Как правильный выбор может вам помочь

Каждая здоровая, активно растущая компания неизбежно имеет один или несколько проектов в производстве в любой момент времени. Проекты являются естественным результатом корпоративной эволюции, призванной решать новые задачи и удовлетворять постоянно меняющиеся потребности бизнеса в современном мире.

Но так же, как существует множество различных типов проектов, существует множество способов и средств управления ими. Сегодня мы прорвемся сквозь хлам и покажем вам, что делает хорошую систему управления проектами, почему необходимы системы управления продуктами и как выбрать правильную систему управления проектами.

Хотите улучшить свои навыки управления проектами? Пройдите наш курс сертификации по управлению проектами сегодня и выведите свою карьеру в управлении проектами на новый уровень.

Давайте начнем с некоторых основных определений, а затем перейдем к сути вопроса.

Что такое система управления проектами?

Когда мы говорим о системе управления проектами, нам следует различать два разных контекста этого выражения.

Первое определение системы управления проектами — «вся система принципов и процессов, необходимых для завершения проекта». Этот контекст относится ко всему процессу и его месту в организации. Это определение далее разбито на подсистемы, такие как планирование проекта, контроль проекта, методы и методологии, а также культурная атмосфера, и это лишь некоторые из них.

Второе определение — «программное обеспечение или технология, используемые для управления проектами». Оно охватывает инструменты, электронные таблицы, общие программные приложения и специализированные приложения для управления проектами. Иногда термины «система управления проектами» и «программное обеспечение для управления проектами» используются взаимозаменяемо.

Для справки: мы сосредоточимся больше на последнем определении, хотя будем часто возвращаться к первому, когда это уместно.

Каковы этапы управления проектами?

Но что именно представляет собой управление проектами? Достаточно уместно, что Институт управления проектами дал лучшее определение, описывая управление проектами как «…применение знаний, навыков, инструментов и методов к проектной деятельности для удовлетворения требований проекта». В свою очередь, проект определяется как временное начинание, которое создает уникальный результат, услугу или продукт. Хотя «временный» звучит мимолетно и эфемерно, в данном контексте это уместно, поскольку у каждого проекта есть начало и конец. Надеемся, что последний также включает в себя успешный результат!

Обычно существует пять отдельных групповых процессов управления проектами:

• Инициирование
• Планирование
• Выполнение
• Контроль и мониторинг
• Закрытие

Если посмотреть на это с другой стороны, успешное управление проектами является результатом следующих трех основных этапов или столпов:

• Планирование
• Отслеживание и управление
• Сотрудничество

Мы будем использовать модель трех столпов в качестве руководства для анализа и определения лучших характеристик идеальной системы управления проектами.

Обзор функций системы управления проектами

Системы управления проектами предлагают множество функций, и хотя существует большое разнообразие, есть определенные основы, которых придерживается большинство предложений. Вот наиболее распространенные функции управления проектами, разбитые по трем ранее упомянутым столпам.

Планирование

Прежде чем запустить свой проект, вы должны собрать команду с людьми соответствующей квалификации. Затем вы должны предсказать, какие ресурсы потребуются проекту. Как только вы узнаете, кто и что есть в вашем распоряжении, вы можете начать прогнозировать, планировать и распределять эти ресурсы.

• Планирование. Каждая система управления проектами должна предоставлять руководителю возможность планировать даты завершения для каждого этапа проекта. Эта функция включает в себя создание временной шкалы и делегирование задач
• Прогнозирование. Руководители проектов, опираясь на информацию и опыт предыдущих проектов, используют программное обеспечение для управления проектами для расчета окупаемости инвестиций (ROI) проекта, включая объем необходимого времени, ресурсов и доходов.
• Распределение ресурсов. Эта функция идет вместе с прогнозированием и помогает руководителям проектов визуализировать, куда идут энергия, материалы и время организации. Распределение ресурсов дает руководителям точный обзор имеющегося персонала и ресурсов и помогает проектной группе реагировать на непредвиденные, но неизбежные проблемы

Отслеживание и управление

Все, что может пойти не так, пойдет не так. Это старые новости. Отслеживание и управление помогают руководителю проекта контролировать ход выполнения и быстро реагировать на задержки и сбои.

