Как написать описание объема проекта?

Масштаб проекта важен для команды, чтобы точно сформулировать возможные достижимые цели и результаты проекта. Он гарантирует, что проект находится в рамках финансового бюджета и доступных ресурсов. Требуя подробностей о текущей доступности и будущих требованиях, важно составить описание масштаба проекта с должной тщательностью. Мы предоставляем лучший обзор описания работы вместе с шаблоном и примером.

Что такое объем проекта?

Масштаб проекта обеспечивает возможность достижения целей и задач на основе наличия всех соответствующих людей и ресурсов, необходимых для выполнения проекта. Он определяется совместно с заинтересованными сторонами проекта для принятия решений о сроках, целях и других вещах.

Что такое описание объема проекта?

Заявление о содержании проекта, часто называемое заявлением о работе, содержит исполнения, ограничения, предположения и вехи. Это документ, который следует учитывать при планировании и измерении успешности проекта. На основе фактов, документации, стратегий, процедур и соглашения компании и заинтересованных сторон запросы на изменение могут быть рассмотрены и реализованы соответствующим образом.

Что такое «ползучесть области действия»?

Расширение сферы охвата — это дополнительные ожидания и поставки, требуемые от организации. Внезапное добавление задач перегружает участников и задерживает поставку, вызывая неудобства для всех участников. Расширения сферы охвата можно избежать, разработав описание проекта и соответствующим образом управляя дополнениями позже. Описание сферы охвата проекта будет служить доказательством.

Важность описания объема проекта

Несколько важных моментов, полученных компанией в ходе разработки описания объема работ по проекту:

1. Детальное понимание проекта и его связи с целями компании
2. Обеспечение наличия ресурсов, необходимых для проекта
3. Своевременное и эффективное выполнение поставок
4. Легкая совместная работа над проектом

Что включено в описание объема работ по проекту?

Описание объема проекта разделено на восемь разделов:

Описание области применения продукта

Он содержит все детали, связанные с продуктом. Он включает цели и задачи, которые далее включают разбивку шагов на более мелкие задачи, которые ведут к достижению цели. Описание области действия продукта также будет содержать ограничения проекта, базовый уровень области действия и другие соответствующие данные.

Критерии приемки продукции

Критерии клиентов разрешают использование продукта. Они определяют ожидания клиентов относительно продукта и его предполагаемое применение клиентом.

Результаты проекта

В нем указаны выходные компоненты проекта. Результаты проекта различаются в зависимости от отдела и требуемого продукта, поскольку это может быть программное обеспечение, документы, продукт и другие вещи.

Исключения проекта

В нем указаны детали, выходящие за рамки проекта. Компания может не включать их в поставку проекта. Например, обновления приложений могут быть частью следующего проекта. Поэтому компания не будет работать над этим в настоящее время.

Ограничения проекта

Ясные указания на недостающие ресурсы, которые могут помешать выходу проекта, или элементы, требующие отдельного внимания. Это может включать стоимость, время, ресурсы, методы, область действия и многое другое.

Предположения проекта

Он включает в себя доступность ресурсов, основанную на потребности или возможности возникновения события при необходимости.

Вехи

Это этапы проекта, на которых необходимо увидеть важные результаты или итоги.

Соглашение

Совместное решение между организацией и заинтересованными сторонами относительно качества, выгод, рисков, затрат и других компонентов, связанных с проектом.

Преимущества раннего определения масштаба проекта

Несколько преимуществ, связанных с ранним определением масштаба проекта:

1. Предварительная и четкая информация об ожиданиях заинтересованных сторон
2. В конечном итоге, нет возможности расширения масштабов
3. Запросы на изменение могут быть рассмотрены и одобрены соответствующим образом.
4. Эффективное планирование и управление ресурсами
5. Легкое согласование проекта с целями компании

8 ключевых шагов по разработке описания объема работ проекта

Перед началом разработки описания содержания проекта его следует разбить на восемь пунктов:

1. Начните с целей вашего проекта

Во-первых, поймите цели и требования проекта, а также его план и задачи.

2. Составьте план ресурсов, если вы еще этого не сделали

Теперь, в зависимости от типа проекта, требования к ресурсам различаются в каждом семестре; например, бюджеты, количество отдельных лиц и групп и другие факторы, наличие заранее подготовленной идеи помогает разработать заявление.

3. Соберите любые дополнительные требования к проекту.

Он должен включать все детали, которые еще не включены в объем проекта. Эти вещи могут потенциально повлиять на завершение проекта и требуют внимания.

4. Составьте проект описания объема работ по проекту

Итак, все пункты, собранные выше, должны быть составлены для формирования описания объема проекта. Оно будет содержать каждую небольшую задачу, причину принятия проекта, ожидаемый результат, ограничения и ресурсы, доступные и предполагаемые, сроки, которые должны быть достигнуты, и точные вещи, которые должны быть выполнены и достигнуты.

