникации и целевой аудитории, разработка сообщения, выбор канала коммуникации, распределение ресурсов и создание графика коммуникации.