Как сохранить электронное письмо как файл PDF

Хранение личной копии ваших электронных писем может пригодиться, когда вам понадобится обратиться к ним позже. Например, вы можете задокументировать образцы для вашей следующей работы, сохранить проекты, над которыми вы работали, или сохранить отзывы, которые вы получили.

Есть несколько методов, которые вы можете использовать для резервного копирования своих рабочих писем. Один из них – сохранить его в формате PDF. Если это рабочая электронная почта, вам необходимо проконсультироваться со своим руководителем или ИТ-отделом, прежде чем создавать архивы электронной почты, чтобы избежать каких-либо юридических последствий.

Какой бы ни была причина, мы покажем вам, как сохранить электронное письмо в формате PDF, выполнив несколько простых шагов.

Как сохранить электронное письмо как файл PDF

В этом руководстве объясняется, как сохранять электронные письма в виде PDF-файлов в Gmail, Outlook или приложении Mail для Mac.

Outlook (Windows)

Вы можете сохранить электронное письмо в формате PDF из Outlook на свой компьютер или телефон, выполнив следующие действия.

1. Откройте сообщение электронной почты, которое вы хотите сохранить как файл PDF, а затем выберите «Файл»> «Печать».

2. Выберите Microsoft Print to PDF в раскрывающемся меню в разделе «Принтер».

3. Затем выберите Печать.

4. Перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить файл PDF, в поле «Сохранить вывод на печать как».

5. Вы можете переименовать файл в поле «Имя файла», а затем выбрать «Сохранить», чтобы изменения вступили в силу.

В предыдущих версиях Outlook (2010 или более ранних) вам нужно было сохранить сообщение электронной почты как файл HTML, а затем преобразовать его в файл PDF.

1. Выберите Файл> Сохранить как в окне сообщения электронной почты.

2. Перейдите в поле «Сохранить как» и найдите папку, в которой вы хотите сохранить файл PDF. Переименуйте файл PDF в поле «Имя файла» и выберите «HTML» в раскрывающемся меню «Тип файла».

3. Выберите «Сохранить», откройте документ Word, выберите «Файл»> «Открыть», а затем выберите файл HTML, который вы сохранили ранее.

4. Выберите «Файл»> «Сохранить как», выберите место для сохранения файла, а затем выберите «PDF» в раскрывающемся меню «Тип файла».

5. Выберите «Сохранить» и проверьте наличие файла PDF в выбранной папке.

Примечание. Если вы используете Outlook 2007, вам может быть сложно найти возможность сохранить электронное письмо в виде файла PDF. Вместо этого вы можете скопировать сообщение электронной почты, вставить его в документ Word, а затем сохранить документ как файл PDF. У сообщения не будет заголовка, но вы можете ввести его в документ Word вручную.

Outlook (Mac)

Шаги немного отличаются, если вы используете Outlook на Mac и хотите сохранить электронное письмо в виде файла PDF.

1. Откройте сообщение электронной почты, которое вы хотите сохранить как PDF-файл в Outlook, и выберите «Файл»> «Печать».

2. Затем выберите Сохранить как PDF в раскрывающемся меню PDF.

3. Введите имя файла PDF, который вы хотите сохранить.

4. Щелкните стрелку рядом с пунктом «Куда» и перейдите в папку, в которой вы хотите сохранить файл PDF.

5. Затем выберите Сохранить.

Почтовое приложение

Приложение Почта доступно для пользователей устройств MacOS и iOS. Вы также можете сохранить сообщение электронной почты из приложения «Почта» в виде файла PDF на вашем Mac или iPhone / iPad.

Mac

Если вы хотите сохранить электронное письмо в формате PDF для использования в другом месте или для дальнейшего использования, выполните следующие действия.

1. Откройте приложение «Почта» и выберите беседы по электронной почте, которые вы хотите сохранить в виде файла PDF.

2. Выберите «Файл»> «Экспорт в PDF», чтобы сохранить электронное письмо в виде файла PDF.

iOS (iPhone / iPad)

Если вы используете приложение «Почта» на своем устройстве iOS, вы все равно можете сохранить электронное письмо в виде файла PDF.