Пример описания объема проекта

Вот шаблон описания объема проекта

Раздел I

Название проекта

Автор

Группа

Дата начала

Раздел II

Предыстория предлагаемой работы

Цели

Объем

Результаты

Преимущества для бизнеса

Предположения

Ограничения

Риски

Другие сферы бизнеса, на которые это повлияло

Основные зависимости

Заинтересованные стороны

Ресурсы

5. Получите поддержку и одобрение со стороны ключевых заинтересованных сторон

Следующий шаг — просмотреть описание сферы действия проекта и рассмотреть возможные изменения. Обсудите их и получите одобрение. Изменения могут касаться целей, сроков и результатов. Изменить их позже будет невозможно; поэтому важно просмотреть их здесь.

6. При необходимости создайте процесс контроля изменений.

Необходимые изменения могут потребоваться в любой момент проекта. Однако их необходимость и дополнение должны быть представлены и оценены по уже установленному критерию и одобрены заинтересованными сторонами. Важно обеспечить возможность для изменений при разработке области действия и плана хода проекта. Процесс контроля изменений должен быть таким, чтобы важные дополнения были возможны, а расползание области действия может быть сложным.

7. Поделитесь описанием объема работ вашего проекта с командой

После того, как организация и заинтересованные стороны согласовали описание содержания проекта, его следует предоставить всем членам для обеспечения прозрачности и простоты доступа.

8. В ходе проекта возвращайтесь к описанию содержания проекта.

Заявление о масштабе проекта служит ссылкой на то, когда проект находится в процессе выполнения. Оно может оценить сроки проекта и проверить требования к изменениям и возможным дополнениям.

Пример описания объема проекта

Давайте рассмотрим пример описания области применения продукта для разработки ноутбука.

Описание области применения продукта

Мобильные телефоны — это удобные устройства, необходимые 24*7. Самое важное качество, на которое следует обратить внимание, — это хорошее время автономной работы, в то время как предпочтительные модели должны обладать качественными камерами и памятью. С небьющимся сенсорным экраном получить все эти функции в телефоне по доступной цене сложно. Таким образом, телефон с указанными функциями может быть хорошим продавцом.

Критерии приемки

1. Аккумулятор телефона должен работать не менее 24 часов.
2. Низкие расходы на обслуживание
3. Качественная камера, сенсорный экран, четкость HD, прочный экран при падении устройства
4. Скорость и качество процессора
5. Режим быстрой зарядки
6. Хранилище

Результаты

1. Один телефон
2. Одно зарядное устройство
3. Лоток для сим-карты
4. Ключ для лотка сим-карты

Исключения проекта

1. Наушники
2. Сим-карта
3. Держатель карты памяти

Ограничения

1. Бюджет
2. Ограничения по времени
3. Срок поставки программного обеспечения

Предположения

1. Оборудование будет доступно
2. Персонал будет постоянным и доступным при необходимости.
3. Авансовый платеж

Плюсы и минусы описания объема проекта

Несколько плюсов и минусов, связанных с описанием содержания проекта, следующие:

Плюсы

1. Ясность в подробных заявлениях исключает возможность расширения сферы охвата.
2. Хорошо общается с заинтересованными сторонами и участниками проекта по поводу ожиданий
3. Открытая информация об ограничениях и рисках

Минусы

1. Процесс разработки технического задания длительный и требует исследования. Он может быть несовместим с малыми проектами и предприятиями
2. Лучше для постоянных проектов. Постоянно меняющиеся требования не будут возможны.

Устав проекта против заявления о масштабе проекта

Устав проекта содержит высокоуровневые детали, в то время как описание области действия проекта касается каждой мельчайшей детали. Первое в основном остается неизменным, а второе часто обновляется. Описание области действия проекта содержит описание, критерии приемки, исключения и результаты. Для сравнения, устав проекта содержит цели проекта, высокоуровневые описания и требования, ключевые риски, критерии выхода и другие ключевые детали.

Заявление о масштабе проекта и объем работ

Заявление о сфере проекта подробно изложено с четкими ожиданиями относительно плана проекта и проекта. Объем работ содержит соглашение о работе, включая результаты, сроки проекта, вехи и отчеты о ходе работ.

Заявление о масштабе проекта против плана управления масштабом проекта

Опять же, план описания сферы проекта — это подробный документ, описывающий методы и процессы завершения проекта. План управления сферой проекта основан на описании сферы проекта, отслеживает фазы для предотвращения расползания сферы и помогает в аудитах для закрытия проекта.

Сделать карьеру в управлении проектами еще никогда не было так просто! Запишитесь на нашу программу последипломного образования по управлению проектами, чтобы начать сегодня!

Заключение

Подводя итог, можно сказать, что описание сферы проекта включает в себя выделение важных деталей проекта для поддержания прозрачности ожиданий как для заинтересованных сторон, так и для участников. Результаты и сроки также могут отслеживаться, что облегчает возможность внесения изменений и дополнений в проект.

Станьте руководителем проекта с нашим PGP в управлении проектами, соответствующим PMI-PMP® и IASSC-Lean Six Sigma. Курс охватывает проект, программу, риск, качество, управление сложностью, клиентоориентированную цифровую трансформацию, внедрение PMO и навыки Agile и Scrum; и позволяет вам заработать 146 PDU для продления сертификатов PMI.