• Отслеживание времени. Любая хорошая система управления проектами обеспечивает отслеживание времени — измерение производительности и мониторинг времени, которое каждый участник тратит на свои назначенные задачи. Эта функция особенно ценна для менеджеров, у которых есть члены команды, работающие неполный рабочий день или удаленно. Если учесть недавние меры «работы из дома», введенные из-за карантина, становится ясно, что эта функция необходима
• Управление задачами. Какой член команды выполняет какую задачу? Функции управления задачами помогают менеджерам не только назначать обязанности членам проекта, но и предоставляют средства для измерения вклада каждого члена и выявления узких мест
• Настройки разрешений. В наш век, когда все больше внимания уделяется безопасности, хорошая система управления проектами позволяет менеджерам контролировать, кто может изменять, редактировать или просматривать задачи, файлы и другие аспекты проекта.
• Отслеживание бюджета. Комплексный инструмент управления проектами предоставляет менеджерам возможности отслеживания бюджета и расходов. Учитывая, как много заинтересованных сторон считают выход за рамки бюджета величайшим грехом, это существенная функция
• Отчеты и анализ. Эта функция позволяет менеджерам проектов просматривать данные и показатели без необходимости использования диаграмм Ганта.

Сотрудничество

Сотрудничество — это процесс поддержания связи между различными отделами, задача, которая становится еще более сложной в условиях увеличения числа случаев удаленной работы.

• Обмен документами. Как часто проект останавливался из-за того, что члены команды не могли получить последнюю версию важных файлов? Электронная почта не всегда является ответом — членам команды проекта нужны средства быстрого и легкого обмена важной информацией. Простые функции обмена файлами повышают производительность и эффективность
• Внутренние сообщения. Членам команды необходим доступ к быстрым и удобным средствам общения помимо электронной почты.

Хотите узнать больше о системе управления проектами? Тогда запишитесь на обучение по сертификации PMP. Ознакомьтесь с программой курса!

Зачем использовать систему управления проектами? Какие преимущества?

Использование системы управления проектами имеет три существенных преимущества:

• Подотчетность. При запуске проекта необходимо учитывать множество факторов, включая сроки, упущенные задания, путаницу версий и задачи, отстающие от графика. Управление проектами обеспечивает своевременные обновления проекта для всех заинтересованных сторон в организации. Подотчетность помогает гарантировать, что ничего не будет упущено
• Организация. Сколько времени тратят участники проекта на поиск важных инструментов и файлов? Системы управления проектами предоставляют безопасное центральное место для обновлений, инструментов, файлов, шаблонов и многого другого
• Видимость. Системы управления проектами предоставляют членам команды, конечным пользователям и заинтересованным сторонам обзор статусов проектов в режиме реального времени. Вы можете отслеживать сроки, определять проекты, находящиеся под угрозой, и просматривать общий прогресс любого проекта

Дезорганизация, отходы и избыточность — проклятие любой проектной команды. Надежная, эффективная система управления проектами помогает всем сосредоточиться и быть связанными, а также предоставляет полезный снимок хода выполнения проекта.

Программное обеспечение для управления проектами также помогает держать заинтересованных лиц в курсе событий, позволяя им находить любые вопросы или опасения, которые у них могут быть. Предоставляя заинтересованным лицам ответы и отчеты о ходе работ, программное обеспечение для управления проектами избавляет членов команды от отвлекающих факторов, таких как необходимость тратить время на ответы на вопросы — время, которое лучше потратить на реальную работу!

Выбор правильной системы управления проектами

При поиске идеальной системы управления проектами следует учитывать множество факторов. Менеджерам проектов необходимо учитывать все, включая характер и размер проекта, доступный персонал, размер и тип компании, срочность проекта, стоимость программного обеспечения для управления проектами и то, какие ресурсы имеются в распоряжении команды.

При выборе подходящей системы управления проектами руководствуйтесь перечисленными выше функциями и обращайте внимание на следующее:

• Управление рисками. Проекты сопряжены с рисками. Эта функция выявляет и управляет рисками, помогая менеджерам заранее находить болевые точки и разрабатывать стратегии смягчения последствий
• Управление ресурсами. Сколько будет стоить проект, какие инструменты и ресурсы для него потребуются? Эта функция помогает рассчитать расходы и организовать распределение ресурсов
• Критический путь, зависимости и вехи. Вехи помогают менеджерам убедиться, что проект движется гладко. Кроме того, иногда завершение одной задачи зависит от того, была ли выполнена другая задача первой. Эта функция сортирует наилучший путь, включая предварительные условия и сроки
• Простота использования. Члены проектной группы должны большую часть своего рабочего времени посвящать работе над проектом, а не пытаться понять, как работают инструменты управления проектами!
• Интеграция со сторонними программами. Редко можно найти компанию, которая использует программное обеспечение и приложения исключительно от одного поставщика. Ваша система управления проектами должна иметь возможность собирать и обмениваться данными из других критически важных приложений
• Гибкая совместимость. Учитывая популярность Agile, ваша система управления проектами должна быть способна поддерживать Agile-методологии.
• Советы по управлению проектами. Управленческие доски предоставляют членам проектной группы визуальное представление статуса проекта. Эта функция упрощает отслеживание прогресса
• Эффективный учет рабочего времени. Время — деньги. Хорошая функция отслеживания времени помогает менеджерам оценить дату завершения проекта и выявить возможные проблемные области и задержки.
• Настраиваемый рабочий процесс. Не существует двух одинаковых команд, и эта функция учитывает разные уровни креативности и уникальные процессы.
• Собственное мобильное приложение. Мы — общество, которое постоянно находится в движении, и это подразумевает работу на мобильных устройствах.
• Сотрудничество. Эта мобильность также означает, что сложно поддерживать связь между всеми и легко обмениваться информацией. Эта функция позволяет членам команды быстро и эффективно обмениваться файлами, документами, задачами и временными рамками. Также должен быть полезный инструмент чата/обсуждения, поддерживающий связь между внутренними командами и удаленными работниками
• Легкое делегирование задач. Разумное делегирование является ключом к успешному проекту, и эта функция позволяет менеджерам легко назначать задачи и роли.

Какие системы управления проектами доступны сегодня?

Хотя существуют десятки инструментов, вот несколько примеров пяти наиболее популярных систем управления проектами, доступных сегодня.

• Базовый лагерь. Basecamp — это высоко оцененный инструмент, который предлагает надежную функцию поиска, выделенные области для обсуждения, а также отчеты о статусе и обновлениях. С другой стороны, ему не хватает опций настройки и контрольных точек

• Пишите. Wrike — это облачная система, которая интегрируется с такими ресурсами, как Dropbox, Google Apps и Excel. Это упрощает для руководителей отслеживание повседневных операций и позволяет им быть уверенными, что проект выполняется в рамках бюджета и в установленные сроки.

• Трелло. Trello — это онлайн-инструмент Kanban, позволяющий менеджерам визуализировать весь проект в одном представлении. Он отлично подходит для отслеживания задач и контроля рабочего процесса, но в нем отсутствуют функции отчетности
• LiquidPlanner. LiquidPlanner больше подходит для крупных предприятий и компаний, это мощный инструмент, который рекламирует прозрачность как одну из своих самых выдающихся особенностей — позволяя менеджерам отслеживать свои ресурсы, персонал и время выполнения. Однако он довольно дорогой и не очень подходит для небольших организаций. Но, как гласит старая поговорка, вы получаете то, за что платите

• ProofHub. Если у вас небольшой или новый бизнес, то это инструмент для вас. Он предлагает хороший набор подкомпонентов, таких как рабочий процесс, управление задачами, чат и календарь, но с прицелом на простоту.

Хотите узнать больше об управлении проектами?

Вы из тех профессионалов, которым нравится работать с проектами? Если перспектива руководства проектной группой вас привлекает, то вам стоит подумать о том, чтобы узнать больше об управлении проектами, чтобы либо расширить свои текущие навыки, либо перейти на новую карьеру.

Simplilearn предлагает курс обучения по сертификации PMP, который охватывает новые тенденции, появляющиеся практики и основные компетенции, необходимые любому специалисту по управлению проектами. Курс уделяет больше внимания стратегическим и деловым знаниям и включает новый раздел о роли менеджера проекта как в крупных, так и в небольших компаниях.

Независимо от того, выберете ли вы самостоятельное обучение, смешанное обучение или корпоративное решение для обучения, вы получите 35 контактных часов/PDU обучения, восемь отраслевых тематических исследований, шесть практических проектов и многое другое. Полученный вами сертификат показывает потенциальным работодателям, что у вас есть необходимые им навыки, усиливая вашу заявку на желаемую должность.

В соответствии с Стеклянная дверьдиректор проекта в США получает среднюю годовую зарплату в размере $116 636, а сотрудник по управлению проектами — в среднем $66 136. Управление проектами — важная часть современного делового ландшафта, и в настоящее время существует нехватка талантов. Так что если вы ищете высокооплачиваемую карьеру в области, полной возможностей, посетите Simplilearn и начните сегодня!