1. Откройте приложение «Почта» на своем iPhone / iPad, выберите сообщение электронной почты, которое хотите сохранить.
2. Коснитесь нижней стрелки.

3. Затем нажмите «Печать» в меню.

4. Появится экран печати документа. Теперь вам нужно увеличить масштаб сообщения электронной почты, зажав от центра наружу.

4. Когда вы это сделаете, появится новый экран, на котором электронное письмо будет преобразовано в PDF. Все, что вам нужно сделать, это поделиться PDF-файлом. Нажмите «Поделиться» в правом верхнем углу экрана.

5. Затем нажмите «Сохранить в файлы» в меню «Поделиться».

6. Выберите папку и нажмите «Сохранить».

В качестве альтернативы вы можете использовать Ярлыки приложение для сохранения сообщений электронной почты в виде файлов PDF.

1. Откройте ярлыки на вашем iPhone / iPad и коснитесь трех точек рядом с ярлыком «Создать PDF».

2. Коснитесь трех точек в правом верхнем углу экрана, а затем переключите параметр «Показать на общем листе» в положение «Вкл.».

Gmail

Если вы используете Gmail в качестве почтового приложения по умолчанию, вы можете сохранить свое сообщение электронной почты в виде файла PDF на своем компьютере или мобильном устройстве.

Окна

Если вы используете Gmail на ПК с Windows 10, вы можете сохранить сообщение электронной почты в виде файла PDF, выполнив несколько быстрых действий.

1. Откройте сообщение электронной почты и выберите «Еще» (три точки) рядом со значком «Ответить».

2. Затем выберите Печать.

Примечание. Если вы хотите распечатать всю цепочку сообщений электронной почты, выберите «Печатать все».

3. В появившемся диалоговом окне печати выберите Microsoft Print to PDF в качестве места назначения печати.

Примечание. Выберите Ctrl + P, если вы не видите диалоговое окно печати.

4. Выберите Печать.

Mac

Действия по сохранению электронного письма в формате PDF в Gmail немного отличаются от действий Windows на Mac.

1. Откройте сообщение электронной почты и выберите «Еще» (три точки).

2. Выберите Печать.

3. Выберите раскрывающееся меню PDF и затем выберите Сохранить как PDF.

4. Затем выберите папку, в которой вы сохраните файл PDF, и нажмите «Сохранить».

Android

Если у вас есть устройство Android и вы используете приложение Gmail, вы можете сохранить сообщение электронной почты в виде файла PDF на свой телефон или планшет.

1. Откройте цепочку писем в Gmail и выберите Еще (три точки)> Печать.

2. Затем нажмите стрелку раскрывающегося списка в правом верхнем углу.

3. Коснитесь Сохранить как PDF.

4. Затем коснитесь значка PDF или печати.

5. Выберите место для сохранения файла PDF.

iOS

В Gmail для iOS вы можете сохранить или распечатать электронное письмо в виде файла PDF.

1. Откройте сообщение электронной почты в Gmail и нажмите «Еще» (три точки).

2. Коснитесь Печать.

3. Затем коснитесь AirPrint.

4. Сведите пальцы и увеличьте эскизы страниц, которые вы видите на экране «Параметры принтера», чтобы преобразовать сообщение электронной почты в формат PDF.

5. Нажмите «Поделиться» на экране предварительного просмотра PDF-файла.

6. Затем нажмите «Сохранить в файлы», чтобы сохранить PDF-файл локально.

Сохраните эти электронные письма как документы для использования в будущем

Сохранение сообщений электронной почты в виде файлов PDF – это удобный способ резервного копирования, обмена конкретными сообщениями или просто облегчения доступа к ним.

Ознакомьтесь с другими руководствами по редактированию PDF, конвертировать PDF в файл Word, или вставьте свой PDF-файл в документ Word.

Было ли это руководство полезным? Поделитесь с нами в комментариях.