Как эффективно контролировать управление заинтересованными сторонами?

Существует множество хороших примеров руководителей проектов, которые успешно управляют всей командой проекта, другими связанными с ней сотрудниками и различными заинтересованными сторонами (заинтересованные стороны — это отдельные лица или организации, которые могут влиять на проект положительно или отрицательно). Нелегко управлять и контролировать заинтересованные стороны, поскольку их требования или меняющиеся запросы могут выходить за рамки проекта. Как руководитель проекта, вы должны позаботиться об этих вопросах заранее.

Запишитесь на курс подготовки к сертификации PMP® и сделайте первый шаг к успешной карьере в сфере управления проектами в 2023 году.

Вам следует грамотно документировать их требования и попытаться достичь их ожиданий, уравновешивая масштаб проекта. Это действительно смесь искусства и науки для управления требованиями заинтересованных сторон. Требуется баланс огромных знаний, инструментов и методов, а также гибких навыков менеджера проекта со стороны менеджера проекта и среды, которая способствует успеху. Но все равно это большой вопрос перед каждым менеджером проекта – насколько успешно работать с заинтересованными сторонами в проекте?

Прежде всего, менеджер проекта должен понимать, кто еще является заинтересованными сторонами. Что может быть результатом в вашем проекте, если вы не учли согласие кого-то из заинтересованных сторон?

Что или кто является заинтересованной стороной?

Давайте начнем с определения того, кто является заинтересованной стороной.

В «Руководстве по своду знаний по управлению проектами» Института управления проектами (PMBOK® Guide) заинтересованная сторона описывается как лицо или организация, которые:

• Активно и эффективно участвует в проекте

• Имеет интересы, на которые может положительно или отрицательно повлиять выполнение или завершение проекта
• Может оказывать влияние на проект, его результаты или членов проектной группы.

Категоризация заинтересованных сторон

Категоризируйте заинтересованных лиц в соответствии с их работой или обязанностями, например, заказчик, проектная группа, поставщики и подрядчики, менеджеры программ, функциональные менеджеры и т. д., и на основе их ролей и обязанностей документируйте свою базу данных — как вы будете управлять конкретными заинтересованными лицами для вашего проекта? Делая это, вы можете судить, кто является вашими основными заинтересованными лицами на основе их влияния в проектах. Расставьте приоритеты в списке заинтересованных лиц на основе их влияния. Это вам очень поможет. Попробуйте!

Как разрешить конфликты между заинтересованными сторонами?

Это большая проблема. Когда вы управляете проектом, вы столкнетесь с этими проблемами. Самая большая проблема, которая встречается слишком часто, — это отсутствие определенного процесса разрешения конфликтов между заинтересованными сторонами. Диаграмма влияния заинтересованных сторон часто используется для определения приоритетов заинтересованных сторон; однако менее влиятельные заинтересованные стороны могут иметь идеи, которые не принимаются во внимание. Балансирование влияния на принятие решений для добавления выгоды проекту имеет жизненно важное значение для успеха.

Подготовить план управления заинтересованными сторонами

Всегда разумно подготовить план управления заинтересованными сторонами заранее. Может быть полезно создать такой план, если затем он будет использоваться вашей командой. Создание плана управления заинтересованными сторонами только для того, чтобы добиться успеха проекта, всегда является плюсом для любого управления проектами.

Лучшие действия по влиянию на заинтересованных лиц

Использование нескольких простых методов и подходов для привлечения заинтересованных сторон будет иметь большое значение для успеха вашей инициативы. В частности, как менеджер проекта вы должны позаботиться о следующих действиях:

• Начните процесс определения заинтересованных сторон как можно раньше. Постарайтесь не оставлять все как есть, пока не начнется этап выполнения проекта.
• Будьте предельно ясны в своих сообщениях.
• Будьте открыты и честны со всеми людьми, имеющими отношение к вашему проекту.
• Получите обратную связь и примите ее во внимание. Поделитесь ею с заинтересованными сторонами.

Влияние заинтересованных сторон на проекты

Это может быть очень затратно, если вы проигнорируете ожидания любого из заинтересованных лиц, и это может оказать огромное негативное влияние на проект, например, задержку поставок. Предположим, вам нужны ресурсы для запуска проекта в соответствии с планом, и если вы успешно справились с ожиданиями менеджера по персоналу, то вы наверняка получите мягкую поддержку от своего менеджера по персоналу, потому что вы справились с его/ее ожиданиями на начальном этапе, и результат может быть обратным, если вы изначально не справились с его/ее ожиданиями.

Кроме того, менеджер проекта должен управлять влиянием всех заинтересованных сторон в отношении требований проекта, чтобы обеспечить требуемый результат. Менеджер проекта должен заботиться об интересах заинтересованных сторон, уравновешивая требования проекта.

Вы можете ознакомиться с курсом подготовки к сертификации PMP от Simplilearn, чтобы получить глубокое представление о процессах управления проектами, структуре управления проектами и подготовиться к роли менеджера проектов, уделяя больше внимания стратегическим и деловым знаниям.