Как преобразовать документ Word в электронную таблицу Excel

Если вы работаете с числами в Word, но предпочитаете переключиться на Excel, вы можете сделать именно это. Существует несколько простых способов переключения с Word на Excel, будь то копирование данных вручную или преобразование типа файла.

Если вы хотите узнать, как преобразовать файл Word в Excel, попробуйте выполнить шаги, описанные ниже.

Скопировать и вставить

Самый простой способ преобразовать документ Word в Excel — скопировать и вставить данные вручную. Это лучше всего работает, когда ваши данные представлены в формате таблицы, поскольку строки и столбцы легко соответствуют макету Excel.

1. Для этого откройте документ Word, содержащий таблицу, которую вы хотите преобразовать в Excel.
2. Выберите всю таблицу, щелкнув и перетащив ее. Либо нажмите значок «Выбрать» в верхнем левом углу таблицы.

3. Нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать таблицу в буфер обмена (или Cmd + C на Mac).
4. Затем откройте новую или существующую книгу Excel, в которую вы хотите вставить таблицу.
5. Выберите ячейку, в которую вы хотите вставить таблицу, или щелкните в любом месте рабочего листа, чтобы создать новую таблицу.
6. Нажмите Ctrl + V (или Cmd + V на Mac), чтобы вставить таблицу из буфера обмена, или щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Вставить».

Excel автоматически настраивает ширину столбцов и форматирование в соответствии с таблицей Word.

Затем вы можете внести дополнительные изменения в данные, чтобы они соответствовали вашей электронной таблице (например, изменить шрифт, цвет или размер).

Сохранить как текстовый файл и импортировать в Excel

Другой способ преобразовать документ Word в Excel — сохранить файл как обычный текстовый файл, а затем импортировать его в Excel. Это лучше всего работает, когда ваши данные представлены в формате списка, где каждая запись отделена символом-разделителем, таким как запятая, табуляция или пробел.

Excel преобразует каждый бит данных между каждым символом-разделителем в ячейку, а каждую строку — в отдельную строку.

1. Для этого откройте документ Word, содержащий список, который вы хотите преобразовать в Excel.
2. Нажмите «Файл» > «Сохранить как» и выберите место, где вы хотите сохранить текстовый файл.

3. В раскрывающемся списке Тип файла выберите Обычный текст (*.txt).
4. Нажмите Сохранить, чтобы сохранить файл.

5. Появится диалоговое окно «Преобразование файла» — оставьте настройки по умолчанию и нажмите «ОК».

6. На этом этапе закройте документ Word (или сверните его) и откройте Excel.
7. В Excel нажмите «Данные» > «Из текста/CSV» (или «Данные» > «Получить данные» > «Из текста (предыдущие версии))» и перейдите в папку, в которой вы сохранили текстовый файл.

8. Выберите текстовый файл и выберите «Импорт» или «Получить данные» (в зависимости от версии Excel). Excel откроет мастер импорта текста, который поможет указать, как ваши данные будут разделены и отформатированы.
9. На шаге 1 из 3 Мастера импорта текста выберите С разделителями, если данные разделены такими символами, как запятые или символы табуляции, или Фиксированная ширина, если данные выровнены по столбцам с пробелами между ними.
10. Нажмите Далее, чтобы продолжить.

11. На шаге 2 из 3 установите флажки рядом с символами-разделителями, которые применяются к вашим данным, например табуляция, запятая, пробел и т. д. Вы также можете указать другие символы в поле «Другое». Наконец, в окне предварительного просмотра данных вы можете просмотреть, как Excel разделит ваши данные на столбцы.
12. Нажмите Далее, чтобы продолжить.

13. На шаге 3 из 3 вы можете выбрать способ форматирования каждого столбца данных, например «Общие», «Текст», «Дата» и т. д. Вы также можете пропустить импорт любого столбца, выбрав вместо этого параметр «Не импортировать столбец (пропустить)».
14. Нажмите Готово, чтобы завершить процесс.

15. Выберите, где разместить импортированные данные (на существующем или новом листе), а затем нажмите «Импорт».

Затем ваши данные будут импортированы в книгу Excel. Дважды проверьте правильность импорта данных перед сохранением. Если это не так, вам может потребоваться очистить данные, повторить процесс и настроить параметры.

Используйте онлайн-конвертер Word в Excel

Третий способ преобразовать документ Word в Excel — использовать онлайн-конвертер, который может работать с файлами разных форматов. Это лучше всего работает, когда вы не можете получить доступ к Microsoft Office или хотите быстро и легко решить свою проблему.

Некоторые из этих инструментов существуют в Интернете — быстрый поиск в Google выдаст список возможных вариантов. Мы объясним, как это сделать, используя Конвертер Convertio Word в Excel ниже, но многие из этих инструментов должны работать одинаково.

1. Открой Инструмент Преобразование Word в Excel в своем веб-браузере (или вместо этого откройте предпочитаемую альтернативу).
2. Нажмите «Выбрать файлы», чтобы выбрать файл Word для преобразования с вашего ПК или Mac. Кроме того, перетащите файл на страницу, чтобы вместо этого загрузить его.
3. Затем выберите XLS или XLSX в качестве выходного формата для вашего файла Excel.
4. Нажмите кнопку Преобразовать, чтобы начать процесс преобразования.

5. После завершения процесса нажмите кнопку «Загрузить сейчас», чтобы загрузить преобразованный файл XLS или XLSX на свой ПК или Mac.

Откройте файл, чтобы еще раз проверить правильность преобразования содержимого. Если это не так, вам может потребоваться сначала изменить формат документа (например, использовать правильно отформатированные таблицы), прежде чем повторять процесс.

Переключение на альтернативный инструмент также может дать лучший результат.

Преобразование документов Microsoft Office

Как мы показали выше, существует несколько различных способов преобразования или импорта информации из документа Word в электронную таблицу Excel, в зависимости от того, как структурированы ваши данные и чего вы хотите с их помощью достичь.

Если ваши данные находятся в других форматах файлов, вы также можете переключаться между ними. Например, вы можете конвертировать PDF-файлы в документы Word с помощью различных инструментов (включая сам Word). Вы также можете сохранять веб-страницы в виде документов Word.

Если вы переходите на Office с LibreOffice или OpenOffice, вы можете быстро и легко преобразовать файлы ODT в файлы Word.